Metodologías para la obtención de requerimientos

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1 Metodologías para la obtención de requerimientos Por: Leticia Pureco Reyes La definición de requerimientos es parte de la etapa de análisis del desarrollo de un sistema de información. Éste es un proceso crítico dentro del ciclo de vida del sistema, ya que si los requerimientos identificados son incorrectos, o éstos dejan de lado algún aspecto importante, se tendrán problemas durante las siguientes etapas e inclusive se corre el riesgo de que el proyecto fracase. En muchas ocasiones, por haber realizado un mal análisis y cometer errores al identificar los requerimientos, las etapas subsecuentes enfrentan dificultades, lo que incrementa la duración y el costo del proyecto. Otras veces es hasta cuando se tiene el producto terminado que los usuarios se percatan de que éste no cumple con las necesidades de la organización. Por lo tanto, el software no es utilizado y la inversión realizada se convierte en un gasto. Para evitar lo anterior y tratar de asegurar una correcta definición de las necesidades organizacionales, se han creado algunas metodologías que van guiando a los analistas paso a paso durante la adquisición, definición, revisión y documentación de los requerimientos, reduciendo en gran medida los errores. En la presente lectura conocerás dos de las metodologías más importantes: La Metodología de Sistemas Suaves y la de la Cruz Maltesa. Metodología de Sistemas Suaves La Metodología de Sistemas Suaves fue desarrollada por Peter Checkland para atender problemas poco estructurados, es decir, aquellos en los que la solución suele ser compleja y difícil de determinar. En otras palabras, es posible que el objetivo o meta que se desea alcanzar no esté claro, por lo que puede existir una gran diversidad de caminos para encontrar una propuesta óptima que satisfaga las necesidades que existen en la organización. La Metodología de Sistemas Suaves (MSS por sus siglas en inglés, o MSS en español) se fundamenta en el Pensamiento de Sistemas, el cual explica que un elemento se encuentra integrado por varias partes complementarias que si no estuvieran integradas no tendrían un significado de manera aislada. Lo anterior nos indica que al hablar del elemento integrado (el todo), la complejidad es muy grande y al interior del sistema se requiere tener comunicación y control. 1

2 Desde el punto de vista de la metodología de Checkland cada persona percibe un problema de manera diferente y en función de su experiencia, estructura interna (pensamientos) e ideas preconcebidas, realiza una interpretación (Martínez, 2005). Lo que la MSS hace es indagar aspectos que puedan ayudar a la identificación de la solución de un problema. Ahora bien, adentrándonos un poco más en la metodología, podemos mencionar que está compuesta por siete etapas, las cuales se muestran en la figura 1. Etapa 1. Etapa 2. Figura 1. Etapas de la metodología de Checkland (Martínez, 2005, p. 54). Consiste en hacer un análisis de la organización e identificar un problema o área de oportunidad específica que pudiera solucionarse implementando un sistema de información. En este punto se considera la definición de la situación actual así como las personas que tienen relación en ella. Una vez que tenemos identificada dicha situación, es momento de determinar los procesos y el flujo de información entre los elementos que la componen, así como la relación que existe entre ellos. Una característica de las dos primeras etapas es que incluye a los individuos relacionados con la situación y se considera la percepción que tenga cada uno de ellos. 2

3 Etapa 3. Ramírez (2011), nos menciona que en estas etapas se define lo que la metodología denomina como W (p. 5). La W es un punto de vista que se tiene respecto a la situación investigada. En este sentido, el analista puede tener una W personal, el cliente otra y el usuario una diferente a las demás, por lo que se debe llegar a un consenso para determinar un punto de vista general que será el utilizado en la siguiente etapa y que se reconocerá como W. Se determinan las hipótesis que ayudarán a solucionar el problema, se establece el proceso de transformación que existiría y se estipulan los requerimientos. Durante la definición del proceso se identifican las entradas, cambios y salidas que generaría el sistema. Una definición esencial (hipótesis) o definición raíz, como también se le conoce, debe contener los siguientes elementos: Figura 2. Denominaciones usadas en la metodología de Checkland (Ramírez, 2011). Para poder determinar los requerimientos se utilizan las herramientas de recopilación de información, se analizan los datos y se definen las necesidades. Es en este punto donde se clasifican los requerimientos y se documentan. Etapa 4. Durante esta etapa se construye un modelo conceptual de la definición raíz o hipótesis que se ha elegido para solucionar la situación identificada. A este paso en el desarrollo de sistemas se le conoce como etapa de diseño. Aquí se define lo que el sistema tendría que hacer para cubrir los requerimientos encontrados, así como el alcance y limitaciones del mismo. Etapa 5. Etapa 6. Se realiza una comparación de la definición raíz con la situación identificada para asegurarnos que realmente se satisfagan las necesidades. En el ciclo de vida se le conoce como validación de los requerimientos. Aborda el tema del análisis de factibilidad del sistema, en función de los requerimientos, considerando los riesgos que implicaría su implementación, con el fin de delimitar mejor el sistema. 3

4 Etapa 7. Consiste en la ejecución de las acciones propuestas. Desde la perspectiva de los requerimientos, durante esta etapa se realiza la gestión, que consiste en dar seguimiento al cumplimiento de dichas acciones. Como te diste cuenta, la metodología de Checkland te permite examinar una organización para identificar posibles oportunidades de mejora y además realizar un análisis de los proyectos a implementar hasta seleccionar el que sea más importante. Metodología de la Cruz Maltesa La metodología de la Cruz Maltesa es considerada una extensión de la Metodología de Sistemas Suaves. Fue desarrollada por Brian Wilson y su nombre obedece al parecido que tiene ésta con el emblema utilizado por la Orden de la Cruz de Malta. Flujo de la información Matriz NO A3 Matriz NE X X A2 A1 Actividades C3 C2 C1 Entrada N O S E Salida C1 C2 C3 Procedimientos PPI 1 Matriz SO X PPI 2 PPI 3 Matriz SE Flujo de la información Figura 3. Imagen de la Cruz Maltesa (Chávez, Morales, Muñoz y Ramos, 2010, 9 de febrero, p. 3). 4

5 Entre los principales usos de esta metodología se encuentran el diagnóstico y diseño de los procesos/procedimientos de una organización, aunque también es utilizada para el análisis de SI, el cual permite identificar la relación existente entre los sistemas ya establecidos y los que se pretenden desarrollar, además de que apoya al manejo eficiente de la información. Su nivel de aplicación es tan específico, que incluso llega a cubrir los flujos de información existentes en la empresa, con la finalidad de desarrollar procesos que permitan mejorar su administración y gestión. Por otro lado, de acuerdo a Martínez (2005), la Cruz Maltesa permite identificar en forma participativa la información requerida para soportar las actividades necesarias en la organización y la forma como esa información debe fluir entre las diferentes actividades (p. 201). Para poder llevar a cabo la metodología de la Cruz Maltesa previamente deben realizarse las primeras etapas de la Metodología de Sistemas Suaves, ya que ésta comienza por una definición raíz identificada. Una vez que se cuenta con la hipótesis, se procede a la descripción de los flujos de información por actividad y se convierten en flujos de información por rol, ya que se determina quiénes son los responsables del manejo de la información. Los sistemas de información se definen con base en las necesidades de desempeño que tienen las actividades encontradas, y que pueden ser mejoradas. La metodología Cruz Maltesa se compone de dos etapas principales, las cuales se muestran en la siguiente figura: Figura 4. Etapas de la Cruz Maltesa (Chávez, Morales, Muñoz y Ramos, 2010, 9 de febrero). 5

6 Etapa 1 Se refiere a la construcción de la Cruz maltesa. Se encuentra formada por 5 fases, en las cuales se realiza el análisis y diseño de la Cruz (ver figura 4). Figura 4. Etapas de la Cruz Maltesa (Chávez, Morales, Muñoz y Ramos, 2010, 9 de febrero). 6

7 Fase 1: se construye el modelo conceptual mediante la identificación de la situación, la expresión de la misma y la determinación de la definición raíz sobre la cual se va a trabajar. Fase 2: se determinan las tareas primarias (Ax) que deben realizarse para lograr el objetivo planteado. Fase 3: se determinan las categorías de información (CIx) para cada tarea primaria, esto quiere decir que se especifica la información necesaria para realizar las actividades. Podemos considerar que en esta fase deben identificarse los datos que al ser procesados generan información. Fase 4: se identifica a los responsables de las actividades, considerando la información que necesitan o proporcionan, así como la finalidad de la misma. Fase 5: se definen los procedimientos para procesar la información (PPIx). Éstos no siempre se encuentran implementados en la organización, por lo que tendrán que elaborase. En este punto es importante considerar que no importa si se tratan de procesos manuales o automatizados. Para concluir todas estas fases se procede a llenar con X las matrices NO, NE, SO y SE. Al llevar a cabo esa actividad se representan los flujos de información existentes y su relación con las actividades y procesos. La parte superior de la cruz, hace referencia a las actividades y a los flujos de información, mientras que la parte inferior representa los procesos y flujos de información así como los responsables. Etapa 2 Consiste en interpretar la información que se muestra en la Cruz y tomar decisiones con base en lo que se haya encontrado. La matriz NO muestra los datos de entrada que tienen las actividades e indica con qué procesos tienen relación. La salida o información que generan las actividades se muestra en la matriz NE. Las columnas de SO muestran aspectos de diseño. Por ejemplo, si existe una columna con muchas x indica que varios procesos comparten información, por lo que se deberá tener una base de datos compartida. La matriz SE muestra las salidas que generan los procesos y al realizar un análisis de este segmento, se pueden identificar actividades duplicadas o falta de información. Como puedes ver, aplicar esta metodología resulta complejo, por lo que se recomienda considerar 7

8 pocas actividades para lograr un análisis exitoso, ya que de lo contrario podría extenderse mucho sin lograr un resultado satisfactorio. En las dos metodologías anteriores pudiste conocer como éstas apoyan al proceso de recopilación de datos para definir correctamente los requerimientos, y la forma en que se realiza, por medio de dichas metodologías, el análisis de la organización para poder identificar áreas de oportunidad que requieran la implementación de proyectos de SI. Referencias Chávez, M., Morales, C., Muñoz, J., Ramos, Y. (2010, 9 de febrero). Metodología de Wilson y la Cruz de Malta. Recuperado el 23 de abril de 2012, de Martínez, M. E. (2005). IDEAS para el cambio y el aprendizaje en la organización. Bogotá, Colombia: Eco Ediciones. [Versión en línea]. Recuperado el 19 de abril de 2012, de nepage&q&f=false Ramírez, O. (2011). La metodología de sistemas suaves. En actividad 1 del módulo 1 del curso El enfoque sistémico en la administración. Irapuato, Guanajuato, México: Universidad Virtual del estado de Guanajuato. 8