PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA Y TI

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1 PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA Y TI 1. PROPÓSITO 1.1. Establecer las actividades para el mantenimiento de la infraestructura física y tecnológica, así como la disponibilidad de suministros para la ejecución de las labores de la DESAF. 2. DESCRIPCIÓN 2.1. Este procedimiento presenta la siguiente estructura: Generalidades (2.2) Mantenimiento de las instalaciones (2.3.) Mantenimiento y control vehicular (2.4.) Infraestructura tecnológica (2.5.) Suministros (2.6.) La responsabilidad en la aplicación de este procedimiento corresponde a: Dirección de DESAF Jefe de Gestión Personal de la Unidad de Gestión Encargado de bodega Analista de sistemas 2.2. Generalidades: De conformidad con el 6E03, Decreto Ejecutivo N MTSS, la DESAF es una dependencia técnica permanente del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, razón por lo cual el mantenimiento y la preservación de la infraestructura física y tecnológica no es autónoma, sino que corresponde en primera instancia al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS) El mantenimiento del sistema eléctrico, la pintura de las instalaciones, fontanería, techos y tuberías de desagüe, corresponde al arrendador. Por ello, las labores de mantenimiento de las áreas físicas se canaliza por medio del Jefe de Gestión. R: 22/08/12 V. 01 Página 1 de 8

2 El mantenimiento del mobiliario, extintores y equipos de aire acondicionado del edificio, se realiza en coordinación con el Departamento de Servicios Generales del MTSS Es responsabilidad de los funcionarios de la DESAF hacer un buen uso y preservar los activos a su cargo, así como gestionar ante la Jefatura de Gestión la ejecución del mantenimiento correctivo Mantenimiento de las instalaciones: Ante la detección de una falla o incidencia en la infraestructura física, el funcionario comunica por medio de correo electrónico a la Jefatura de Gestión quién procede previo a la autorización de la Dirección de DESAF- a emitir un correo electrónico al propietario del edificio El Jefe de Gestión resguarda una copia del correo electrónico enviado con el fin darle seguimiento a más tardar el siguiente día hábil El Jefe de Gestión registra el incidente y las reparaciones efectuadas en 6F10, Bitácora de incidencias edificio Con relación al funcionamiento de las unidades de aires acondicionados, extintores y mobiliarios, el Jefe de Gestión en coordinación con el Departamento de Servicios Generales del MTSS, verifica con el asistente de gestión el contenido presupuestario. Si existe presupuesto genera la 7F21, Solicitud de compra y la remite al Departamento de Servicios Generales del MTSS quienes gestionan con proveeduría la compra del servicio. En condiciones regulares de operación, las unidades de aire acondicionado y los extintores deben contar con mantenimiento preventivo de manera anual La subcontratación de servicios de mantenimiento se realiza de conformidad con el procedimiento 7P03, Subcontratación Mantenimiento y control vehicular: Mantenimiento vehicular: La responsabilidad del mantenimiento preventivo de los vehículos de la DESAF corresponde a la Unidad de transportes del Departamento de Servicios Generales del MTSS Previo a la salida de un vehículo de la DESAF, el chofer revisa con detalle las condiciones del vehículo. En caso de encontrar anomalías de funcionamiento R: 22/08/12 V. 01 Página 2 de 8

3 o estructurales reporta mediante el 6F11, Reporte de daños a la Jefatura de Gestión quién a su vez remite el reporte por medio de un oficio a la Unidad de transportes del MTSS para que gestionen la reparación. Si el daño del vehículo no afecta la operación del mismo, queda a consideración de la Dirección de la DESAF su uso En el caso de que los daños se presenten fuera de las instalaciones de la DESAF, el chofer comunica al jefe de la Unidad de Transportes y a las autoridades de la DESAF mediante el 6F11, Reporte de daños las incidencias acontecidas. Si el daño está asociado a un accidente de tránsito, el chofer también informa del incidente a las autoridades de tránsito Uso y control de vehículos oficiales de la Institución: El Jefe/a del Departamento solicita un vehículo oficial ante la Jefatura de Gestión, mediante la 6F12, Solicitud de vehículos, con su firma La Jefatura de Gestión genera la 6F13, Autorización de ruedo, mediante la cual el chofer queda autorizado para manejar el vehículo. El chofer es autorizado por la Dirección y es responsable de cualquier situación o incidente que suceda en circulación o a los funcionarios que le acompañan Previo a la salida del vehículo, el asistente del Departamento de Gestión anota en la 6F12, Solicitud de vehículos, y en la 6F13, Autorización de ruedo, el kilometraje inicial, y verifica el estado del automotor Durante el uso del vehículo, el chofer está facultado para cargar combustible utilizando una tarjeta de débito dispuesta para tal efecto, emitida por la Tesorería de la Dirección Financiera y autorizada por la Dirección de la DESAF en coordinación con la Unidad de Transportes del MTSS, requiriendo la factura oficial en la estación de servicio Finalizada la gira, el chofer presenta al asistente del Departamento de Gestión la 6F13, Autorización de ruedo, en la cual se describen los lugares visitados y los funcionarios acompañantes junto con las facturas correspondientes a combustible y demás requisitos que de interés por parte del Departamento de Tesorería de la Dirección Financiera El asistente del Departamento de Gestión revisa las condiciones idóneas del vehículo, verifica que disponga de un nivel de combustible adecuado y su kilometraje para la formulación de los informes a que se refiere el apartado siguiente. R: 22/08/12 V. 01 Página 3 de 8

4 En caso de presentar alguna anomalía, la reporta mediante el 6F11, Reporte de daños a la Jefatura de Gestión. El chofer debe disponer además de la licencia al día, la cual lo faculte a conducir el tipo de vehículo asignado Generación de informes para el control vehicular: Asistente del Departamento de Gestión Recibe del chofer la documentación de uso del vehículo (voucher, facturas, entre otros) Registra en 6F14, Liquidación de facturas de combustible, lo concerniente a kilometraje y montos por concepto de combustible De forma mensual preferiblemente dentro de los primeros cinco días del mes- elabora el 6F16, Control de circulación vehicular. Asimismo, envía por correo electrónico el registro a la Unidad de Transportes del MTSS. De forma paralela, elabora un 6F17, Resumen ejecutivo de gasto de combustible, que remite a la Dirección de la DESAF El 6F16, Control de circulación vehicular, junto con las facturas originales de combustible, debe contar con la firma de la Dirección del Departamento de Tesorería de la Dirección Financiera del MTSS con el fin de que el gasto sea rembolsable a la tarjeta de combustible Infraestructura tecnológica: La infraestructura tecnológica está compuesta por los siguientes activos: Computadoras (estaciones de trabajo y portátiles) Impresoras Periféricos Central telefónica UPS Routers Corresponde a cada funcionario velar por el óptimo uso de los equipos informáticos y sus dispositivos/periféricos asociados Mantenimiento equipos informáticos: R: 22/08/12 V. 01 Página 4 de 8

5 Estas actividades son ejecutadas por la Unidad de Soporte Técnico del Departamento de Tecnología de la información del MTSS Corresponde al usuario (funcionario de DESAF) presentar su requerimiento de atención mediante una Solicitud de servicio en el Sistema Integrado de Servicios 1. Ver figura 1. Figura 1. Solicitud de servicio El personero de la Unidad de Soporte Técnico del MTSS contacta telefónicamente al usuario DESAF y verifica la viabilidad de solventar la incidencia por esta vía Caso contrario y de acuerdo con la naturaleza de la incidencia, determina las acciones a seguir, ya sea acceso remoto al equipo para incidencias relacionadas a software o visita la DESAF para incidencias relacionadas al hardware Corresponde al área de Informática de la DESAF velar por el cierre oportuno de las incidencias registradas por los usuarios para lo cual consulta diariamente el registro informático con incidencias asignadas. Ver figura 2. 1 Aplicación informática de la Unidad de Soporte Técnico del MTSS R: 22/08/12 V. 01 Página 5 de 8

6 Figura 2. Boletas asignadas Para conocer el estado de una incidencia en particular, el área de informática o el usuario consultan por medio del registro Estado de la incidencia. Ver figura 3. Figura 3. Estado de la incidencia Desarrollo de aplicaciones informáticas: El Área de Informática desarrolla aplicaciones informáticas de acuerdo con los requerimientos de los Departamentos DESAF, desde la recepción del requerimiento, hasta la entrega de la aplicación funcional aprobada por el solicitante Con el requerimiento, el Área de Informática se reúne con la Jefatura interesada y registra en la 6F19, Toma de requerimientos aplicaciones informáticas: la información inicial para el desarrollo, alcance, objetivos, determinación de la arquitectura, casos de uso y la fecha estimada para la entrega del producto Durante el desarrollo, el Área de Informática gestiona las reuniones que estime pertinentes con el solicitante para asegurar la conformidad del producto Como resultado de las reuniones, el Analista de sistemas registra en 6F20, Minuta desarrollo de aplicaciones, las observaciones, avances, y/u oportunidades de mejora encontradas, y da seguimiento puntual al cierre de cada aspecto. R: 22/08/12 V. 01 Página 6 de 8

7 Contra la finalización del producto, el Analista de sistemas realiza pruebas funcionales en compañía de la Jefatura solicitante. Una vez finalizado el proyecto, el Analista de sistemas elabora un oficio donde el Jefe/a de la unidad solicitante, expresa su conformidad con el sistema desarrollado Adicionalmente, desarrolla un manual de usuario y coordina la realización de sesiones formativas para los funcionarios relacionados con el uso de la aplicación por los siguientes métodos: Taller. Formación individual en el equipo del usuario. Formación de usuarios maestros que capaciten a otros usuarios Mantenimiento de aplicaciones informáticas: El Área de Informática vela por el correcto funcionamiento de las aplicaciones, para lo cual, el Analista de sistemas inspecciona semanalmente con el objetivo de corroborar la funcionalidad de las aplicaciones Asimismo, el registro del mantenimiento correctivo ejecutado figura en 6F21, Bitácora de mantenimiento correctivo aplicaciones Suministros: Para requerir materiales, el funcionario completa la 6F18, Requisición de materiales, y solicita el visto bueno a la Jefatura de Gestión El funcionario traslada la 6F18, Requisición de materiales al Encargado de bodega que, a su vez, verifica la existencia de los materiales y suministros solicitados Si cuenta con los materiales, los entrega y firma la 6F18, Requisición de materiales. En caso de no existir el material solicitado, el Encargado de bodega gestiona la 6F18, Requisición de materiales ante la Proveeduría Institucional Cuando Proveeduría Institucional atiende y envía lo solicitado, el Encargado de bodega comunica al funcionario solicitante que puede retirar el material El Encargado de bodega archiva el registro en una carpeta identificada para tal fin y lo almacena en orden consecutivo. R: 22/08/12 V. 01 Página 7 de 8

8 Corresponde a la Jefatura de Gestión controlar los suministros solicitados. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 6F10, Bitácora de incidencias edificio 6F11, Reporte de daños 6F12, Solicitud de vehículos 6F13, Autorización de ruedo 6F14, Liquidación de facturas de combustible 6F16, Control de circulación vehicular 6F17, Resumen ejecutivo de gasto de combustible 6F18, Requisición de materiales 6F19, Toma de requerimientos aplicaciones informáticas 6F20, Minuta desarrollo de aplicaciones 6F21, Bitácora de mantenimiento correctivo aplicaciones 6E03, Decreto Ejecutivo N MTSS 7P03, Subcontratación 7F21, Solicitud de compra 4. CONTROL DE VERSIONES Versión Fecha Origen del cambio Revisado por: Aprobado por: REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN DIRECTOR/A DE LA DESAF R: 22/08/12 V. 01 Página 8 de 8

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