CARACTERIZACIÓN PROCESO DE GESTIÓN DE APOYO Código: AP-GA-CA01 Página: 1 de 8

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1 Código: AP-GA-CA01 Página: 1 8 Nombre l Proceso Tipo Responsable l proceso Gestión Apoyo Apoyo Director Administrativo y Financiero Alcance Objetivo Inicia con la intificación las necesidas recursos todos los procesos y culmina con la provisión los mismos acuerdo a la disponibilidad presupuestal. Planificar, gestionar, suministrar y controlar para satisfacer manera oportuna las necesidas recursos requeridos por las diferentes penncias internas y las instituciones con las cuales se establezcan alianzas. SECUENCIA E INTERACCIONES CICLO PHVA PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS USUARIOS Todos los procesos. Entidas públicas y privadas. Plan Necesidas. Proyección generación Recursos propios. PLANEAR Determinar las necesidas los recursos físicos, financieros, talento humano, tecnológicos y la información. Proyecto Presupuesto. Planes compras y mantenimiento MEN. Consejo Superior. Contraloría. Comunidad general. en Lineamientos presupuestales. Plan capacitación. Todos procesos. los PDI Política y HACER Acuerdo distribución Proveedores bienes y

2 Código: AP-GA-CA01 Página: 2 8 Objetivos Calidad. Asignación presupuestal Estatuto presupuestal, administrativo, docente y contratación. Solicitus requisición bienes y o servicios Distribución presupuestal. Ejecución las etapas precontractual, contractual y postcontractual para la ejecución los planes adquisiciones bienes y servicios, capacitación y mantenimiento. Gestión l Talento Humano. Custodia los bienes muebles e inmuebles. Custodia y gestión los recursos financieros. presupuestal. Registros Presupuestales. Convocatorias. Contratos con y sin formalidas plenas. Situaciones Administrativas. Informe Caja y Bancos. servicios. Partes interesadas. Contaduría. Comunidad académica. Régimen Contabilidad Pública. Lineamientos para rendición cuentas. Estatuto Tributario. Reconocimiento y Revelación la Información financiera. Servicios biblioteca. Servicios laboratorios. Soporte técnico, apoyo informático. Gestión, telemática. Informe Ejecución Presupuestal. Estados financieros. Rendición Cuentas. Evaluación proveedores. Informes retroalimentación sempeño l personal. Informes evaluación sempeño. Necesidas personal y mantenimiento. Gestión jurídica. VERIFICAR Seguimiento y Medición al cumplimiento los planes compras, capacitación l talento humano y mantenimiento. ACTUAR Acciones correctivas y preventivas. Conceptos jurídicos. Ajustes al plan compras, capacitación y mantenimiento Informes nivel ejecución los planes compras, capacitación y

3 Código: AP-GA-CA01 Página: 3 8 mantenimiento. Informes seguimiento a los indicadores Gestión. Plan mejoramiento TALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO Recurso humano competente: Director Administrativo, jefe compras y almacén, tesorera, jefe recurso humano, contador, jefe presupuesto, asesor jurídico, jefe biblioteca, jefe telemática, jefe laboratorios y jefes mantenimiento, auxiliares servicios. Oficinas, equipos computo, boga, vehiculo, sumadoras, escritorios, archivadores, sillas, laboratorios, bibliotecas, talleres, software. De acuerdo a lo establecido por las normas seguridad industrial. REQUISITOS APLICABLES POR CUMPLIR LEGALES CPC, Ley 30/92, Decretos 1279/02, 2502/98, 2772/05, 770/05, 2539/05, Ley 23/82, Ley 598/00, y sus cretos reglamentarios. Resoluciones 222/06 y 555/06. Decreto extraordinario 624/89 y sus reglamentarios. INSTITUCIONALES Estatutos Contratación, presupuestal, docente y administrativo, Manual procesos y procedimientos para contratación Procedimientos DOCUMENTOS APLICABLES Procedimiento contratación. De Empleados Administrativos Procedimiento Adquisiciones Bienes y Servicios. Procedimiento contable. Procedimiento Servicios biblioteca. Procedimiento para mantenimiento locativo y equipos. Procedimiento programación Semestral Salas

4 Código: AP-GA-CA01 Página: 4 8 Acuerdos 026/05 y 032/06. Resoluciones 429/00, 016/06, 012/07, 032/08. Informática Procedimiento Contratación Docentes Ocasionales Procedimientos Capacitación NORMA 4.1, 4.2.2, 4.2.3, 5.1, 6.1, 6.2, 6.3, 7.3, 7.4, 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3, , 8.4, 8.5. Procedimiento para Terminación Relación Laboral Procedimiento Registro Ingresos por Transferencias y Recursos Propios Procedimiento Elaboración Auto Liquidación Planilla Única Seguridad Social y Parafiscales Procedimiento para el Préstamo Equipos Ayudas Audio Visuales Procedimiento para La Gestión Ética Procedimiento para El Mantenimiento Preventivo Equipos Computo Procedimiento para La Ejecion Presupuesto Ingresos y Gastos Procedimiento para Elaboración Cartas Laborales Procedimiento Atención a Usuarios Las Salas Informática Procedimiento Para La Contratación Docentes Ocasionales en Periodo Receso Procedimiento Novedas Nomina Empleados Procedimiento Gestión Recursos Procedimiento para Desembolsos Procedimiento para Vinculación Empleados Administrativos Libre Nombramiento y Remoción Procedimiento para Sociales La Liquidación Prestaciones

5 Código: AP-GA-CA01 Página: 5 8 Procedimiento para Servicios Laboratorio Procedimiento para Mantenimiento Planta Física Procedimiento para la Realización Copias Seguridad ( BACKUP ) Procedimiento para Inducción y Reinducción l Personal Administrativo y Docente PARÁMETROS DE CONTROL, SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DENOMINACIÓN FÓRMULA Eficacia gestión apoyo Nivel percepción l usuario insumos Nivel percepción los usuarios servicios Compromisos l proceso cumplidos/compromisos solicitados al proceso * 100 Encuesta satisfacción l usuario insumos en cuanto a oportunidad, pertinencia Encuesta satisfacción los usuarios servicios biblioteca, laboratorios, audiovisuales, salas informática. 1. Financieros 1.1 Eficiencia 1.2 Porcentaje ejecución presupuestal. 1.1 Presupuesto ejecutado/# actividas realizadas según plan acción 1.2 Recursos ejecutados/recursos presupuestados * Eficacia en gestión recursos propios 1.4 Ejecución egresos 1.3 Recursos propios recaudados/recursos propios proyectados * 100

6 Código: AP-GA-CA01 Página: Adquisición bienes 1.4 Egresos causados/egresos programados * Ejecución plan compras 2.2 Efectividad las adquisiciones 2.1 plan compras ejecutado/plan compras programado * Requerimientos satisfechos/requerimientos solicitados * Talento Humano 3.1 Costos laborales 3.1 Servicios laborales totales/# total estudiantes 3.2 Costos laborales docentes 3.3 Costos laborales no docentes 3.4 Número docentes en tiempo completo equivalente (grupos interés) 3.2 Servicios laborales personal docente/# total estudiantes 3.3 Servicios laborales personal no docente/# total estudiantes 3.4 Número calculado a tiempo completo 3.5 Relación docente/no docente 3.6 Cumplimiento plan capacitaciones 3.7 Efectividad las capacitaciones 3.5 Servicios laborales personal docente tiempo completo equivalente/ Servicios laborales personal no docente 3.6 Capacitaciones realizadas/ Capacitaciones programadas * Promedio evaluación sempeño actual promedio evaluación sempeño año anterior/promedio evaluación sempeño año anterior * Telemática: 4.1 Infraestructura Tecnológica (IC-6) 4.2 Infraestructura tecnológica (IC-5) 4.3 Cobertura equipos cómputo 5. Biblioteca 4.1 # computadores según nivel actualización computadores 4.2 # centros datos (DATA CENTER) para el manejo la información 4.3 # total equipos cómputo en salas/# total estudiantes

7 Código: AP-GA-CA01 Página: Eficiencia tecnológica 5.2 Eficiencia en infraestructura física 5.3 Eficiencia las colecciones 5.4 Eficacia en el servicio 5.5 Cobertura 5.6 Incremento en la capacidad préstamo 5.1# equipos cómputo en biblioteca/ # total estudiantes 5.2 Total m2 construidos para biblioteca/ Total usuarios 5.3# volúmenes/ # usuarios 5.4 Total préstamos/ Total solicitus recibidas 5.5 Total usuarios atendidos 5.6 Préstamos en la actualidad Préstamos l año anterior / Préstamos l año anterior * Infraestructura 6.1 IC-3 Área los espacios físicos construidos disponibles para las actividas universitarias misionales y apoyo administrativo. 6.1 Área espacios físicos construidos diferenciados según actividad 6.2 Eficiencia espacio físico construido 6.3 Ampliación la planta física 6.4 Eficacia en el mantenimiento planta física 6.5 Efectividad l mantenimiento preventivo 6.2 Área espacio físico construido/ # estudiantes 6.3 # metros cuadrados nuevos construidos por año 6.4# mantenimientos preventivos planta física realizados / # mantenimientos preventivos planta física programados 6.5 # mantenimientos correctivos actuales - # mantenimientos correctivos año anterior/ # mantenimientos correctivos año anterior * Laboratorios 7.1 Eficacia en el servicio 7.1 # servicios atendidos/ # servicios solicitados

8 Código: AP-GA-CA01 Página: 8 8 RIESGOS DEL PROCESO RIESGO Ver Mapa Riesgos. QUE SE HACE PARA EVITAR QUE SUCEDA A QUE LE HACE MEDICIÓN CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción Versión:01 Elaborado por: Revisado Por: Aprobado por: Firma Nombre Juan De la Cruz Mosquera Floresmiro Murillo Hinojosa Cargo Director Administrativo y Financiero Representante la Dirección María Carmela Quiñones Góngora Rectora Fecha aprobación