Manual SAAE México 2012 EMPRESAS Manual para Software de Administración de Alumnos y Egresados

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1 EMPRESAS 2012 Manual para Software de Administración de Alumnos y Egresados 17

2 1. Publicar un aviso gratis Ingrese al banner Publique su aviso gratis ubicado en la página principal del portal. Inmediatamente, se abrirá una plantilla para ingresar información sobre la empresa y la oferta de empleo. La empresa también podrá crear hasta cinco preguntas para los postulantes, las cuales deben ser respondidas obligatoriamente para postular. 18

3 Cuando termine de llenar el formulario deberá definir los días de vigencia de la oferta. Luego de verificados los datos de la empresa y del contenido de la oferta de empleo, ésta será activada. Haga clic en Publicar. Los currículum de los postulantes a una oferta serán enviadas al Mail de recepción de CV s que usted entregue. 19

4 ADMINISTRADOR 2012 Manual para Software de Administración de Alumnos y Egresados 20

5 1. Vacantes 1.1. Ofertas Permite administrar las ofertas de empleo publicadas en el portal de la Institución. Puede desplegar una lista de los avisos Activos, Desactivados, Pendientes, Eliminados y Exclusivos haciendo clic en cada una de esas opciones. Podrá hacer una búsqueda mediante palabra clave. Los criterios pueden ser R.F.C/CURP, Descripción, Puesto, Empresa, Estado, ID oferta, Jornada, etc. 21

6 También podrá acceder a la lista de los avisos de empleo publicados y ver su información de: ID oferta: código de la oferta. Fecha publicación: fecha en la que el aviso fue publicado en el portal. Cargo: nombre del cargo del empleo. Nombre empresa: nombre de la empresa que envió el aviso. Nombre fantasía: con el que la empresa publica su aviso. Tipo portal: tipo de portal en el que se ha publicado la oferta. Vacantes (Candidatos): el número de vacantes para el cargo y los postulados a esta oferta. Estado: muestra si el aviso está Activado, Desactivado, Eliminado o Pendiente y permite modificarlo. Es posible realizar acciones en la información de cada oferta: Ofertas exclusivas Las ofertas exclusivas son aquellas a las que sólo pueden postular alumnos y ex alumnos de la Institución. Las acciones que se pueden realizar en ellas son: Modificar: permite modificar la información de la plantilla del aviso empleo. Ver candidatos: permite ver una lista de los candidatos a la oferta. Buscar usuarios: permite hacer una búsqueda de currículum para enviar la oferta de empleo a un mail. Republicar: permite republicar el aviso con la fecha actual. Ofertas compartidas Las ofertas compartidas son aquellas que publican las empresas en otros portales de la Comunidad y que se replican en el sitio de la Institución, quedando disponibles para todos los usuarios. Eliminar: permite eliminar una oferta de empleo. 22

7 Para publicar una nueva oferta de empleo haga clic en Crear oferta de trabajo. Inmediatamente, se abrirá una plantilla en la cual debe llenar los datos de la empresa y el cargo para poder publicarla Base de empresas Permite revisar la lista de Empresas que han publicado avisos gratuitos en el portal. Se puede ver la información de: Contacto, , Teléfono, Fecha de registro, Ofertas publicadas. Al final de la lista es posible realizar una planilla en Excel sobre las empresas que publicaron gratis en el portal mediante Generar planilla. 23

8 2. Administración 2.1. Encuestas Se pueden crear y modificar encuestas de opinión para los usuarios del portal. Para crear una encuesta haga clic en Crear encuesta. Sólo es posible publicar una a la vez. Accederá a una plantilla en la que podrá crear una pregunta y varias respuestas. Puede ubicarla en la sección Candidatos y activarla o dejarla desactivada. Para guardar la encuesta haga clic en Crear. Es posible realizar una búsqueda entre las encuestas realizadas mediante una palabra. 24

9 En cada encuesta puede realizar las siguientes acciones: Ver: muestra la pregunta y las alternativas de respuesta además de la fecha de creación, la sección y el estado. Modificar: permite ingresar a la plantilla de creación de la encuesta para poder modificarla. Eliminar: permite eliminar la encuesta. Resultados encuesta: permite ver el porcentaje de cada respuesta elegida por los usuarios Carreras Permite elegir las carreras que tiene la Universidad o el Instituto para que pueda recibir las ofertas compartidas sólo de las carreras que imparte. En el campo Alias carrera debe seleccionar la carrera que tenga la Universidad o Instituto y luego haga clic en Editar. Podrá definir el nombre específico que quiere dar a la carrera en Carrera alias. 25

10 Para eliminar una carrera de la lista selecciónela y luego haga clic en Eliminar. Al terminar de realizar los cambios haga clic en Guardar Contactos Muestra un cuadro con la lista de mensajes que ha recibido de los usuarios de la sección Candidatos clasificados en mensajes de Problemas con claves, Felicitaciones, Reclamo, Sugerencias, Recordar contraseña, Información comercial u Otro. Se mostrará el tipo de mensaje, el estado, si está o no revisado y el total de cada tipo. Para ver los mensajes revisados o no revisados haga clic en el número. 26

11 En el recuadro inferior se muestra la descripción de los mensajes recibidos junto con el nombre del candidato, sus datos de contacto y el estado del mensaje que envió. Para guardar los cambios de estado haga clic en Guardar. Para responder un mensaje haga clic en el nombre de la persona e inmediatamente se abrirá el mensaje enviado, podrá enviarle una Respuesta vía mail. Luego haga clic en Enviar. 27

12 2.4. Bodega Mis CV s archivados Permite hacer una búsqueda de empresa e ingresar a la bodega de cada una de ellas. Observará en la tabla: Nombre: permite ver el nombre del usuario. Fecha: permite ver la fecha en la que se guardó el currículum. Nota: permite calificar al usuario con una nota entre 0 y 7. Comentario: permite agregar un comentario sobre el usuario. En cada currículum usted podrá realizar acciones: Currículum: permite visualizar todo el currículum del usuario. Agregar comentario: permite agregar un nuevo comentario sobre el usuario. Comentarios: permite ver los comentarios sobre el usuario. Eliminar: permite eliminar el currículum de la bodega. En la parte inferior es posible realizar otras acciones con los archivos: Excel: permite hacer una lista de los CV seleccionados en archivo Excel. Copiar: permite copiar los CV seleccionados a otra carpeta de la lista. Mover: permite trasladar los CV seleccionados a otra carpeta de la lista. 28

13 Eliminar: permite borrar un currículum que se encuentra en la lista. Crear carpeta: permite crear una carpeta. Inicio bodega: permite ir al inicio de la bodega. Filtro: permite hacer una búsqueda avanzada entre los postulados según algunos criterios de búsqueda. Limpiar filtro: permite borrar los criterios de búsqueda. Guardar cambios: permite guardar los cambios hechos en la bodega. Papelera Permite ingresar a la papelera y restaurar los usuarios ya han sido eliminados Book Permite crear books haciendo clic en Buscador. Permite seleccionar usuarios para crear un book mediante el botón Generar book. 29

14 Podrá ingresar los datos del book. Para continuar haga clic en Guardar y generar. Verá su nuevo book en la lista y podrá realizar la acción Ver o Eliminar. 3. Usuarios 30

15 3.1. Usuarios CV Le permite ver todos los usuarios inscritos en el portal de empleo. Es posible realizar una búsqueda simple o avanzada de usuarios. Búsqueda simple: se realiza mediante la búsqueda de una palabra clave que puede pertenecer al criterio Documento de identificación, Nombres, Apellidos, etc. Aparecerá el usuario que usted buscó. Las acciones que se pueden realizar son: Modificar: permite modificar los datos personales que el usuario ingresó. Ver CV: permite visualizar el currículum del usuario. Enviar CV por mail: permite enviar el currículum del usuario a un mail. trabajo. Eliminar: permite eliminar el usuario del portal de Recordar clave: permite enviar la contraseña al mail del usuario o a otro mail opcional. Búsqueda avanzada: para realizar una búsqueda avanzada haga clic en Formulario avanzado. 31

16 Ingresará a la plantilla donde podrá realizar una búsqueda. Haga clic en Buscar CV. Los usuarios filtrados aparecerán en una lista con los siguientes datos: Documento de identidad, Primer nombre, Apellidos, Mail, CV actualizado hace días, Usuario (login), CV completo y Acciones. Es posible enviar los currículum de candidatos que usted seleccione a un mail, para ello haga clic en Enviar listado. Se abrirá una plantilla en la que deberá ingresar el mail del destinatario y remitente. Haga clic en Enviar listado e inmediatamente se enviarán los seleccionados. 32

17 La opción Enviar mail permite enviar un mensaje a los usuarios seleccionados. Se abrirá una plantilla en la que deberá ingresar los datos del remitente, el asunto y el mensaje. Para enviar el mensaje haga clic en Enviar mail. 4. Informes 33

18 4.1. Estadísticas Permite hacer estadísticas sobre el uso del portal de empleo. Es posible realizar estadísticas sobre Ofertas, Nuevos usuarios y Postulaciones. Haga clic en una de ellas y escoja las fechas y el tipo de resumen (Diario, Mensual, Anual). Luego puede elegir Desplegar, Generar PDF o Generar EXCEL para obtener la estadística Informe mensual 34

19 Permite realizar un informe mensual de la actividad del portal con los Datos de los currículum, Datos personales, Datos de oferta y Datos de empresas. El informe de cada mes sólo se puede generar al finalizar el mes correspondiente. Elija el mes y año del informe. Luego puede elegir entre Exportar informe o Exportar informe en PDF. Se abrirá el informe en el formato que eligió. 5. Noticias 35

20 5.1. Noticias Para crear una nueva noticia haga clic en Crear noticia. Accederá a una plantilla para crear una noticia en la cual podrá ingresar y editar el texto, agregar imágenes, insertar vínculos y tablas, etc. Puede cambiar el estado de la noticia a Activado o Desactivado, si lo guarda como desactivado la noticia aún no estará publicada en el portal. Después de ingresar toda la información haga clic en Grabar. Para realizar una búsqueda de noticia escriba una palabra clave en el campo de búsqueda y luego haga clic en Buscar. 36

21 Podrá ver también las noticias creadas y en cada una de ellas realizar las siguientes acciones: Ver: permite visualizar toda la noticia. Modificar: permite modificar la noticia. Eliminar: permite eliminar la noticia. Podrá definir el estado de la noticia a Activado o Desactivado, teniendo la posibilidad de subir una noticia sin necesidad que ésta se vea publicada inmediatamente en el sitio. Después de ingresar toda la información haga clic en Grabar. 6. Mailing Recuerde que usted dispone de una cuota mensual de 500 correos masivos a través de esta herramienta. 37

22 6.1. Plantillas de Crear una plantilla de Para crear una plantilla de mail haga clic en Añadir. Ingresará a una plantilla de mail. 38

23 Debe llenar los campos: Nombre: es el nombre o título de la plantilla. De nombre: es el nombre del remitente. De mail: es el mail que aparece como remitente del mailing. Responder a: es el mail al que se debe responder el mailing. Asunto: es el título del mailing. Template en HTML: es el HTML que se enviará en el mailing. Posee una barra de herramientas que sirven para editar el HTML, entre estas sobresale la herramienta Datos empresa que sirve para elegir una variable de envío que personaliza el mailing (esta herramienta se explica luego en Variables de envío). Template en texto plano: es un resumen del template en HTML pero sólo en texto. NOTA: se puede enviar sólo el Template en HTML o sólo el Template en texto plano de acuerdo a los requerimientos del Mailing. Se recomienda llenar ambos campos porque el HTML es mucho más atractivo para los usuarios sin embargo no todos los navegadores pueden mostrarlo, por eso se recomienda llenar el campo de Template en texto plano que muestra sólo texto y todos los navegadores pueden mostrarlo. Variables de envío: es una herramienta que permite personalizar el mail con alguna información del destinatario del mail. Las variables de envío son: Identificador: identificador del usuario en el sistema destinatario. Primer nombre: primer nombre del destinatario. Segundo nombre: segundo nombre del destinatario. Apellido paterno: primer apellido del destinatario. Apellido materno: segundo apellido del destinatario. correo electrónico del destinatario. RFC: número de RFC del destinatario. Imagen: esta imagen de la plantilla se muestra en la lista de plantillas y permite reconocer fácilmente cada una. Luego haga clic en Continuar: La nueva plantilla que creó se podrá visualizar en la Lista de plantillas de . 39

24 Acciones en la plantilla de Modificar: permite modificar la plantilla de mail. Ver: permite visualizar la información de la plantilla. Copiar: permite usar la plantilla de mail como base para crear otra. Eliminar: permite eliminar la plantilla de mail Listado de contactos Crear una lista de contactos Puede crear una lista de contactos en Añadir. Accederá a una plantilla filtro de Búsqueda avanzada para buscar usuarios, también podrá ingresar a un Formulario simple. Después de llenar los campos que le interesen haga clic en Buscar CV. 40

25 Se creará una lista de los usuarios que cumplan los criterios del filtro. Al final de la lista debe crear un Nombre para esta Lista de contactos. Luego haga clic en Continuar. La nueva Lista de contactos que creó aparecerá en el listado Acciones en la lista de contactos 41

26 Modificar: permite ingresar a la plantilla de búsqueda de usuarios para modificar la lista de contactos. Previsualizar: permite visualizar la lista de contactos a los que se les puede enviar el mail. Eliminar: permite eliminar la lista de contactos. Copiar: permite copiar la lista de contactos y usarla como plantilla para crear una nueva lista Crear un test Para crear un test haga clic en Agregar test. En el campo Ingreso test debe agregar los mail a los que quiere enviar el test y luego haga clic en Agregar mail test. Automáticamente, el mail aparecerá en la lista derecha. Podrá crear el nombre de la lista en el campo Lista test. 42

27 Luego, seleccione los mails a los que desea enviar el test y haga clic en Asignar correos y volver a listado. La nueva lista de test se verá en la Lista de Contactos. Las listas de origen Ingresado por el usuario son aquellas creadas para Mail test, las listas por Consulta son aquellas creadas mediante una búsqueda de currículum Acciones en la lista de test Modificar: permite ingresar a la plantilla de búsqueda de usuarios para modificar la lista de test. Previsualizar: permite visualizar la lista de test a los que se les puede enviar el mail. Eliminar: permite eliminar la lista de test. Copiar: permite copiar la lista de test y usarla como plantilla para crear una nueva lista. 43

28 6.3. Campaña de mailing Crear una campaña de mailing Para crear una campaña de haga clic en Añadir. Se abrirá una plantilla para crear la campaña. Debe llenar los campos: Nombre: es el nombre de la nueva campaña. Formato: define si en la campaña se enviará en HTML, sólo texto o en HTML y texto. Plantilla: podrá elegir entre las plantillas personalizadas que han sido creadas anteriormente o elegir sin plantilla personalizada. Haga clic en Continuar. La imagen que ingresó en la plantilla se podrá visualizar a la derecha de la plantilla. 44

29 Si seleccionó un modelo personalizado de plantilla esta se abrirá con todos los datos anteriormente ingresados. Si es que no seleccionó una plantilla personalizada se abrirá la nueva plantilla y deberá llenar los siguientes campos: Nombre: es el nombre o título de la plantilla. De nombre: nombre del remitente. De mail: el mail que aparece como remitente del mailing. 45

30 Responder a: es el mail al que se debe responder el mailing. Asunto: es el título del mail que será enviado. Template en HTML: es el HTML que se enviará en el mailing. Posee una barra de herramientas que sirven para editar el HTML, entre estas sobresale la herramienta Datos empresa que sirve para elegir una variable de envío que personaliza el mailing. Template en texto plano: es un resumen del template en HTML pero sólo en texto. NOTA: Se puede enviar sólo el Template en HTML o sólo el Template en texto plano de acuerdo a los requerimientos del Mailing. Se recomienda llenar ambos campos porque el HTML es mucho más atractivo para los usuarios sin embargo no todos los navegadores pueden mostrarlo, por eso se recomienda llenar el campo de Template en texto plano que muestra sólo texto y todos los navegadores pueden mostrarlo. Variables de envío: es una herramienta que permite personalizar el mail con alguna información del destinatario del mail. Las variables de envío son: Identificador: identificador del usuario en el sistema destinatario. Primer nombre: primer nombre del destinatario. Segundo nombre: segundo nombre del destinatario. Apellido paterno: primer apellido del destinatario. Apellido materno: segundo apellido del destinatario. correo electrónico del destinatario. RFC: número de RFC del destinatario. Imagen: esta imagen se muestra en la lista de plantillas y permite reconocer fácilmente cada una. Haga clic en Continuar. 46

31 La campaña que creó aparecerá en la lista de campañas Acciones en la campaña de mailing Enviar: permite enviar la campaña a un grupo de usuarios. Ingresará a una lista de envío. La lista de la izquierda son las listas de contacto y las listas de la derecha son las listas de Mail test. Cuando se está realizando un envío esta acción desaparecerá pues no es posible enviar más de un mailing a la vez. Tendrá la opción de: permite crear un envío de prueba. Deberá elegir la Lista de contacto que quiere enviar a la Lista de mailing test para verificar que tanto el HTML con todas sus variables de envío y el texto plano se pueden visualizar perfectamente. permite enviar la campaña de mailing. 47

32 permite cancelar el envío. Ver: permite visualizar el Nombre de la campaña, el remitente (De nombre), el mail del remitente (De ), el Asunto y el Template en texto plano. Tiene la opción de visualizar el Template en HTML haciendo clic en Mostrar. Haga clic en Ocultar para no mostrar más el Template en HTML. Modificar: permite modificar la información de la plantilla de la campaña. otra. Copiar: permite usar la campaña como plantilla para crear Eliminar: permite eliminar la campaña. Asignar lista: permite asignar una lista de contacto para la campaña, sin embargo no permite enviarla todavía. Seleccione una lista y haga clic en Asignar lista. 48

33 Ver listado histórico de envíos Podrá crear un listado de las campañas enviadas en Listado histórico de envíos. Visualizará una lista de las campañas enviadas e información de la Fecha de envío, Mailing, Listado de contacto, Asunto, Estado, Total y Acción. 49

34 Acciones en el listado histórico de envíos Ver: permite visualizar el Nombre de la campaña, el remitente (De nombre), el mail del remitente (De ), el Asunto y el Template en texto plano. Tiene la opción de visualizar el Template en HTML haciendo clic en Mostrar. Haga clic en Ocultar para no mostrar más el Template en HTML. 50

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