PLAN DE TRABAJO- SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD 2017 TERMINOS DE CUMPLIMIENTO /MESES AÑO 2017

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1 PLAN DE TRABAJO- SISTEMA DE DE CALIDAD 2017 TERMINOS DE CUMPLIMIENTO /MESES AÑO Actualización modelo de integración de sistemas en la Universidad de Cartagena Jefe División de PLANEACION 2 Análisis de contexto estratégico preliminar (determinación de factores externos e internos de la organización) ISO 9001: requisito contexto de la org Modelo actualizado, con convergencia entre los sistemas que lo integran- MECI 1000: ISO 9001: Acuerdo 3 de 2014 Conocimiento de las condiciones externas e internas que afectan el sistema - integración con los sistemas del modelo Modelo de integración actualizado con las versiones vigentes - colgado en pagina web y remitido vía a la comunidad Institucional Matriz de factores externos e internos - DOFA - Informe situacional de contexto estratégico 25 a a 28 3 Sensibilización y socialización sobre actualización de la norma ISO 9001 versión toma de conciencia - implicaciones del incumplimiento de los requisitos del SGC requisito 5 - liderazgo Disminución de incertidumbre en la comunidad, frente a los cambios de la norma - fortalecimiento de prevención y pensamiento basado en riesgos. Reuniones con responsables de procesos 27 FASE II 4 ASESORIA, APOYO Y ACOMPAÑAMIENTO A PROCESOS - Sistema de gestión de la y sus procesos. P Socialización de la Actualización de la norma requisito SGC y sus procesos requisito 5 - liderazgo Fortalecimiento de la Cronograma de mejora continua, asesorías/ planeación mantenimiento y mejora equipo asesor, desarrollo de las condiciones de del plan de gestión, por procesos, procesos fortalecidos. Mitigación de riesgos, comprensión de los procesos frente a la norma y preparación para renovación de la certificación. Preparación para cambios surtidos en la norma, fortalecimiento de procesos y sensibilización de talento humano. Evidencias de desarrollo de socialización por procesos, registro de asistencias, evaluación de conocimientos y evaluación de satisfacción.

2 PLAN DE TRABAJO- SISTEMA DE DE CALIDAD 2017 TERMINOS DE CUMPLIMIENTO /MESES AÑO 2017 partes interesadas - análisis de contexto requisito partes interesadas Matriz de partes interesadas enfocadas por procesos y servicios Conocimiento de partes interesadas (grupos de interés), necesidades y expectativas División de comunicaciones, relaciones con usuarios y ciudadanos / Actualización de riesgos (acciones para abordar riesgos y oportunidades) requisito planificación - administración de riesgos. - decreto 1081 de 2015 Fortalecimiento del pensamiento basado en riesgo por procesos - unificación de riesgos. matriz de riesgos actualizada y unificada - colgada en pagina web - tratamiento de riesgos e informes de gestión. Revisión de objetivos - gestión y planificación para lograrlos requisito planificación Objetivos actualizados de acuerdo con el contexto estratégico, tiempo y evaluación de cumplimiento Matriz de gestión de objetivos verificación de cumplimiento Planificación de los cambios requisito planificación cambios surtidos en el SGC informe de revisión por la dirección - apartes de cambios en el SGC Revisión de recursos - Competencia y toma de conciencia requisito apoyo responsables, competencias, perfiles y toma de conciencia Información documental Oficina asesora de gestión humana y desarrollo de personal /

3 PLAN DE TRABAJO- SISTEMA DE DE CALIDAD 2017 TERMINOS DE CUMPLIMIENTO /MESES AÑO 2017 Comunicaciones (que, como, a quien, cuando y quien?) requisito apoyo Matriz de comunicación estratégica Gestión de comunicaciones interna organizacional y con partes interesadas - gestión de relaciones con usuarios y ciudadanos División de Comunicaciones / HACER H Actualización de requisito 8 - completo operación (planificación y control operacional) requisitos para los servicios - diseño y desarrollo - control de procesos - provisión del servicio - liberación del servicio - control de salidas no conformes Revisión del contexto estratégico - pertinencia de los - Actualización de procesos, marco documental. Procedimientos actualizados de acuerdo con el contexto - actualización en link SIGUC pagina web. Actualización de matriz legal correspondiente al sistema requisito l marco normativo aplicable por proceso, identificación de requisitos y criterios inherentes a los servicios Matriz legal actualizada Oficina asesora de jurídica / Información documentada - unificación y actualización (revisión de caracterización, manuales, flujo grama) - control requisito 7.5 Información documental actualizada por procesos Marco documental actualizado - link SIGUC en pagina Web. - evidencia del control de cambios - informe de revisión por la dirección Revisión jurídica a actualizados, para liberación, aprobación y difusión de los mismos requisito 7.5 Revisión y aprobación de Marco documental en revisado jurídicamente y cumplimiento y aprobado. concordancia con el marco legal. Oficina asesora de jurídica

4 PLAN DE TRABAJO- SISTEMA DE DE CALIDAD 2017 TERMINOS DE CUMPLIMIENTO /MESES AÑO 2017 Actualización de indicadores requisito 9.1 (evaluación de desempeño por procesos) Matriz de indicadores unificados (plan operativo)y actualizados V Revisión de la pertinencia de indicadores por procesos, unificación con planes operativos y demás mediciones es - Optimización de recursos y prevención en la duplicidad de trabajo. Revisión de la Satisfacción de clientes requisito 9.1 evidencias que soporten la medición de satisfacción de partes interesadas por procesos Evaluaciones de medición de satisfacción de partes interesadas A Revisión de resultados de auditorias, evaluaciones, autoevaluaciones y productos no conformes Apoyo en el levantamiento de planes y acciones de mejora requisito Requisito 10 completo resultados de autoevaluación por procesos e - sensibilización en la cultura de la autoevaluación oportunidades de mejora, levantamiento de evidencia de la mejora continua Acciones de mejora y planes de mejoramiento Acciones de mejora y planes de mejoramiento 5 Consolidación - ACTUALIZACION PLATAFORMA ESTRATEGICA - planificación de cambios Actualización del SGC de acuerdo con el contexto estratégico, fijación de nuevos objetivos, actualización de la política de, pensamiento basado en riesgos, planificación de cambios Plataforma estratégica actualizada, colgada en pagina web link SIGUC - informe de revisión por la dirección. 03 a a 09 6 Formacion en levantamiento de acciones, contruccion, redaccion e implementacion de acciones de mejora Fortalecer la mejora continua por procesos Ejecucion de acciones - registro de asistencia 18 a 20

5 PLAN DE TRABAJO- SISTEMA DE DE CALIDAD 2017 TERMINOS DE CUMPLIMIENTO /MESES AÑO 2017 FASE lll 7 Jornadas de Auditoria Norma ISO Evaluación independiente Plan de auditorias internas de : y seguimiento a procesos internas de - Centros tutoriales MECI 1000:2014 cronograma 30 a 31 1 a 9 Jornadas de Auditoria internas de - procesos. Seguimiento, medición, análisis y evaluación 8 Preparación de informes - visita preliminar Norma ISO Evaluación independiente 9001: y seguimiento a procesos MECI 1000: Pre - Auditoria ICONTEC Norma ISO 9001:2015 Consolidación de hallazgos y análisis situacional de la institución. Preparación para auditoria externa para renovación de la certificación bajo la norma ISO 9001:2015 Plan de auditorias internas de - cronograma informe de auditorias internas de Informe situacional por parte de ICONTEC Icontec 12 a a a a 18 9 Preparación para auditoria puntos críticos para preparación frente a la evaluación externa y fortalecimiento de victorias tempranas encontradas en procesos. Visita a procesos críticos 22 a 31 VERIFICACION Y SEGUIMIENTO 10 Informe revisión por la dirección requisito 9.3 Información aportada para toma de decisiones - verificación y reporte de entradas y salidas, cambios del SGC, satisfacción clientes, estado de acciones, desempeño y eficacia del SGC, no conformidades y acciones correctivas, resultados de la medición, de auditorias. Salidas: oportunidades de mejora, necesidad de recursos. Informe de revisión por la dirección - acta de comité de buen gobierno - direccionamiento - evidencia de desarrollo de jornada para presentación de informe de revisión por la dirección. Comité de buen gobierno 5

6 PLAN DE TRABAJO- SISTEMA DE DE CALIDAD 2017 TERMINOS DE CUMPLIMIENTO /MESES AÑO Seguimiento a procesos Norma ISO Preparación para auditoria registros de asistencia : externa para renovación evidencia de gestión MECI 1000:2014 de la certificación bajo la 06 a 22 norma ISO 9001:2015 MEJORA 13 AUDITORIA EXTERNA Norma ISO 9001:2015 Evaluación de las condiciones de de conformidad con la norma ISO 9001:2015, renovación de la certificación en FASE IV 14 Acciones de mejora Norma ISO 9001: Levantamiento de acciones de mejora y plan MECI 1000:2014 de mejoramiento como resultado de auditoria externa. 15 Informe de cierre Evaluación de cumplimiento del presente plan y consolidación de acciones ejecutadas frente a objetivos y metas propuestas. Plan de auditoria externa, reunión de apertura de auditoria, ejecución de auditoria, revisión de procesos, reunión de cierre, Informe de auditoria A plan de mejoramiento formalizado y radicado en ICONTEC Informe de cumplimiento de plan de trabajo, evidencia de objetivos alcanzados, presentación ante rectoría. Icontec Alta dirección / procesos / Equipo división de 25 a a a 22