PROGRAMA DE GOBERNABILIDAD REGIONAL -RGA 1. OBJETO

Transcripción

1 PROGRAMA DE GOBERNABILIDAD REGIONAL -RGA Términos de referencia de un(a) asistente administrativo(a) y financiero(a) a la Regional Tolima 1. OBJETO Apoyar la gestión administrativa y financiera en la Regional Tolima del Programa de Gobernabilidad Regional RGA- 2. RESPONSABILIDADES Asistir a la Coordinación Regional de MSI / Programa de Gobernabilidad Regional en el Departamento de Tolima, en la realización de informes, la construcción y ajustes de la programación, y en la organización y archivo físico y digital de la información que se derive de todo proceso relacionado con el funcionamiento de la Coordinación Regional. Atender de manera cordial y eficiente las llamadas telefónicas y recibir a los clientes o contrapartes que visitan la regional.

2 Apoyar las actividades de tipo administrativo, financiero, presupuestal y logístico requeridas para el funcionamiento del Programa en la región y de los proyectos a desarrollar como resultado de la dinámica del programa RGA en toda la regional. Consolidar y reportar la información al sistema de M&E del Programa de Gobernabilidad Regional de sobre los eventos, talleres de capacitación de consultores, ejecutores y otras contrapartes del programa, que se ejecuten en la región de influencia. De acuerdo con los requerimientos y formatos de este sistema de M&E. Coordinar la solicitud de tiquetes (si se requiere), hoteles y viáticos del equipo regional del Programa de Gobernabilidad Regional en el Departamento, teniendo en cuenta los procedimientos de viajes, hoteles (convenios) y viáticos a liquidar, siempre con el visto de bueno del Coordinador Regional. Coordinar los Eventos a realizarse en la región, solicitando cotizaciones requeridas para el desarrollo de la actividad, verificando que los documentos cumplan con las políticas y procedimientos del programa.

3 Llevar un presupuesto de los gastos que se van solicitando en la regional, con cargo a MSI, para la operación de la coordinación regional. Elaborar los cuadros comparativos de costos para evaluar cotizaciones de eventos. Elaborar un control de envío de información a la oficina central en Bogotá del Programa de Gobernabilidad Regional, con toda la documentación y/o comunicaciones recibidas. Realizar las llamadas telefónicas de confirmación de recibo de correspondencia, de comunicaciones y de reservas. Crear y actualizar el directorio de proveedores. Actualizar el directorio de datos personales de los asesores de la regional. Gestionar la consecución de los documentos necesarios para adelantar los pagos a proveedores en tiempo oportuno y dentro del mes que se incurrió en el gasto. Apoyar administrativamente el trabajo que se tiene que desarrollar en regional.

4 Mantener discreción sobre los asuntos confidenciales tramitados en la oficina y sobre los que conozca por razón de sus labores. Mantener actualizado el inventario regional Apoyar con la consolidación de la Programación mensual de los asesores Acompañar eventos, reuniones o actividades en los municipios, cuando la Coordinación Regional lo considere pertinente, levantando ayudas de memoria de la actividad. Las demás que le sean asignadas por el Coordinador(a) Regional del Programa de Gobernabilidad Regional. 3. PERFIL Formación académica: Estudios, profesional en Administración de Empresas, Economía, Ingeniería industrial, Contaduría, Sistemas o Afines. Experiencia laboral:

5 Experiencia probada de mínimo Veinticuatro (24) meses, de los cuales doce (12) meses estén relacionados con el área administrativa privada y/o en el sector público, con experiencia en manejo de base de datos, construcción de indicadores, redacción, trabajo bajo presión, manejo de personal, facilidad de comunicación y manejo de medios tecnológicos de oficina. Se valorará experiencia de trabajo en la región y/o departamento de Tolima. 4. PLAZO La convocatoria estará abierta hasta el próximo Lunes 30 de Octubre a las 5:00 pm. 5. ENVÍO HOJAS DE VIDA Los y las interesadas enviar hoja de vida al correo electrónico: convocatoriassociales@gmail.com En el asunto debe especificar lo siguiente:

6 Asunto: Asistente Administrativo(a) Solo candidatos pre-seleccionados serán convocados a presentar entrevista. 6. SUPERVISIÓN El (la) Asistente Administrativo(a) será supervisado por el Coordinador Regional de Tolima.