MANUAL FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Transcripción

1 MANUAL FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Manual de e-factura V.1 Departamento de Facturación pagina 1 de 17

2 Indice Pagina 1. Emisión 1.1 Aviso de emisión Descarga de las facturas Recepción 2.1 Acceso al portal Gestión del portal Solicitudes descargas Información de las facturas Registro Adjuntos Ver las facturas Certificado firma Modificar estado Opciones Finalizar sesión Manual de e-factura V.1 Departamento de Facturación pagina 2 de 17

3 1. EMISIÓN 1 AVISO DE EMISON Cuando BALEARIA emita una nueva factura les remitiremos por un aviso AUTOMATICO como este, informándoles que ya hemos facturado y se le ha enviado la factura. Manual de e-factura V.1 Departamento de Facturación pagina 3 de 17

4 2 DESCARGA DE LA FACTURA Haciendo DOBLE CLIC, en el enlace del mensaje, y desde un equipo con acceso a INTERNET, accederán a una ZONA SEGURA del PORTAL, desde la cual podrán descargarse la factura en TRES FORMATOS diferentes Si desean ver la factura tal como la recibirían normalmente en pepel, PUEDEN ABRIRLA seleccionando el ICONO ZIP En la carpeta FACTURA encontraran la factura en formato PDF Manual de e-factura V.1 Departamento de Facturación pagina 4 de 17

5 La factura en PDF Manual de e-factura V.1 Departamento de Facturación pagina 5 de 17

6 Otros formatos para descargarse la factura En EXCEL ATENCIÓN, actualmente solo es posible descargarse en este formato los datos de la cabecera de la reserva y el resumen del total factura, la exportación a EXCEL de las líneas de las facturas, esta en fase de desarrollo y les avisaremos cuando este disponible. O en formato XML, para ser integrada en sus sistemas, ya que cumple el formato de los campos de la plataforma de BSFACTURA Manual de e-factura V.1 Departamento de Facturación pagina 6 de 17

7 2 RECEPCION 2.1 ACCESO AL PORTAL Desde nuestra WEB, tendrá un enlace directo al PORTAL de BS FACTURA, lo que le permitirá acceder a toda la información relativa a las facturas emitidas por BALEARIA en cualquier momento. Tambien pueden acceder a la pagina web En ambos casos al acceder mediante el link o a la pagina, les mostraremos esta pantalla: Manual de e-factura V.1 Departamento de Facturación pagina 7 de 17

8 El acceso al PORTAL CIF Siempre deben ponerse el CIF, para acceder al PORTAL CLIENTE Deben poner su código de cliente en BALEARIA CLAVE Pondrán SU CLAVE DE ACCESO *** ***La primera vez que accedan al PORTAL, deben hacerlo indicando en este campo su código de cliente. Si el mismo que en el campo anterior, Entonces les pediremos su CONSENTIMIENTO para la recepción de las facturas electronicas Detalle del mensaje de ACEPTACIÓN EXPLICITA Aceptación explícita de recepción de facturas electrónicas emitidas por Balearia Baleària, le comunica la existencia de la obligación legal de recabar su consentimiento expreso para recibir facturas electrónicas. Mediante la aceptación de la presente pantalla en señal de aceptación y en representación de su empresa, consiente expresamente a poder recibir en base al sistema BS Factura, por medios electrónicos y vía telemática, la facturación emitida por Baleària, consentimiento expreso otorgado a los efectos de lo dispuesto en el artículo 17 del Real Decreto 1496/2003, de 28 noviembre. Una vez REGISTRADA la aceptación del consentimiento, quedara este anotado en nuestra Base de Datos. En cualquier caso, les informamos que en caso de no desear recibir la factura en formato electrónico, siempre pueden hacernoslo saber, mediante el envío del un correo electrónico, indicándonos su código de cliente a la cuenta facturación.electrónica@balearia.com y les serán remitidas las facturas en formato papel como hasta ahora. ATENCIÓN, las AGENCIAS DE VIAJES o CLIENTES con la gestión centralizada de todas las oficinas accederán de otra forma para poder ver la información de todas, al logarse con su código de cliente, la información disponible solo es la de la facturación a este código de cliente. Manual de e-factura V.1 Departamento de Facturación pagina 8 de 17

9 Una vez dado su consentimiento, podrán cambiar la clave y poner la que deseen En caso de cambiar su clave correctamente, se le dará un mensaje de CLAVE CAMBIADA, al volver a la pagina ya podrá acceder al portal con su clave PRIVADA En caso de no cambiar su clave correctamente, se le dara un mensaje de ERROR Manual de e-factura V.1 Departamento de Facturación pagina 9 de 17

10 Una vez LOGADOS, accederan al PORTAL Consulta de FACTURAS RECIBIDAS, o a la pestaña de la sección FACTURAS. - Las FACTURAS EMITIDAS son las que emite el USUARIO - Las FACTRAS RECIBIDAS son las que recibe el USUARIO * * Todas las facturas RECIBIDAS están FIRMADAS por BALEARIA En la selección de TODAS, y seleccionando por criterios, pueden ver sus facturas Manual de e-factura V.1 Departamento de Facturación pagina 10 de 17

11 2.2 GESTION EN EL PORTAL DESCARGAS Seleccionada la OPCION de DESCARGA, puede recibirse la información de las facturas recibidas Las facturas pueden descargarlas en el formato deseado de forma MASIVA y les seran remitidas por Manual de e-factura V.1 Departamento de Facturación pagina 11 de 17

12 2.2.2 INFORMACION DE LAS FACTURAS Si seleccionan UNA FACTURA podrán obtener la siguiente información. Los clientes de BALEARIA que son AGENCIAS DE VIAJE, tienen siempre DOS FACTURAS, las AUTOFACTURAS o factura de liquidación de las Comisiones y las FACTURAS, con la factura y el resumen de la liquidación de la misma REGISTRO NOTIFICACIÓN POR Desde el PORTAL, pueden comprobar si la recepcion de la factura les fue comunicada por , cuando y a que cuenta CONSULTA ADJUNTOS FACTURA Las facturas ELECTRÓNICAS DE BALEARIA, no contendrán ningún Albaran, Bono o Billete adjunto CONSULTA Y ACCESOS A LAS FACTURA Las facturas son desde esta OPCION accesibles en cualquier momento, para su comprobación o impresión. Ejemplo de AUTOFACTURA Ejemplo de FACTURA Manual de e-factura V.1 Departamento de Facturación pagina 12 de 17

13 CONSULTA CERTIFICADO FIRMA Todas las FACTURAS están FIRMADAS DIGITALMENTE y aquí pueden ver el contenido del certificado con el que esta firmada la factura Manual de e-factura V.1 Departamento de Facturación pagina 13 de 17

14 2.2.3 MODIFICAR ESTADO Además Permite el registro del CAMBIO del estado de las facturas, permitiendo el seguimiento de las mismas con nuestro dpto de Administración, así mismo se pueden registrar notas o comentarios de las facturas. Asi, podemos cambiar el ESTADO de las facturas RECIBIDAS a Quedándose registrado el cambio de estado Manual de e-factura V.1 Departamento de Facturación pagina 14 de 17

15 3 OPCIONES ATENCION NO PUEDEN PARAMETRIZARSE sus datos y valores de personalización en la sección OPCIONES, estos datos están en nuestro sistema de reservas, por lo tanto si desean cambiar el deben notificarlo a nuestro dpto. de facturación. Sección no parametrizable Sin embargo si pueden guardar los valores para PERSONALIZAR sus descargas. Manual de e-factura V.1 Departamento de Facturación pagina 15 de 17

16 4 FINALIZAR Y DESCONECTAR En la parte izquierda del PORTAL, disponen de la opcion DESCONECTAR Al darle a esta OPCION, les saldrá el aviso de que han finalizado la sesion Pero ATENCIÓN, desde esta sección del portal no pueden volver a entrar Pues les lleva a la sección del acceso al portal para los clientes del mismo que no tienen un traspaso de sesión desde la web corporativa. No USAR El acceso al PORTAL BS FACTURA, lo tienen que hacer SIEMPRE desde la web de BALEARIA o desde la dirección especial porque es desde esa pagina desde donde se hace el control del acceso. Manual de e-factura V.1 Departamento de Facturación pagina 16 de 17

17 GRACIAS POR UTILIZAR ESTE SERVICIO DE BALEARIA Departamento FACTURACIÓN Teléfono: Manual de e-factura V.1 Departamento de Facturación pagina 17 de 17