INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN. Localización N.A.

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1 INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN íconíec Iner naconal. INFORMACIÓN GHNERAL ORGANIZACIÓN INSTITUTO UNIVERSITARIO DE LA PAZ. UNIPAZ SITIO WEB; wwv/._unípaz.edu.cq LOCALIZACIÓN: Centro de Investgacón Santa Luca Barrancabermeja, Santander, Colomba Km 4 Vía Bucaramanga Vereda El Zarzal. Dreccón de! sto permanente Incluyendo al sto prncpal ALCANCE DE LA CERTIFICACIÓN: Localzacón Actvdades del alcance o procesos desarrollados en este sto NA Dseño y Prestacón del Servco de Educacón Superor en los nveles Técnco Profesonal, Tecnológco, Profesonal, y Posgraduales. Desgn and Provsón of Servce n Hgher Educaton n the levés Techncal Professíonal, Technology, Professonal-and Postgraduaíes. EXCLUSIONES JUSTIFICADAS (En el caso de sstema de gestón de caldad) Propedad del Clente: los clentes no sumnstran benes o productos de su propedad que sean ncorporados o utlzados en el proceso de formacón profesonal Presen/acón del Producto: nuestro producto por estar defndo como un servco que se presta a la socedad, no está sujeto a las dsposcones de este requsto, es decr, no se dentfca, manpula, embala, almacena o se protege. 7.6 Control de los Dspostvos de segumento y medcón: este requsto no es aplcable a la nsttucón, ya que no se requeren de dspostvos de segumento y medcón para garantzar la conformdad de la prestacón del servco de educacón. CÓDIGO SECTORIAL IAF: 37 ÁREA TÉCNICA: CS 37/ REQUISITOS DE CERTIFICACIÓN: ISO 9:28; NTC GP :29 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Nombre: Johnny Javer Meza Cargo: Vcerrector recíoría(5)unpaz.edu.co; Correo electrónco cía u d aestra da 28@ya hop. corn TIPO DE AUDITORIA: X'Otorgamento (GP :29) a Segumento X Renovacón (ISO 9:28} D Amplacón de alcance Q Reduccón de alcance a Extraordnara ohnnyme2a@hotmal.com; Págna de 8 Aprobado 24-3-

2 INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN coníec Internaconal. INFORMACIÓN GENERAL FECHA DURACIÓN PREPARACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA AUDITORIA EN SITIO < 4-7- al AUDITORIA COMPLEMENTARIA (S aplca) EQUIPO AUDITOR Audtor líder S do Javer Ibarra Rodríguez Audtor N. A. Experto Técnco N. A. DATOS DEL CERTIFICADO Códgo asgnado por ICONTEC Fecha de aprobacón ncal Fecha- vencmento: ISO 9 SC GP 2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA Determnar la conformdad del sstema de gestón con los requstos de la norma de sstema de gestón. Evaluar la capacdad del sstema de gestón para asegurar el cumplmento de los requstos, legales y reglamentaros aplcables al alcance del sstema de gestón y a la norma de requstos de gestón Determnar la efcaz mplementacón y mantenmento del sstema de gestón Identfcar oportundades de mejora en'el sstema de gestón 3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS Fecha de envío del plan de audtora: Los crteros de la audtora ncluyen la documentacón del sstema de gestón desarrollada en respuesta a los requstos de la norma / documento normatvo?: SX No D. La audtoría se realzó en forma combnada y o ntegrada?: SX No D Audtoría combnada D, audtoría ntegrada X; Con cuales esquemas: ISO 9:28 y NTC GP :29. Es aplcable el muesíreo por múltple sto?: S O No X. Cuando no es aplcable el muestreo por múltple sto (IAF MD ), cuáles stos permanentes dferentes al prncpal se audítaron?; Nnguno Sí es audtoría de renovacón, sé defnó e! plan de muesíreo a segur para el próxmo cclo de audtoras de la organzacón (renovacón, prmer segumento y segundo segumento) en el ES-P-SG- 2-F-3: Sd NoX. Sé audítaron actvdades en stos temporales o fuera del sto?: Sü No D No aplca X. Págna 2 de 8 Aprobado 24-3-

3 INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN confec nlerndcfono! 3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS La audtoría se realzó por muestreo selectvo de evdencas de las actvdades y resultados de la organzacón y por ello tene asocado ncertdumbre por no haber verfcado todos los documentos y regstros. Es una audtoría de amplacón? Sn NoX En el caso de os esquemas en los que es aplcable el requsto de dseño y desarrollo este aplca en el alcance del certfcado?: SÍX NoD. SÍ aplca ndcar la línea de productos o servcos donde se verfcó dchos requstos: Prestacón de Servco de Educacón Superor Exsten requstos legales o reglamentaros aplcables al alcance de certfcacón? SX NoD. Se verfcó la capacdad de cumplmento de éstos, medante su dentfcacón, la planfcacón de su cumplmento, la mplementacíón y la verfcacón por la organzacón de su cumplmento. Entre otros: Ley 5 de 994: Ley general de educacón Ley 8 de 993 que se refere a la contratacón con entdades del estado «Ley de 993 que regula todo lo referente a la segurdad socal Ley 3 de 992 Ley 749 de 22 Decreto 226 de Agosto de 23 Decreto 2566 de Septembre de 23 Decreto 5 de 23. Sé evdencan requermentos especíales legales asocados al funconamento de la organzacón o los proyectos que realza?: S D No X. Sé evdencan cambos sgnfcatvos en la organzacón, por ejemplo relaconados con alta dreccón, representante de la dreccón, estructura organízacíonal, stos permanentes bajo el alcance de la certfcacón, entre otros? SÍX NoCL S aplca, cuales: el otorgamento en la Norma NTC GP :29 Sé evdencaron las accones tomadas por la organzacón para soluconar los hallazgos reportados en el nforme Etapa : SÍX NoD No aplca D. Se presentaron durante a audtora cambos que hayan mpeddo cumplr con el plan de audtoría ncalmente acordado? SíD NoX, Se presentan actvdades que deban ser verfcadas en la sguente audtora? S D NoX, El equpo audtor maneja la documentacón sumnstrada por la empresa en forma confdencal y retorna a la organzacón toda la documentacón, en forma físca o elmna la entregada en otro medo, solctada antes y durante el proceso de audtoría?: SX NoD. Págna 3 de 8 Aprobado 24-3-

4 a 3 INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN íconíec Internaconal 4. CONFORMIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN Número de no conformdades detectadas en esta audtora Número de no.conformdades pendentes de solucón de la anteror audtora Número de no conformdades soluconadas en esta audtoría Número tota! de no conformdades pendentes En la presente audtora no se observan no conformdades Mayores Menores Mayores Menores Mayores Menores Mayores Menores - 5. ASPECTOS QUE APOYAN LA CONFORMIDAD Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN El manfesto compromso de la Dreccón de la Unversdad con el Sstema Integrado de Gestón evdencado en su partcpacón constante en cada una de las actvdades de mejora. El constante segumento a a efcaca de las oportundades de mejora planteadas dentro de la organzacón de parte de la dreccón ya que es evdenca del mejoramento contnuo. El proceso de autoevaluacón ya que ha sdo generador de accones de mejora dentro de la nsttucón. El acompañamento en el proceso de formacón de parte de los docentes logrando un alto desarrollo de las competencas en os estudantes. La constante nversón en el mejoramento de la nfraestructura ya que es evdenca del compromso de la dreccón de la nsttucón con los estándares en la prestacón del servco. El acompañamento realzado de parte del proceso de Sstema Integrado de Gestón ya que ha permtdo establecer accones de mejora desde cada proceso y verfcar su efcaca. El Plan de Desarrollo y el Plan de Gestón del Rector ya que permten realzar un desplegue en planes de accón por procesos de los objetvos estratégcos de la organzacón. El ofrecmento de técncos y tecnólogos acorde a las necesdades de la regón garantzando una oferta compettva para los empresaros. La defncón de clente al empresaro es un elemento que permte ncorporar al dseño de la educacón una veracdad y efcaca en las temátcas prncpales de los programas. La búsqueda del enlace de la nvestgacón y la comundad permtendo a los estudantes desarrollar proyectos enfocados en el crecmento de la regón. La oportundad ofrecda por la unversdad a los jóvenes de ayudas con becas y auxlos en general facltan el acceso a la educacón superor vnculando ncluso a sector prvado. La alneacón de la totaldad de los elementos estratégcos de la nsttucón con el actuar de todo el personal es garantía del enfoque al cumplmento de los requstos de los clentes. E! crecmento del número de estudantes en os últmos años es evdenca de la mportanca que ha tornado la unversdad dentro del día a día de la regón. 6. OPORTUNIDADES DE MEJORA El análss de los ndcadores a través de resultados de anterores perodos observando la ' tendenca permtendo de esta forma tomar accones a partr de este tpo de análss estadístco. La adquscón de coleccones vrtuales en cencas báscas ya que facltarían el acceso de los estudantes y de la comundad unverstara en general a la nformacón de forma ágl y oportuna para las necesdades de estudo e nvestgacón. El análss de polítcas de la bbloteca enfocándose en aumentar la utlzacón de los lbros sendo este uno de los objetvos de la msma. _EI regstro del hstoral de fala_de_los equíoos_de_cómputo con_eí fn de mantener un control sobre ES-P-SG-2-F-Ü25 Págna 4 de 8 Aprobado 24-3-

5 INFORME DÉ AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN confec Inf emoconal 6. OPORTUNIDADES DE MEJORA posbles fallas recurrentes que afecten la normal utlzacón de dchos equpos. La retroaümeníacón formal de la evaluacón de los proveedores con el fn de garantzar que se toman los correctvos necesaros en caso de ser necesaro. La creacón de un proceso encargado de las comuncacones tanto nternas como externas en el cual se coloque como meta la nsttuconalzacíón de la magen corporatva de la unversdad. El establecmento de medcones de satsfaccón de clente nterno permtendo tomar accones de mejora en cuanto a la relacón nterprocesos de la nsttucón. La profundzacíón en los tempos de audtora nterna a la proceso de gestón de formacón con el fn de garantzar que se analza de forma adecuada todos los puntos crítcos del proceso msona! fundamental de la organzacón. 7. RESULTADO DE LA REVISIÓN DE LAS CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS PENDIENTES DE LA AUDITORIA ANTERIOR Sé evdencaron no conformdades pendentes de la audtora anteror?: S X No D. Se mplementaron los planes de correccones y accones correctvas aceptados por CONTEC? La organzacón modfcó los planes de correccones y accones correctvas acordados con CONTEC? Se evdenca efcaca de los planes mplementados?- XSI n s XS! n NO.X NO a NO 8. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA 8..Análss deja efcaca del sstema de gestón certfcado Inclur las tendencas de la medcón del nvel de satsfaccón: altos nveles de satsfaccón en las encuestas aplcadas a los empresaros de la regón. Inclur la tendenca anual de las reclamacones o quejas pertnentes del clente: problemas con el aplcatvo para matrículas y algunas stuacones relaconados con los docentes. Sé tene establecda una metodología para el tratamento de las reclamacones y quejas de los clentes y/o solctudes de las partes nteresadas, eventos adversos (Para ISO 3485), recogdas de producto (para HACCP, ISO 22 y FSSC 22), accdentes, ncdentes (para OHSAS 8, ISO 4)?: SX No D. Recurrenca de las causas asocadas a estas: problemas por el aplcatvo de matrcula Accones tomadas por la organzacón frente a éstas stuacones: accones para el mejoramento del aplcatvo Se han presentado comuncacones con las partes nteresadas, ncluyendo, s es pertnente, la de organsmos de vglanca y que estén relaconadas con la actvdad del sstema de gestón correspondente? S D No X. Sé evdenca e! logro de los objetvos de desempeño establecdos por la "organzacón en el últmo perodo desde la anteror audtoría de ICONTEC?: SÍX NoD. Se concluye acerca del logro: ha aumentado el número de estudantes en los últmos años y a nversón en nfraestructura. Págna 5 de 8 Aprobado 24-3-

6 a a INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN 8. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA 8.2.Recurrenca de no conformdades detectadas en audtoras prevas A partr de la audtora de renovacón se nca el cclo. del cclo de certfcacón confec nternaconal Audtoría Número de no conformdades Requstos Renovacón a de segumento del cclo 2a. de segumento del cclo Sé evdenca recurrenca de no conformdades detectadas en las audtorías de ICONTEC el cclo de certfcacón: SÍ Ll No D. Comentaros, s aplca: No se observa 8.3. Uso del certfcado de sstema de gestón y autentcdad del certfcado: E! logo de certfcacón se usa en publcdad de acuerdo a lo establecdo en el reglamento ES-R-SG- y a! Manual de magen de ICONTEC? SÍX No D. El logo se usa sobre el producto o sobre el empaque o envase o embalaje del producto a la vsta o de cualquer otra forma que denote conformdad del producto? S.D NoX. Sé evdenca la adecuacón de la nformacón contenda en el certfcado (vgenca del certfcado, logos de acredtadores de acuerdo a lo establecdo en el ES-l-SG-, razón socal, dreccones, alcance, etc.)? S X No D. I ES-P-SG-2-F-Q25 Págna 6 de 8 Aprobado 24-3-

7 m m m m n INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN contec Internaconal. REGISTRO DE NO CONFORMIDADES, CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS # DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD CLASIFICACIÓN (MAYOR MENOR) REQUISITO(S) DE LA NORMA CORRECCIÓN PROPUESTA Y FECHA DE IMPLEMENTACIÓN NA ANÁLISIS DE CAUSAS (INDICAR LAS CAUSAS RAICES) CORRECTIVA PROPUESTA Y FECHA DE LA IMPLEMENTACIÓN ACEPTACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN POR AUDITOR LÍDER s n Non Fecha: Págna 7 de 8 Aprobado 24-3-

8 INFORME DE AUDITORIA DE SISTEMAS DE GESTIÓN íconfec nternaconal. CONCEPTO DEL AUDITOR LÍDER DE ACUERDO CON EL ES-R-SG- Se recomenda otorgarla Certfcacón del Sstema de Gestón (GP :29} Se recomenda no otorgar la Certfcacón del Sstema de Gestón Se recomenda renovar la Certfcacón de! Sstema de Gestón (ISO 9 :28) Se recomenda reactvar la Certfcacón del Sstema de Gestón Se recomenda amplar / reducr la Certfcacón del Sstema de Gestón Se recomenda no amplarla Certfcacón del Sstema de Gestón Se recomenda suspender la Certfcacón del Sstema de Gestón Mantener la Certfcacón del Sstema de Gestón Se recomenda cancelar o retrar la Certfcacón del Sstema de Gestón Comentaros adconales: X X Se concluye que el sstema de gestón: Es conforme con las dsposcones planfcadas. Es conforme con os requstos de la norma audtada. Es conforme con los requstos del sstema de gestón establecdos por la organzacón. Se ha mplementado. Se mantene de manera efcaz. Proporcona nformacón a la dreccón sobre los resultados de las audtoras. Alcance anteror:- Formacón profesonal en pregrado para las áreas de ngenería de produccón, ngenería ambental y de saneamento, ngenería agrondustral, medcna veternara y zootecna, ngenería agronómca, lcencatura en ddáctca de las cencas naturales, tecnología en hgene y segurdad ndustral tecnología de almentos y tecnología en produccón anmal. Alcance actual: Dseño y Prestacón del Servco de Educacón Superor en los nveles Técnco Profesonal, Tecnológco, Profesonal y Posgraduales. Nombre audtor líder Sxto Javer Ibarra Rodríguez FECHA: RELACIÓN DE REGISTROS ADICIONALES QUE SE DEBEN CARGAR EN BPM (marcar con una x los documentos que se anexan) para uso nterno de Icontec Plan de muestreo Programa de audtoras No conformdades frmadas por el clente Cuestonaro de evaluacón de FSSC 22. X Este nforme es propedad de ICONTEC y se comuncará después de la audtoría úncamente a la empresa y no será dvulgado a terceros sn autorzacón de a empresa. Págna 8 de 8 Aprobado 24-3-