MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCION DEL CARGO

Transcripción

1 Página 1 de 06 I. IDENTIFICACION DEL CARGO Denominación: Jefe División de Logística Superior Inmediato: Subdirector Administrativo y Financiero Personal a Cargo: Coordinador de Mantenimiento e Infraestructura, Auxiliar de Compras, Auxiliar de Inventarios, Auxiliar Administrativo, Auxiliar de Contabilidad y Finanzas, Auxiliar de Oficina, Almacenista, Auxiliar de Servicios Generales. Coordinación de Almacén. Dependencia: División de Logística II. NATURALEZA DEL CARGO Programar, supervisar y ejecutar labores administrativas relacionadas con la adquisición, contratación, almacenamiento, distribución, control de los bienes y materiales necesarios y custodia de los bienes a cargo del almacén, así como el mantenimiento, reparación y conservación de las instalaciones para el funcionamiento óptimo de la Caja. III. FUNCIONES 1. Suplir las necesidades de bienes y servicios, materiales y elementos en la Corporación, presentarlas ante el Director Administrativo, además supervisar el recibo, almacenamiento y entrega de los mismos, propendiendo por la atención oportuna de los pedidos de almacén solicitados por las dependencias. 2. Coordinar las actividades de selección, evaluación y reevaluaciones de proveedores. 3. Coordinar y programar periódicamente actividades para propender por la seguridad y permanencia de los inventarios de activos fijos de la corporación que están a cargo de los funcionarios, participando en la toma física de los inventarios de almacén y de la corporación, en coordinación con el Almacenista y el delegado de Auditoria Interna y reportar al Jefe inmediato de cualquier novedad. 4. Asegurar por medio de pólizas los bienes que lo ameriten, así como también las terminaciones que se presenten. 5. Verificar que las hojas de vida de los elementos y equipos de mantenimiento sean actualizadas permanentemente, y cumplir con el procedimiento para dar de baja activos y elementos devolutivos. Igualmente examinar el estado de las dependencias en su parte locativa y de servicio y efectuar los requerimientos necesarios ante el Director Administrativo, que permitan mantenerlas en óptimas condiciones de higiene y seguridad. 6. Manejar y responder por la caja menor de gastos de la dependencia a su cargo 7. Elaborar el Plan Operativo y Presupuesto de gastos de la División de Logística, efectuando el control presupuestal, siendo responsable de velar por el cumplimiento de reglamentos, disposiciones y procedimientos establecidos por la Caja como de objetivos y metas asignados a la dependencia 8. Controlar y dirigir el cumplimiento de las funciones de todo el personal que labora en la División de Logística, también coordinar toda la actividad de aseo y cafetería interna para prestar un eficiente servicio. 9. Tramitar los documentos soporte para efectuar el pago de los servicios públicos, pagos de impuesto y demás de los bienes inmuebles propiedad de COFREM. la División bajo su responsabilidad, o los que le sean asignadas por conocimientos específicos de su profesión y/o experiencia, presentando los respectivos informes.

2 Página 2 de Fomentar en su equipo de trabajo una política de autocontrol respecto a las actividades cotidianas de su dependencia, con el fin de que se ajusten a los procedimientos y a los objetivos misionales y estratégicos de la Corporación. 11. Tramitar las respuestas de las quejas, reclamos, sugerencias y derechos de petición relacionados con la dependencia y remitir copia de la respuesta enviada al cliente de forma oportuna a la Coordinación de Servicio al Cliente para su respectivo control y medición. 12. Realizar de manera objetiva la entrevista de valoración de competencias a su equipo de trabajo, estableciendo acuerdos constructivos y haciendo seguimiento de tal manera que aumenten la competencia y promuevan la mejora en el desempeño de sus procesos. 13. Presentar oportunamente los requerimientos de compra cumpliendo con las especificaciones del bien o servicio y anexando los soportes establecidos. 14. Remitir de forma oportuna la información relevante de la dependencia, dando cumplimiento legal y normativo, y contribuyendo al adecuado desarrollo de las actividades de otras dependencias. 15. Coordinar las actividades de su dependencia de tal manera que se evidencie un enfoque por procesos, tomando acciones de mejora continua, procurando un enfoque preventivo en su gestión y evitando reprocesos. 16. Cumplir con oportunidad las tareas e instrucciones proporcionadas por su superior inmediato e informar los avances u obstáculos, con el fin de generar altos niveles de solución, iniciativa, determinación y no dilatar soluciones. 17. Presentar mensualmente a su superior inmediato un reporte ejecutivo de seguimiento y control de datos e información crítica de su dependencia en donde se observe el estado actual de gestión y las acciones de mejora. 18. Definir e implementar indicadores de gestión para los procesos de la dependencia teniendo en cuenta las metas institucionales, los planes, programas, proyectos, las necesidades de los clientes y al Plan Estratégico de la Corporación. 19. Participar activamente en las reuniones, comités, mesas de trabajo, eventos y demás actividades a las que sea citado. 20. Proyectar y ejecutar el presupuesto de manera anual para la implementación de SG-SST y velar por el cumplimiento de los procedimientos, requisitos legales y normas del Sistema en su dependencia. 21. Disponer del tiempo para el entrenamiento, capacitación y formación y demás actividades de SST y promover la adopción de comportamientos seguros en el personal a cargo. 22. Proyectar acciones de mejora continua relativos a Seguridad y Salud en el Trabajo en su dependencia y reportar, identificar y tomar medidas de control frente a los factores de riesgo. 23. Presentar los resultados de seguimiento a indicadores del SG-SST en coordinación con el Jefe de la y el Gestor de Seguridad y Salud en el Trabajo. 24. Presentar el estado actual de las no conformidades, cumplimiento legal y Acciones de mejora continua. 25. Y las funciones inherentes a la naturaleza del cargo que le sean asignadas por su Jefe inmediato.

3 Página 3 de 06 IV. AUTONOMIA - Tiene autonomía para utilizar las estrategias y recursos a su cargo como considere pertinente para poder realizar su función. - Para delegar en el personal la responsabilidad por los activos que le son entregados. - Es autónomo en la proposición de sus metas y mecanismo de seguimiento del presupuesto asignado a su División. - Autonomía para priorizar necesidades, planear el trabajo y disponer de todos los recursos que tiene a su cargo para cumplir las funciones. Proceso Compras Internas Elaboración y trámite de orden de pago Selección, Evaluación y Reevaluación de proveedores V. RESPONSABILIDADES 1. Responsabilidades por proceso Responsabilidad - Contacta el proveedor. - Supervisar el cumplimiento de las especificaciones de compra. - Autorizaciones por delegación para firmar ordenes de pago y ordenes de servicio hasta un monto de 40 SMMLV. - Selecciona los proveedores - Realiza evaluación periódica a los proveedores - Reevalúa los proveedores -Responsable de la Seguridad y Salud en el Trabajo de los colaboradores de su dependencia, participar en las actividades de capacitación e informar oportunamente todo accidente de trabajo. Seguridad y Salud en el Trabajo -Responsable del desempeño de SST de su dependencia, de mantener ambientes de trabajo saludables y seguros acordes a los factores de riesgos identificados y promover la participación de todos sus trabajadores en el cumplimiento de los objetivos del Sistema. -Debe garantizar que el SG_SST opere bajo el cumplimiento de la normatividad nacional vigente aplicable en materia de seguridad y salud en el trabajo, en armonía con los estándares mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales de que trata el artículo 14 de la Ley 1562 de Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud y cumplir las normas, reglamentos, e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

4 Página 4 de 06 Gestión por Competencias Respuesta a las Sugerencias, Quejas, Reclamos y Derechos de Petición Gestión de Calidad Gestión Documental - Participa en la entrevista técnica de selección y acompaña la inducción de su equipo de trabajo cuando así se requiera. - Facilita la asistencia del personal a cargo en la formación y entrenamiento programado y participa en la evaluación de su eficacia. - Asiste a las capacitaciones a las que sea convocado según el Programa de Formación anual, Plan de Inducción y Cronograma de Seguridad y Salud en el Trabajo - Facilita la evaluación de la eficacia de las capacitaciones recibidas. - Participa en las acciones orientadas a aumentar el desarrollo de sus competencias incluyendo la valoración de las mismas y cumple con sus acuerdos relacionados en el Plan individual de desarrollo. - Proyecta las respuestas a las diferentes reclamaciones emitiendo el concepto sobre la reclamación para validación de Jurídica - Cumple lo establecido en los procesos, procedimientos y demás normatividad establecida por el Sistema de Gestión de la Calidad. - Propone acciones correctivas, preventivas y de mejora a los procesos, procedimientos y demás normatividad. - Cumple con todas las normas, proceso y procedimientos del Sistema de Gestión Documental. 2. Comités en los que participa Comité Objetivo Frecuencia Compras Análisis, estudio y aprobación e las solicitudes de compras cuya cuantía supere la permitida en el Reglamento de Compras. Según aplique 3. Informes que reporta Informes Dirigido a: Frecuencia Indicadores de Gestión Jefe Área de Calidad Mensual Seguimiento a Plan Operativo Jefe de Subdirección Administrativa y Financiera Trimestral

5 Página 5 de 06 Internas Externas 4. Relaciones con el entorno Director Administrativo Jefes de Unidad Jefes de Dependencia Coordinadores Proveedores Revisor Fiscal 5. Responsabilidades implícitas a. Material, herramientas o equipos: - Equipo de cómputo. b. Dinero, títulos o - Caja menor del División. documentos - Pólizas de seguros - Inventario y aseguramiento de activos fijos. c. Nivel de Confidencialidad Alto VI. REQUISITOS DEL CARGO EDUCACION FORMACION EXPERIENCIA Título Profesional en ciencias administrativas o financieras. Especialización en Gerencia logística integral o afines. - Procesos, procedimientos y reglamentos relacionados al cargo - Servicios de la Corporación - Aplicativo de la dependencia - Auditoría Interna de Calidad - Administración de compras y suministros - Control de inventarios Tres (3) años de experiencia profesional dentro de la cual certifique un (1) año de experiencia en cargos directivos CONOCIMIENTOS ESENCIALES - Mantenimiento preventivo - Mantenimiento correctivo - Manejo de presupuesto - Sistemas de información para gestión de compras, suministros, inventarios y distribución - Indicadores de gestión - Planeación estratégica - Office - Internet

6 Página 6 de 06 Nota: Por disposición del Consejo Directivo, las equivalencias anexas al presente documento tendrán vigencia hasta el 31 de diciembre de 2012 y aplicaran exclusivamente para los trabajadores que ingresaron con posterioridad al 25 de junio de COMPETENCIAS POND. NIVEL DE DESARROLLO D C B A Calidad del servicio 10 X Liderazgo para el cambio 15 X Pensamiento estratégico 10 X Trabajo en equipo 10 X Orientación a resultados 10 X Comunicación efectiva 10 X Logística integral 35 X ELABORO REVISO APROBÓ Director Administrativo Jefe de División de Gestión Humana Nombre: Jorge Arturo Leyva Pedraza Cargo: Subdirectora Administrativa y Financiera Nombre: Sandra Milena Carrillo Pulido Nombre: Héctor Orlando Solano Novoa AUTORIZÓ Consejo Directivo Presidente: Gregory Enrique Martinez Solis. Acta: DOCUMENTO CONTROLADO Firma: Firma: Firma: Firma: (SELLO)