Alfa Diseño de Sistemas SA de CV

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1 Manual de Capacitación Básica Este material fue elaborado por Alfa Diseño de Sistemas Capitulo 1 Ejecutando el programa por primera vez Este material fue elaborado por Alfa Diseño de Sistemas Manual de FE Version 1.0 1

2 1.- Ejecutando la aplicación Para ejecutar la aplicación, con el mouse se debe dar doble clic al icono de: CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA Otra opción es seleccionar el icono con el mouse y posteriormente oprimir la tecla Enter Este material fue elaborado por Alfa Diseño de Sistemas 3.- Ventana de acceso al sistema El sistema solicitara los siguientes datos: Código de usuario Clave de acceso El sistema muestra la palabra SUPERVISOR, que es el usuario predefinido, este usuario no tiene contraseña, por lo tanto, si selecciona el botón Aceptar el sistema permitirá el acceso. IMPORTANTE: Se recomienda que en un futuro se le asigne una Clave de acceso al usuario SUPERVISOR, ya que de lo contrario cualquier persona con acceso al equipo, podría ejecutar la aplicación. Este material fue elaborado por Alfa Diseño de Sistemas Manual de FE Version 1.0 2

3 4.- Creando una Empresa Seleccionar el icono empresas Con esta acción se abrirá el menú Catálogo de empresas Este material fue elaborado por Alfa Diseño de Sistemas 6.- Creando una base de datos - Capturando información 1- Nombre de la empresa, este aparecerá en todas las facturas realizadas al igual que en los reportes de movimientos. 2- RFC Es importante llenar este campo ya que con el fin de emitir facturas es obligatorio este campo. 3- Los datos a continuacion como CURP es para Personas Fisicas, los campos como Representante Legal, Registro de Camara Cuenta Estatal Son datos informativos y para mayor informacion en la parte de Reportes 4- Archivos de Empresa. Es la ruta donde se van a ir por default reportes que bajemos del sistema. archivos Respaldos. Ubicación donde se almacenaran los Este material fue elaborado por Alfa Diseño de Sistemas Respaldos Del Sistema. Manual de FE Version 1.0 3

4 6.- Creando una base de datos - Capturando información Datos Requeridos: 5- Al termino de la captura de Informacion nos posicionamos en el Icono de Guardar, 6- Posteriormente que le demos guardar nos solicita que si estamos seguros de crear la empresa donde nosotros tenemos que confirmar esta solicitud dándole que Si. Este material fue elaborado por Alfa Diseño de Sistemas 6.- Creando una base de datos Termino de la Creación de Empresa 7-Ya terminada la confirmación nos deshabilita automáticamente el icono de Guardar con lo que concluye nuestra creación de empresa. Con lo que procedemos a darle un clic en el icono de cerrar Manual de FE Version 1.0 4

5 7.- Catalogo de Empresas. 8- Ya creada nuestra empresa nos aparece en nuestro catalogo de empresas, recordemos que el sistema es multiempresa por lo que podemos manejar varias empresas Observaciones: Al ejecutar el sistema por primera vez nos pide por default la creación de una empresa por lo que ya creada esa empresa, ya podemos desplegar el catalogo de empresas sin problema alguno. 9- Si hay necesidad de crear otra empresa necesitamos darle un clic en el icono de Nueva Empresa. Por lo que recurriríamos a las paginas 6,7 y 8 Este material fue elaborado por Alfa Diseño de Sistemas 7.- Catalogo de Empresas- Sub-Menus 10-Abrir Empresa: Con esta opción nos permite tener acceso a la empresa que nosotros le indiquemos a el sistema. 11- Nueva Empresa: opción que nos permite crear una nueva empresa si deseamos crear una nueva empresa favor de consultar los pasos 7,8 y Respaldar empresa: Nos permite crear un backup de nuestra informacion Observacion: Es importante respaldar nuestra informacion constantemente Manual de FE Version 1.0 5

6 8.- Catalogo de Empresas- Sub-Menús 12-Restaurar empresa: Acción que nos permite regresar a un respaldo ya realizado con anterioridad. 13- Borrar: Acción que da la posibilidad de borrar alguna empresa ya dada de alta en nuestro Catalogo de empresas. 14- Ayuda: Modulo de capacitación, acceso siempre y cuando este instalado ese modulo. 15-Cerrar: Opción para cerrar nuestro catalogo de empresa. Este material fue elaborado por Alfa Diseño de Sistemas 9.- Ejecutando por Primera vez la empresa. 16-La primera Vez que se abre la empresa Nos va a mostrar esta pantalla Periodos Y ejercicios donde nosotros le vamos a Indicar en que periodo y ejercicio vamos A empezar a trabajar Observaciones: Recordemos que para Realizar facturas dentro del Esquema 2011 (CFDi) las facturas son del día, no Se pueden realizar facturas Posfechadas. 17-Al termino de la indicación del Periodo y Ejercicio le damos un clic en Aceptar. Este material fue elaborado por Alfa Diseño de Sistemas Manual de FE Version 1.0 6

7 Capitulo 2 Configuración de Empresa Este material fue elaborado por Alfa Diseño de Sistemas 1.- Redefinir Empresa La Redefinición de la empresa nos permite determinar los parámetros que va a manejar la empresa, como domicilio, RFC representante legal etc. A continuación se detallaran cada una de las Opciones de Redefinir Empresa Este material fue elaborado por Alfa Diseño de Sistemas Manual de FE Version 1.0 7

8 Pestaña Generales 3.- Redefinir Empresa Nos permite capturar RFC, CURP, Registro de Cámara, Cuenta Estatal y Representante Legal. Recordemos que el RFC es obligatorio. Solicitar Contraseña: Esta opción nos permite indicarle un intervalo de tiempo al momento de realizar una factura, esta contraseña se refiere a la de los Certificados de los Sellos Digitales. Asociar Logo: Nos permite adjuntar una imagen de la empresa para asociarse a nuestra presentación de nuestra Factura Asociar Cedula: Nos permite adjuntar una imagen de la empresa para asociarse a nuestra presentación de nuestra Factura Empresa de contabilidad: Asociación de la empresa de contabilidad con la Este material fue elaborado por Alfa Diseño de Sistemas que se va a hacer interfaz. Recordemos que el logo y la cedula no son obligatorios. 2-Direccion: Captura del Domicilio Fiscal, con 4.- Redefinir Empresa. opción de 4 Numero telefónicos y web de la empresa y de la empresa 3-Decimales: Número de decimales que deseas manejar para Cantidades, tipos de cambio y precios, puedes manejar desde 0 y hasta 5 decimales. 4-Mascarillas: Aquí puedes configurar el formato de código que deseas utilizar en Clientes, Servicios, RFC y CURP. Además para conocer cada uno de los símbolos utilizados en las estructuras que nos muestra del lado derecho indicando que significa cada símbolo. 5-Vistas Puedes habilitar la consulta de las vistas para los catálogos y los movimientos. Cuando están habilitados, se mostrará un listado de los elementos del catálogo o tipo de documento al que hayas ingresado. Manual de FE Version 1.0 8

9 6-Pestaña Clientes 4.- Redefinir Empresa. Especifica el porcentaje de descuento global que aplicará para los movimientos. 7-Pestaña Configura el modo en que se deberán incluir los impuestos y las retenciones en la creación del archivo XML del Comprobante Fiscal Digital CFD como la retención de ISR o IVA, o impuesto local o que No se incluye. 8-Pestaña Impuestos Aquí puedes indicar qué impuesto será tomado en cuenta, ya que puedes indicar un porcentaje de IVA en los datos del servicios, en el cliente o directamente aquí en esta ventana. 9-Almacen Digital Nos permite configurar el correo electrónico para hacer el envió ya sea por medio de hotmail,yahoo etc. Este material fue elaborado por Alfa Diseño de Sistemas 5.- Configuración General. / Bitácora. La Configuración de la Bitácora nos permite indicarle a el sistema de ContPaqi Factura Electrónica que proceso del sistema queramos que nos muestre una bitácora donde en esa bitácora vamos a saber si realizo el proceso de manera adecuada ya se al momento de crear un documento o correr alguna utilería Importante: Se recomienda que no se mueva este menú ya que con el podemos saber si no hay algún inconveniente en la creación de alguna operación. Este material fue elaborado por Alfa Diseño de Sistemas Manual de FE Version 1.0 9

10 6.- Configuración General. / Periodos y Ejercicios Este menú nos permite indicar en que periodo y Ejercicio se va a encontrar la empresa, Recordemos que esta pantalla la visualizamos la primera vez que abrimos la empresa. Este material fue elaborado por Alfa Diseño de Sistemas SA de CV exclusivamente para sus clientes. 7.- Configuración General. / Concepto La Configuración del concepto es un paso importante ya que en este menú vamos a configurar un documento para que ese nos sirva para nuestros medios electrónicos ejem: Facturas, Notas de crédito etc.. el sistema ya cuenta con varios conceptos predefinidos, lo recomendable es crear un nuevo concepto o Documento ya que en el vamos a cargar los CSD (Certificados de Sellos Digitales) recordemos que para poder timbrar nuestras facturas es necesario contar con nuestros CSD (certificados Sellos Digitales) mas aparte nuestra Fiel para firmar un manifiesto que mas adelante se especificara. Este material fue elaborado por Alfa Diseño de Sistemas SA de CV exclusivamente para sus clientes. Manual de FE Version

11 7.- Configuración General. / Concepto *Para dar de alta un nuevo concepto nos solicita un código (ese código es interno para el sistema pero es obligatorio Recomendación: capturar el código del 1000 en adelante ya que el sistema ya cuenta con números de códigos para otros documentos. Nombre ahí capturamos Factura electrónica (CFDi) esto para especificar el nombre de nuestro documento. En la parte de Datos Generales del Concepto podemos encontrar el numero máximo de movimientos esto nos especifica el numero de partidas que podemos realizar en nuestra factura por default el sistema nos indica que solo podemos realizar 10 movtos o partidas esto lo podemos configurar para nosotros tener un control de nuestras partidas permitidas por factura. SA de CV exclusivamente para sus clientes. 7.- Configuración General. / Concepto Configuración de la Serie y el Folio: Nos permite indicarle a nuestro concepto si queremos manejar Serie, si fuera necesario en donde viene el campo de Valor Asumido capturamos el dato de la serie. Observación: La serie para el Esquema 2011 (CFDi) es un dato solamente para control interno ya que lo que nos hace valida a nuestra Factura es el UUID que ese no lo va a generar el sistema. Folio: este campo ya no es necesario modificarlo ya que el sistema nos va a dar el folio automático de cada una de nuestras facturas. Configuración del CFD: En este campo vamos a indicar si es Un CFDi o carta Porte O un CBB en su dado caso. Datos del Cliente: nos da la opción de poner los datos ya sea de Lectura escritura u oculto esto nos puede ayudar al momento de hacer la captura de nuestra factura esto para alguna modificación de la factura o el documento. SA de CV exclusivamente para sus clientes. Manual de FE Version

12 7.- Configuración General. / Concepto Movimiento: Permite configurar los Campos que queramos utilizar en nuestra Factura como Referencia Observaciones etc.. De igual forma podemos indicar si se ocupa o no Ya sea poniéndolo en estatus de Sin Uso,Escritura,Lectura u Oculto. Orden de Captura: Nos permite indicar que es lo que vamos a Capturar por Primera Instancia al momento de Realizar nuestra Factura. SA de CV exclusivamente para sus clientes. 7.- Configuración General. / Concepto Impuestos y Descuentos: En esta pestaña podrás habilitar o deshabilitar los descuentos, impuestos y retenciones que deseas utilizar para este concepto. También puedes configurar de dónde se tomarán estas tasas. Ya sea por Cliente, Servicio o Configuración General SA de CV exclusivamente para sus clientes. Manual de FE Version

13 7.- Configuración General. / Concepto Comprobante Fiscal Digital/CFDi En esta pestaña vamos a guardar los CSD( Certificados de Sellos Digitales) nos pide el archivo del Certificado donde viene un recuadro al final F3 que nos va permitir buscar el.cer de los Sellos Digitales, También nos Solicita El Archivo de la Llave Privada donde igual vamos a buscar nuestro archivo.key ya puestos los Archivos nos pide la contraseña de eso archivos al igual que la confirmación. Datos de la emisión y entrega del CFD: En esta opción nos indica la plantilla de formato amigable donde el sistema ya trae varios Formatos predefinidos para poder utilizar. Para indicarle a nuestro concepto que va a ser un CFDi es importante habilitar el recuadro donde dice V3.0(CFDi), al termino de hacer esta configuración Le damos guardar. Donde esta el disquete. SA de CV exclusivamente para sus clientes. 7.- Configuración General. Monedas: Encontrarás la opción para configurar las monedas que manejará la empresa. Para cada moneda puedes configurar la bandera, el identificador según la Clave ISO, el símbolo, su posición, el número de decimales a utilizar, así como el formato de la cantidad protegida. Tipos de Cambio: En este catálogo especifica el tipo de cambio para cada moneda registrada en el Sistema. Unidades de Venta: Registra las unidades de venta en este catálogo para que puedas asignar una unidad de venta diferente a cada servicio que ofrece tu empresa. Puedes registrar cualquier unidad de venta que requieras, solo toma en cuenta que no existen las conversiones en unidades. Ejemplo: La unidad de venta Clase no puede desglosarse en Horas. SA de CV exclusivamente para sus clientes. Manual de FE Version

14 7.- Configuración General. Nombres: Se puede realizar la configuración de nombres de la siguiente información: Listas de precios, Impuestos y Retenciones, de los Descuentos así como modificar los nombres de los campos extras como importes, textos y fechas. SA de CV exclusivamente para sus clientes. Capitulo 3 Catálogos Este material fue elaborado por Alfa Diseño de Sistemas Manual de FE Version

15 3.- Clientes. Al ingresar a el menú de catalogo-clientes nos va aparecer esta pantalla donde es una vista donde vamos a poder visualizar todos nuestros clientes ya dados de alta previamente por medio de un filtrado que podemos configurar al indicarle que es lo que queremos visualizar en esta vista, al de igual forma podemos exportar nuestro catalogo de clientes a Excel o a txt. Para dar de alta un nuevo cliente vamos a darle un clic en nuevo. Este material fue elaborado por Alfa Diseño de Sistemas 3-Clientes. Al darle clic en Nuevo nos solicita un código que recordemos que ese código es interno para el sistema lo que va a hacer único a nuestro cliente. Nombre: Es el campo con el cual va a aparecer nuestro cliente en reportes y en documentos. RFC: Dato importante para poder emitir facturas. Moneda: Tipo de moneda que el cliente va a utilizar para operaciones Impuesto: Nos permite indicarle a cada uno de los clientes las tasas que va a manejar ya sea IVA, IESPS, etc. Este material fue elaborado por Alfa Diseño de Sistemas Manual de FE Version

16 3.1-Informacion del Cliente. El sistema Asigna en esta pestaña la addenda que utilizará el cliente que estás registrando. CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA cuenta con addendas disponibles para asignarlas a los clientes que así lo requieren recordemos que este es un proceso especial por cliente. 5-Complemento: En esta pestaña debes capturar los datos del complemento de la addenda. Es importante que sepas que algunas addendas requieren o utilizan un complemento. Cuando el caso aplique captura los datos solicitados, estos datos son proporcionados por su cliente. Este material fue elaborado por Alfa Diseño de Sistemas 3.2: Domicilio del Cliente Para acceder a este menú es necesario entrar en el icono de Domicilio. En este menú vamos a capturar los datos del domicilio fiscal del cliente. Recuerda: Estos datos son necesarios para realizar la facturación. Este material fue elaborado por Alfa Diseño de Sistemas Manual de FE Version

17 3.3: Emitir/Entregar Desde esta ventana se configura la forma en que serán entregados los CFD/CFDI que se generen a favor de este cliente. Entre los datos que debes especificar están tres posibles correos electrónicos que se puede poner, sitio FTP, usuario y contraseña para conectarse a dicho sitio, el tipo y formato de entrega; además, debes especificar la información para el encriptado y emisión del documento digital. Al finalizar haz clic en el botón Aceptar para guardar los cambios. Una vez que especificaste todos los datos del Cliente guarda los cambios y cierra la ventana. 3.4.Servicios. En este catálogo se configuran los datos necesarios de los servicios que se podrán facturar en CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA. Selecciona del menú Catálogos la opción Servicios. Haz clic en el botón Nuevo para empezar a dar de alta todos aquellos servicios que necesite para facturar. Manual de FE Version

18 3.5- Nuevo Servicio Captura el código y nombre del servicio; Estos Datos son obligatorios Por el sistema. Observación: El código lo que hace es hacer único a nuestro servicio; esto para que no se duplique la información en nuestra base de datos. Descripciones: El sistema te permite capturar descripciones que no son variables, que son siempre fijas. Unidad de Venta: Para poder habilitar la unidad de venta tenemos que ir a el menú de Configuración-Unidades de Venta esto solo nos va a servir como una especificación sobre lo que se facturo, ejemplo piezas. Cajas etc.. Esto no afecta inventarios. Impuestos: Nos permite indicarle a el sistema si queremos manejar otro impuesto a el servicio parte de la tasa 16% que esta configurado en la configuración general; o que este exento de IVA. Pestaña Addenda: Asigna en esta pestaña la addenda que utilizará el servicio que estás registrando. No olvides capturar los datos requeridos por el proveedor. Pestaña Complemento: Este material fue elaborado por Alfa En esta pestaña se capturan los datos del complemento de Diseño de Sistemas SA de CV la addenda si es requerido por el proveedor. exclusivamente para sus clientes. Capitulo 4 Factura Electrónica. Manual de FE Version

19 4.1- Facturas. Para Empezar a capturar facturas electrónicas es necesario entrar a el menú de Movimientos-Facturas y seleccionar el Concepto que se configuro para ser Electrónico O entrar a la barra vertical que esta del lado izquierdo y de igual Forma Seleccionar el Concepto. y nos despliega la siguiente pantalla donde le tenemos que dar un clic en el botón de nuevo. 4.2:Captura de información/ Factura El resultado de darle nuevo en la vista previa de facturas nos va a llevar a esta pantalla donde por default nos toma datos como Concepto, Fecha, Serie y Folio; hay que seleccionar a el Cliente dándole un clic en el recuadro de F3 Para que nos despliegue el catalogo de clientes lo seleccionamos y le damos doble clic en la pestaña de movimientos. Manual de FE Version

20 4.3- Capturando Información/Factura Sobre esta pantalla vamos a capturar los servicios que se van facturar donde en servicio vamos a encontrar todo el catalogo ya que previamente se cargo; tenemos un campo de observaciones del servicio que son variables y que cambian constantemente y nos pide solicita datos comunes como cantidad, precio y descuento el ova nos lo calcula en automático el sistema si necesitamos mas partidas para la factura; le damos clic en nuevo y seguimos con el mismo procedimiento, al termino de capturar todos nuestros servicios. Le damos clic en cerrar donde procederíamos a darle un clic en timbrar donde en automático nos regresa el Folio Fiscal UUID Captura de Información de la Factura Ventana Factura Pestaña Generales Ve a la pestaña Generales para agregar una Referencia, Observaciones y el Destinatario del Documento. Pestaña Usuario Si lo requieres, en la pestaña Usuario puedes capturar los campos extras del documento. Pestaña Pagos En esta pestaña se muestran los abonos asociados a este documento. Manual de FE Version

21 4.4- Entrega de Factura El sistema de facturación electrónica tiene varias Maneras de hacer la entrega de las facturas; tenemos del Lado derecho una vista previa de un formato amigable que nos sirve Como Nuestra representación física para los clientes. Capitulo 5 Abonos o Pagos de Clientes. Manual de FE Version

22 5-Abonos/Pagos Los abonos del cliente en CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA disminuyen su saldo y pueden asociarse con documentos de cargo, como facturas. Para registrar un abono puedes seleccionar de la barra vertical el acceso rápido a este tipo de documentos; o bien, seleccionar del menú Movimientos, submenú Abonos del Cliente la opción Pago del Cliente. Sé pueden hacer varios tipos de operación que pueden especificar como fue realizada el movimiento del pago o abono de dichas facturas. A continuación se especificara como realizar un abono. 5.1-Registro de un abono o Pago. Los Abonos o pagos nos permiten llevar un control sobre los clientes y sus saldos donde nos pide como datos fecha del documento, código y nombre del cliente, moneda de cliente y nos indica las opciones de capturar una referencia u observación de igual forma nos da un saldo actual del cliente este va variando conforme los pagos y las facturas realizadas hay que capturar el total del pago de la factura. Manual de FE Version

23 5.1-Registro de un abono o Pago. /Asociación con la Factura. Esta pantalla que podemos visualizar nos sale en el momento en que le demos enter a el total o con Control+S el cual nos va a desplegar las facturas que hemos realizado con ese cliente el cual para aplicar el total o el abono tenemos que posicionarnos en abono y darle doble clic y cerrar para que con esto nos asocie la factura y nos va aparecer como en la pagina anterior. Capitulo 6 Procesos y Utilerías. Manual de FE Version

24 6.1- Respaldar Empresa. Respaldar empresa: Con este proceso podemos Generar una copia de nuestra Empresa el cual nos puede servir por cualquier Eventualidad que se presente con el equipo para entrar a esta opción necesitamos ir a el menú de empresa-respaldar empresa o con el comando F2 nosotros indicamos la empresa que vamos a respaldar abajo nos indica la ubicación ya sea que se registre de manera local o al servidor, es importante que respaldemos periódicamente Este material fue elaborado por Alfa Diseño de Sistemas 6.2- Restaurar Empresa. Esta Acción nos permite regresar a un punto anterior o un respaldo generado con anterioridad, para entrar a la opción de Restaurar Empresa es en el menú de Empresa Resturar o F3 en su dado caso que estemos dentro de la empresa. Manual de FE Version

25 6.3-Procesos Especiales *Timbrado/ Emisión Masiva Este proceso te permite timbrar y/o entregar los CFDI o bien, emitir y/o entregar los CFD considerando un rango de fechas o un rango de folios. Sólo debes capturar, en la pestaña 1. Emisión/Timbrado, la contraseña del certificado y la información de entrega, misma que puede ser tomada del catálogo de clientes. En la pestaña 2. Entrega el proceso te permite generarlos como copia e incluir los documentos cancelados. También puedes indicar los formatos para impresión, la ubicación en disco de los archivos a generar y el formato amigable a utilizar. Una vez que configuraste la emisión, haz clic en el botón "Emitir/Timbrar y Entregar" para ejecutar el proceso. Para ejecutar este proceso, ve al menú Empresas, submenú Procesos y selecciona Emisión/Timbrado masivo de CFD s/cfdi s 6.4- Afectación de Saldos actualiza las estadísticas, saldos de documentos y acumulados con base en los documentos capturados en la empresa y sólo debes indicar el rango de fechas en el que deseas realizar la afectación y hacer clic en el botón Procesar, para entrar a este modulo necesitamos ir a el menú de empresa-procesos afectación de Saldos Recalculo De Acumulados: Este proceso inicia en cero los saldos y estadísticas de todos los clientes o de los servicios, y vuelve a calcularlos re afectando todos los documentos existentes. Estas Utilerías se corren en cuanto nos percatemos de alguna inconsistencia en el sistema. Manual de FE Version

26 6.5-Utilerias Las utilerías son procesos exclusivos, que te permiten darle mantenimiento correctivo y preventivo a la información de tu empresa. Antes de ejecutarlas verifica que ningún usuario esté trabajando en la empresa y realiza un respaldo de la información de la misma. Las utilerías de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA se localizan dentro del menú Empresas, submenú Utilerías. Para qué sirve Calcula nuevamente los totales del documento, considerando el neto, descuentos, impuestos y el total Calcula nuevamente el saldo pendiente del documento, estas utilerías se corren en el momento que nos percatemos de alguna inconsistencia en el sistema o en los saldos del movimiento 6.6-Saldo Cero. Borra todos los documentos del sistema pero te Conserva catálogos esto con la finalidad de crear Una nueva empresa con los mismo catálogos Cuidado: esta utilería hay que tener cuidado por e Eso es importante que respaldemos antes de correr Algún proceso o utilería. 6.7 Reconstrucción de Índices Reconstrucción de índices Generar los índices de las tablas de la base de datos, esta utilería se corre en el momento que estuvimos trabajando y se fue la luz con esta utilería podemos verificar que no se haya dañado la base de datos. Manual de FE Version

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