FONDO DE POBLACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS TERMINOS DE REFERENCIA

Transcripción

1 FONDO DE POBLACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS TERMINOS DE REFERENCIA I. Información del puesto Título de la posición: Jefe/a de Logística Agencia: UNFPA Tipo de contrato: Service Contract (SC) Nivel: SB3/SC7 Lugar de trabajo: Ciudad de Guatemala II. Contexto organizacional 1. Antecedentes El Fondo de Población de las Naciones Unidas-UNFPA en Guatemala firmó en diciembre de 2014 su Plan de Acción del Programa de País , el cual establece como una de sus áreas priorizadas el fortalecimiento de la capacidad del país para recopilar, generar, analizar y difundir información socio -demográfica desglosada sobre la dinámica de la población, la salud sexual y reproductiva, el VIH y la violencia contra las mujeres, que deberá incorporarse en el sistema de planificación y en la formulación de políticas a nivel nacional. En ese sentido, UNFPA ha priorizado la alianza estratégica con el Instituto Nacional de Estadística con el objetivo de fortalecer el Sistema Estadístico Nacional y su rol rector dentro del mismo. Para ello, han mantenido una línea de trabajo conjunto desde hace varios años. Durante el año 2016, el Instituto Nacional de Estadística inició el desarrollo de actividades preparatorias del censo, con el acompañamiento y asistencia técnica de la Oficina de País y la Oficina Regional de UNFPA, habiendo elaborado entre otros: la propuesta de documento del proyecto censal, la propuesta inicial de perfiles de puestos a contratar y una propuesta de plan de adquisiciones de todos los recursos que se necesita adquirir. El INE ya inició la actualización de la cartografía en 7 departamentos del oriente del país, utilizando tecnología digital, entre otros avances. El 29 de noviembre de 2016, el Congreso de la República aprobó el Presupuesto de Ingresos y Egresos del Estado, el cual incluye los recursos para la implementación del XII Censo Nacional de Población y VII Censo Nacional de Vivienda, asimismo, establece en el Artículo 19 que se faculta al INE para la contratación de servicios, equipamiento y demás materiales y suministros para el levantamiento de los censos indicados, a través del Fondo de Población de Naciones Unidas (UNFPA), para lo cual deberá elaborar y suscribir el convenio respectivo. Sobre esta base, se suscribió el Convenio entre el INE y UNFPA para apoyar la implementación del censo el 6 de marzo Este Convenio incluye el Documento de Proyecto Censal y un Modelo de Acompañamiento integral que define tanto las responsabilidades del INE como de UNFPA en aspectos políticos, técnicos, de desarrollo de capacidades y administrativo financiero.

2 Este modelo establece que para la implementación de los Censos se creará una Unidad Implementadora, que incluye la Dirección Nacional del Censo, cuatro sub-direcciones y jefaturas en cada subdirección. La Subdirección de Operaciones de Campo y Logística tiene a su cargo la organización, implementación y seguimiento de las actividades censales en comunidades, pueblos y ciudades, así como la disponibilidad del personal, bienes y servicios requeridos en el lugar, tiempo y calidad acuerdo a programación previa. Esta Subdirección de Operaciones de Campo y Logística incluye la Jefatura de Logística que tiene bajo su responsabilidad garantizar que las actividades censales programadas cuenten con los bienes, servicios e insumos que se requieren en el tiempo, lugar y calidad requeridos. Para tal efecto, los presente términos de referencia se refieren a contratar a un (a) Jefe de Logística del censo que garantice la realización de estas actividades. 2. Contexto organizacional En este modelo de acompañamiento se establece que el UNFPA contratará a todas las personas que la realización del censo requiera. Con esta base se convoca a personas interesadas en el puesto de Jefe/a de Logística del censo, que llenen los requisitos establecidos en estos términos de referencia. Los Censos de Población y Vivienda son un proyecto de país que involucra a todos los sectores: público, privado y organizaciones de sociedad civil. La implementación de las Operaciones de Campo del censo es un proceso complejo que requiere de un Jefe/a de Logística, bajo la dirección y supervisión del Subdirector/a de Operaciones de Campo y Logística del XII Censo Nacional de Población y VII Censo Nacional de Vivienda y la Representación del UNFPA, que organice, dirija e implemente las actividades para garantizar que los bienes, servicios e insumos que las actividades requieren estén disponibles en el tiempo, lugar y calidad requeridos. El Jefe/a de Logística del censo tendrá bajo su supervisión directa a personal que realizará actividades de manejo de inventarios, transporte, embalaje, entre otras. La duración del contrato iniciará a la fecha de la firma y terminará el 31 de diciembre de 2017; podrá ser extendido al 2018 por el período requerido para las operaciones de campo censales. III. Funciones / Resultados clave esperados Resultado: La logística del censo organizada para garantizar la gestión de los procesos logísticos, el manejo de los inventarios, la distribución y transporte de personas, bienes, materiales, impresos y todos los insumos requeridos para que las actividades censales se realicen de manera eficiente, en el tiempo programado, a los lugares requeridos para alcanzar las metas y resultados esperados del censo.

3 Alcance y funciones del puesto: El Jefe/a de Logística estará relacionado con los ámbitos técnico y de gestión del riesgo del Proyecto Censal y realizará las siguientes funciones: 1. Técnico Planificar, organizar e implementar los procesos para garantizar la disponibilidad de bienes, servicios e insumos en función de las necesidades de las operaciones de campo en los diferentes territorios, Supervisar inventarios y realizar las gestiones necesarias a las instancias correspondientes, para que los bienes, servicios e insumos sean comprados con comprados con el tiempo necesario para garantizar su disponibilidad donde se necesiten. 2. Gestión del riesgo El Jefe/a de Logística en coordinación con la Unidad de Gestión de Riesgo implementará acciones establecidas en la estrategia de gestión de riesgos relacionadas con la seguridad de los bienes del censo en donde se ubican y las personas durante su traslado; así como implementar las medidas de mitigación establecidas, como alertas tempranas y coordinación con autoridades y líderes locales, entre otras, manteniendo informado al Subdirector de Operaciones de Campo y Logística. Actividades que realizará el Jefe/a de Logística: Elaboración y supervisión del plan de trabajo de la jefatura, en coordinación con la Subdirección de Operación de Campo y Logística y la Jefatura de Operaciones de Campo. Organizar con los responsables de las áreas bajo su cargo, las tareas de distribución de equipamientos informáticos, materiales, impresos, insumos y otros bienes y servicios, así como supervisar su implementación. Organizar y supervisar el manejo de almacén y las actividades de embalaje, distribución, centralización y organización de la documentación y materiales previo a los censos y al finalizar los mismos. Organizar y supervisar el traslado de bienes, materiales, insumos a donde se requiera, garantizando que los mismos se mantengan en buenas condiciones. Supervisar y establecer controles de inventario establecidos. Identificar los mecanismos para mantener una comunicación y coordinación continua con el resto de áreas a fin de atender los requerimientos de logística en tiempo y forma. En coordinación con la Unidad de Gestión de Riesgo y la Subdirección de Operaciones de Campo y Logística, implementar las actividades de gestión del riesgo y de las medidas de mitigación para reducir las posibles amenazas al Proyecto Censal. Viajar frecuentemente al interior del país a supervisar y verificar las actividades logísticas. Elaborar los términos de referencia y junto con la Subdirección de Administración y Finanzas realizar los procesos de adquisiciones de bienes y servicios, cuando se requiera, y contratación de personal a su cargo. Coordinar el área de trasportes del proyecto (pilotos, vales de combustible, vehículos, mantenimiento de vehículos, etc.) Presentar al Subdirector de Operaciones de Campo y Logística informes periódicos que incluyan los avances, el cumplimiento de metas, dificultades y limitaciones encontradas. Otras actividades relacionadas que le sean requeridas en el desarrollo del proyecto por la Dirección Nacional del mismo y por UNFPA

4 IV. Impacto de los Resultados El impacto de esta contratación es garantizar la disponibilidad de los bienes, servicios, materiales e insumos para las actividades censales en el tiempo y lugar que son necesarios para la implementación adecuada de las actividades censales para alcanzar las metas del proyecto censal. V. Competencias y Factores Críticos de Éxito Competencias corporativas: Sensibilidad y adaptabilidad cultural, de género, religión, pueblos, nacionalidad y edad Compromiso con la transparencia y la honestidad Competencias funcionales: Gestión y Liderazgo Gestión basada en resultados Excelentes habilidades de organización Habilidad y disposición de rendición de cuentas Pensamiento analítico y estratégico Capacidad para formar y trabajar en equipo, mantener buenas relaciones con colegas, subordinados y personas vinculadas al proyecto Capacidad para elaborar informes de avance Proactivo en el desarrollo de acciones para lograr los resultados esperados. Comunicación Buena capacidad de comunicación tanto en escrita como oral. VI. Calificaciones de reclutamiento Educación: Experiencia y conocimiento: Lenguaje Requerido: Nivel diversificado completo Estudios universitarios en ingeniera o administración de empresas deseable. Mínimo siete (7) años de experiencia en la ejecución, supervisión y/o coordinación de tareas de logística. Experiencia en gestión de proyectos y de manejo de personal. Conocimiento del funcionamiento de las herramientas de Office, Excel, Word, Power Point. Experiencia en mecanismos de coordinación con instituciones, autoridades y líderes locales. Español.

5 VII. Firmas- Certificación Descripción del Puesto Titular (si es aplicable) Nombre Firma Fecha Supervisor Nombre / Título Firma Fecha