La información: Técnicas tradicionales de gestión de la información:

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2 Introducción La información: Aumenta progresivamente con el tiempo. Es necesario clasificar esa información para poder acceder a ella en el menor tiempo posible. Los mecanismos tradicionales de almacenamiento y clasificación de la información pierden eficacia cuando el volumen de información es muy grande. Surge la necesidad de emplear nuevas técnicas de clasificación, almacenamiento y acceso a dicha información. Las nuevas tecnologías ofrecen soluciones muy eficientes para manejar grandes volúmenes de información. Técnicas tradicionales de gestión de la información:

3 Introducción Desventajas: Ineficiente con grandes cantidades de información. Tiempos muy altos de acceso a la información deseada. La clasificación de la información es muy tediosa. Solución: Emplear bases de datos informáticas Las bases de datos informáticas almacenan la información en forma de tablas.

4 Introducción Las bases de datos son empleadas normalmente en numerosas situaciones de la vida cotidiana.

5 Bases de Datos Definición: Es un conjunto de herramientas necesarias para gestionar información relacionada con un tema determinado. Conceptos relacionados: Tablas: en ellas se almacenan los datos de modo organizado para que la información pueda ser manejada eficazmente. Consultas: son herramientas que dan respuestas a las preguntas que se puedan plantear acerca de los datos almacenados. Formularios: estos objetos muestran los datos de modo diferente del de una tabla, con un resultado mas agradable, vistoso y eficaz. Informes: permiten imprimir los datos almacenados en las tablas con el formato que el usuario haya diseñado.

6 Bases de Datos Las tablas recogen información organizada en registros y campos

7 Bases de Datos Bases de datos relacionales

8 Gestor de Bases de Datos Es un programa que sirve para definir, construir y manipular una Base de Datos GESTORES DE BASES DE DATOS Para pequeñas empresas: - Access (Microsoft Office) - Base (Open Office) Para redes corporativas e internet: - SQLserver - MySql - Oracle

9 Crear una Base de Datos: Datos requeridos: Nombre de la Base de Datos Directorio donde guardar la Base de Datos Nombre de la base de datos Botón para modificar el directorio de destino Directorio de destino de la base de datos

10 Crear una Tabla: Para diseñar una tabla se requiere: Nombres de los campos Tipos de datos de cada campo: Texto, Número, Hora/Fecha, Si/No, Objeto Ole, Etc. Cambiar a la Vista de Diseño para definir los campos de la tabla

11 Botón para crear una nueva tabla

12 Clave Principal de la tabla Tipos de datos de un campo en Access 2007

13 Insertar Datos en una Tabla Seleccionar la Vista Hoja de Datos Los datos o registros han de Insertarse en la tabla uno a uno en la hoja de datos de la tabla. Tablas de nuestra Base de Datos Hoja de Datos de una tabla

14 Operaciones sobre los datos de una Tabla Eliminar registros Activar Registro pulsando en Botón derecho eliminar registro Clic sobre el botón Sí Insertar nuevos registros Situarse en el último registro con el símbolo * Escribir los datos del nuevo registro en la hoja de la tabla

15 Operaciones sobre los datos de una Tabla Ordenar los registros Se ordenan en función de los valores de un campo Si es de texto se ordena alfabéticamente ascendente o descendentemente Si el campo es numérico se ordena de mayor a menor o al contrario.

16 Operaciones sobre los datos de una Tabla Buscar datos en una tabla Sirve para localizar registros conociendo alguno de sus datos: Hacer clic sobre pestaña Inicio y botón Escribir el dato a buscar Activar las opciones de búsqueda deseadas Hacer clic en Buscar Siguiente para ir encontrando los datos que se buscan

17 Operaciones sobre los datos de una Tabla Buscar datos en una tabla Palabra a buscar en la tabla Botón de inicio de búsqueda Dominio de búsqueda (tabla entera o campos) Condiciones de coincidencia de términos

18 Operaciones sobre los datos de una Tabla Filtrar los datos en una tabla Resulta de utilidad para visualizar tan solo un conjunto de datos seleccionados por el usuario. Seleccionar el campo en función del cual se quiere filtrar Hacer clic sobre la pestaña inicio y botón Indicar los valores por los que filtrar Clic en Aceptar Para desactivar el filtro pulsar el botón

19 Insertar Datos Externos en una Tabla Access 2007 permite importar datos de archivos externos para crear nuevas tablas. Esta función es muy útil para ahorrar tiempo transcribiendo los datos de un lugar a otro. Es posible importar datos de archivos Excel, documentos de texto, HTML, otras BBDD, etc.

20 Insertar Datos de un archivo Excel Botón para importar datos desde un Excel

21 Insertar Datos Externos en una Tabla Pasos a seguir en el asistente: 1. Seleccionar directorio archivo Excel 2. Elegir la hoja a utilizar del archivo Excel 3. Definir nombres y propiedades de los campos 4. Elegir la clave principal 5. Dar un nombre a la tabla

22 Seleccionar el directorio de la hoja Excel

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28 Relaciones entre Tablas Bases de Datos Relacionales Relaciones entre Tablas En la relación una tabla es principal y otra secundaria CONDICIONES: Las dos tablas han de tener un campo en común (con el mismo tipo de dato) Algunos registros de ambas tablas han de tener el mismo dato en ese campo.

29 Relaciones entre Tablas TIPOS DE RELACIONES: Relación de uno a uno Relación de uno a varios Relación de varios a varios

30 Crear Relaciones entre Tablas En la pestaña Herramientas de base de datos pulsar el botón Relaciones

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32 CERRAR LAS TABLAS ANTES DE RELACIONARLAS!!!

33 Tablas a relacionar Campos a relacionar de cada tabla Marcar estas propiedades

34 Tabla Principal Tabla Secundaria

35 Relaciones entre Tablas Hojas de Datos Secundarias: Sirven para visualizar que registros de la tabla secundaria están relacionados con los registros de la tabla principal

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37 Operaciones con Relaciones entre Tablas Eliminar una relación Modificar una relación

38 Operaciones con Relaciones entre Tablas Mostrar tabla Ocultar tabla Crear informe de relaciones

39 Relaciones entre Tablas Hay que cuidar las relaciones entre tablas. Las relaciones entre tablas pueden complicar mucho el diseño de una base de datos El diseño de una Base de Datos real puede ser de una complejidad muy alta.

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41 Consultas Son objetos de la base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos o almacenarlos en una nueva tabla. Tipos: - Consultas de Selección - Consultas de Acción - Consultas SQL

42 Crear Consultas Datos necesarios para crear una consulta: Especificar las tablas a utilizar en la consulta Especificar los campos de las tablas anteriores a utilizar Indicar visibilidad del campo en el resultado Aplicar criterios de selección si es necesario

43 Crear Consultas

44 2. Elegir los campos para usar en la consulta 1. Seleccionar tabla/as para la consulta 3. En esta área se define la consulta, campos a usar, visibilidad de campos y criterios de consulta

45 Crear Consultas Operadores de comparación y comodines: = Igualdad > / < mayor / menor que >= / =< mayor o igual / menor o igual que <> Distinto que * Conjunto de caracteres comodines? Un carácter comodín

46 Crear Consultas Consultas con criterios múltiples Operador Y: Se han de cumplir todos los criterios a la vez Operador O: Se ha de cumplir al menos uno de los criterios Pueden combinarse los operadores anteriores

47 Crear Consultas Muestra de resultados Botón para ejecutar la consulta Tipos de consultas a realizar. Solo usaremos la primera

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