Proyecto de Facturación con Filemaker Pro 12

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1 Proyecto de Facturación con Filemaker Pro 12 Autor: Pere Manel Verdugo Zamora Web: E- Mail: Autor: Pere Manel Verdugo Zamora 1

2 Introducción Con este ejemplo práctico vamos a crear un proyecto práctico de facturación que te guiará paso a paso y así entender el funcionamiento de base de datos con FileMaker Pro 12. Antes de empezar a realizar el proyecto vamos a realizar una pequeña introducción de aquellas tablas que vamos a realizar: Familias: Artículos: Clientes: Facturas: Detalles: En esta tabla vamos a definir las familias de los artículos, como Ordenadores, Impresoras, Accesorios, Tabletas, Móviles y Programas. En esta tabla vamos a introducir todos aquellos artículos que posteriormente facturaremos. En esta tabla vamos a introducir todos los clientes. En esta tabla vamos a introducir las facturas que hemos realizado a nuestros clientes. En esta tabla introduciremos los detalles de cada una de las facturas, como código artículo, Unidades, Precio Unidad y Total. Lo primero que vamos a realizar será ejecutar FileMaker Pro 12. En nuestro caso vamos a seleccionar Crear una nueva base de datos. 2

3 En esta ventana daremos nombre a la base de datos, así como la ubicación donde la queremos guardar. El siguiente paso será seleccionar del menú Archivo de este Gestionar y por último Base de datos como se muestra en la siguiente imagen. Se podrás gestionar las Tablas, los Campos de cada tabla, así como las Relaciones. Podrás observar que al crear nuestra base de datos el por defecto ya ha creado una tabla con dicho nombre, que en nuestro caso no la vamos a necesitar y procederemos a su eliminación. 3

4 El siguiente paso será seleccionar Tablas y seleccionar el botón eliminar, tal como se muestra en la siguiente imagen. De la siguiente ventana de diálogo seleccionaremos el botón Eliminar. 4

5 A continuación seleccionaremos el apartado Relaciones para eliminar la tabla que se agregó por defecto en este apartado. 5

6 Seleccionaremos la tabla y en la parte inferior observaremos una Papelera que nos permitirá eliminar la tabla. Seleccionaremos el botón Quitar para eliminarla. 6

7 Crear las tablas Desde el apartado de Tablas vamos a crear las correspondientes tablas que comentamos al principio de este tutorial. Desde el apartado Tablas daremos nombre a la tabla, seguido del botón Crear. Esto lo repetiremos con el resto de tablas. 7

8 A continuación seleccionaremos el apartado Campos para definir los campos de cada tabla. Desde el apartado Campos podrás observar que en la parte superior izquierda podrás seleccionar la tabla para crear los correspondientes campos. Seleccionaremos la tabla Familias y agregaremos los siguientes campos: Código Familia Descripción Numero que se insertará automáticamente y en cada registro nuevo aparecerá incrementado más uno. Será de tipo Texto. 8

9 Seleccionaremos el botón Crear. A continuación seleccionaremos el botón Opciones Del apartado Autointroducir activaremos la opción Número secuencial tal como podemos observar en la correspondiente imagen. A continuación seleccionaremos el botón Aceptar. 9

10 El siguiente paso será crear el campo Descripción de tipo Texto, tal como observamos en la siguiente imagen y a continuación el botón Crear. Este será el resultado: El siguiente paso será definir los campos de la tabla Artículos con los siguientes campos: 10

11 Código Artículo Descripción Familia Precio Unidad Numero que se insertará automáticamente y en cada registro nuevo aparecerá incrementado más uno. Texto (Descripción del artículo) Numérico Numérico (Posteriormente en la presentación asignaremos el formato de moneda). En el campo Código Artículo le hemos definido las siguientes opciones: 11

12 El código se tiene que introducir automáticamente empezando por el primer registro que será el 1 e irá incrementando en 1 los siguientes registros. A continuación vamos a definir los campos de la tabla Clientes con los siguientes campos: NIF Cliente Cliente Dirección Población CP Provincia Teléfono Correo electrónico El NIF un campo de texto que tiene que ser único. Texto Texto Texto Texto (con una longitud de caracteres de 5) Texto Texto Texto El Campo NIF Cliente queremos que se único es decir cada cliente tiene un Nif y este no lo puede tener otro cliente, para ello seleccionaremos el campo NIF Cliente y seleccionaremos el botón Opciones. En la pestaña Validación en el apartado de Requerir seleccionaremos la casillas No vacío para obligarte a introducir un NIF y la casilla Valor único si repetimos un NIF con otro cliente es programa nos avisará. Por último seleccionaremos el botón Aceptar. A continuación podrás observar como tiene que quedar la ventana de diálogo Opciones. 12

13 A continuación vamos a definir los campos de la tabla Facturas con los siguientes campos: Número de Factura Código Cliente Fecha Total Numero que se insertará automáticamente y en cada registro nuevo aparecerá incrementado más uno. Texto Fecha Numérico 13

14 Seleccionaremos el campo Número Factura y el botón Opciones de la pestaña Autointroducir seleccionaremos la opción Número secuencial empezando por el valor 1 y un incremente de 1 en los siguientes registros. Por último el botón Aceptar. 14

15 En el Campo CP para limitar su longitud a 5 caracteres, para ello seleccionaremos el campo CP y de este el botón Opciones desde la pestaña de Validación, activaremos la casilla Número máximo de caracteres: con el número 5. Si en este campo introducimos más de 5 caracteres observaremos el siguiente mensaje: A continuación vamos a definir los campos de la tabla Detalle con los siguientes campos: Número Factura Código Artículo Unidades Precio Unidad Total Numérico Numérico Numérico Numérico (En la presentación ya pondremos el formato de Moneda). Cálculo (Que será Unidades * Precio Unidad) 15

16 El campo Total al hacerlo de tipo Cálculo que lo explicaremos más adelante, por ahora lo puedes definir de tipo numérico. 16

17 Agregar Registros En este apartado vamos a agregar registros a las tablas de Familia y Clientes. Para agregar un nuevo registro seleccionaremos la siguiente opción: Esto lo repetiremos hasta introducir los siguientes registros: De la tabla Clientes vamos a agregar los siguientes registros: 17

18 Recuerda que para agregar nuevos registros utilizaremos esta opción: Esto lo repetiremos con el resto de Clientes. 18

19 Realizar un cuadro combinado Partiendo de la presentación de Artículos tal como se observa en la siguiente imagen. Queremos que el campo Familia sea un cuadro combinado donde tengamos acceso a los datos de la tabla Familia de esta manera solo podremos introducir una determinada información. El siguiente paso será seleccionar el botón Editar presentación. Seleccionaremos el campo Familia. De la ventana del Inspector seleccionaremos la pestaña Datos en el apartado Estilo de control seleccionaremos Lista desplegable. En el apartado Valores de: seleccionaremos el Lápiz, para crear la lista que queremos incorporar al cuadro combinado. 19

20 Seleccionaremos el botón Nueva. Como nombre de la lista de valores de pondremos Familias. Seleccionaremos la opción Usar valores del campo: 20

21 En el apartado Usar valores del primer campo seleccionaremos la tabla Familia y seleccionaremos el campo Código Familia. Activaremos la opción Mostrar también valores segundo campo y seleccionaremos Descripción. En el apartado Ordenar valores con: seleccionaremos Segundo campo, seguido del botón OK tres veces. Activaremos la casilla Incluir flecha para mostrar y ocultar la lista. Guardaremos la presentación y saldremos de ella. 21

22 Este será el resultado: Vamos a agregar los siguientes registros: 22

23 Relacionando Tablas El objetivo de relacionar tablas nos permite tener acceso a los datos de una tabla, partiendo de otra tabla. Si observas que en la tabla Artículos el campo Familia muestra un número que francamente no nos dice nada, para ello vamos a agregar un campo que nos diga que tipo de familia es este número. Para ello tenemos que relacionar la tabla Clientes con Familias para ello seleccionaremos del menú Archivo de este Gestionar y por último Base de datos y a continuación seleccionaremos la pestaña Relaciones 23

24 Podrás observar todas las tablas que las podrás ordenar como se muestra en la figura anterior. El siguiente paso será seleccionar la tabla Familiar y seleccionar el botón Duplicar. Haremos doble clic sobre la tabla que hemos duplicado para cambiarle el nombre. Se ponen en minúscula el nombre de la tabla o tablas que le preceden seguido del nombre de la tabla actual de mayúsculas, esto nos ayudará a saber que relación es sin tener que ir a la ventana de Gestionar base de datos. Ahora le tenemos que decir que campo es común a las dos tablas para poder realizar la relación, a continuación le daremos al botón Guardar. 24

25 El siguiente paso será ir a la presentación de Artículos y arrastraremos la siguiente herramienta para agregar un nuevo campo. Cuando lo depositemos sobre la presentación observaremos la siguiente ventana de diálogo: Donde tendremos que seleccionar la tabla Artículo Familias que es la relación que realizamos con anterioridad y seleccionaremos el campo Descripción. Desactivaremos la casilla Crear etiqueta seguido del botón OK. 25

26 Guardaremos al presentación y saldremos de ella. Este será el resultado: Ahora ya podemos ver la familia de cada artículo. 26

27 Relacionar más tablas Para poder modificar la presentación Facturas hemos de relacionar las siguientes tablas: El siguiente paso será hacer doble clic en el cuadrado que hay en la relación de Facturas y Facturas DETALLES. 27

28 Activaremos las casillas Permitir la creación de registros en esta tabla a través de esta relación y Eliminar los registros relacionados de esta tabla cuando se elimine según registro en la otra tabla cuando se elimine algún registro en la otra tabla, seleccionaremos el botón Aceptar. El siguiente paso será relacionar la tabla Artículos con la tabla Detalles el nombre de dicha relación es Facturas Detalles ARTÍCULOS. 28

29 Diseñar la Factura En la pantalla de presentación de Facturación vamos a insertar una imagen como logo de la empresa y varios textos, tal como se muestra en la siguiente imagen. Queremos realizar un cuadro combinado del campo Código Cliente para acceder a los cliente que tengo en la tabla Cliente. Primero seleccionaremos el campo Código Cliente. 29

30 Desde la ventana del Inspector en el apartado Estilo de control seleccionaremos Lista desplegable. Seleccionaremos el lápiz para crear una lista nueva. Seleccionaremos el botón Nueva Como Nombre de la lista de valores: Clientes. Seleccionaremos la opción Usar valores del campo: 30

31 En el apartado Usar valores del primer campo seleccionaremos la tabla Clientes y el campo NIF Cliente. Activaremos la casilla Mostrar también valores segundo campo y seleccionaremos el campo Cliente. Del apartado Ordenar valores con: seleccionaremos Segundo campo, seguido del botón OK tres veces. Guardaremos la Presentación y saldremos del modo edición. En la imagen siguiente se muestra el resultado. 31

32 Ahora vamos a insertar todos los campos del cliente para que queden reflejados en la factura. Volveremos en modo de edición y usando la siguiente herramienta agregaremos un nuevo campo a la presentación. Al soltar dicha herramienta en la presentación observaremos la siguiente ventana de diálogo: 32

33 Donde seleccionaremos la relación Facturas CLIENTES. Seleccionaremos el campo ::Cliente. Desactivaremos la opción Crear etiqueta, seguido del botón OK. Este será el resultado, ahora tienes que agregar el resto de los campos de Clientes. 33

34 El siguiente paso será agregar la herramienta portar para agregar el detalle de la factura. Observarás la ventana de diálogo para la configuración del portar, del apartado Mostrar registros relacionados de: seleccionaremos Facturas DETALLE. 34

35 Seguidamente seleccionaremos el botón OK. Agregaremos los campos Código Artículo, Unidades, Precio Unidades y Total, seguido del botón OK. El siguiente paso será ajustar los campos del portal según la siguiente imagen. 35

36 Tenemos el código del artículo pero nos falta al descripción vamos a agregar un nuevo campo en el portar y gracias a las relaciones agregaremos dicho campo. 36

37 Seleccionaremos la relación Facturas Detalles ARTÍCULOS y seleccionaremos el campo ::Descripción, desactivaremos la opción Crear etiqueta seguido del botón OK. El siguiente paso será agregar una etiqueta para la cabecera del portal. 37

38 El siguiente paso será cambiar el campo Código Artículo a una lista desplegable con los valores de la tabla Artículos. Una vez seleccionado el campo desde la ventana del Inspector de la pestaña Datos en el apartado Estilo de control seleccionaremos Lista desplegable, activaremos la opción Incluir flecha para mostrar y ocultar la lista y seleccionaremos el lápiz del apartado Valores de: para crear la lista. Seleccionaremos el botón Nueva. Como nombre a la lista Artículos. 38

39 Seleccionaremos Usar valores del campo: del apartado Valores. En el apartado Usar valores del primer campo seleccionaremos la tabla Artículo seguido del campo Código Artículo. Activaremos Mostrar también valores segundo campo y seleccionaremos el campo Descripción. 39

40 Del apartado Ordenar valores sólo desde el segundo campo seleccionaremos Segundo campo. Por último seleccionaremos el botón OK tres veces. Guardaremos la presentación y saldremos del modo edición. Este será el resultado: Para que el precio unidad del portal se visualice automáticamente primero tendremos que hacer la siguiente relación: 40

41 El siguiente paso se hacer doble clic sobre el campo del portal Precio Unidades. Seleccionaremos la relación Facturas Detalles ARTÍCULOS y seleccionaremos el campo ::Precio Unidad. Guardaremos la presentación y saldremos de ella. 41

42 Para que calcule el campo Total del portal Detalles, primero vamos a añadir una nueva relación: El siguiente paso será irnos al gestor de base de datos y seleccionaremos el campo Total de la tabla detalles y a continuación seleccionaremos Opciones Donde le asignaremos la siguiente formula: Unidades * Detalles ARTÍCULO::Precio Unidad Unidades es de la tabla actual y ::Precio Unidad es de la relación Detalles ARTÍCULO. 42

43 Seleccionaremos el campo Precio Unidades y del inspector en el apartado Formato de datos como formato seleccionaremos Moneda con dos decimales y usaremos el separador de miles. En Apariencia y en Alineación seleccionaremos Derecha. Esto lo repetiremos con Total. 43

44 Este será el resultado: El siguiente paso será calcular el campo Total de la tabla Factura. Desde el Gestor de base de datos seleccionaremos la tabla Facturas y el campo Total y lo cambiaremos por Tipo: a Calculado, Filemaker nos avisará de que los datos no se almacenarán en la base de datos si no que los calculará, esto nos ahorrá espacio en el disco duro. 44

45 El siguiente paso será seleccionar el botón Opciones. Utilizaremos la formula Sum(Factura DETALLES::Total) para que nos sume todas las líneas del detalle de la factura. 45

46 Este será el resultado: 46

47 Eliminar filas del portal Si queremos eliminar detalles de una factura vamos a realizar los siguientes pasos. Insertaremos un botón en la línea del portal. Seleccionaremos Eliminar fila del portal y activaremos la opción Cursor de mano sobre el botón. Seguido del botón OK. 47

48 Pondremos texto al botón Borrar. Guardaremos la presentación y saldremos de modo de edición. 48

49 Este será el resultado: 49

50 Ejercicio Final Ahora con los conocimientos que tienes calcula el IVA y el Total factura, tal como se muestra en la siguiente imagen. 50

51 Introducción... 2 Crear las tablas... 7 Agregar Registros Realizar un cuadro combinado Relacionando Tablas Relacionar más tablas Diseñar la Factura Eliminar filas del portal Ejercicio Final

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