FORMULARIO DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE SERIES DOCUMENTALES

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1 FORMULARIO DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE SERIES DOCUMENTALES A. DATOS DE LA SERIE DOCUMENTAL 1. Denominación de la serie Expedientes de máster 2. Unidad productora Servicio de Tercer Ciclo. En el curso 96/97 los másters que se imparten son los siguientes: Máster en Economía Industrial (5ª edición); Máster en Análisis y gestión de la Ciencia y la Tecnología (4ª edición); Máster en Análisis Financiero Avanzado (2ª edición); Máster en Derecho de la Unión Europea (7ª edición); Máster en Información y Documentación (5ª edición); Máster en Política Territorial y Urbanística (7ª edición); Máster en Política y Gestión Medioambiental (5ª edición); Euromáster en Cultura Política Europea Contemporánea (2ª edición); Máster en Educación Secundaria Obligatoria (3ª edición. Este Máster depende del Instituto de Estudios Pedagógicos Somosaguas, quien conserva la documentación generada por el Máster). 3. Objeto de la gestión administrativa Apoyo administrativo a la realización de los másters, títulos propios de la Universidad. 4. Años que abarca la serie Tipo de soporte Papel Electrónico 6. Volumen de la serie Estimación aproximada de 7 cajas por edición de máster. 7. Documentos que integran la serie - Trípticos, folletos, carteles y anuncios en los periódicos dando publicidad a la realización de un máster. - Solicitudes de información de los interesados en realizar el máster. - Formulario de solicitud de admisión (se incluye en el expediente académico del alumno, junto a anexos que acompañan la solicitud). - Anuncio público de la convocatoria de becas. - Solicitudes de becas más anexos: fotocopia de la declaración sobre la renta, expediente académico de licenciatura, demanda del INEM, currículum vitae. - Comunicación de la concesión de becas a los solicitantes. - Comunicación de admisión a los interesados, junto con impreso para realizar la matrícula. - Comunicación de concesión o denegación de beca a los solicitantes. - Justificante de pago de tasas de matrícula, con documentos de control y autorizaciones de fraccionamiento de pago. 1

2 - Monografías o trabajos de investigación. - Exámenes. - Actas de calificación de los alumnos. - Documento de entrega de títulos. - Recibo de entrega del título. - Documentos de control de asistencia de los alumnos: hoja de firma diaria y tabla de asistencia. - Encuestas de evaluación de la docencia: cuestionario de evaluación, estadísticas, gráficos y comentarios. - Convenios de colaboración con otras universidades, instituciones y empresas. Adendas. - Documentos de horarios y programas de las asignaturas del máster. - Convocatorias y actas de reunión del Consejo de Dirección del máster. - Documentos de prácticas de los alumnos: relación de centros de prácticas, asignación de los alumnos a los centros, informe del centro de prácticas sobre el trabajo realizado por el alumno en prácticas. - Documentos de presupuesto: elaboración del presupuesto de gastos e ingresos, notas interiores de programación y control, notas interiores de mantenimiento (gastos de teléfono), justificantes de reprografía (gastos de fotocopias), relación mensual de vales de taxi utilizados, relación mensual de reservas de hoteles y viajes realizados a través de la agencia de viajes concertada. - Comunicaciones rutinarias externas e internas. - Peticiones de reserva de aulas. - Documentos contables. - Listado de ofertas de empleo y becas ofrecidas a los alumnos del máster. El expediente académico del alumno (admitidos, no admitidos y bajas) incluye la siguiente documentación: solicitud de admisión al máster, fotocopia del expediente académico de licenciatura, fotocopia compulsada o no del título superior, fotografías, currículum vitae, fotocopia del DNI y certificados de otros estudios que procedan. Si el expediente académico es de un alumno iberoamericano, se incluye además la carta de aceptación provisional al máster para que éste pueda solicitar la beca del ICI (Instituto de Cooperación Iberoamericana). Los documentos a aportar por los solicitantes pueden variar de un máster a otro. 8. Ordenación Cronológica por curso académico. 9. Legislación Ley Orgánica 11/1983, de 25 de agosto, de Reforma Universitaria. Estatutos de la Universidad Carlos III de Madrid. 10. Procedimiento administrativo Se anuncia la celebración del máster mediante trípticos, folletos, carteles, guía de la universidad, anuncios en los periódicos, correo electrónico, páginas web de la Universidad y ferias de estudios de postgrado. Los interesados llaman o escriben para que se les remita información del máster y el formulario de solicitud de admisión (incluido el recurso al correo electrónico), o acceden directamente al mismo a través del web de la Universidad. Las solicitudes se remiten acompañadas de anexos: fotocopia del expediente académico de licenciatura, fotocopia compulsada del título superior, cartas de presentación de profesores o profesionales, fotografías, currículum vitae, fotocopia del DNI y certificados de otros estudios que procedan. Todo ello forma el expediente académico del alumno, aunque los documentos que los solicitantes deben aportar puede variar de un máster a otro. Por otra parte, según el máster del que se trate, el expediente académico del alumno puede incluir otros documentos. 2

3 La selección de los candidatos se hace sobre la documentación aportada por los solicitantes y una entrevista personal con los coordinadores de las especialidades del máster. Se comunica a los interesados la admisión en el máster y se adjunta un impreso para realizar el pago de las tasas de matrícula, que puede ser completo o fraccionado en dos o más veces. Algunos máster solicitan de los alumnos un anticipo en el momento de la admisión. La Universidad hace un anuncio público, en los tablones de anuncios, de convocatoria de becas para realizar los másters, de manera que las personas interesadas deben remitir su solicitud adjuntando fotocopia de la declaración sobre la renta, fotocopia del expediente académico de la licenciatura, fotocopia de la inclusión en las listas del INEM, currículum vitae. Estas solicitudes son evaluadas por cada uno de los Consejos de dirección de los Másters, que concede la Comisión de Títulos Propios de Tercer Ciclo -formada por los Directores de los másters-, previa propuesta del Consejo de Dirección del máster, certificada por su Director. Finalmente se comunica a los futuros alumnos del máster la concesión o no concesión de la beca que habían solicitado. [El momento de convocatoria y el número de becas concedidas varía entre los másters y en las diferentes ediciones. Hay años, por ejemplo, en que han sido financiados mediante el Fondo Social. Algunos másters ofrecen medias becas o exenciones de pago fraccionado de las tasas de matrícula. Otros másters prevén la dotación de becas mensuales a los alumnos que los cursan]. Existe un control estricto en cuanto a asistencia de los alumnos y se reparten encuestas de evaluación de la docencia. Los alumnos deben presentar obligatoriamente trabajos de investigación y superar exámenes, hasta el momento en que reciben el título. Los expedientes académicos de los alumnos se separan en admitidos, no admitidos y bajas. Cuando el expediente no está completo tenemos los alumnos que se han dado de baja, es decir, que no han efectuado ni siquiera el primer pago del curso. Puede ocurrir también que se efectúe el primer pago y no el segundo: en este caso, y como consecuencia de que los alumnos ya tienen hecho el curso, se les retiene el título hasta que abonen el dinero pertinente. Esto es lo que se considera gestión de impagados. 11. Ubicación de la serie Secretarías de los másters. 12. Series antecedentes o relacionadas Relacionadas: Expedientes de doctorados Libro de registro de títulos Actas de la Comisión de Títulos Propios de Tercer Ciclo Convenios y addendas 13. Documentos recapitulativos 14. Documentos duplicados Documentos contables Notas interiores Comunicaciones internas 3

4 15. Propuesta de evaluación que se presenta a la Comisión Período de permanencia en los archivos de gestión: 2 cursos académicos Valor administrativo: 50 cursos académicos, los tipos documentales señalados como de conservación permanente. Valor histórico: a partir de los 50 años, los tipos documentales señalados como de conservación permanente. 16. Propuesta de accesibilidad por parte de los usuarios que se presenta a la Comisión Libre X Restringido (50 años) 17. Propuesta de resolución que se presenta a la Comisión Eliminación Muestreo Conservación permanente X Conservación parcial El Archivo General propone a la Comisión conservar únicamente algunos tipos documentales insertos en el procedimiento: - Documentos de publicidad del máster. Conservación permanente de tres ejemplares de cada tríptico, folleto y cartel, y un recorte de cada periódico. - Solicitudes de información de los interesados en realizar el máster. Eliminación a los 2 cursos académicos. - Formulario de solicitud de admisión más anexos (aceptados). Incluido en el expediente académico del alumno. - Formulario de solicitud de admisión más anexos (bajas y no aceptados). Eliminación a los 2 cursos académicos, salvo que sean retirados por los solicietantes. - Anuncio público de la convocatoria de becas. Conservación permanente. - Solicitudes de becas más anexos: fotocopia de la declaración sobre la renta, expediente académico de licenciatura, demanda del INEM, currículum vitae. Eliminación a los 2 cursos académicos. - Comunicación de la concesión de becas a los solicitantes. Conservación permanente. - Comunicación de admisión a los interesados, junto con impreso para realizar la matrícula. Incluido en el expediente académico del alumno. - Justificante de pago de tasas de matrícula. Eliminación a los 6 años. - Monografías o trabajos de investigación. Eliminación a los 12 meses, o en su caso conservación en la secretaría del máster correspondiente, a criterio del Director del máster. En todo caso se hará un listado que comprenda todas las monografías y trabajos, en el que conste nombre del alumno y título. - Exámenes. Eliminación a los 12 meses. - Actas de calificación de los alumnos. Conservación permanente. - Documentos de entrega de títulos. Conservación permanente. - Recibo de entrega de título. Incluido en el expediente académico del alumno. - Control de asistencia de los alumnos. Eliminación a los 12 meses. - Encuestas de evaluación de la docencia. Conservación permanente de los resúmenes. - Convenios de colaboración con otras universidades, instituciones y empresas. Adendas. Conservación permanente. La documentación de tramitación se eliminará en el plazo que la Comisión de Valoración y Expurgo de documentos dictamine para la documentación de carácter general. - Horarios y programas de las asignaturas del máster. Conservación permanente. - Convocatorias y actas de reunión del Consejo de Dirección del máster. Eliminación de las convocatorias a los 12 meses y conservación permanente únicamente de las actas. 4

5 - Documentos de prácticas de los alumnos: relación de centros de prácticas, asignación de los alumnos a los centros, informe del centro de prácticas sobre el trabajo realizado por el alumno en prácticas. Conservación permanente. - Documentos de presupuesto: elaboración del presupuesto de gastos e ingresos, notas interiores de programación y control, notas interiores de mantenimiento (gastos de teléfono), justificantes de reprografía (gastos de fotocopias), relación mensual de vales de taxi utilizados, relación mensual de reservas de hoteles y viajes realizados a través de la empresa concertada. Eliminación a los 12 meses o al cierre del ejercicio presupuestario. - Comunicaciones rutinarias externas e internas. Eliminación en el plazo que la Comisión de Valoración y Expurgo de documentos dictamine para la documentación de carácter general. - Peticiones de reserva de aulas. Eliminación a los 12 meses. - Documentos contables. Eliminación a los 12 meses o al cierre del ejercicio presupuestario. - Listado de ofertas de empleo y becas ofrecidas a los alumnos del máster. Conservación permanente. - Expediente académico del alumno (admitidos). Conservación permanente. - Expediente académico del alumno (no admitidos y bajas). Eliminación a los 2 cursos académicos. El Archivo General propone a la Comisión eliminar las solicitudes de información a los 2 cursos académicos desde la conclusión del máster. Los alumnos que son baja antes de haber abonado el primer pago de matrícula, que se haga un listado (que se conservará permanentemente) y se elimine el expediente del alumno a los 2 años de la conclusión del máster. Los tipos documentales señalados como de conservación permanente tienen un valor administrativo mientras los alumnos puedan reclamar algún derecho, por lo que su valor llega hasta los 50 años desde la conclusión del máster. La documentación relativa a comunicaciones de incidencias rutinarias internas y externas relativas al máster se prevé incluirla en un procedimiento general, por su carácter rutinario y sin interés, que supondría su eliminación en un plazo no superior a los 5 cursos académicos. En cualquier caso, esta documentación se someterá a la resolución que tome la Comisión de Valoración y Expurgo de la Documentación en cuanto se analicen las notas interiores, relaciones interiores y relaciones exteriores, cuya importancia no se juzgue de interés de acuerdo con las funciones desarrolladas por la Universidad. La documentación a presentar por los solicitantes de beca no debería incluir currículum vitae ni certificaciones de estudios, puesto que éste ha sido presentado previamente en el momento de solicitar la admisión como alumno del máster. 18. Observaciones De cara a la eliminación de determinados tipos documentales, y en atención a la existencia de documentos recapitulativos de algunos subprocedimientos (becas, pago de tasas de matrícula), el Archivo General propone a la Comisión que los expedientes académicos de los alumnos incluyan únicamente los formularios de solicitud de admisión más anexos, las comunicaciones de admisión a los interesados y los recibos de entrega de título. B. DATOS A CUMPLIMENTAR POR LA COMISIÓN 19. Resolución de evaluación Período de permanencia en los archivos de gestión: 2 cursos académicos Valor administrativo: 50 cursos académicos, los tipos documentales señalados como de conservación permanente. Valor histórico: a partir de los 50 años, los tipos documentales señalados como de conservación permanente. 20. Resolución de accesibilidad por parte de los usuarios 5

6 Libre X Restringido (50 años) 21. Resolución de disposición final Eliminación Muestreo Conservación permanente X Conservación parcial La Comisión dictamina aprobar la propuesta de conservación presentada por el Archivo General referente a cada uno de los tipos documentales insertos en el procedimiento, así como los comentarios justificativos presentados. 22. Observaciones La Comisión dictamina que en los formularios de solicitud de admisión se incluya una indicación referente a la existencia de un plazo de 2 años para retirar la documentación presentada por aquellos alumnos que sean baja o no aceptados. Una vez transcurrido este período, se procederá a eliminar la documentación. Los tipos documentales de monografías o trabajos de investigación se eliminarán a los 12 meses (a tenor del expediente 1/96, Exámenes y otros documentos de base de calificación), a menos que los Directores de másters decidan asumir por su cuenta la conservación. En todo caso, es preceptiva la elaboración de un listado que contenga el nombre del alumno y el título de la monografía o trabajo. C. DATOS DEL EXPEDIENTE DE VALORACIÓN Y EXPURGO 23. Número del expediente 4/ Sesión 23 de mayo de 1997 (2/97) 25. Asistentes Presidente: Luciano Parejo, quien delega en el Vicepresidente de la Comisión Vicepresidente: Joaquim Llansó, que actúa como Presidente Vocales: Antonio Rodríguez de las Heras, Enrique Villalba, Rosa Barbeitos, José Furones, José Ramón Cruz Excusa su presencia el vocal Alberto Palomar, quien previamente ha hecho llegar sus observaciones sobre el expediente al Vicepresidente de la Comisión. Invitada: María Teresa Camacho (Jefe del Servicio de Tercer Ciclo). 26. Fecha del dictamen de la Comisión 23 mayo Firmas 6

7 28. Fecha de aprobación por la Comisión de Gobierno 7

8 D. DATOS COMPLEMENTARIOS 29. Fecha de remisión al órgano competente 30. Número de expediente del órgano competente 31. Fecha de resolución del órgano competente 32. Observaciones 8

9 UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID COMISIÓN DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE LA DOCUMENTACIÓN Serie: Expedientes de Máster ANEXO 9

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