INSTRUCTIVO PARA ESTUDIANTES SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN ACADÉMICA SIGA

Transcripción

1 INSTRUCTIVO PARA ESTUDIANTES SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN ACADÉMICA SIGA

2 INTRODUCCIÓN Este manual de usuario está orientado a dar a conocer cinco nuevas funcionabilidades que tienen los estudiantes de Unicomfacauca en su cuenta en el Sistema de Información de Gestión Académica SIGA. Tras el ingreso al SIGA podrán acceder a la verificación del Paz y salvo, presentar QRSF (buzón de quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones), descargar su recibo de pago, realizar su pre-matricula académica y deberá hacer verificación de sus datos personales. Este documento está organizado de la siguiente manera: Bienvenida Módulo paz y salvo académico Módulo recibo de pago Módulo PRE Matricula académica Autocontrol de datos básicos personales para estudiantes. Bienvenida

3 Figura 1. Área de bienvenida usuario estudiante. Iconos 1- Módulo paz y salvo académico. 2- Módulo QRSF (quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones). 3- Módulo recibo de pago. 4- Módulo PRE Matricula académica. 5- Autocontrol de datos básicos personales para estudiantes. 1- Módulo Paz y Salvo Académico

4 El paz y salvo es un requisito con el que deben cumplir los estudiantes para poder ser matriculados en el siguiente semestre, para poder graduarse y para poder realizar la cancelación de la matrícula. Los estudiantes al ingresar a su cuenta de usuario, podrán ver cuáles son las novedades que tiene registradas por cada una de las dependencias configuradas para el respectivo periodo académico en lo concerniente a la generación del Paz y Salvo. En el formulario de Bienvenido al sistema>>paz y Salvo le llevará al Paz y Salvo Académico del estudiante (Figura 2 y 3). Veamos los elementos que lo conforman: Figura 2. Interfaz de bienvenida sesión del estudiante - Opción para verificar el paz y salvo.

5 Figura 3. Estado actual del Paz y Salvo Académico del estudiante. En su parte superior esta el nombre del estudiante y el programa al que actualmente está matriculado financiera y académicamente. A continuación se presentan las diferentes Unidades Organizacionales y el Funcionario encargado. Las novedades que fueron reportadas por los funcionarios de las diferentes dependencias, están enmarcadas con color rojo; por lo cuales deberá acercarse al respectivo funcionario para que le informe cual es la novedad registrada. Así mismo siempre estará presenta las novedades de las dependencias de Registro y Control Académico por concepto del No reporte de Notas, y las de Crédito y Cartera, que corresponden a Mora Financiera (concepto de pago). 2- Módulo recibo de pago

6 El estudiante podrá acceder al recibo de matrícula desde su sesión de usuario una vez se haya realizado el proceso de apertura del programa para el siguiente periodo académico (acción habilitada desde el sistema según calendario académico dispuesto para la institución). Si el estudiante tiene alguna novedad en el momento de liquidar la matricula, como lo es cambio de estrato o algún descuento adicional, tendrá que acercarse a la oficina de Cartera con los soportes físicos que evidencien la solicitud para que el funcionario encargado haga efectivo el cambio. En el formulario de Bienvenido al sistema>>recibo le llevará a las a la vista para la generación del recibo de pago del estudiante (Figura 9). Figura 9. Interfaz de bienvenida sesión del estudiante - Opción para generar el recibo de pago. En siguiente ventana tendrá la información del estudiante y se desplegara una lista en la cual los estudiantes deben seleccionar el programa académico. Tras la selección se debe dar clic en el botón Recibos que se encuentra en la parte superior derecha de la ventana (Figura 10), con estos pasos se verá en pantalla el recibo de pago. Finalmente se da clic en el icono que aparece en la parte superior derecha o con clic derecho imprimir (Figura 11).

7 Figura 10. Vista de selección del programa del estudiante y opción para generar de recibo de pago. Figura 11. Vista del recibo de pago generado por el sistema y las opciones para imprimirlo. 3- Módulo PRE Matricula académica

8 Ésta nueva funcionalidad permite a los estudiantes realizar su matrícula académica desde su cuenta en el sistema en modalidad de pre-matrícula para su posterior aprobación por parte del director de programa. Teniendo en cuenta las fechas programadas en el calendario académico, el sistema dará apertura y cierre a ésta funcionabilidad para que el estudiante matricule académicamente las materias que desee cursar en el periodo vigente. Pasadas las fechas programadas, no se le permitirá al estudiante acceder a esta funcionalidad. En el formulario de Bienvenido al sistema>>mat. académica le llevará a las pre-matrícula académica del estudiante (Figura 12). Figura 12. Interfaz de bienvenida sesión del estudiante Opción para realizar la pre-matricula. Al ingresar a la zona de pre-matricula encontraran una lista en la cual se despliega el programa y se visualiza el periodo para el que se realizará la pre-matrícula; inicialmente seleccionamos el botón Nuevo en la barra de herramientas que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla (Figura 13).

9 Figura 13. Inicio de la creación de pre-matricula. Encontrarán entonces las opciones para crear su horario Figura 14. En la zona izquierda visualizarán el programa al que pertenecen y el paso a seguir es la selección del semestre, en la siguiente lista solo aparecerán las materias asignadas al semestre que se eligió en el paso anterior. A continuación se debe elegir la jornada en que se desea ver la materia y el sistema automáticamente listara en el campo Horario los respectivos horarios dispuestos desde dirección de programa para la materia. Finalmente damos guardar y en la zona derecha se listara la asignatura en el horario seleccionado (Figura 15 y 16). Figura 14. Zona para la creación o selección de los horarios (pre-matricula)

10 Figura 15 Registro de la pre- matrícula de una materia. Figura 16. Vista de los horarios de las materias seleccionadas o pre-matriculadas. Restricciones El sistema presenta las siguientes condiciones: Pre-requisito: Al intentar pre-matricular una materia que dependa de haber cursado y aprobado a satisfacción otra saldrá una alerta que le indicara que no se puede seleccionar porque es prerrequisito. Ejemplo: Si se intenta pre-matricular cálculo II y no haz cursado o aproado cálculo I saldrá la alerta de pre-requisito.

11 En el texto de la alerta se específica cual es la materia de pre-requisito (Figura 17) Figura 17. Alerta de restricción de Pre-requisito. Materias Perdidas: Al ingresar el sistema establecerá o informará que se deben matricular las materias perdidas. Los estudiantes deberán matricular las materias que estén en estado reprobado como requisito para el semestre que inicia. Adiciones: El sistema evaluará el número de créditos que la Universidad define como límite de matrícula, además se debe tener en cuenta la cantidad de créditos que se pueden ver en el semestre, ya que si el límites es superado, los créditos que queden por fuera de éste se deben matricular como adiciones lo que implica el pago individual de cada crédito (Figura 18 y 19). Para lo anterior se debe hacer presencia ante el director del programa para que sea él quien de visto bueno a las materias adicionales y posteriormente remita al estudiante a la dependencia de crédito y cartera para la generación del recibo de pago de los créditos, ya con el pago realizado el recibo debe ser presentado al director de programa para que sean validadas en la matricula las adiciones.

12 Figura 18. Alerta excede el número de créditos permitido por la Universidad. Figura 19. Pre-matrícula de una materia en modo adición. NOTA: En el área de bienvenida encontrarán el semáforo en el cual se indican las materias de cada semestre y se resaltan los estados en que se encuentran. El color blanco indica que no se ha cursado, el verde que se ha cursado y aprobado, el rojo que la materia no fue aprobada y amarillo indica las materias que se están cursando (Figura 20).

13 Ante cualquier novedad frente a las matriculas, la cantidad de materias, las adiciones o restricciones que el sistema permita continuar con la pre-matrícula, los estudiantes deberán acercarse a la dirección de su programa par que el proceso sea hecho directamente por el funcionario de la institución. Figura 20. Semáforo del estudiante. Cuando el estudiante termine de seleccionar las materias de su pre-matrícula debe dar clic en el botón cancelar y en la alerta nuevamente cancelar (Figura 21), entonces regresará al listado de su matrícula.

14 Figura 21. Salida de la zona de asignación de materias a la pre-matrícula. En la lista se deben tener en cuenta que una vez realizado el proceso de selección de la matricula se listaran las materias y quedarán en estado de Pre-Matricula identificado con el icono, es solo en ese estado en el cual los estudiantes podrán hacer cambios en su pre-matrícula. Para hacer los cambios se debe seleccionar el CheckBox que aparece junto a cada ítem de la lista de materias y utilizando los botones de eliminar o editar (Figura 22). Si en la columna estado aparece el icono, eso indicará que el director de programa ya aprobó esa materia, por lo cual el estudiante no podrá hacer cambios (edición o eliminación), en caso de querer o necesitar un cambio en la matricula se debe dirigir directamente a la institución para hacer la solicitud directamente con el director de programa (Figura 23).

15 Figura 22. Estado de la pre-matricula. Opciones hábiles en esta de pre-matricula. Figura 23. Vista de la matricula con esta do aprobado desde dirección de programa. 4- Autocontrol de datos básicos personales para estudiantes

16 El módulo de autocontrol, se implementó para que los Estudiantes de Unicomfacauca al menos una vez cada periodo académico actualicen sus datos básicos; cuando ingresen a su respectiva sesión de usuario. Mensaje de actualización de datos básicos para los usuarios del SIGA. Como se enuncio en el párrafo anterior, cada vez que se habilite un periodo académico, se mostrará un mensaje de actualización de datos básicos personales. Al dar clic en el botón Aceptar, o al cerrar el mensaje, el sistema le desplegará el formulario de datos básicos. (Figura 24). NOTA: En el formulario de datos básicos hay datos que no pueden ser modificados por el usuario. Para aquellos casos en que exista la no conformidad, póngase en contacto con el administrador del SIGA (figura 25). Así mismo se, recomienda cambiar la contraseña de ingreso para usuario logueado (Figura 26). Figura 24. Mensaje de actualización de datos en la interfaz bienvenida de estudiantes

17 Figura 25. Formulario para la actualización de datos para estudiantes.

18 Figura 26. Mensaje de actualización de datos en la interfaz bienvenida a funcionarios