Proceso optimizado gracias a la facturación electrónica con OB10
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- Alfredo Salazar Contreras
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1 Proceso optimizado gracias a la facturación electrónica con OB10 Fecha: 8 de Enero 2013 Estimados Señores, La eliminación de un uso exceso de papel es uno de los puntos claves de nuestra estrategia de negocio general. Con el fin de racionalizar y simplificar el proceso de facturación a favor de nuestra empresa, Bristol-Myers Squibb está implementando una segunda ola del programa de facturación electrónica, con el cual posibilita a todos sus proveedores una presentación de facturas más eficaz. El programa de facturación electrónica le permitirá tramitar todas sus facturas de forma segura y garantizada en un corto plazo. Todo el proceso de facturación se tornara así más acelerado y eficaz. Además de esta ventaja, la facturación electrónica le permitirá visualizar y revisar el estado de todas sus facturas mediante una cuenta personalizada que le será creada en la Después de analizar el volumen de facturación que hemos tenido con su empresa el último año, le hemos identificado como una de las compañías cuya presentación en el programa de facturación electrónica sería conveniente. Por lo tanto, a partir de 31 de Marzo 2013, el departamento de cuentas a pagar de Bristol-Myers Squibb no aceptará más las facturas de papel emitidas por su compañía; y la facturación electrónica será la única forma de realizar las facturaciones a Bristol- Myers Squibb. Bristol-Myers Squibb ha seleccionado a OB10, un proveedor de servicios de facturación electrónica, para facilitar su transición a la facturación electrónica y para manejar el proceso a seguir. OB10 ofrece varias opciones flexibles para la emisión de facturas electrónicas teniendo en cuenta la organización de su empresa, los sistemas y volúmenes de facturación usados. Hemos pedido a OB10 que se pongan en contacto con su empresa en los próximos 10 días, para facilitarle todas las informaciones disponibles y ayudarle a realizar una adaptación al programa de facturación electrónica. Además, una vez que su empresa esté dada de alta en la red OB10, podrá enviar las facturas electrónicas también a otros clientes sometidos también en la red OB10, lo cual le ayudará a la mejorar sus propios procesos. Para satisfacer el objetivo indicado arriba, necesitamos que cumpla con los plazos indicados a continuación. Plazos Fecha Acontecimiento Paso a completer con OB10 No más tarde del Opción seleccionada y El contrato de servicio debe 15 de Febrero 2013 acordada ser firmado y enviado a OB10. No más tarde del 1 de Marzo 2013 Envío del fichero de prueba Finalización de la hoja de trabajo relativo a la implementación, envío de ficheros de prueba y trabajo frecuente con el especialista dedicado a su implementación. No más tarde del Envío de su primera factura Envío de su primera factura 31 de Marzo 2013 a Bristol-Myers Squibb a través de OB10
2 Qué implica este cambio para su empresa? de la factura - menos tiempo empleado en la contabilización de la factura lo cual permite el pago de la factura a tiempo - no hay necesidad del software o del soporte físico adicional nformación disponible 24 horas al día, 7 días a la semana. página web en OB10 podrá visualizar el estado de facturas Existe un coste asociado a la adaptación al sistema de facturación electrónica mediante OB10. Sin embargo, nuestras expectativas son, que las ventajas del sistema harán este coste neutral para usted. La hoja de información incluida le muestra las diferentes opciones y los costes del servicio OB10. Para obtener información adicional sobre la red y las ventajas que este proceso puede agregar a su empresa puede dirigirse a nuestra página web en OB10 Además OB10 le explicará el proceso con detalle cuando se pongan en contacto con usted. Gracias por adelantado por su ayuda en esta iniciativa crítica para Bristol-Myers Squibb. Esperamos recibir sus facturas vía OB10 en un futuro próximo. Si usted quiere ponerse en contacto con OB10, puede hacerlo enviando un correo electrónico a la-apat@bms.com. Reciban un cordial saludo. Atentamente, George Matsagas Director Global Expenditures Bristol-Myers Squibb Jayme Bombo Director, Global Procurement L. America, Middle East & Africa Bristol-Myers Squibb
3 Preguntas frecuentes a cerca de OB10 Necesitaré firmar un acuerdo con OB10? Sí. Si usted elige utilizar la solución integrada usted firmará un acuerdo específico con OB10. Si usted elige utilizar el formulario Web, le pedirán que acepte las condiciones estándar Por qué Bristol-Myers Squibb no paga las cuotas? Para utilizar el servicio OB10, tanto usted como Bristol-Myers Squibb pagan cuotas ya que ambos obtendremos ventajas del servicio. Nuestro análisis demuestra que una vez que usted tome en cuenta los costes de la impresión y de la entrega de facturas, puede ser más barato presentar una factura electrónicamente vía OB10. Es necesario facturar vía OB10 para hacer negocio con Bristol-Myers Squibb? Sí. A partir del 31 de Marzo 2013 el departamento de Cuentas a Pagar de Bristol-Myers Squibb no aceptará las facturas de papel de su compañía. En su lugar, las facturas electrónicas serán la única forma aceptada para iniciar el pago de la factura Necesitaré utilizar este servicio si mi cuenta se paga actualmente a tiempo? Sí. Su uso del servicio OB10 ayudará a mantener el pago de sus facturas a la fecha de vencimiento Qué sucede si continúo enviando las facturas de papel? Mientras usted esté trabajando con OB10 para completar su registro continuaremos aceptando sus facturas de papel. Hemos fijado un plazo de 31 de Marzo 2013 para la transición de nuestros proveedores a la red de OB10. Una vez que usted esté enviando las facturas vía la red OB10 asegúrese por favor que dejen de enviar las copias de papel. Nota: las facturas de papel recibidas después de que usted comience a transmitir vía OB10 serán rechazadas. Hará Bristol-Myers Squibb pagos a través de OB10? OB10 no es una plataforma del pago. Bristol-Myers Squibb continuará utilizando su método del pago actual. Necesito instalar software? No. No es necesario la instalación de software. OB10 proporciona una solución fácil de utilizar. En vez de exigir ciertos estándares de datos, OB10 tiene la capacidad de aceptar facturas en cualquier formato y cualquier estructura de archivo. Envío ya ciertos datos de facturación electrónica directamente a otros clientes; puedo enviar facturas de EDI/XML directamente a Bristol-Myers Squibb? El EDI y XML son formatos de datos por lo tanto usted puede utilizar este formato preferido para entregar los datos a OB10 si usted elige utilizar la solución integrada. Bristol-Myers Squibb no aceptará ningunos datos electrónicos directamente de proveedores ya que aceptamos un solo archivo consolidado de facturación a través de OB10, que incluirá facturas de todos nuestros proveedores.
4 Mi empresa tiene disponible la posibilidad de poner facturas a disposición mis clientes vía Internet - permitiendo la visualización de la factura online. Puedo utilizar esta facilidad en vez de OB10? No, la red OB10 se asegura de que Bristol-Myers Squibb reciba los datos que usted envía en un formato que cargue a nuestros programas informáticos de contabilidad y, en caso pertinente, se corresponda a un recibo de mercancías. OB10 proporcionará a BristolMyers Squibb una imagen de la factura. Qué puedo hacer si no tengo un sistema capaz de crear facturas electrónicas? Hable por favor con su representante OB10 con respecto a otras soluciones disponibles Puedo enviar facturas electrónicas usando OB10 a todos mis clientes? Sí. Una vez que se suscriba a la red OB10, OB10 puede permitirle enviar facturas electrónicas a cualquier otro cliente que sea miembro de la red. Estoy planeando cambiar mi software de facturación pronto; puedo esperar? Nuestra objetivo es tener todos los proveedores registrados y enviando facturas a partir de 31 de Marzo La red OB10 acepta cualquier formato de datos así que usted puede registrarse y enviar sus facturas. Cuando usted esté listo para utilizar su nuevo software, simplemente avise a OB10 de los cambios en la salida de datos y ellos realizarán los cambios necesarios asegurando una transición cómoda y una entrega ininterrumpida de facturas. Puede OB10 ofrecer ayuda en idiomas múltiples? Sí, OB10 proporcionan ventas, la puesta en práctica y los servicios de asistencia en inglés, francés, alemán, holandés, español e italiano. OB10 también tienen números locales para el departamento de Servicio al Cliente para los países siguientes: Australia +61 (0) Bélgica +32 (0) Dinamarca +45 (0) Finlandia +358 (0) Francia +33 (0) Alemania +49 (0) Irlanda +353 (0) Italia Malasia +60 (0) Holanda +31 (0) Nueva Zelanda +64 (0) Singapur +65 (0) España +34 (0) Suecia +46 (0) Reino Unido +44 (0) United States +1 (0) Hay información adicional disponible sobre el servicio OB10? Sí, visite por favor Dónde obtengo más información sobre cómo hacerse cliente comprador que utiliza el servicio OB10? Visite por favor
5 1 / 4 Facturación electrónica y un resumen de las opciones Únase a OB10 y benefíciese de: Una entrega segura y garantizada de sus facturas: Nunca más perderá facturas en el correo Pago puntual: sus clientes podrán procesar sus facturas con mayor rapidez No más retrasos: será imposible que las facturas se envíen con información incorrecta, no podrán caer sobre la mesa equivocada y no habrá necesidad de intervención manual Conexión segura en línea: envíe sus facturas con facilidad, sin necesidad de software o hardware adicional Acceso e informes, las 24 horas al día y 7 días a la semana: disfrute de mayor transparencia al procesar facturas y gestione mejor su flujo de fondos Cumplimiento de obligaciones fiscales: cumplimiento garantizado de requisitos legales y fiscales Facturación fácil y rentable en cualquier momento OB10 ofrece dos principales métodos para el envío de facturas y transacciones de crédito. Puede elegir entre enviar un archivo de datos directamente a OB10 usando nuestra Solución Integrada o generar facturas en línea usando nuestro Formulario Web a través del portal de OB10. Este documento explica cómo funciona la facturación electrónica y las opciones que puede elegir. OptionsOverview_ES, 10/10 Copyright 2010 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.
6 2 / 4 Cómo funciona Al verificar que no haya facturas duplicadas y asegurarnos de que éstas contengan toda la información que precise su cliente, garantizamos un tratamiento automatizado y directo de sus facturas, permitiendo además que los pagos se realicen a tiempo. A través del Portal de OB10 tendrá acceso al archivo de OB10 y a una variedad de funciones para la elaboración de informes. Lea detenidamente este documento antes de elegir entre la Solución Integrada y la entrega mediante Formulario Web en el Portal OB10, ya que así podrá valorar cual de las dos es la mejor opción para su empresa. 1. Solución integrada: enviar un archivo con datos extraídos Esta es la opción que más conviene a organizaciones con un alto volumen de facturas. La Solución integrada le ofrece un proceso completamente automatizado en el que los datos de las facturas se extraen directamente de su sistema de facturación y se entregan directamente a los sistemas contables de sus compradores. Esto significa que: Procesamos facturas recibidos en archivos consistentes de cualquier formato y llevamos a cabo la transformación de datos tal como lo requieren sus clientes. No es necesario instalar ningún software ni hardware adicional. Puede enviar un único archivo con datos consolidados para todas sus facturas. Una vez que forme parte de la red, podrá conectarse de forma sencilla y enviar facturas a otros clientes. OptionsOverview_ES, 10/10 Copyright 2010 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.
7 3 / 4 Coste de la solución integrada Cuota anual 10,600 MXP* Coste de transacción por factura 1 20 facturas por mes 7.90 MXP facturas por mes 6.50 MXP facturas por mes 5.30 MXP facturas por mes 4.00 MXP facturas por mes 2.60 MXP * Se aplicarán cargos de conexión para el comprador. La cuota anual cubre la creación y mantenimiento de su cuenta, válida para una única entidad fiscal. Introducción a la Solución Integrada Una vez que un cliente le haya invitado a unirse a OB10, uno de nuestros expertos de integración le guiará a través del proceso de registro. 2. Formulario Web: enviar facturas electrónicas a través del Portal OB10 El Formulario Web de OB10 está diseñado para empresas que envían un pequeño volumen de facturas a sus clientes cada año. El portal dispone de conexión segura y garantiza le entrega de facturas a sus clientes en un plazo de horas, lo que les permite procesar su factura y realizar el pago sin demora. Costes del Formulario Web Dispone de varias opciones de precios para la entrega de facturas a través del Formulario Web. Al registrarse, todos los proveedores que utilicen esta opción recibirán 12 transacciones gratuitas. Al cumplirse su primer aniversario, si no ha utilizado todas sus transacciones gratuitas, volveremos a llenar su cuenta con otras 12 facturas que podrá utilizar durante los siguientes 12 meses. Si ha usado la totalidad de las 12 facturas gratuitas y necesita más facturas dentro de dicho periodo de 12 meses, deberá adquirir su primer lote de transacciones (un mínimo de 25 facturas). A partir de ese momento, ya no tendrá acceso a la opción de facturación gratuita. OptionsOverview_ES, 10/10 Copyright 2010 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.
8 4 / 4 Nivel de transacciones Tarifas pre pago para el Formulario Web* Transacciones MXP 1 12 Gratuitas* ,200 * Opciones de pago: Puede realizar sus pagos a través de PayPal o tarjeta de crédito. Aceptamos Visa, Visa Electron, MasterCard, Maestro, Solo y American Express. También podemos pasarle factura, pero en tal caso deberá adquirir un mínimo de 125 transacciones y pagar una tasa administrativa del 15%.. Introducción a la entrega de facturas a través del Formulario Web en el Portal OB10 Como parte de su invitación a formar parte de la red OB10, recibirá un correo electrónico con instrucciones para registrarse. Una vez completado el registro, le enviaremos un correo electrónico con sus credenciales de inicio, para que pueda empezar a enviar facturas electrónicas a través de OB10. Para más información sobre OB10, la facturación electrónica y las opciones que tiene a su disposición, visite o envíenos un correo electrónico a info@ob10.com. OptionsOverview_ES, 10/10 Copyright 2010 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.
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