POLÍTICA DE DENUNCIA DE ACCIONES ANTIÉTICAS

Transcripción

1 I. GENERAL El Código de Conducta de la Compañía (el Código ) exige que los directores, ejecutivos y empleados, así como todas sus filiales y empresas relacionadas, mantengan un alto nivel de ética empresarial y personal al cumplir con sus deberes y responsabilidades. Como funcionarios y representantes de la Compañía, debemos asegurar honestidad e integridad en el cumplimiento de nuestras responsabilidades, respetando las leyes y reglamentos que correspondan. II. RESPONSABILIDAD DE INFORMAR Es responsabilidad de todos los directores, ejecutivos y empleados cumplir con el Código y sus políticas de apoyo corporativas. Informar de inmediato presuntas violaciones del Código a nuestro supervisor o gerente, al Área de Recursos Humanos, Departamento Legal, o a los representantes del Servicio de Asesoría y Control de Riesgos, o por medio de cualquier otra de las opciones aquí establecidas y participar en las investigaciones internas o externas sobre las violaciones informadas, es nuestro derecho y responsabilidad. III. REPRESALIAS Ningún director, ejecutivo o empleado que informe de buena fe violaciones al Código, sufrirá acoso, represalias o consecuencias laborales adversas. No se tomarán represalias por expresarse o realizar una denuncia verídica en relación a conductas indebidas, por participar en una investigación o por ejercer nuestros derechos legítimos. Un colaborador que tome represalias contra alguien que haya informado de buena fe una infracción, estará sujeto a la aplicación de medidas disciplinarias que podrán incluir la terminación de la relación laboral. La Política de Alerta Ante Acciones Anti Éticas tiene por objeto facilitar e incentivar a que los empleados y cualquier otra persona, planteen sus inquietudes dentro de la Compañía en lugar de procurar soluciones fuera de ella. IV. INFORMANDO VIOLACIONES A. El Código adopta la política de puertas abiertas de la Compañía e incentiva a los colaboradores a compartir sus preguntas, preocupaciones, sugerencias o denuncias con alguien que pueda gestionarlas correctamente. En la mayoría de los casos, un supervisor o gerente se encuentra en la mejor posición para abordar una situación que genere preocupación. Sin embargo, si usted no se siente cómodo hablando con su supervisor o gerente, o no queda satisfecho con su repuesta, le aconsejamos hablar con algún representante de los Departamentos de Recursos Humanos, Legal o Asesoría y Control de Riesgos o con cualquier miembro de la gerencia con el que se sienta cómodo. Los supervisores y gerentes deben informar la presunta violación al Código al Oficial de Cumplimiento de la Compañía, quien tiene la responsabilidad específica y exclusiva de investigar todas las violaciones informadas. 1

2 B. Ante presuntos fraudes o infracciones a la legislación bursátil, en caso de estar incómodo tratando estos temas o si los mismos no son resueltos, se puede contactar al Oficial de Cumplimiento de la Empresa, presentar la denuncia a través del Sitio Web Corporativo de Ética y Cumplimiento o llamar a la Línea Directa de Ética y Cumplimiento. 2

3 SITIO WEB CORPORATIVO DE ÉTICA Y CUMPLIMIENTO LÍNEAS DIRECTAS DE ÉTICA Y CUMPLIMIENTO Para llamadas en América del Norte (EE.UU. y Canadá): marcar 1 (800) Para llamadas desde Argentina, Bolivia, Chile, Uruguay, Reino Unido e Irlanda marcar: 1. Desde una línea externa marque el número correspondiente al país, como se indica a continuación: Argentina Bolivia Chile Uruguay Reino Unido Irlanda o Dial La llamada será contestada en inglés La llamada será contestada en inglés 1. La llamada será contestada en inglés o español según lo indicado en el cuadro anterior. Para continuar con su llamada en otro idioma, indíquelo para solicitar un intérprete. Conseguir con un intérprete puede tomar entre 1 a 3 minutos. Por favor espere en línea. 2. Aclare que está llamando desde Finning. 3. Realice su denuncia. En caso de no poder conectarse siguiendo las instrucciones anteriores: 1. Marque a una operadora internacional. 2. Solicite una llamada a cobrar (cargo revertido) al número Si se solicita indicar su nombre, señale Ethics Point como su nombre. 4. La operadora internacional llamará a la Línea de Denuncias de Finning. La llamada será contestada en inglés y el cobro revertido será aceptado. Cuando se desconecte la operadora internacional, un Especialista del Centro de Atención Telefónica continuará con la llamada en inglés; si usted prefiere el español, por favor indique el idioma de su preferencia para que se solicite un intérprete. Conseguir un intérprete puede tomar entre 1 a 3 minutos. Por favor espere en línea durante ese período. 5. El Especialista del Centro de Atención Telefónica retomará la llamada con un intérprete de español. 3

4 6. Realice su denuncia. V. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO El Oficial de Cumplimiento de la Compañía, junto con el Comité de Ética Global, son los responsables de investigar y resolver todas las denuncias y acusaciones referentes a las violaciones del Código. El Comité de Ética Global resumirá todas las denuncias recibidas en el trimestre y presentará un informe al Comité de Auditoria del Directorio sobre aquellas que sean materiales, las conclusiones y recomendaciones de las investigaciones, y el estado actual de las principales investigaciones en curso. El Oficial de Cumplimiento de la Empresa es el/la Secretario(a) Corporativo(a) y puede ser contactado por los siguientes medios: Tel: Correo: Suite Burrard Street, Vancouver, BC V6C 2X8, Canada complianceofficer@finning.com Si usted no se siente cómodo hablando con su supervisor o gerente, un ejecutivo o representante en los Departamentos de Recursos Humanos, Legal o Servicios de Asesoría y Control de Riesgos, o en caso de que el asunto no sea resuelto, puede contactar en forma directa al Oficial de Cumplimiento, a la Línea Directa de Ética y Cumplimiento o utilizar el sitio web de Ética y Cumplimiento, tal como indica la política. VI. PROBLEMAS DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA El Comité de Auditoría del Directorio abordará todas las preocupaciones o quejas informadas vinculadas a prácticas contables corporativas, control interno o auditoría. El Oficial de Cumplimiento notificará inmediatamente al Comité de Auditoría de toda queja y trabajará con el mismo hasta resolver el asunto. VII. ACTUANDO DE BUENA FE Toda denuncia vinculada a una violación o sospecha de violación al Código deberá ser realizada de buena fe y tener fundamentos razonables para creer que la información revelada indica una violación al Código. Se considerará que quienes hagan uso indebido del proceso de información y deliberadamente realicen denuncias falsas o de naturaleza maliciosa han cometido una violación al Código de la Compañía, lo que será investigado. En caso de que una investigación confirme que se produjo una violación, se adoptarán las medidas apropiadas que pueden incluir la finalización de la relación laboral. 4

5 VIII. CONFIDENCIALIDAD Se garantiza estricta confidencialidad al informar presuntas violaciones o participar en investigaciones, sin temor a represalias. Las violaciones o presuntas violaciones serán presentadas en forma confidencial por parte del denunciante o en forma anónima. Las denuncias de violaciones reales o sospechadas se manejaran con la mayor confidencialidad posible, conforme a los requisitos necesarios para realizar una investigación adecuada. IX. MANEJO DE LAS VIOLACIONES INFORMADAS El Oficial de Cumplimiento notificará al remitente y acusará recibo de la denuncia dentro de los cinco días hábiles siguientes a su presentación. Todas las denuncias se investigarán rápidamente y se adoptarán las medidas correctivas apropiadas si la investigación así lo justifica. Puede encontrar la versión electrónica de la Política de Alerta Ante Acciones Antiéticas en el sitio web de la Compañía: 5