INFORME TÉCNICO PREVIO DE EVALUACIÓN DE SOFTWARE No GT1000. Adquisición de Licencias de Software para conversión de archivos a formato PDF

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1 INFORME TÉCNICO PREVIO DE EVALUACIÓN DE SOFTWARE No GT1000 u Adquisición de Licencias de Software para conversión de archivos a formato PDF /" 1. NOMBRE DEL ÁREA: Subgerencia de Servicios de Tecnologías de Información 2. RESPONSABLE DE LA EVALUACI~N: Miguel Tejada Malaspina Silvia Huasipoma Casas Julio Rivera Zárate 3. CARGOS: Subgerente de Servicios De Tecnologías de Información Jefe del Departamento de Gestión y Calidad Especialista de Gestión de Tecnologías de Información 4. FECHA: JUSTIFICACION: Actualmente, se incrementa el número de empleados del Banco que, para un mejor manejo de sus documentos de trabajo, requieren tener la opción de convertir dichos documentos (archivos) al formato PDF. Esta posibilidad sólo puede ser ejecutada mediante un software que cumpla con tal función. Los usuarios que han solicitado la adquisición de las licencias argumentan las siguientes consideraciones: P El Gerente de Jurídica manifiesta que utilizarán el software para: Informes sobre asuntos jurídicos. Elaboración de contratos e informes. Atender los pedidos de información con implicancia judicial formulados al Banco. Reporte de las normas legales publicadas en el Diario Oficial El Peruano que resulten de interés para la Institución. P La Subgerente de la Subgerencia de Gestión de Inversiones Internacionales manifiesta que utilizarán el software para: Reducir el tamaño de los archivos que contienen imágenes y gráficos. Facilitar la lectura de los informes de los Bancos de Inversión en formato PDF. Impedir modificaciones en los informes. Lograr que los documentos no pierdan características asociadas a configuraciones de software o hardware específicas del receptor. P El Jefe de la Sucursal Piura manifiesta lo siguiente:

2 L Es importante por cuanto las sucursales realizan envíos electrónicos a diversos usuarios de sus Síntesis Económicas Regionales, y el uso de dicho programa nos asegura que el archivo quede protegido y a salvo de modificaciones o manipulaciones que podrían llevar, eventualmente, a que circulen versiones alteradas o distorsionadas, con algunas consecuencias indeseables. Asimismo, el paquete garantiza que, no importando donde se opere, siempre el documento se vea de igual forma, sin que sufra los cambios que ocurren en otros programas cuando, por ejemplo, la hoja es distinta o cuando falta una fuente tipográfica. > El Jefe de la Sucursal Trujillo manifiesta lo siguiente: El software Adobe Acrobat Writer va a permitir mejorar la presentación de los informes mensuales de Síntesis Económica, de Word a formato PDF. > El Jefe de la Sucursal lquitos manifiesta lo siguiente: El Departamento de Estudios Económicos elabora en Word la Síntesis Económica Mensual de Loreto, San Martín y Ucayali, los cuales se envían por correo a los usuarios de los mencionados departamentos. Con fines de seguridad en nuestras publicaciones se requiere convertirlos en software Adobe Acrobat Writer para su respectivo envío. > El Jefe de la Sucursal Cusco manifiesta lo siguiente: Los usuarios de los Departamentos de Estudios Económicos de la Sucursal mencionan las siguientes aplicaciones: Envío de archivos de trabajo a las distintas Gerencias de la Oficina Principal, a través del Correo Electrónico, sin distorsión de los formatos. Editar informes y trabajos de investigación que elaboran las Sucursales para su publicación en el portal del Banco. Esto se requiere por motivos de seguridad, para evitar futuras ediciones por terceros. Elaboración y edición de documentos electrónicos varios, donde se requiera gráficos de Oracle BPA, Office, multimedia, etc. Aplicación de normas de seguridad de documentos. > El Jefe de la Sucursal Arequipa manifiesta lo siguiente: Al ser un programa sinónimo del PDF (el software Adobe Acrobat Writer), es un formato estándar que debido a la confiabilidad y transparencia de su tecnología, genera una seguridad sólida sobre nuestra documentación; dado que muchos de los formatos y aplicaciones actuales dan origen a filtraciones de información; como es el caso de Word, el conocido editor de textos. De esta manera, cualquier documentación importante requiere un sistema de seguridad para que su contenido no sea alterado, y eso es lo que ofrece PDF. Un uso usual que se le da a este formato es la edición de documentos amplios, por lo que se ajusta más Sil

3 perfectamente a nuestros trabajos como son la Síntesis Económica Regional, en primer orden, que se difunde a través del correo electrónico para los usuarios de la, misma. Adicionalmente es preciso contar con este programa pues muchas veces en el intercambio de la información con diferentes entidades (Gobierno Regional, Ministerios, Empresas Financieras, Empresas Privadas: textiles, agropecuarias, mineras, pesqueras; entre otras no envían documentos importantes y densos, los cuales por su extensión no podemos manejarlos o no los recibimos; cabe mencionar que el Adobe Acrobat Reader, está instalada en la mayoría de las PCs y permite la visualización de archivos PDF. El trabajo del área de Estudios Económicos arnerita el uso de este software para movilizar documentos sin temer por la copia o alteración de los mismos. Una de sus ventajas es que su versatilidad permite crear un documento PDF utilizando Word, con un simple clic sobre esta función que acaba de añadirse al programa, hasta podemos convertir documentos desde el explorador de Windows, o archivos adjuntos de correo electrónico. > El Jefe de la Sucursal Huancayo manifiesta lo siguiente: El carácter universal del software Adobe Acrobat Writer en su uso permitirá acceder a información de distinta fuente cuyo uso es necesario ó de aquellos que nos transmiten las distintas fuentes de información. Todo lo anterior con fines de la elaboración de las Síntesis Mensuales, Alertas Semanales e Informes Especiales. Así mismo, en el marco de la conectividad interna y externa del Banco, la transmisión electrónica de los documentos señalados, convertidos en el Adobe Acrobat Writer, permitirá una rápida y funcional vía de acceso con nuestros usuarios. > El Jefe de la Sucursal Puno manifiesta lo siguiente: La utilización del Adobe Acrobat Writer es: Crear archivos en formato PDF, como contratos, documentos valiosos, presentaciones, fotos. 6. ALTERNATIVAS: Actualmente en el mercado existe software para conversión de archivos a formato PDF y otras funcionalidades, que se considera conveniente evaluar a fin de definir una solución: > Adobe Acrobat Writer 8.0 Professional > Solid Converter PDF 3.1 Professional La información de los software, ha sido tomada de Internet. 7. ANÁLIS COMPARATIVO TÉCNICO: Para realizar el análisis comparativo técnico de los software, se ha elaborado un cuadro, en la que se muestran las especificaciones técnicas mínimas que deberán cumplir ambos software. El software que no cumpla con dichas especificaciones técnicas mínimas deberá ser descartado. A continuación se muestra el cuadro: S asas Y

4 Especificaciones Técnicas Mínimas a) Características 1.- Convertir archivos a formato PDF, desde la opción Imprimir en otros software. Casos de: Word Office, Excel, Power Point. 2.- Conversión de archivos con formato PDF a archivos con formato de Word de Microsoft (extensión.doc) manteniendo fuentes y formatos. 3.- Navegación y búsqueda de textos en un archivo con formato PDF. 4.- Manejo de contraseñas para abrir, modificar, imprimir y guardar archivos con formato PDF. 5.- Creación de archivos con formato PDF, desde varios archivos con formato PDF. 6.- Integración con Ms Office 7.- Convertir archivos de AutodeskB, AutoCADa, Microsoft Visio y Microsoft Project en PDF, protegiendo las capas de documentos en Visio y AutoCAD, así como los datos de objeto en Visio. b) Soporte técnico y mantenimiento 1.- Ofrece soporte y mantenimiento Adobe Acrobat writer 8.0 Professional Solid Converter PDF 3.1 Professional NO 8. ANÁLIS COMPARATIVO DE COSTO - BENEFICIO: Costos: Costos asociados al producto incluyen: > Licenciamiento Se requiere 11 licencias, de tipo stand alone. El precio referencia1 se estima en S/ ,OO incluido impuestos > Hardware necesario para su funcionamiento Los usuarios solicitantes cuentan en la actualidad con computadoras personales con procesador AMD X2, sistema operativo Windows XP Profesional, 1 GB de memoria RAM, 80 GB en disco duro. Estos requisitos son suficientes para la ipoma Casas. Gestión y d

5 instalación y uso del software solicitado. Por lo que no es necesario realizar inversiones adicionales. 9 Soporte y mantenimiento Beneficio: Ambos software ofrecen soporte y mantenimiento por 1 año. 9 Mejor seguridad de la información al proteger los documentos de trabajo de los usuarios, evitando con ello la copia y la reproducción de los mismos. 9 Los usuarios solicitantes del software de las Gerencias de Jurídica, y Operaciones Internacionales, así como de las Sucursales: Piura, Trujillo, Iquitos, Cusco, Arequipa, Huancayo y Puno, podrán atender sus procesos internos de trabajo en forma oportuna, tal como se describe en el punto 5. Justificación. 9. CONCLUONES: 9 El software Adobe Acrobat Writer 8.0 cumple con todos los requisitos técnicos mínimos especi.ficados, aunque no se descarta que otros software sean presentados en el proceso de selección respectivo. 10. FIRMAS: