2.4. Clasificación por Materias o Temática: Se ordena la documentación por temas o materias

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1 UNIDAD 2: TÉCNICAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN 1. El Archivo 1.1. Concepto de Archivo 1.2. Finalidad del Archivo 1.3. Tipos de Archivo 1.4. Mantenimiento del Archivo físico e informático 2. Sistemas de Organización, Clasificación y Codificación 2.1. Clasificación Alfabética 2.2. Clasificación alfanumérica 2.3. Clasificación Geográfica 2.4. Clasificación por Materias o Temática: Se ordena la documentación por temas o materias 3. Etapas en el trabajo de Archivo 3.1. Recepción 3.2. Registro 3.3. Distribución 3.4. Clasificación 3.5. Codificación 3.6. Depósito de los documentos 3.7. Entrega 4. Seguridad y confidencialidad de la información y documentación 4.1. Normas de Seguridad y Acceso 4.2. Medidas para evitar accidentes o disminuir sus consecuencias 5. Expurgo 1

2 1. El Archivo 1.1. Concepto de Archivo Puede definirse desde dos puntos de vista: El Archivo es un conjunto de documentos de la empresa debidamente ordenados (cartas, documentos, pedidos, facturas, etc) El lugar donde se conservan todos estos documentos La acción de archivar implica llevar un orden para poder localizar rápidamente cuando necesitemos cada uno de dichos documentos Finalidad del Archivo Dentro del departamento de administración de cualquier empresa, un archivo es una herramienta imprescindible, que además persigue unos objetivos muy concretos: Objetivos de carácter legal: la empresa debe guardar durante un tiempo determinado una serie de documentos porque así lo establece el Código de Comercio Objetivos de carácter Técnico: La empresa debe guardar los documentos que genera por la utilidad que en un futuro tienen para ella, ya que el archivo es la memoria de la empresa. Además, con el archivo pretendemos mantener ordenados todos los documentos, conservarlos adecuadamente y poder localizarlos con rapidez y precisión Tipos de Archivo Según la frecuencia de utilización Archivos Activos: recogen documentos recién llegados a la empresa o que los distintos departamentos consultan frecuentemente. Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto. Inactivos: contiene documentos que ya no son útiles para la actividad diaria, pero que por razones legales o técnicas, deben conservarse permanentemente o hasta su destrucción Según su ubicación: Centralizados: los documentos de la organización se conservan en un mismo lugar y son consultados por distintos departamentos de la empresa Descentralizados: cada departamento de la empresa tiene su propio archivo para guardar sus propios documentos Según el soporte de la información 2

3 Mobiliarios: contienen documentos impresos en papel Magnéticos: contienen archivos informáticos Multimedia: contienen archivos de tipo sonido, vídeo, etc 1.4. Mantenimiento del Archivo físico e informático Archivo Físico: para cumplir los fines del archivo es necesario que los documentos estén organizados y ordenados, para ello se utilizan los siguientes soportes: Carpetas Sencillas: cartulinas dobladas por la mitad Colgantes: carpetas sencillas con ganchos en los laterales para ser colgadas Con anillas A-Z: carpetas con anillas para sujetar los documentos De proyecto: con solapa y gomas para evitar que la documentación se salga De fuelle: varias carpetas sencillas unidas entre sí a modo de acordeón Archivo definitivo: cajas de cartón para documentos que no se consultan mucho Mobiliario Archivador: mueble con cajones que sirve para guardar los documentos Estanterías: de madera, metal o plástico Armario para carpetas colgantes: con railes para colgar carpetas colgantes Armario giratorio: estantería con forma circular Armario móvil: estanterías que se desplazan por unos railes en el suelo Archivo Informático La aparición de nuevas tecnologías hace posible que el trabajo dentro de la empresa esté mecanizado y automatizado. A su vez, esta mecanización e informatización permite a la empresa obtener un ahorro considerable en tiempo y esfuerzo, así como conseguir un trabajo más eficiente. A la hora de introducir la información podemos hacerlo mediante: El teclado: copiando la información del documento original El Escaner: obteniendo una imagen del documento original Reconocedores de voz: dictando el documento original al ordenador, que lo convierte en texto. 3

4 Posteriormente, la información puede ser almacenada en una base de datos, de forma que la información esté ordenada y sea fácilmente accesible. Cada vez es más frecuente que las empresas prescindan del papel y mucha de la documentación que generan (facturas, pedidos, reclamaciones, etc) sea emitida a través de Internet 2. Sistemas de Organización, Clasificación y Codificación Clasificar es agrupar los documentos de acuerdo a características comunes a todos, por ejemplo, facturas del mes de noviembre. Codificar es asignar letras y números a los documentos para una correcta clasificación. Se debe elegir un sistema de clasificación y codificación teniendo en cuenta las características de los documentos que vamos a organizar. Los sistemas de clasificación más habituales son: 2.1. Clasificación Alfabética: los documentos se clasifican siguiendo el orden del abecedario. Para ello se siguen unas reglas: Nombres de personas: Se ordena por el primer apellido, si coinciden, por el segundo y si coinciden, por el nombre. Pérez García, Alberto Pérez Toledo, Juan Pérez García, Alberto Pérez García, Juan Si también coincide el nombre, se toma el Nº de Expediente, Nº de DNI, etc Pérez García, Alberto 5467 Pérez García, Alberto 5488 Cuando hay apellidos compuestos, se consideran como una sola palabra APELLIDO 1 APELLIDO 2 NOMBRE Martínez Córdoba Sánchez Juana Nombres de Empresas, Instituciones u ONGs Si están formados por un nombre propio, se realiza la clasificación por dicho nombre Emiliano Robles, S.L Emiliano 4

5 Cuando el nombre contiene sucesores de.., Hijos de....etc, no se tendrá en cuenta esta expresión, que se colocará al final entre paréntesis: Sucesores de Enrique Pérez Enrique Pérez (Sucesores de) Si contiene el nombre de la actividad de la empresa (Bar, Restaurante, Peluquería, etc), tampoco se tiene en cuenta: Bar Blanco y Negro Blanco y Negro (Bar) Los nombres de Organismos Oficiales se considera palabra odenatriz el nombre entero Ayuntamiento de Jaén Ayuntamiento de Jaén Los nombres de empresas u organismo que se conocen por las siglas, se ordenan por dichas siglas. EJEMPLO SEAT SEAT NOMBRE Ministerio de Hacienda Valentín Zúñiga-Martín López Belén Herrera Gil Sandra Herrera Gil Sobrinos de Bermejo Salmerón Compañía eléctrica da Gas SEAT Von du Krost PALABRA ORDENATRIZ Ministerio Zúñiga-Martín Herrera Gil Belén Herrera Gil Sandra Bermejo Salmerón (Sobrinos de) Compañía eléctrica de Gas SEAT Von du Krost 2.2. Clasificación Numérica: los documentos se clasifican en base al sistema numérico Cronológica: Se toma como base la fecha de los documentos; primero el año, después el mes y, por último, el día. Número Consecutivo: Se asigna a los documentos un número correlativo por orden de llegada, usando este número para la clasificación Clasificación alfanumérica: Se basa en una combinación de letras y números pudiendo prevalecer las letras o los números para la ordenación de los documentos. H-546 Ordenación Alfabética y después numérica 546-H Ordenación Numérica y después alfabética 5

6 2.4. Clasificación Geográfica: se realiza en base al país, comunidad autónoma, provincia, municipio, calle, etc Clasificación por Materias o Temática: Se ordena la documentación por temas o materias Alergología Neurología Pediatría 3. Etapas en el trabajo de Archivo El trabajo en el Archivo precisa de una serie de etapas que se deben realizar con mucho cuidado para no extraviar ningún documento. Unas se realizan, en el propio archivo, previas a la labor de archivado y otras son posteriores a esta labor Recepción Las empresas originan gran cantidad de documentación y también la reciben del exterior. En la fase inicial, la persona encargada de la recepción y envío de la documentación deberá estampar un sello que incluirá el número correlativo que se asigna por orden de llegada o salida y la fecha para su posterior registro Registro Se identifica el tipo de documento, ya sean cartas, facturas, pedidos, catálogos, etc. Una vez identificado, se anotan, de forma detallada y en riguroso orden cronológico, todos los datos del documento, en los libros de registro correspondientes Distribución Una vez que la documentación ha sido recibida y registrada por el recepcionista, deberá hacer llegar el documento a su destinatario. En ocasiones, un mismo documento debe ser enviado a varios departamentos. En ese caso se realizan las copias necesarias Clasificación Una vez que el departamento correspondiente ha recibido documentación del registro, procederá a agrupar y clasificar los documentos según el criterio elegido por la empresa, que será el que más se adapte al tipo de documento a clasificar, número de consultas que se realicen y facilidad para su realización. Por ejemplo, se pueden agrupar por separado los documentos bancarios, los documentos contables, las nóminas, etc. 6

7 3.5. Codificación Ya agrupados los documentos, se procede a su codificación. Se identifica en cada documento el dato o datos por los que se deberá ordenar según el sistema de clasificación más conveniente en cada caso, según sus características: Alfabético: palabra ordenatriz Numérico: el número de documento, serie, etc Cronológico: fecha creación, vencimiento, etc La persona responsable puede asignar códigos propios atendiendo a criterios unificados en la empresa. Por ejemplo /Fras. que quiere decir, facturas del mes de enero del año Depósito de los documentos El último paso es efectuar el depósito de los documentos, que se realizará de forma diferente según el documento de que se trate: 3.7. Entrega Si se trata de un documento impreso: se colocará en el archivo dispuesto para tal fin. La documentación suele guardarse en carpetas y subcarpetas. Si se trata de un archivo electrónico o audiovisual, se utilizarán los sistemas informáticos de que disponga la empresa, así como mobiliario adaptado para el archivo de estos. La consulta o préstamo de los documentos depositados en el archivo conllevará los siguientes pasos: Los usuarios solicitarán el préstamo o consulta a través del impreso de solicitud de préstamo que cada empresa tiene. El personal del archivo prepara la documentación solicitada y se la entrega al usuario. El usuario deberá firmar en el registro de consulta o préstamo El archivo establece un plazo máximo de tiempo para la devolución de la documentación Cuando se devuelve la documentación, se anotará en la solicitud de préstamo la fecha de devolución. 4. Seguridad y confidencialidad de la información y documentación Las empresas deben disponer de los sistemas de seguridad necesarios para garantizar la protección de su documentación. La correcta gestión del archivo implica garantizar su seguridad, para lo cual solo se debe permitir la consulta y acceso a aquellas personas autorizadas y de las que, a su vez, se tiene constancia escrita Normas de Seguridad y Acceso Se identificará al personal autorizado a acceder al archivo 7

8 Deben establecerse sistemas que impidan a personas no autorizadas el acceso a información confidencial. Para la protección de los archivos informáticos, se establecerán los permisos de usuario así como las contraseñas necesarias para evitar el acceso a personas no autorizadas Se mantendrá el antivirus actualizado Se harán copias de seguridad de la información de los archivos informáticos para poder recuperar la información en caso de improviso Medidas para evitar accidentes o disminuir sus consecuencias 5. Expurgo Utilizar armarios ignífugos, para que los documentos no se deterioren en caso de incendio Guardar duplicado de los documentos en lugares separados del archivo, para poder recuperar en caso necesario. Instalar cámaras y sistemas de seguridad para controlar el acceso del personal no autorizado al archivo. Para realizar un correcto mantenimiento del archivo es necesario eliminar toda aquella información que ya no es necesario mantener, ya sea por caducidad del plazo legal o porque ha dejado de tener sentido par la empresa. El expurgo de la documentación consiste en la destrucción física, por cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización. Esta operación puede realizarse mediante máquinas destructoras de papel que la propia empresa posee o bien mediante la contratación de empresas especializadas que recogen la documentación y la destruyen ofreciendo a la empresa un certificado de la destrucción de la misma. 8

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