MANUAL GENERAL DE APLICACIONES

Transcripción

1 es una marca registrada incluido su logotipo. La información presentada en esta documentación está sujeta a cambios sin previo se reserva el derecho a modificar sin previo aviso la presente aplicación y todos los textos y documentación relacionada con ésta. Las pantallas presentadas en la documentación de este manual son orientativas y pueden no coincidir con la apariencia mostrada en su monitor. La información incluida en este manual pertenece íntegramente. Queda totalmente prohibida cualquier reproducción o copia sea total o parcial de este manual en cualquier tipo de soporte, sin la previa autorización por escrito Todas las marcas y logotipos citados en este manual pertenecen a su fabricante. Estos manuales están sujetos a las variaciones que sufran por la evolución de los programas, por lo que es necesario que se visualicen cada vez que las aplicaciones sean modificadas. Cualquier modificación de datos, obliga a borrar los modelos de cualquier tipo generados y a grabar los nuevos para que tenga validez. Siendo responsabilidad del usuario el actuar de cualquier otro modo.

2 INDICE 1. NOCIONES BÁSICAS 2. LA INSTALACIÓN DE LOS PROGRAMAS 2. a. Instalación 2. b. Iniciando el programa por primera vez 2.. Instalación en red 3. COPIAS DE SEGURIDAD 4. CONFIGURACIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO 5. EL CONTROL DE USUARIOS 5. a. Ámbito legal 5. b. Ámbito profesional 5. c. El administrador del sistema 5. d. Accediendo a la aplicación 5. e. Control de usuarios 6. ICONOS DE LAS APLICACIONES 7. EL MANEJO DEL TECLADO 7. a. Combinaciones comunes 7. b. El control de las tablas de registros. 8. INTEGRACIÓN DE LOS PROGRAMAS 8. a. Las bases de datos 8. b. Gestión de despachos profesionales. 8. c. Contabilidad y Nóminas 8. d. Facturación y Contabilidad 8. e. Facturación y Estimaciones. 8. f. Nóminas y Facturación 9. MANUAL PARA L A OBTENCIÓN DE SEGUN DAS INS TALACIONES

3 1. NOCIONES BÁSICAS REQUISITOS MÍNIMOS Procesador a 1000 Mhz. 128 MB de Memoria Ram. Lector de CD o DVD Windows 2000 (SP4 o posterior), Windows XP, Windows 2003 Server, Windows Vista, Windows 7 Conexión a Internet. 800 MB de espacio libre en disco. Tarjeta gráfica con mínimo de 8 MB de memoria de video y una resolución mínima de 800 * 600 píxeles y ajuste de color de 16 bits. REQUISITOS RECOMENDADOS Procesador a 2000 Mhz. o superior. 1 Gb. De Memoria RAM. 800 MB de espacio libre en disco. Tarjeta gráfica con mínimo de 8 MB de memoria de video y una resolución mínima de 1024 * 768 píxeles y ajuste de color de 16 bits. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Programa desarrollado íntegramente en entorno Microsoft Windows Datos exportables a Excel, Word y Access Programas de migración de datos de otros programas de contabilidad, nominas, etc. Programas totalmente integrados e interrelacionados.

4 2. LA INSTALACIÓN DE LOS PROGRAMAS 2. A. Instalación. Asesoweb Profesional entrega para la instalación de los programa un CD auto ejecutable, es decir, con tan solo colocarlo en el lector del ordenador, automáticamente comienza a ejecutarse. En caso de que dicha opción se encuentre deshabilitada en el ordenador, bastará con abrir la página inicio que se encuentra en el directorio raíz del mismo CD. Por ejemplo, mediante la fórmula Inicio Ejecutar UNIDADDECDROM:/autorun.exe. La ejecución de dicho CD ofrece el siguiente menú: Para proceder a la instalación de los programas, pulsaremos sobre el primer botón, correspondiente a Instalación de los programas, con lo que se obtendrá la siguiente imagen:

5 Se pulsará sobre el botón de siguiente, con lo que, tras la carga de los programas en memoria, se ejecutará el programa de instalación. Se r ecomienda que la a plicación se instale en el d isco C: que aparece por defecto; de lo contrario pueden surgir problemas a la hora de instalar las actualizaciones. 2. B. Iniciando el programa por primera vez La p rimera vez que se inicia el programa se realiza de forma automática la configuración de los parámetros y de la primera y principal base de datos, para ello es necesario completar los datos solicitados en la ventana que se abre en esta primera instalación. Dentro de cada instalación se pueden realizar múltiples bases de datos distintas, recomendando para el análisis de su funcionamiento la visita al apartado Bases de Datos de este mismo Manual. Sin embargo, para esta primera instalación se recomienda por ASESOWEB PROFESIONAL la creación de una base de datos denominada GRA (de general) para el despacho profesional donde se instalan las aplicaciones. Para lleva a cabo esta creación, se incluirá en el apartado Base de Datos (3 letras), las letras GRA En el apartado datos acceso Internet insertar en el apartado Usuario el asignado Profesional, al igual que el password. El resto de los datos solicitados en la creación y parametrización son los correspondientes al despacho profesional donde se está llevando a cabo la instalación de los programas. Una vez finalizada la introducción de los datos, se debe pulsar la tecla F1, y automáticamente se realizará la configuración y parametrización de los programas instalados. Una vez instalada la aplicación, siguiendo los pasos indicados, hay que entrar en ca da aplicación para generar en ella la base de datos GRA.

6 2.. Instalación en Red Todos los programas, así como su integración han sido preparados e xhaustivamente para su funcionamiento en Red Local, sea cual sea su tipo de configuración. Para un correcto funcionamiento en una red, tan solo hay que instalar de forma completa el programa en uno de los ordenadores que forma parte de la misma, al que se llamará servidor, a efectos del programa. Para poder acceder a los programas desde el resto de ordenadores de la red, a los que se llamará puestos, ta n sólo se tiene que crear en los mismos un icono de acceso directo en el escritorio. Cuando se trata de ejecutar por primera vez este programa el mismo se ocupará de copiar los archivos necesarios en el disco duro del puesto. La creación del icono de acceso directo en el escritorio del puesto requiere de unas sencillas operaciones: Tener en el servidor la unidad de Red compartida de forma completa (tiene que tener la mano debajo). Si ya está compartido entrar en el servidor y comprobar. Situándonos en el puesto, entrar en Entorno de Red. Seleccionar la unidad del servidor. Botón derecho conectar a unidad de red. Nombrará la unidad de red con una letra, Ej.: X, nunca Z (solo para terminal server). Activar pestaña Conectar de nuevo al iniciar sesión. Aceptar. Se abrirá ventana con el contenido de la nueva unidad. Cerrar junto con entorno de red. Escritorio. Botón derecho, nuevo, acceso directo, insertar la línea de comandos que será X: \SDM\SDMCFG\SDMCFG.EXE, donde X será la unidad del servidor donde está instalado el programa. Al pulsar sobre siguiente, se indicará el nombre que debe aparecer en el Escritorio, recomendando que sea ASESOWEB. Finalizar. Ejecutamos acceso directo. Se ha creado un nuevo puesto de trabajo. Ejecutar el acceso directo de nuevo.

7 NOTA: 1. Si no se crea el nuevo puesto ejecutando el icono ir a: Inicio ejecutar y poner comando: X:/sdm/sdmcfg/inscte/setup.exe. En el puesto compruebe que tiene la carpeta C:\SDM. Si no la tuviera créela y vuelva a abrir el Panel. En caso de ya tenerla cree la carpeta C:\SDM\SDMCFG 2. Tras hacer una instalación en red en un ordenador nuevo puede salir el mensaje Error loading midas.dll, deberá escribir en la ventana de inicio-> ejecutar: regsvr32 X:\SDM\SDMCFG\midas.dll, siendo X la denominación de la unidad de red mapeada.

8 3. COPIAS DE SEGURIDAD Desde el panel de aplicaciones podemos acceder a la utilidad de realización o recuperación de copias de seguridad de las bases de datos de cada aplicación. Para poder hacer uso de esta utilidad deberán tener instalado en el ordenador una herramienta de compresión para Windows (Winzip o Winrar). Este proceso de puede realizar seleccionando de una a una cada base de datos por aplicación o de forma completa dejando activada la casilla todas. Cuando se haya completado el proceso le saldrá un mensaje informativo.

9 4. CONFIGURACION DEL PUESTO DE TRABAJO Debemos indicar en esta ventana la impresora por la que se quiere emitir los listados y formularios. Se detectan automáticamente la impresora local y las de la red, seleccionar una como predeterminada para el trabajo con los programas. En el apartado Parámetros servidor pondremos la configuración de nuestra cuenta de correo electrónico para poder hacer uso de la utilidad de enviar determinados documentos, en el momento de generarlos, a las empresas a través de ; así como la generación y envío de copias de seguridad a través de la ventana que veíamos en el punto anterior de Realización de Copias, especificando en ella la Dirección de correo electrónico a donde deseamos enviar dicha copia.

10 5. EL CONTROL DE USUARIOS 5. A. Ámbito Legal La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de Diciembre, de Protección de Datos de Carácter General, considera que determinados datos que son necesarios para el uso de los programas, tales como estado civil, discapacidades, etc., de ben ser considerados especialmente protegidos, por lo que se regula reglamentariamente el uso de los ficheros que contengan la información señalada de carácter personal. El responsable de la seguridad de los datos de la empresa o asesoría deberá implantar un sistema para las aplicaciones informáticas que permita la concesión o no de permiso para el acceso a los datos de carácter personal. Además, el responsable deberá poder emitir en cualquier momento un listado donde conste el acceso de cada uno de los posibles usuarios, indicando en el mismo la fecha y hora de entrada en los mismos. Por último, señala la legislación actual, que el responsable de seguridad deberá proteger el control de los accesos mediante un código cifrado que impida la modificación de los accesos a los ficheros. Todos los requisitos exigidos legalmente para las aplicaciones informáticas son cumplidos por las aplicaciones de ASESOWEB SDM PROGRAMAS. 5. B. Ámbito Profesional Las aplicaciones de ASESOWEB, están destinadas al uso en despachos profesionales, donde además de un asesor responsable existen una serie de personas a las que por diversos motivos se les puede restringir el acceso a determinadas partes del programa. Así por ejemplo, se puede desear, en algún caso, que determinados usuarios no tengan acceso a la aplicación de Nominas, o teniendo acceso, que no puedan acceder al cálculo de las nominas, o la visualización de las mismas, e igualmente en cualquier otra aplicación, programa o fichero de las mismas. Además, mediante el sistema de control de usuarios se pueden obtener listados estadísticos que permiten conocer en que programa han estado trabajando cada uno de los miembros del despacho en cada momento.

11 5. C. El Administrador del sistema En primer lugar s e debe c rear la figura del administrador del sistema, en el apartado de Datos administrador del Sistema en el panel de aplicaciones: utilidades / datos de la instalación, de donde se obtiene la siguiente pantalla: El administrador del sistema tiene acceso completo a todos los programas, además de ser el único usuario que podrá modificar los permisos y restricciones que se hagan a cada uno de los usuarios, algo que no se podrá hacer en caso de acceder al sistema como usuario. Para que el sistema funcione con el Administrador será necesario cerrar y abrir de nuevo el panel de aplicaciones. 5. D. Accediendo a la aplicación Una vez creado el usuario, cada vez que se accede a la aplicación aparece la siguiente ventana: En caso de señalar la entrada como Administrador se obtendrá un mensaje donde se nos notifica tal entrada.

12 5. E. Control de usuarios El siguiente paso será la creación de usuarios, en el menú desplegable de Utilidades, donde encontraremos la opción Gestión de Usuarios, en la que se nos permitirá crear tantos usuarios como creamos oportuno, así como asignarles los diferentes tipos de acceso que tendrá. Se nos muestra la siguiente ventana: Para crear un usuario bastará con indicarle su código, nombre, NIF, fecha de alta y su clave de usuario, que deberá introducir al comienzo de la aplicación para poder trabajar. Una vez creado y grabado el nuevo u suario, procederemos a asignarle sus derechos de acceso a los distintos programas, pulsando la tecla F5 o el icono correspondiente, con lo que se obtendrá la siguiente pantalla:

13 Aquí el administrador seleccionará las aplicaciones a las cuales permitirá el acceder al usuario seleccionado. Aquellas señaladas con asterisco serán las que se tenga acceso. Pinchando sobre el asterisco, éste desaparecerá negando el acceso a esa aplicación. Una vez realizado esto, las modificaciones se grabarán pulsando la tecla F1 o el icono correspondiente. La siguiente opción es la relativa a la gestión de accesos dentro de un programa, a lo que se accederá desde la pantalla principal de usuarios, pulsando F6, o el icono correspondiente, con lo que se obtendrá la siguiente pantalla: Una vez dentro, y habiendo seleccionado la aplicación, procederemos a restringir accesos al nuevo usuario. Este paso es muy sencillo, ya que solo hay que situarse sobre una línea y pulsar con el ratón en ella, con lo que restringiremos o activaremos el acceso del usuario a esta parte de la aplicación. Así en el caso de querer restringir el acceso, por ejemplo, a todo el apartado del Plan de Cuentas, bastará con pulsar en la cabecera de Plan de Cuentas, y todos los accesos quedarán restringidos. Una vez realizadas todas las restricciones se pulsará F1 o el icono correspondiente para grabar los cambios efectuados. Una vez realizada esta gestión podremos volver a la pantalla de creación de usuarios.

14 La t ercera opción, a la que se accede a través de la tecla F7 o el icono correspondiente, será la gestión de derechos sobre operaciones con ficheros, la cual otorgará derechos de grabado y borrado sobre los datos de los programas. En la pantalla que nos aparece deberemos seleccionar la aplicación sobre la que vamos a operar y seleccionar los derechos sobre los ficheros: Una vez se hayan seleccionado aquellos ficheros sobre los que queremos restringir la posibilidad de grabación o borrado al usuario, procederemos a grabar los datos pulsando la tecla F1, tras lo cual se podrá cerrar la pantalla correspondiente a ese o esos usuarios. La cuarta opción se refiere a los permisos sobre las bases de datos, de esta forma pulsando F8 obtendremos la siguiente pantalla:

15 6. ICONOS DE LAS APLICACIONES Cada aplicación tiene una serie de ventanas o fichas en las que se graban, calculan, introducen o borran cada uno de los datos. El acceso a estas ventanas se realiza a través de los menús desplegables que hay en cada una de ellas. Sin embargo, el acceso continuado a determinadas ventanas obliga a la creación de un sistema a través de los iconos que se encuentran bajo los epígrafes de los menús desplegables. Cada una de las aplicaciones trae por defecto una serie de iconos que permiten el acceso rápido a estas ventanas señaladas, sin embargo, es posible, que en determinadas empresas o despachos sean poco utilizadas, y fuera preferible tener unos iconos distintos con acceso a otras ventanas. Para ello la aplicación trae un icono que presenta la siguiente imagen: Al pulsar sobre el mismo se obtiene la siguiente ventana: A través de la misma se pueden modificar las opciones de menú o ventanas a las que se accede, así como el dibujo que representará dicha opción.

16 Para modificar la opción de menú, pulsaremos sobre la tecla F12 y se mostrará en pantalla luna relación de opciones que existen en el menú, tal y como se muestra en la siguiente imagen correspondiente a la aplicación de Gestión de Despachos Profesionales, debiendo seleccionar en este momento a que apartado del menú se desea acceder con el icono correspondiente. Una vez seleccionada la aplicación podremos modificar la imagen correspondiente al mismo, pulsando con el ratón sobre la imagen que esta seleccionada. Aparecerá un cuadro c on todas las imágenes que las aplicaciones tienes previstas, tal como el siguiente:

17 7. EL MANEJO DEL TECLADO 7. A. Combinaciones comunes Como cualquier otro programa diseñado en entorno Microsoft Windows, el programa permite tanto el uso del ratón como del teclado; siendo, este segundo, un sistema de mayor rapidez una vez se tiene un conocimiento del uso del mismo, ya que existen determinadas teclas y combinaciones que permiten el acceso a determinadas funciones de una forma fácil y sencilla. Las funciones y combinaciones de teclas que usa el programa son las genéricas de Microsoft Windows, y a continuación se recuerdan algunas de las más comunes: ALT + F4 Tab o Intro Mayús + Tab ALT + Tab Cierra la aplicación Con las teclas Tabulador o la tecla Intro se pasa al siguiente campo Al pulsar las teclas mayúscula + tabulador, se vuelve al campo anterior Al combinar las teclas Alt y Tabulador se cambia de una aplicación abierta a otra. Al pulsar F10 se activa la barra de menús de los programas Al combinar la tecla ALT con la letra que aparece subrayada al usar el F10 ALT atajo de teclado citado antes de éste, se ejecuta el comando del menú ALT + F4 Cierra la ventana que este abierta en ese momento El uso de las teclas de Función, así como de los distintos iconos que aparecen en cada una de las pantallas del programa es explicado en apartados posteriores. 7. B. El control de las tablas de registros. Para completar determinados campos o registros el programa pone a disposición del usuario la tecla F12. Existen una serie de funciones dentro de estos listados que facilitan su uso, y que permiten las búsquedas dentro del mismo de una forma rápida. Se señalaran ahora las principales: ORDENACIÓN DE LOS REGISTROS: Los registros aparecen ordenados en función de alguno de los campos de localización, que son las barras de título que aparecen sobre el listado. En cada momento se encuentran ordenados por aquel titulo cuyo fondo está más oscurecido con respecto al resto. Para cambiar el campo que determina el orden tan solo se debe de cambiar el campo con las teclas derecha e izquierda del teclado. Una vez seleccionado el campo que por el que esta ordenado, con tan solo comenzar a escribir en el teclado la palabra que se está buscando, directamente el sistema comienza a mover los registros hasta colocarlo como campo señalado

18 BÚSQUEDA DE REGISTROS: Existe una formula de búsqueda para datos más complejos, pulsando con el ratón en el campo por el que queramos buscar que se encuentra en la barra de título, con lo que obtenemos la ventana de la siguiente imagen, aunque el campo que aparece a continuación (Nombre) es a modo de ejemplo. Se podrá buscar por el campo que se desee de los que se encuentren en la aplicación con la que se esté trabajando. Dentro del texto se admiten dos posibilidades, la introducción de un texto puro, lo que localizaría y ordenaría los registros que contengan dicho texto en el inicio, o bien incluir el signo asterisco (*), que lo que hará será localizar aquellos registros que contengan el texto que aparece a continuación del mismo, pudiendo desplazarse de uno a otro por medio de la tecla F3. INSERCIÓN DE REGISTROS: En caso de no localizar el registro buscado, se puede acceder directamente al cuadro de origen con la intención de insertar un nuevo registro, mediante el botón F3. Al pulsar dicho botón se obtiene en ventana la tabla original del listado, con un cuadro para la inserción del nuevo registro. TABLA DE FACILIDADES DE LA TECLA F12: Flecha a rriba o abajo listado de registros Inicio o Fin Con l as t eclas de cursor Arriba o abajo nos movemos por el Nos llevan al principio o final de la relación de campos. AvPag o RePag Nos permiten movernos más rápidamente a través del listado de campos. Flecha derecha o izquierda Con las teclas de cursor derecha o izquierda nos movemos a través de los nombres de campos permitiendo su ordenación en base al mismo. F12 * Acceso directo al menú de búsqueda Sistema de búsqueda que permite incluir texto posterior para su búsqueda dentro del campo seleccionado. F3 Salto a nueva coincidencia en la búsqueda realizada a través del signo *

19 8. INTEGRACIÓN DE LOS PROGRAMAS 8. A. Las bases de datos Una de las grandes utilidades del programa es la integración entre todos los elementos que lo forman, de manera que los datos introducidos en las distintas aplicaciones pueden ser utilizados por las otras, facilitando la realización de tareas monótonas y repetitivas. El sistema de integración se basa en las BASES DE DATOS, cada una de ellas es el conjunto de empresas o clientes a los que gestionamos Para la gestión contable la idea es distinta, se va a crear una base de datos para cada cliente contable, esta opción la vamos a tener en el programa de Gestión de Despachos Profesionales (ver apartado siguiente). Para facilitar la creación de las bases de datos, en el momento de realizar la instalación de los programas, cuando se pretende acceder por primera vez a ellos, aparece una ventana donde se cumplimentarán los datos de la primera de las bases de datos. Para ello se introduce el código de la misma que debe estar formado por 3 caracteres (el primero siempre debe ser una letra y los otros dos pueden ser o letra o número), como le indicábamos en el apartado 2.B. Iniciando el programa por primera vez. Con este proceso se habrá creado una base de datos con igual nombre para cada uno de los programas que forman el conjunto de aplicaciones. Si con posterioridad a la instalación se necesita crear una nueva base de datos, se debe abrir el menú de utilidades del Panel de Aplicaciones, donde se encuentra la gestión de Bases de Datos. Una vez seleccionada la aplicación donde se desea crear la nueva base de datos, tan solo habrá que nombrarla e introducir los datos de la misma, permitiendo el programa la copia de otra base de datos distinta, con el fin de copiar los datos básicos (señalando Sólo Tablas Maestras ) o copiando todos los datos (no señalando nada). Con esta utilidad se puede, entre otras cosas, crear bases de datos en Facturación d e despachos para emitir facturas de distintas empresas, crear bases distintas para distintos tipos de clientes en nóminas,...

20 8. B. Gestión de despachos profesionales. El programa de Gestión de Despachos Profesionales es la base de la integración de los programas de ASESOWEB ya que en el mismo será donde se indicará la forma de interrelación de los distintos programas, y de las distintas bases de datos entre sí. Se parte ahora del supuesto básico, es decir la existencia de una sola base de datos para todo el despacho creada desde la propia instalación del mismo. Se puede acceder directamente a la ventana de: Gestión de datos / clientes / Introducción. En esta ventana se recogen la relación de todos los clientes que la aplicación tiene reconocidos, siendo el lugar más adecuado para dar un alta o realizar una modificación que se desee afecte a todas las aplicaciones instaladas. Al dar de alta un cliente, o bien al pulsar para modificar cualquiera de ellos, encontramos una pestaña en la página original que señala Otros Datos y cuyo contenido es el siguiente: Se puede ver en esta pantalla la forma en la que las aplicaciones conectan a un cliente dentro de los distintos programas, ya que al introducir en cada uno de los el número que se desea que tenga en cada una de las aplicaciones se va a crear la empresa en dicha aplicación. Este número habitualmente va a coincidir para todas las aplicaciones, pero que puede ser distinto, dependiendo del sistema de trabajo del despacho o asesoría.

21 Para contabilidad general se va a crear una base de datos contable personalizada para cada cliente, la indicamos en la casilla base de datos. La casilla copiar de existe para poder tener copiar las tablas de parametrización de alguna base de datos contable con la que ya hemos trabajado, de esta forma nos podemos ahorrar esa tarea previa de configurar parámetros para esta nueva contabilidad. 8. C. Contabilidad y Nóminas El traspaso de datos de la aplicación de nóminas a la de contabilidad es perfectamente parametrizable por parte del usuario. Desde los parámetros de Contabilidad, ventana de parametrización, definimos el enlace de la Base de datos contable con la de Gestión de Nóminas y Seguridad Social y el enlace con gestión. Al definir el enlace entre bases de datos tendremos que cerrar la aplicación y volver a abrirla para que nos aparezca la nueva opción en el menú principal de la aplicación de Contabilidad General de Enlaces programas. En el menú de contabilidad: Enlaces programas / Nóminas y seguridad Social / Definición Parámetros, accedemos a una ventana como la siguiente: En esta ventana se pueden definir, en primer lugar la empresa desde la que se trasladan los datos, la serie contable en la que se desean introducir los asientos, y las distintas cuentas bancarias, tanto del debe como del haber, donde se deben anotar los distintos conceptos que se importan desde nominas. Este proceso se realiza una única vez, quedando grabado para todos los meses.

22 Al reflejar las cuentas para la contabilización, si les ponemos todos los dígitos, ejemplo , nos sumará los importes al contabilizar. Si le indicamos solo 640 se desglosará en subcuentas, teniendo en cuenta el código indicado en la ficha del trabajador en nominas. Solo no se desglosa con SS. Empresa, aquí ponemos todos los dígitos. Una vez parametrizado el sistema de traspaso de datos, cada mes procedemos a Contabilizar las nóminas que es el segundo apartado que nos aparece en Enlaces programas, debiendo cumplimentar tan solo el año y el mes, ya que el resto de los datos los obtiene del programa. Una vez visualizados los datos, tan solo restará grabarlos para que queden traspasados. La parametrización en el programa de nominas y Seguridad Social consistirá: Indicar la denominación de la Base de datos contable en la ficha de la empresa, en otros datos. En la ficha de los trabajadores, se indicará en la casilla correspondiente de datos, el código con el que quiere que se le cree tras la contabilización, la subcuenta contable. Es decir, simplemente indicar 1,2,3, y le creará al contabilizar la cuenta o la que corresponda.

23 8. D. Facturación y Contabilidad Uno de los trabajos más tediosos de los despachos de Asesoría de Empresas es la contabilización de sus propias facturas en su programa de contabilidad. Dicho trabajo está facilitado por la integración entre las aplicaciones de facturación y contabilidad. Para facilitar la contabilización, así como para poder realizarla de una forma más detallada, desde el programa de facturación se pueden realizar las parametrizaciones desde distintos apartados. El primer lugar para realizar la configuración de la integración, se debe abrir la ventana de Parámetros que se encuentra dentro del apartado de Ficheros dentro de la aplicación de Facturación de Despachos Profesionales : En este apartado se debe señalar la serie en la que se deben contabilizar las remesas, así como el grupo contable en el que se desean apuntar los suplidos. Además, se debe parametrizar la cuenta en la que se desea anotar los ingresos, que pueden diferenciarse dependiendo de la serie de facturación con la que se esté trabajando, así como la serie contable en la que se desean anotar dicho ingresos, en la ventana de series contables a la que se llega siguiendo la siguiente ruta: ficheros > tablas > series de facturas. Por último se debe señalar la cuenta contable que corresponde a cada cuenta bancaria para poder realizar el traspaso. La ruta para llegar a esta ventana es: ficheros >tablas >cuentas bancarias. Una vez parametrizada la forma de realizar el traspaso en facturación de despachos, desde el programa de contabilidad, en la ventana de: Enlaces programas / Facturación de despachos / Facturas y Remesas podremos indicar las facturas que se desean traspasar acotando por fechas. Con este proceso se ha conseguido evitar tener que introducir factura a factura y remesa a remesa, quedando totalmente contabilizadas.

24 Siempre deberá tener en cuenta que si se va a llevar gestión de facturas, desde Facturación de despachos a distintas empresas que a su vez quiera realizar el traspaso con su base de datos contable. Tendrá que crear una Base de datos de facturación por empresa. Utilidad explicada en el apartado de 7. A. Las bases de datos. 9. E. Facturación y Estimaciones. De la misma forma que se pueden contabilizar la s facturas emitidas y las remesas en la aplicación de Contabilidad General, también es posible, gracias a la integración de las aplicaciones, traspasar las facturas emitidas al programa de Estimaciones Debido a tratarse este segundo de un sistema en que no es necesario realizar control de tesorería, así como no es necesario el uso de cuentas contables, no es necesario realizar parametrización de los datos a este programa. Para realizar el traspaso tan solo hay que pulsar en Enlaces Programas en la aplicación de Estimaciones con lo que aparece la siguiente ventana: Tan solo se tiene que señalar la empresa a la que se desea efectuar el traslado, la serie de facturas que se desea traspasar, y las fechas que delimitan las facturas.

25 9. F. Nóminas y Facturación Es habitual en los despachos de Asesoría de Empresas, que las facturas que se emitan a clientes a los que se les realicen trabajos relacionados con las nominas y los Seguros Sociales, sean variables, dependiendo de los trabajos realizados en el mes. El conjunto de aplicaciones de ASESOWEB ha previsto esta posibilidad, y permite desde su aplicación de Nominas y Seguros Sociales definir las cantidades a cobrar a las empresas por cada uno de los trabajos realizados, quedando dichos datos traspasados al programa de facturación de forma automática. Para efectuar la parametrización de dichos datos, se debe abrir la Ventana Configurar Parámetros, dentro del menú: datos programa / parámetros y personalización / parámetros de la aplicación, en el programa de Nominas y Seguridad Social. En esta ventana además de otros datos, se encuentra el siguiente apartado: En el cual solo se debe introducir el concepto de facturación, que luego aparecerá e n el recibo, el importe a cobrar por cada uno de los trabajos a realizar, y en el caso de las nominas, el importe unitario en caso de que se tenga más de un trabajador.

26 MANUAL PARA LA OBTENCIÓN DE SEGUNDAS INSTALACIONES Es requisito imprescindible para usar las aplicaciones de Asesoweb el tener Internet. Para los momentos en que por fallos en el suministro de Red un cliente pueda no tener Internet, podrá solicitar la contraseña mediante una llamada al servicio de atención telefónica o a nuestras oficinas centrales. Para este tipo de casos la última versión del escritorio de Asesoweb muestra los programas que tenemos instalados aunque no se tenga conexión a Internet. Para saber si tenemos esta versión instalada, miraremos en la esquina inferior izquierda del panel donde viene el número de versión , y al pasar con el ratón por encima nos muestra la fecha 17/02/2010. Sólo esta versión funciona así. Para aquellos casos en que no puedan llamar (por ejemplo, por ser sábado o domingo) o fuera del horario de oficina se ha habilitado una página web para acceso desde dispositivos móviles (teléfonos o PDA) que permite obtener la contraseña diaria. NOTA: Asesoweb Profesional recuerda que la cesión de la licencia de uso es para una única instalación en un equipo, desde el que se pueda acceder tanto desde el mismo como desde una red local, quedando fuera del ámbito de la licencia contratada la instalación en varios equipos para su uso al mismo tiempo desde distintos equipos fuera de la misma red local, por lo que estas segundas instalaciones requerirán la aceptación previa y por expreso de Asesoweb Profesional, considerándose ilícita cualquier instalación fuera de lo autorizado contractualmente, reservándose Asesoweb Profesional cuantas acciones legales considere necesarias para evitar la múltiple instalación de sus aplicaciones cuando exista sólo la cesión de una licencia de uso.