Electronic Invoice Solution (EIS) de SGAIM

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2 Electronic Invoice Solution (EIS) de SGAIM La gestión de facturas entre empresas está evolucionando rápidamente. Los gastos asociados a facturación son elevados y se ven incrementados por la manipulación de documentos, conciliaciones, contabilización, almacenamiento, impresión y envíos de facturas que forman parte de las numerosas tareas que las empresas deben realizar diariamente. La Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC), estima que el ahorro por factura electrónica recibida, sustitutiva del papel, ronda los 0,70 euros y respecto a la emitida habla de 1,85 euros. Una gran empresa con un volumen de facturas al año puede obtener unos ahorros anuales cercanos a los euros. La problemática con la que se encuentran las empresas que ya empiezan a utilizar la factura electrónica o al digitalizar las físicas para que tengan valor legal es la verificación de la firma. Para la realización de dicha verificación es necesario que el emisor cuente con un certificado de firma digital. Además, el receptor de la factura firmada está obligado a verificar la firma de la factura (normalmente con un tercero de confianza), el certificado digital del emisor y el sello de tiempo. Las soluciones de factura electrónica existen en España desde hace más de cinco años, pero su uso no es generalizado ya que presenta tres inconvenientes que frenan su aplicación: Emisión de las facturas en diferentes formatos (EDI, Factura-e, etc.) y versiones que dificulta su tratamiento automático. Tanto el emisor como el receptor de las facturas deben cumplir con la ley para su generación certificada y verificación con los múltiples certificados que existen en el mercado. Los desacuerdos comerciales que pudieran surgir entre lo acordado en el pedido y la factura recibida no se solucionan, lo que obliga a las correcciones de las facturas. A causa de estos inconvenientes la factura electrónica no está todo lo extendida que cabría esperar. La Solución SGAIM SGAIM, a través de su plataforma de factura electrónica, se adapta a las necesidades de las empresas aportando soluciones para la generación y recepción de factura electrónica con valor legal. La emisión de factura digital se pueden realizar en casa del propio cliente a través de Vprinter, software de fácil instalación y compatible con cualquier aplicación existente en el mercado. El formato en el que se pueden generar dichas facturas puede ser: Factura-e, UBL, eb-xml, edifact, editran, etc. Swift e-invoice (SEI) es una de las últimas soluciones desarrolladas en este campo por el departamento I+D de SGAIM para facilitar y agilizar los pagos mediante la creación de un portal de proveedores para sus clientes. Los proveedores de los clientes de SGAIM se conectan al portal TTID Plus donde generan automáticamente la factura electrónica normalizada para la integración al sistema ERP del cliente, solucionando el problema de diversidad de formatos en las facturas electrónicas.

3 Esa nueva factura, firmada digitalmente y con el sello de tiempo, se envía al cliente y una copia al proveedor con la misma validez que el fichero en formato factura-e, y si fuera necesario incluso podrá ser impreso. De esta manera ambas partes se aseguran que se cumple con la ley en su totalidad. Además, el TTID Plus se integra con el sistema de compras del cliente, para tener el listado de los pedidos confirmados, con el fin de generar las facturas a partir de los pedidos, reduciendo en gran medida los desacuerdos comerciales que pudieran surgir anteriormente. SGAIM complementa su solución de Electronic Invoice Solution con la digitalización legal de las facturas papel. Los documentos digitalizados son publicados conjuntamente con las facturas de origen electrónico en el portal web de SGAIM TTID Plus disponibles en todo momento para sus clientes. SGAIM también ofrece a sus clientes el servicio de comprobación de la validez de la firma electrónica y de la no revocación de los certificados que acompañan a las facturas que reciben sus clientes directamente o que les llegan a través del portal TTID Plus de SGAIM. Electronic Invoice Solution (EIS) de SGAIM se puede FIRMA TIME STAMP VERIFICACIÓN FIRMA ELECTRÓNICA complementar con las soluciones Automated Accounts Receivable y Automated Accounts Payable que permiten la automatización de la gestión en las cuentas a pagar y cuentas a cobrar. FACTURA DIGITAL

4 Beneficios de Electronic Invoice Solution (EIS) de SGAIM La utilización de la factura electrónica supone un ahorro promedio de costes del 70% 80%. Clientes, proveedores y los diferentes departamentos de la empresa que intervienen en los procesos de facturación pueden controlar el estado de sus facturas a través del portal web TTID Plus. Reducción de desacuerdos comerciales generados por la no coincidencia entre el pedido confirmado y la factura emitida. Reducción de los riesgos de falsificación de documentos al tratarse de documentos digitales con firma electrónica avanzada. Integridad y sello de tiempo de las facturas emitidas, además de garantizar el cumplimiento de la legislación aplicable. Minimización de los errores al reducirse la intervención humana. CLIENTE DE SGAIM Integración datos WS-SFTP - Upload - Upload WS-SFTP

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