Vicerrectorado de Planificación, Calidad, Responsabilidad Social y Comunicación

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1 Vicerrectorado de Planificación, Calidad, Responsabilidad Social y Comunicación GUÍA PRÁCTICA DE LA APLICACIÓN PARA EL SEGUIMIENTO DE LOS TÍTULOS OFICIALES DE LA UNIVERSIDAD DE JAÉN (ISOTOOLS AUDIT) 1. ELEMENTOS GENERALES DE LA APLICACIÓN ISOTOOLS AUDIT: ACCESO, CONFIGURACIÓN Y DESARROLLO DEL SEGUIMIENTO DE LOS TÍTULOS OFICIALES DE LA UNIVERSIDAD DE JAÉN. 2. EL SEGUIMIENTO DE LOS TÍTULOS OFICIALES DE LA UNIVERSIDAD DE JAÉN EN LA APLICACIÓN ISOTOOLS AUDIT. Página 1 de 13

2 1. ELEMENTOS GENERALES DE LA APLICACIÓN ISOTOOLS AUDIT: ACCESO, CONFIGURACIÓN Y DESARROLLO DEL SEGUIMIENTO DE LOS TÍTULOS OFICIALES DE LA UNIVERSIDAD DE JAÉN. La fase interna del procedimiento para el seguimiento de los títulos oficiales (Grados y es) de la Universidad de Jaén se realiza a través de la aplicación informática IsoTools AUDIT, a la que se accede vía web desde la dirección de la Universidad de Jaén, concretamente desde el área de intranet ( accediendo al icono relativo a Sistema de Gestión de la Calidad: O bien introduciendo directamente en nuestro navegador la siguiente dirección A continuación, es necesario escribir nuestro usuario y clave genérica de correo electrónico de la Universidad de Jaén: Una vez accedemos al Centro que se trate (en la siguiente figura, Facultad de Ciencias de la Salud), disponemos de dos iconos relacionados con el seguimiento de los títulos. Página 2 de 13

3 En el primero de los iconos relacionado con el seguimiento de los títulos (Procesos- Modelador), disponemos de los circuitos creados para el seguimiento de los títulos y desde aquí, podemos establecer y configurar aquellas opciones de los mismos clicando sobre los botones que se nos presentan (creación de clases de circuitos, edición de los mismos, establecimiento de permisos para el seguimiento de los títulos, asociación de campos a incluir en el diagrama del circuito, determinación de las fases que integran dicho circuito, establecimiento de las vistas de su diagrama de flujo y la programación del mismo). Especialmente interesante resulta el botón Fases, desde el que accedemos al diagrama de flujo que va a seguir nuestro circuito. Aquí podemos ver todas las fases del mismo y podemos configurarlas de acuerdo a nuestras necesidades. Página 3 de 13

4 De hecho, de forma general sobre el diagrama es posible realizar acciones tales como: - Generar nueva fase (Nueva Fase), - Crear una nueva unión entre fases (Nueva Unión), - Establecer una nueva transición (Nueva Transición), - Gestionar el tiempo de forma precisa (Gestión del Tiempo), - Establecer condiciones asociadas a cada fase (Añadir Condiciones), - Volver al listado de circuitos (Listado de Circuitos) y, por supuesto, - Guardar los cambios realizados sobre nuestro diagrama (Guardar Diseño). De forma específica, es posible realizar una serie de acciones sobre cada una de las fases previamente creadas clicando sobre el icono preciso contenido dentro de la propia fase del diagrama. - El botón permite Editar la Fase. - El botón posibilita Editar Campos de esa fase. - El botón permite Editar Avisos. - El botón permite Eliminar Fase En la actualidad, esta configuración inicial se ajusta a lo establecido en el Procedimiento de seguimiento de los títulos oficiales de la Universidad de Jaén, pero que, gracias a su versatilidad y flexibilidad, es reconfigurable de acuerdo a posibles futuras modificaciones del procedimiento. En el segundo de los iconos (Seguimiento de Títulos) tenemos la posibilidad de ejecutar los elementos configurados previamente en el Modelador sobre un título en concreto. Así, como quiera que previamente hemos ajustado el circuito de seguimiento de acuerdo a las previsiones y exigencias del Procedimiento para el seguimiento de los títulos de la Universidad de Jaén, en este momento sólo tendremos que seguir las fases que se nos irán generando de forma cronológica a medida que vayamos cerrando cada una de ellas. Página 4 de 13

5 Como podemos observar, el módulo de Seguimiento de Títulos relaciona los seguimientos ya creados, siendo posible desde esta pantalla, crear uno nuevo, buscar algún seguimiento bajo determinados criterios, imprimir y exportar. De forma específica, sobre cada seguimiento generado podemos observar su número específico identificativo, empresa (organización o centro), la descripción que previamente le hemos asignado, su fecha de apertura o creación, fecha de cierre, fecha límite, estado y diagrama sobre el que se rige (de los que previamente hemos configurado en el Modelador). Si clicamos sobre cualquier seguimiento accedemos directamente al informe de seguimiento, en el que se recoge la información relativa a las fases que la integran y que en ese momento están abiertas a la vista del usuario, diferenciando las ejecutadas o cerradas (en color rojo) de la abierta o pendiente, que será la próxima fase a cerrar o ejecutar (en color verde) de forma que, una vez cerrada, pasa a color rojo y se genera automáticamente la siguiente fase, de acuerdo a su modelación establecida. Podemos observar que también se nos indica el responsable de la cada fase en cuestión, su denominación, fecha de generación, estado (al que antes nos hemos referido) y acciones. La fase cuyo estado está cerrado (en color rojo) sólo es susceptible de ser editada, de forma que clicando sobre podemos acceder al contenido de la misma y trabajar sobre ella. Por su parte, la fase en color verde, permite editar, como la cerrada y también permite cerrar y pasar a la siguiente fase, con lo que clicando sobre, cerramos la fase actual que se trate, normalmente la última en la relación del circuito, y se genera automáticamente una nueva fase sobre la que hay que trabajar y que vuelve a estar en color verde. Así, por fases diferenciadas, se desarrolla la ejecución del circuito hasta el final. Página 5 de 13

6 Por el interés que puede revestir adjuntamos una tabla de responsabilidades en cada una de las fases del circuito de seguimiento de títulos oficiales (Anexo I de la presente Guía). 2. EL SEGUIMIENTO DE LOS TÍTULOS OFICIALES DE LA UNIVERSIDAD DE JAÉN EN LA APLICACIÓN ISOTOOLS AUDIT. Las fases del proceso para el seguimiento de los títulos oficiales de la Universidad vienen establecidas en el Procedimiento del mismo elaborado por el del Vicerrectorado de Planificación, Calidad, Responsabilidad Social y Comunicación y aprobado por el Consejo de Gobierno de la Universidad. En base a este documento, la aplicación IsoTools reproduce las fases necesarias contempladas en el mismo, como una herramienta facilitadora para la gestión de dicho seguimiento. Vamos a describir brevemente los pasos precisos para el seguimiento de un título y cómo se gestiona a través de la aplicación IsoTools (partiendo desde la figura de pantalla anterior y clicando sobre la fase del informe de seguimiento correspondiente): 1. La Comisión de Garantía de Calidad del Centro/ (CGC/CGCM) comprueba que la información que ha de estar disponible en la web sobre los títulos se encuentra actualizada. Teniendo en cuenta la comprobación anterior, la CGC/CGCM cumplimenta la Lista de Comprobación de la Información Publicada en la Web del Título de Grado/ (Anexo I). Clicando sobre opción (Editar) del campo Acciones de la fase del circuito La CGC/CGCM comprueba que la información disponible en la web está actualizada, (ver figura anterior) podemos acceder y trabajar esta fase. Página 6 de 13

7 Desde aquí podemos cambiar la denominación de esta fase, establecer o modificar su Responsable (como establece el Procedimiento de seguimiento de títulos oficiales de la Universidad de Jaén, la Comisión de Garantía de Calidad del Centro/, personificada en el Vicedecano de Calidad del Centro), cargar un fichero (Examinar ) y cumplimentar el checklist de comprobación de los requisitos del título en la web. Una vez hemos trabajado los extremos necesarios de esta fase, cerramos, clicando desde el informe de seguimiento en el campo Acciones en el icono (Completar). 2. La CGC/CGCM enviará dicha lista cumplimentada al Equipo de Dirección del Centro (ED)/ Coordinador-a para su visto bueno, que la remitirá al Vicerrectorado de Planificación, Calidad, Responsabilidad Social y Comunicación (VICPLAN) por correo electrónico (vicplan@ujaen.es) antes de finalizar la segunda quincena del mes de junio. Accedemos a través de Editar del campo Acciones a esta fase (El ED/Coordinador-a le da el visto bueno y remite la Lista de Comprobación al VICPLAN) y podemos modificar la información Descripción en el espacio reservado a ello, establecer o modificar el responsable de esta fase, cargar un fichero, confirmar que se le ha dado el Vº Bº, y finalmente cerrar esta fase. Página 7 de 13

8 3. El VICPLAN remitirá en el mes de septiembre de cada curso académico a la Agencia Andaluza del Conocimiento, a través de la aplicación informática, la dirección web donde se encuentra la información pública disponible de cada uno de los títulos en fase de implantación. En principio no se ha establecido fase específica para esta acción en el actual circuito de seguimiento con lo que no se genera línea de fase en el informe de seguimiento. 4. Finalizado el curso académico correspondiente, y como resultado de la aplicación del Sistema de Garantía de Calidad del Centro/ y de lo establecido en la Memoria de Verificación de cada título, la CGC/CGCM deberá elaborar una Propuesta de Autoinforme de Seguimiento de cada uno de los títulos impartidos durante dicho curso (Anexo II). Accedemos nuevamente a través del informe de seguimiento del título en cuestión vía Editar a la fase correspondiente, en este caso, (La CGC/CGCM elabora la propuesta de Autoinforme Anual de Seguimiento del título). Desde este formulario web podemos de nuevo, establecer o modificar la Descripción de esta fase del circuito y el responsable de la misma. Tenemos la posibilidad de cargar cualquier fichero y además, cumplimentar el Informe Anual de Seguimiento del Título clicando en Una vez finalizado el informe deberemos cerrar esta fase para que se nos genere la siguiente (Completar). Página 8 de 13

9 Una observación de interés en esta fase pero que puede ser tenida en cuenta en todas ellas: si ya hemos elaborado previamente el informe y no queremos otra vez volver a redactarlo en el formulario de la aplicación, es posible utilizar la opción copiar cada uno de los apartados previamente redactados en Word por ejemplo, y pegar en el apartado correspondiente del formulario del informe en la web, con lo que evitamos escribirlo de nuevo. 5. El Equipo de Dirección del Centro (ED), en el caso de los títulos de Grado, o el/la Coordinador/a del, en el caso de los títulos de, le dará el visto bueno a las Propuestas del Informe de Seguimiento Anuales de los títulos y las comunicará al VICPLAN antes de finalizar la primera quincena del mes de noviembre. De forma similar a como sucedía en la fase 2ª, el Informe Anual de Seguimiento o Autoinforme (Anexo II del Procedimiento de seguimiento de títulos oficiales de la Universidad de Jaén) precisa el Vº Bº de la Dirección del Centro y su remisión al Vicerrectorado de Planificación, Calidad, Responsabilidad Social y Comunicación (en este caso, su comunicación y la posibilidad de acceso desde el Vicerrectorado a la aplicación). Así, la mecánica en la aplicación de esta fase y la 2ª son idénticas. Página 9 de 13

10 Accedemos a través de Editar del campo Acciones a esta fase (El ED/Coordinador-a le da el visto bueno y remite al VICPLAN) y podemos modificar la información Descripción en el espacio reservado a ello, establecer o modificar el responsable de esta fase, cargar un fichero, confirmar que se le ha dado el Vº Bº, y finalmente cerrar esta fase. 6. Una vez recibida la información en el VICPLAN a través de la plataforma informática, los técnicos del (SPE) realizarán una auditoría interna, basándose para ello en las Propuestas de Autoinforme de Seguimiento de los títulos, en la Lista de Comprobación de la Información Publicada en la web del título y en las evidencias encontradas tanto en la página web del título como en la plataforma tecnológica para la gestión del Sistema Interno de Garantía de Calidad (SGC ISOTOOLS AUDIT) del Centro/. Página 10 de 13

11 De forma similar a las fases anteriores, esta fase facilita el trabajo del personal del Servicio de Planificación y Evaluación que debe realizar la preceptiva Auditoría Interna e Informe Técnico de Auditoría, presentando sendos formularios para su redacción y cierre. Desde aquí, el responsable de la realización de la auditoría interna y del informe técnico tras la auditoría interna podrá cumplimentar el formulario correspondiente y como en las fases anteriores, proceder a su cierre, al objeto de generar la siguiente fase (Completar). 7. El SPE elaborará un Informe Técnico tras la auditoría interna que, en el caso de hallarse no conformidades, será remitido al Responsable del ED o al/a la Coordinador/a del a fin de que se realicen las acciones correctivas pertinentes y se vuelva a remitir la documentación actualizada al VICPLAN. Si el Informe Técnico no contiene reparos, el VICPLAN remitirá a la Comisión de Seguimiento de los Títulos (CST) la documentación correspondiente. Tal y como plantea esta fase del procedimiento de seguimiento, si el informe técnico del personal del SPE ha detectado alguna No Conformidad y ha guardado y cerrado adecuadamente la fase anterior (6), en este momento se genera de forma automática una nueva fase denominada Realización de acciones correctivas y modificación de la Propuesta de Autoinforme Anual de Seguimiento, que permite al responsable del Equipo Directivo del Centro establecer las Acciones Correctivas precisas en respuesta de las No Conformidades determinadas anteriormente desde el SPE. Si por el contrario, el informe técnico no contiene No Conformidades, no será necesaria la realización de Acciones Correctivas, con lo que el circuito genera de forma secuencial la fase siguiente. 8. La CST dará audiencia a los Responsables del Centro o al/a la Coordinador/a del antes de elaborar el Informe Final de Seguimiento del Título. Página 11 de 13

12 De forma similar a como sucedía en la fase 2ª y 5ª, se precisa el Vº Bº de la Dirección del Centro (a modo de audiencia) con carácter previo a la elaboración por parte de la Comisión de Seguimiento de Títulos (CST) del Informe Final de Seguimiento del Título. Así, la mecánica en la aplicación de esta fase (El ED/Coordinador-a le da el visto bueno y remite al VICPLAN) y la 2ª y 5ª son idénticas. 9. Una vez elaborado por la CST el Informe Final de Seguimiento del Título será sometido a la aprobación de la Junta de Centro correspondiente, en el caso de los títulos de Grado, o a la de Comisión de Ordenación Académica, en el caso de los es y a la aprobación del Consejo de Gobierno de la Universidad de Jaén. Esta fase queda aún pendiente de definir por los administradores de la aplicación IsoTools. 10. En el mes de enero de cada curso académico, el VICPLAN enviará a la Agencia Andaluza del Conocimiento a través de la plataforma informática destinada para este fin el Informe Final de Seguimiento de cada uno de los títulos. En principio no se ha establecido fase específica para esta acción en el actual circuito de seguimiento con lo que no se genera línea de fase en el informe de seguimiento. 11. A partir de los informes individuales de seguimiento de los títulos que hayan sido aprobados por el Consejo de Gobierno, el VICPLAN elaborará un Informe Global de la Universidad de Jaén sobre el seguimiento de los títulos oficiales en el curso académico finalizado. Dicho Informe Global deberá obtener el visto bueno de la CST y ser aprobado por el Consejo de Gobierno de la Universidad de Jaén. Página 12 de 13

13 Anexo I. Tabla de responsabilidades de las fases del circuito de seguimiento de títulos oficiales. Nº fase Fase del circuito La CGC/CGCM comprueba que la información disponible en la web está actualizada El ED/Coordinador-a le da el visto bueno (al check-list de información web del título) y remite la Lista de Comprobación al VICPLAN El VICPLAN remitirá informáticamente (septiembre) a la Agencia Andaluza del Conocimiento, dirección web de información pública del título. La CGC/CGCM elabora la propuesta de Autoinforme Anual de Seguimiento del Título El ED/Coordinador-a le da el visto bueno (al Informe de Seguimiento Anual del Título) y remite al VICPLAN Realización de una auditoría interna y elaboración de Informe Técnico Remisión del Informe Técnico al Responsable ED/Coordinador y realización de acciones correctivas pertinentes (en el caso de que el Informe Técnico encuentre no conformidades). Reenvío de nuevo al VICPLAN. El VICPLAN remitirá a la Comisión de Seguimiento de los Títulos (CST) la documentación correspondiente, si el Informe Técnico no contiene reparos, o bien han sido subsanados. La CST dará audiencia a los Responsables del Centro o al/a la Coordinador/a del antes de elaborar el Informe Final de Seguimiento del Título. Aprobación por la Junta de Centro (Grados)/Comisión de Ordenación Académica (es), y aprobación del Consejo de Gobierno de la Universidad de Jaén del Informe Final de Seguimiento del Título (elaborado por CST). El VICPLAN enviará a la Agencia Andaluza del Conocimiento a través de la plataforma informática específica el Informe Final de Seguimiento de cada uno de los títulos. VICPLAN elabora un Informe Global de la Universidad de Jaén sobre el seguimiento de los títulos oficiales en el curso académico finalizado (Vº Bº CST y aprobación por el Consejo de Gobierno de la Universidad de Jaén). Responsable Comisión de Garantía de Calidad del Centro/ (CGC/CGCM) Equipo Directivo (ED)/Coordinador de Vicerrectorado de Planificación, Calidad, Responsabilidad Social y Comunicación (VICPLAN) Comisión de Garantía de Calidad del Centro/ (CGC/CGCM) Equipo Directivo (ED)/Coordinador de Vicerrectorado de Planificación, Calidad, Responsabilidad Social y Comunicación (VICPLAN) Equipo Directivo (ED)/Coordinador de Vicerrectorado de Planificación, Calidad, Responsabilidad Social y Comunicación (VICPLAN) Comisión de Seguimiento de Títulos (CST) de la Universidad de Jaén Junta de Centro (Grados)/Comisión de Ordenación Académica (es), y Consejo de Gobierno de la Universidad de Jaén. Vicerrectorado de Planificación, Calidad, Responsabilidad Social y Comunicación (VICPLAN) Vicerrectorado de Planificación, Calidad, Responsabilidad Social y Comunicación (VICPLAN)/CST/Consejo de Gobierno UJA Responsable de gestión de fase en aplicación IsoTools Vicedecano/a de Calidad del Centro correspondiente/coordinador de Vicedecano/a de Calidad del Centro correspondiente/coordinador de No se ha establecido fase específica para esta acción en el actual circuito de seguimiento. Vicedecano/a de Calidad del Centro correspondiente/coordinador de Vicedecano/a de Calidad del Centro correspondiente/coordinador de Técnicos del Servicio de Planificación y Evaluación (SPE) Vicedecano/a de Calidad del Centro correspondiente/coordinador de Vicerrector de Planificación, Calidad, Responsabilidad Social y Comunicación/Técnicos del Servicio de Planificación y Evaluación (SPE) Vicerrector de Planificación, Calidad, Responsabilidad Social y Comunicación/Técnicos del Servicio de Planificación y Evaluación (SPE) Vicedecano/a de Calidad del Centro correspondiente/coordinador de / Técnicos del Servicio de Planificación y Evaluación (SPE) No se ha establecido fase específica para esta acción en el actual circuito de seguimiento. Vicerrector de Planificación, Calidad, Responsabilidad Social y Comunicación/Técnicos del Servicio de Planificación y Evaluación (SPE) Página 13 de 13