DOSSIER DE EXPOSITOR

Transcripción

1 1 DOSSIER DE EXPOSITOR

2 2 LIBREEXPO: ESPACIO DE EXPOSICIÓN Dentro del evento, la zona LibreExpo contará con un espacio expositivo para que las empresas expositoras que lo deseen puedan mostrar sus productos y servicios. La zona de expositores cuenta con m 2 y está concebida como un espacio innovador y abierto que refleja los valores y la cultura abierta de la LibreCon 2014: Reutilización 1+1=3 Trabajo en red Co-creación Compartir Conocimiento abierto Existen dos modalidades de zona expositiva. Una en zona común, identificada con el nombre de Stand Estándar y otra en zona definida bajo la denominación de Stand Premium. El stand Estándar tiene un precio de y el Premium de * A los precios indicados hay que sumarle el 21% de IVA Las empresas miembro de ESLE y ASOLIF tienen un descuento del 20% sobre el precio del stand.

3 3 CARACTERÍSTICAS DE LOS STANDS* (* Las características aquí descritas pueden variar) Stand Estándar: Tiene unas medidas de 4m 2 y cuenta con los siguientes elementos: - Totem vertical personalizado con la identidad de la empresa - 1 mesa redonda y 3 sillas - 2 tomas eléctricas - 2 acreditaciones completas Stand Premium: Tiene unas medidas de 3x2m y cuenta con los siguientes elementos: - Panel trasero de 3x2,4m, impreso en una superficie de 1m lineal con la identidad de la empresa - 1 mesa y 3 sillas - Iluminación - 2 tomas eléctricas - 2 acreditaciones completas - Moqueta Dentro del precio del stand están incluidos el montaje y desmontaje del mismo, así como la inscripción en catálogo y el acceso a WIFI.

4 4 OPCIONES COMPLEMENTARIAS Existen otros elementos a nivel de mobiliario, equipamiento o servicios que pueden complementar el stand. Es el caso de: - Expositor para flyers - Tótem con capacidad de almacenamiento con llave - Pantalla de plasma + peana integrada en la construcción - Personalización de la trasera completa - Mobiliario de diseño - Servicio de catering - Personal auxiliar En el caso de querer solicitar una opción complementaria, se deberá solicitar en el formulario de solicitud de espacio expositivo para que la organización lo valore y añada a la factura. Stand propio Las empresas que dispongan de su propio stand podrán plantear a la organización su instalación. La organización analizará su adecuación al espacio expositivo y a la normas propias de la sede y autorizará o rechazará su instalación. En caso de autorizarla, planteará la tarifa a abonar y las normas de montaje y desmontaje.

5 5 DEFINICIÓN PROVISIONAL DEL ESPACIO

6 6 CONDICIONES GENERALES DE PARTICIPACIÓN PARA EXPOSITORES Reserva de espacio: Para confirmar la participación, se debe completar el formulario que se encuentra al final de este documento, seleccionar la opción de participación elegida, firmar la solicitud por la persona autorizada de la empresa y sellarla. Escanear el formulario y remitirlo a expo@librecon.io. Forma de pago: Una vez confirmada la participación, se emitirá una factura por el importe total a abonar, cuyo 50% deberá abonarse en el plazo máximo de 10 días desde la fecha factura. A partir de ese momento se considerará efectiva la reserva. El pago por el 50% restante deberá ser realizado 30 días antes del comienzo del Congreso. Las solicitudes que sean recibidas con posterioridad al 1 de octubre deberán abonar la totalidad de la factura en un solo pago. Los gastos de transferencia serán por cuenta del solicitante. En caso de no respetar los plazos de pago establecidos, el contratante perderá todos los derechos sobre su participación en el Congreso, quedando a disposición de la organización poder ofrecer el espacio reservado a otros posibles expositores o disponer de él para uso propio. Asignación de espacios: A comienzos de octubre se realizará el plano definitivo de la zona expositiva, identificando los diferentes espacios, para que las empresas puedan elegir su ubicación. El criterio para establecer el orden de elección de los espacios será la fecha de pago. Las empresas que contraten su espacio expositivo una vez publicado el plano definitivo elegirán en base a la disponibilidad. En cualquier caso, la organización se reserva el derecho de alterar los espacios asignados por razones técnicas, sistema de distribución o seguridad. En esa situación, el criterio de fecha de contratación servirá para la nueva asignación de stands.

7 7 Derecho de admisión: La admisión de solicitudes, como la adjudicación de espacios, es competencia exclusiva de la organización. Podrán solicitar su participación en el certamen todas aquellas personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, cuyas actividades se consideren incluidas en los sectores objeto del mismo. Gráficas: Los expositores deberán remitir sus elementos gráficos antes del 17 de octubre a expo@librecon.io en formato pdf de alta calidad. La organización no se compromete a tener impresos los diseños y gráficas recibidas después de esta fecha y se reserva el derecho de imprimir un diseño de temática genérica. Los expositores que no cuenten con un departamento de marketing o diseño podrán requerir el servicio a la organización, que podrá plantearles el cobro adicional del desarrollo gráfico previo presupuesto. Inscripción y acreditación: Cada entidad expositora tiene derecho a dos pases de acreditación que le facultan para poder estar en la zona expositiva e incluyen el derecho a asistir a las diferentes sesiones de la LibreCon y la comida tipo picnic de cada día. En caso que se soliciten más acreditaciones, se abonarán como inscripciones normales. Cada entidad deberá remitir los datos (nombre y apellido) de las personas a inscribir antes del 30 de octubre. Antes de ocupar su stand, las personas inscritas tendrá que retirar su acreditación en el área de registro dispuesta en el Palacio Euskalduna el martes 11 de septiembre a partir de las 7h.

8 8 Montaje, desmontaje y horario exposición: La organización se ocupará del montaje y desmontaje de la zona expositiva. Las empresas expositoras están autorizadas a ocupar su stand e instalar el equipamiento necesario a partir de las 7h del martes 11 de noviembre. Si por razones logísticas alguna de las empresas expositoras requiere un montaje previo deberá comunicarlo a la organización para ver las posibilidades del mismo. El horario provisional para la exposición es de 9 a 19h. Los expositores que lo deseen podrán enviar sus mercancías con antelación al Palacio Euskalduna: El remitente y el número total de bultos deberá constar en el etiquetado de las mercancías, además de incluir lo siguiente: Almacén de Congresos Euskalduna Jauregia Bilbao Abandoibarra Etorbidea, Bilbao LibreCon Fecha: de noviembre Hall Barria La entrega del material se deberá hacer por el muelle de carga del Palacio (parte trasera del edificio, acceso bajada por Olabeaga) y nunca por accesos al público. El horario de entrega de las mercancías es de 8h a 17h de lunes a viernes y los sábados y domingos previo aviso al Palacio. El desmontaje se realizará nada más finalizar el evento pudiendo guardar el material en los almacenes debidamente etiquetado y por un espacio no superior a una semana.

9 9 Utilización: La utilización del stand se circunscribe al titular del mismo y al espacio por él contratado, sin ceder a terceros su uso o utilizar los espacios comunes para actividades informativas o promocionales. No podrán realizarse exhibiciones, recepciones, conferencias, ruedas de prensa, coloquios u otras actividades profesionales o de público dentro del Congreso, sin conocimiento y autorización escrita de la organización del congreso. Están prohibidas las demostraciones ruidosas que puedan molestar a otros expositores, no pudiéndose sobrepasar los 60 decibelios en los picos, medidos al borde del stand. Está totalmente prohibido pintar, rotular, clavar o perforar en las paredes o suelos de los stands y del recinto de exposición. La reparación de cualquier daño causado por el expositor en las instalaciones, mobiliario o equipamiento será siempre a su cargo. Los expositores podrán llevar sus propios elementos informáticos y audiovisuales siempre que no condicionen las dimensiones de su espacio, la imagen del evento o la actividad de un expositor colindante. Por razones de homogeneidad del espacio expositivo, no está permitido que los expositores exhiban en el límite de su stand elementos gráficos no autorizados por la organización (roll-ups, visuals...). El expositor autoriza la grabación de su imagen durante su participación en LibreCon y su posible reproducción y difusión con fines exclusivos de promoción de ESLE y ASOLIF.

10 10 Vigilancia: La organización facilitará un lugar de acceso restringido y bajo llave para que las empresas expositoras que lo deseen puedan dejar su equipamiento o material controlado. Durante la noche el Palacio Euskalduna dispone de personal de seguridad que controla el espacio expositivo. No obstante, la organización y el propio Palacio Euskalduna declina toda responsabilidad por los daños que pudieran ocasionarse en caso de hurto, robo o cualquier otra clase de incidente o siniestro que pudieran sufrir las instalaciones, materiales y objetos del stand o almacenes. Anulación: Si el expositor desea anular la participación en el Congreso, lo hará por escrito a expo@librecon.io y ello comportará los siguientes gastos, en función de la fecha de renuncia: Antes del 30 de septiembre, un 25% de lo contratado. Después del 30 de septiembre, el 100%. Las devoluciones se realizarán mediante transferencia bancaria 60 días después de la emisión de la factura de abono pertinente. Disposiciones finales: En caso de circunstancias especiales o fuerza mayor, la organización se reserva el derecho de acortar, prolongar o retrasar el Congreso, sin que suponga indemnización alguna para los expositores. Si por cualquier causa de fuerza mayor no pudiera celebrarse el Congreso, los expositores sólo tendrán derecho a la devolución de las cantidades entregadas, sin opción a ninguna clase de indemnización.

11 11 FORMULARIO DE SOLICITUD DE ESPACIO EXPOSITIVO (Rellenar, escanear y remitir a expo@librecon.io) Razón social: C.I.F.: Denominación Comercial: Dirección: Localidad: CP: Teléfono: Responsable: Fecha: Stand Básico IVA Stand Premium IVA Soy miembro de ESLE / ASOLIF 20% dto. sobre el precio del stand Si desea solicitar alguna opción complementaria, indíquelo: Firma y sello*: *Con la firma de este formulario de solicitud acepto las condiciones recogidas en el dossier de expositor

12 12 INFORMACIÓN Y CONTACTO LibreCon 2014 :: BIO Business and Open Technologies Conference Fechas: 11 y 12 de noviembre Lugar de celebración: Palacio de Congresos Euskalduna Bilbao Contacto Info para expositores: expo@librecon.io

13 13 ORGANIZA ESLE Asociación de Empresas de Software Libre de Euskadi ASOLIF Federación nacional de Empresas de Software Libre COMITÉ EJECUTIVO Y SECRETARÍA TÉCNICA Init Soluciones tecnológicas innovadoras y emprendimiento Fidenet Comunicación Diseño gráfico y web Software a medida Irontec Internet y Sistemas sobre GNU/Linux Sergofi Organización de eventos y congresos Worköholics Estudio de comunicacion y proyectos digitales Zylk Web portal, document management and digital signature professional solutions

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