EMPEZAR A UTILIZAR LA BASE DE DATOS (archivo fichero en Filemaker Pro 5)

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1 Dra. Laura González Flores Posgrado en Historia del Arte, FFyL Abril 2006 Taller Aplicaciones de las bases de datos a investigación: fichas bibliográficas y de notas EMPEZAR A UTILIZAR LA BASE DE DATOS (archivo fichero en Filemaker Pro 5) Al abrir el archivo nos encontaremos con la siguiente pantalla inicial. En ella se encuentran las instrucciones para inicializar nuestra base de datos. 1. Hacer click en Apellido y nombre y sustituirlos por los propios, conservando coma y punto. Esto servirá para que la base de datos pueda formatear fichas de notas con nuestro nombre posteriormente. 2. Para empezar a ingresar los datos del primer libro, oprimir el botón "Empezar listado bibliográfico" y llenar la primera ficha bibliográfica. Las fichas bibliográficas están en el menú biblio al que puede accederse a través del botón ir a biblio o del menú deplegable encima de nuestro ícono de fichero. 3. Para personalizar el menú desplegable tema general (o cualquier otro menú), ingresar al modo LAYOUT a través del menú superior view / layout mode, o utilizando el macro CTRL + L, o con el menú inferior de modo. El menú LAYOUT nos servirá para dar formato a nuestra base de datos.

2 Laura González Aplicaciones de las bases de datos a investigación: fichas bibliográficas y de notas 2 4. En el formato LAYOUT, seleccionar el campo de tema general (mediante un click), oprimir el botón derecho del ratón para ir a field format. Se abrirá una ventana en la que escogeremos la segunda opción ( pop up list ) y de ésta, el menú desplegable define value lists. 5. Al oprimir esta opción se abrirá otra ventana que nos permitirá personalizar la lista o hacer otras listas para diferentes campos. En el caso siguiente, hay listas desplegables para los campos temas, tipo, uso y biblioteca, que también pueden personalizarse. Al oprimir el botón edit podremos personalizar nuestra lista con las opciones deseadas. Después de editar la lista, deberemos oprimir el botón OK, luego el botón done en las otras ventanas. 2

3 Laura González Aplicaciones de las bases de datos a investigación: fichas bibliográficas y de notas 3 6. Para salir del modo LAYOUT al modo de llenado BROWSE lo haremos a través del menú superior view / browse mode, o utilizando el macro CTRL + B, o con el menú inferior de modo. Nos aparecerá la primera ficha de notas (con la clave y el número notas 003) que podemos comenzar a llenar. El tabulador normalmente estará colocado en el campo de texto, para después llevarnos al encabezado y luego al de no. de página (que normalmente serán los campos que deberemos llenar. 7. Si queremos ver los datos bibliográficos de esta ficha de notas, deberemos oprimir el botón inferior ver datos bibliográficos. Se abrirá una extensión de la ficha con estos datos, que puede ocultarse nuevamente oprimiendo el mismo botón. 3

4 Laura González Aplicaciones de las bases de datos a investigación: fichas bibliográficas y de notas 4 8. Para continuar fichando el mismo libro, oprimiremos el boton [+]. Se nos abrirá una nueva ficha de notas con un número subsecuente (004, 005, etc.). Si queremos cambiar de libro, oprimiremos el botón superior [nueva ficha biblio]. 9. Para hacer la primera ficha de IMAGEN, deberemos regresar al formato BIBLIO oprimiendo el botón superior [ir a biblio]. Allí oprimiremos el botón lateral "hacer ficha imagen". Nos llevará a una ficha que contiene los datos bibliográficos de nuestro libro, pero con espacio para ingresar una imagen relacionada o contenida en éste. Las fichas de imagen SIEMPRE deben de estar ligadas a alguna ficha bibliográfica que deberá llenarse antes (o empezar con una ficha bibliográfica vacía). Para ingresar la imagen, se oprime el botón verde [+] que nos abrirá un menú para elegir el archivo de nuestra imagen. Este campo está diseñado para contener imágenes índice de tamaño 150 x 150 pixels máximo. 7. Para agregar otra ficha de imagen, oprimir el botón superior anaranjado [+]. Si queremos continuar haciendo nuevas fichas de notas usaremos el botón lateral [nueva ficha notas]. Si queremos cambiar de libro, oprimiremos en cambio el botón lateral [nueva ficha biblio]. 4

5 Laura González Aplicaciones de las bases de datos a investigación: fichas bibliográficas y de notas 5 IMPRESIÓN DE LAS FICHAS 8. En todos los formatos de fichas, para ir a menú de impresión, se deberá oprimir el botón [impresión]. Se abrirá un menú que nos permitirá elegir impresora y dar formato correcto a nuestra impresión. Para regresar al modo BROWSE (llenado de fichas) en cualquiera de sus formatos primero deberemos elegir el modo BROWSE en el menú inferior (u oprimir CTRL + B) y luego escoger en el menú superior, el formato de biblio, notas o imagen deseado. Previsualización e impresión El último modo, PREVIEW, nos permitirá previsualizar la información tal y cómo se imprimirá en cada formato. Esa forma, en modo PREVIEW se verá de la siguiente manera: 5

6 Laura González Aplicaciones de las bases de datos a investigación: fichas bibliográficas y de notas 6 Ahora sólo queda oprimir el botón de IMPRIMIR (ctrl. + P) o usar el menú superior FILE / PRINT para imprimir nuestra base de datos. BORRADO DE LAS FICHAS 9. En todos los formatos, para borrar las fichas se deberá oprimir el botón [-]. BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN 10. La función más importante de nuestra base de datos, la BÚSQUEDA, se activa desde modo FIND o apretando nuestro botón [?], que dejará los campos en blanco. En ese modo escribiremos nuestra palabra clave de búsqueda en el campo deseado (Ej. El nombre Ferraris en el campo autor). Para obtener el resultado, se oprime nuevamente el botón [?]. 6

7 Laura González Aplicaciones de las bases de datos a investigación: fichas bibliográficas y de notas 7 Puede integrarse información en uno o más campos (evidentemente se reduce la búsqueda al llenarse más de un campo). Una búsqueda y/o se realiza llenando un campo, apretando MODO / NUEVA BÚSQUEDA y llenando en la ficha vacía el segundo campo de búsqueda opcional. 12. Nuestra base sólo nos mostrará las fichas que encontró con nuestra información. En el siguiente ejemplo, sólo encontró 2 fichas de 3 con la información ferraris en el campo de autor. 13. Para ver nuevamente todas las fichas, deberá oprimirse el ícono superior show all records o escoger éste del menú RECORDS: INGRESO DE NUEVOS CAMPOS DE LA BASE DE DATOS 7

8 Laura González Aplicaciones de las bases de datos a investigación: fichas bibliográficas y de notas 8 El fundamento de la base de datos: la creación de campos Al abrir un documento nuevo en Filemaker, el programa abre el siguiente menú en que se definen los CAMPOS de la base de datos. Planear correctamente los campos es fundamental para el buen funcionamiento de nuestra base de datos. Qué datos son los que yo requeriré almacenar y buscar en mi investigación? Para cada tipo de datos requeriré definir un campo. Los campos pueden ser de texto, número, fecha, o tiempo. También pueden contener imágenes o fórmulas (cálculos, sumatorias, etc.) Definir los campos inteligentemente nos ayudará posteriormente a archivar y encontrar fácilmente la información que necesitamos. PASO 1: planear la base de datos con base a los campos referidos. Abrir la base de datos nueva, nombrarla y definir los campos (file / define fields): PASO 2: Decidir el formato en que se queremos que se vean los campos definidos en la base de datos. No todos los campos tienen que verse en todos los formatos. Para una ficha bibliográfica, por ejemplo, los campos (autor, título, información bibliográfica, biblioteca, tema, etc.) no son los mismos que para una ficha de notas (encabezado, texto, autor, título información bibliográfica, página consultada, etc.) Normalmente, se hace una forma de llenado de datos que será independiente de todas aquellas formas que posteriormente podremos diseñar para que se vea e imprima la información. Esta forma servirá sólo para integrar los datos a la base. En la ilustración siguiente vemos cómo el programa nos presenta los datos de forma estándar, sin formatear, en un formato o layout #1. 8

9 Laura González Aplicaciones de las bases de datos a investigación: fichas bibliográficas y de notas 9 2. El diseño de las formas El diseño se lleva en uno de los cuatros modos del programa, el modo LAYOUT. Puede accederse a los 4 modos desde el menú superior o desde el ángulo inferior izquierdo de las formas. Los cuatro modos son: BROWSE (ver y llenar formas), FIND (buscar información), LAYOUT (diseño de formas) y PREVIEW (previsionado de impresión). Seleccionado los campos con un doble clic en el modo LAYOUT podremos recolocar los campos en el espacio de la forma, hacerlos de mayor o menor tamaño e introducir todos los cambios necesarios de fuente, color, tamaño, estilo, formato de campos, bordes, etc. Puede accederse a estos cambios con el botón derecho del mouse o desde el menú superior FORMATO. 9

10 Laura González Aplicaciones de las bases de datos a investigación: fichas bibliográficas y de notas 10 El formato de texto se hace como en cualquier programa de texto o diseño, como puede verse a continuación. Sin embargo, las cuestiones de programación automática de los campos (inserción automática de datos, cálculos, menús o barras de opciones) se programan en cada campo al definirlos. Se abre el menu /FILE /Define fields /, se selecciona el campo y se aprieta el boton OPCIONES. En el siguiente caso, seleccionamos el campo fecha y programamos la inserción automática de la fecha de creación. Ésta es muy útil ya que nos dirá la antigüedad de la ficha en cuestión. El mismo menú sirve para introducir números seriados (los números 10

11 Laura González Aplicaciones de las bases de datos a investigación: fichas bibliográficas y de notas 11 de cada ficha, una información determinada (mismos datos para autor, título y datos bibliográficos en muchas fichas en secuencia) o un valor calculado. Otra de las opciones que se puede definir en DEFINE FIELDS / OPTIONS del LAYOUT es el llenado automático de números. Pueden insertarse números a las fichas automáticamente seleccionando la opción SERIAL NUMBER y programando el inicio de la numeración según convenga. Cuando queremos un menú desplegable o botones de opción múltiple, primero debemos seleccionar el campo con doble clic en LAYOUT, apretar botón derecho y seleccionar FIELD FORMAT, y seleccionar la segunda opción, POP UP LIST (menú desplegable). Las 11

12 Laura González Aplicaciones de las bases de datos a investigación: fichas bibliográficas y de notas 12 opciones que se desplegarán deberán definirse en el menú DEFINE VALUE LISTS al que se accede a la izquierda o, desde el menú superior FILE / DEFINE / VALUE LISTS. Apretamos el botón CREATE para crear una lista, le damos nombre (normalmente el mismo nombre que el campo) y llenamos en el recuadro las opciones que querramos desplegar en ese campo. Al terminar, guardamos la lista con un SAVE y DONE. Esa lista se desplegará sólo en el modo de llenado o BROWSE de la siguiente manera. 12

13 Laura González Aplicaciones de las bases de datos a investigación: fichas bibliográficas y de notas 13 Otro ejemplo de POP UP LIST es la lista que abriremos para el campo biblioteca : En el modo BROWSE, el campo biblioteca abrirá de la siguiente manera. Si se quisiera agregar otra opción, en el botón de definición de formato se llena la opción OTHER. Otra posibilidad es simplemente seleccionar el campo lleno y sobre-escribir la información adecuada. Para definir botones de opción múltiple seleccionamos el campo a tratar, accedemos mediante el botón derecho a FIELD FORMAT, escogemos, de la segunda opción RADIO BUTTONS, y definimos una lista para tales botones como hicimos antes con POP UP LIST. 13

14 Laura González Aplicaciones de las bases de datos a investigación: fichas bibliográficas y de notas 14 El resultado se verá, en el modo de llenado BROWSE, de la siguiente manera: Lo mismo puede hacerse pero escogiendo CHECK BOXES (Recuadro de llenado). Una de las funciones más importantes de una base de datos es la inserción de botones que realizan tareas de manera automática. Tales botones se programan en el menú LAYOUT con el icono de INSERTAR BOTONES. Una vez colocado el botón se abrirá automáticamente el menú SPECIFY BUTTON que nos permite escoger la tarea que hará ese botón. En este caso, haremos un botón para crear un nuevo registro. 14

15 Laura González Aplicaciones de las bases de datos a investigación: fichas bibliográficas y de notas 15 El botón puede formatearse de la misma manera que los campos, con el botón izquierdo. Si queremos fijar el botón para que no se mueva en el formato, seleccionamos el botón y utilizamos el menú superior ARRANGE / LOCK. Hasta ahora tenemos un solo formato, el de llenado de fichas bibliográficas, que ha quedado marcado como LAYOUT # 1. Para darle un nombre que aparezca en el menú BROWSE y que nos permita distinguirlo de otros formatos que diseñemos posteriormente, hemos de darle un nombre mediante el menú superior MODE / LAYOUT SETUP. Allí llenaremos el nombre del formato y seleccionaremos el orden en el que imprimirá éste en la página (importante sólo en el caso de formatos pequeños, como etiquetas). En el menú que nos sale, escribimos el nombre de nuestro formato. 15

16 Laura González Aplicaciones de las bases de datos a investigación: fichas bibliográficas y de notas 16 Para hacer otro formato (de fichas de notas, por ej.), abriremos el menú superior MODO en modo LAYOUT y aparecerá la opción NEW LAYOUT.: : Allí podremos nombrar y definir el tipo de formato de nuestro nuevo formato de ficha. En el nuevo formato, los campos aparecerán ordenados de modo diferente según la opción que escojamos: uno debajo del otro (STANDARD), en columnas (COLUMNAR REPORT), en una sola página (SINGLE PAGE FORM), como etiquetas (LABELS), como sobre (ENVELOPE) o como página en blanco para llenar por nosotros. Éstos son los tipos que puede tener nuestro nuevo formato inicial. 16

17 Laura González Aplicaciones de las bases de datos a investigación: fichas bibliográficas y de notas 17 En el último caso (BLANK) nos aparecerá un espacio blanco al que habremos de integrar los nuevos campos arrastrándolos desde el menú izquierdo FIELD: El siguiente es un ejemplo de un posible formato de ficha de notas. 17

18 Laura González Aplicaciones de las bases de datos a investigación: fichas bibliográficas y de notas 18 Lo último que diseñaremos antes de comenzar con el llenado de las fichas es el ORDEN DE TABULACIÓN, que servirá para movernos rápidamente, y en el orden requerido, por la ficha al llenarla. Desde el menú superior MODE escogeremos la opción SET TAB ORDER. Nos saldrá el siguiente menú que nos permitirá escoger CREATE NEW TAB ORDER, con el cual podremos elegir un orden de tabulación nuevo y lógico para nuestra forma. Si dejamos campos vacíos (aquellos campos que se llenan automáticamente), el programa nos dará la opción de OMITIRLOS de la tabulación mediante el botón OMIT. 18

19 Laura González Aplicaciones de las bases de datos a investigación: fichas bibliográficas y de notas 19 19

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