MINISTERIO DE SALUD HOSPITAL CAYETANO HEREDIA MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
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- Blanca Vázquez Cárdenas
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1 MINISTERIO DE SALUD HOSPITAL CAYETANO HEREDIA MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL APROBADO POR: R.D.Nº SA-HCH/DG FECHA DE APROBACIÓN:
2 INDICE CAPITULO I: OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 3 CAPITULO II: BASE LEGAL 4 CAPITULO III: CRITERIOS DE DISEÑO 5 CAPITULO IV: ESTRUCTURA ORGÁNICA Y ORGANIGRAMA 6 CAPITULO V: CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS 7 CAPITULO VI: DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DE LOS CARGOS 8 2
3 CAPITULO I OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL El presente Manual de Organización y Funciones (MOF) es un documento técnico normativo de gestión institucional que tiene como objetivos describir y establecer la función básica, las funciones específicas, los requisitos y las relaciones de autoridad, dependencia y coordinación de los cargos o puestos de trabajo establecidos El cumplimiento del Manual de Organización y Funciones comprende a todo el personal que labora en el Órgano de Control Institucional el cual contribuye a lograr que se cumplan las funciones asignados a este órgano que están establecidos en el Reglamento de Organización y Funciones del Hospital Cayetano Heredia. 3
4 CAPITULO II BASE LEGAL Ley Nº Ley del Ministerio de Salud. Ley Nº Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado. Ley Nº Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. Decreto Legislativo N Ley de Bases de la Ca rrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público. Decreto Supremo N PCM - Reglamento de la L ey de Carrera Administrativa. Decreto Supremo Nº SA. que aprueba el Reglamento de la Ley N Ley del Ministerio de Salud. Resolución Ministerial Nº /MINSA que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Hospital Cayetano Heredia. Resolución Ministerial Nº MINSA que aprueba el Cuadro para la Asignación del Personal del Hospital Cayetano Heredia. Resolución Ministerial Nº /MINSA que aprueba la Directiva N 007-MINSA / OGPP- V.02 Directiva para la Formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestión Institucional. Resolución de Contraloría Nº CG que aprueba el Reglamento de los Órganos de Control Institucional. 4
5 CAPITULO III CRITERIOS DE DISEÑO Para el desarrollo del presente manual se han aplicado los criterios que a continuación se mencionan: 1. Se consideró la unidad orgánica contemplada en el Reglamento de Organización y Funciones del Hospital Cayetano Heredia. 2. Se consideran los cargos establecidos en el Cuadro para Asignación de Personal del Hospital Cayetano Heredia. 3. Se han definido claramente las líneas de autoridad, así como los niveles de mando y responsabilidad para que los cargos de nivel superior puedan delegar autoridad necesaria en los niveles inferiores y se puedan adoptar decisiones según las responsabilidades asignadas. 4. Se han establecido claramente las competencias y responsabilidades de cada órgano y/o unidades orgánicas y de los cargos o puestos de trabajo con la finalidad de evaluar en forma efectiva la calidad de desempeño y el grado de cumplimiento de funciones. 5
6 CAPITULO IV ESTRUCTURA ORGÁNICA ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL DIRECCION GENERAL ESTRUCTURA FUNCIONAL ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL Director de Sistema Administrativo II (1) Contador I (1) Técnico Administrativo III (2) Auxiliar de Sistema Administrativo I (1) 6
7 CAPITULO V CUADRO ORGANICO DE CARGOS 7
8 CAPITULO VI DESCRIPCION DE FUNCIONES DE LOS CARGOS Manual de Organización y Funciones Pág. 8 de 13 Versión: 1.0 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL CARGO CLASIFICADO: DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO II Nº DE Nº DE CAP CARGOS CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: D FUNCION BASICA Planificar, organizar, dirigir y controlar las acciones y actividades de control, acciones de control preventivo en el ámbito del Hospital, sobre la base de los lineamientos y cumplimiento del Plan Anual de Control, de acuerdo a la Ley del Sistema Nacional de Control y las Normas de Auditoria Gubernamental. 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones internas: La Jefatura del Órgano de Control Institucional no está sujeto a mandato del Titular de la Entidad, respecto al cumplimiento de sus funciones o actividades propias de la labor de control y a las asignadas por la Contraloría General, pero para el desempeño eficiente de su Gestión, el Jefe del OCI deberá mantener una actitud de coordinación permanente con el Titular en los aspectos siguientes: a) Para comunicarle cualquier falta de colaboración de los funcionarios y servidores de la Entidad o el incumplimiento de su Ley y Reglamento del OCI. b) El cumplimiento de las Normas Técnicas de Control Interno. c) En la formulación del Plan Anual de Control, para la visación y la asignación presupuestal correspondiente, por parte del Titular de la Entidad. d) Para la ejecución de Acciones de Control No Programadas que solicite el Titular de la Entidad, en concordancia con lo dispuesto en el Plan Anual de Control y lineamientos impartidos por la Contraloría General. e) Otros aspectos prioritarios de carácter operativo que sean necesarios. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Contador I, Técnico Administrativo III, Auxiliar de Sistema Administrativo I asignados al Órgano de Control Institucional. De coordinación con los Órganos y Unidades Orgánicas del Hospital. Relaciones externas: Con la Contraloría General de la República Con la Inspectoría General del MINSA. Con el Órgano de Control Institucional de la Dirección de Salud V - Lima Ciudad y otras Instituciones del Estado. 3.- ATRIBUCIONES DEL CARGO 3.1. Ejerce con sujeción a los lineamientos y disposiciones que emita la Contraloría General en materia de Control Gubernamental, dando cumplimiento a las funciones, acciones y actividades de control inherentes al ámbito de su competencia Autoriza, controla y dirige reuniones técnicos administrativas relacionados a OCI Controla y supervisa las actividades inherentes al ámbito de su competencia así como el personal a su cargo. 8
9 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1. Ejercer el control interno posterior a los actos y operaciones del Hospital, sobre la base de los lineamientos y cumplimiento del Plan Anual de Control, aprobado por la Contraloría General de República Elaborar el Plan Anual de Control de acuerdo a los lineamientos emitidos por la Contraloría General de la República 4.3. Efectuar auditorías a los estados financieros y presupuestarios del Hospital, así como a la gestión del mismo, de conformidad con los lineamientos que señale la Contraloría General de la República 4.4. Efectuar control preventivo sin carácter vinculante con el propósito de optimizar la supervisión y mejora de los procesos, prácticas e instrumentos de control interno 4.5. Actuar de oficio, cuando en los actos y operaciones del Hospital, se adviertan indicios razonables de ilegalidad, de omisión o de incumplimiento, informando al Director General del Hospital para que adopte las medidas correctivas pertinentes 4.6. Recibir y atender las denuncias que formulen los funcionarios, servidores públicos y ciudadanos sobre actos y operaciones del Hospital, otorgándole el trámite que corresponda a su mérito y documentación sustentatoria respectiva Ejecutar las acciones y actividades de control a los actos y operaciones del Hospital, que disponga la Contraloría General de la República, así como las que sean requeridas por el Director General del Hospital Remitir los informes resultantes de las acciones de control a la Contraloría General, así como al Director General del Hospital y al Titular del Sector, cuando corresponda, conforme a las disposiciones sobre la materia Ejecutar y evaluar el Plan Anual de Control, aprobado por la Contraloría General de la República, de acuerdo a los lineamientos y disposiciones emitidas para tal efecto Apoyar a las Comisiones que designe la Contraloría General para la ejecución de las acciones de control en el ámbito del Hospital. Asimismo, los integrantes del Órgano de Control Institucional colaborarán, por disposición de la Contraloría General, en otras acciones de control externo, por razones operativas o de su especialidad Efectuar el seguimiento y evaluación de la aplicación de medidas correctivas a efecto de que se superen las observaciones y se implementen las recomendaciones de los informes emitidos como consecuencia de las acciones de control realizadas Participar como Veedor en los procesos de selección de adquisición y contratación de obras, bienes y servicios que realice el Hospital, conforme las directivas que emita la Contraloría General de la República Formular y proponer a la Dirección General, el presupuesto anual del Órgano de Control Institucional para su visación y asignación de recursos presupuestales Cumplir y hacer cumplir al personal del OCI las disposiciones técnico-administrativas que regulen el funcionamiento del Órgano de Control Institucional Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y normativa interna aplicables a la Entidad, por parte de las unidades orgánicas y personal de ésta a fin de contribuir al logro de los objetivos del Plan Nacional de Control Cumplir diligentemente con los encargos, citaciones y requerimientos que le formule la Contraloría General y/o el Órgano de control sectorial Cumplir las demás funciones que establezca la Contraloría General. 9
10 5. REQUISITOS MINIMOS Ref: Articulo 20º de la Resolución de Contraloría Nº CG. Educación Título Profesional Universitario que incluya estudios relacionados a la especialidad. Colegiatura y Habilitación correspondiente. Capacitación especializada y acreditada en la Escuela Nacional de Control o por cualquier otra institución de nivel superior. Experiencia Experiencia profesional no menor de cinco (5) años. Experiencia comprobada no menor de tres (3) años ejercicio de control gubernamental o en la práctica privada de la auditoria o en funciones gerenciales en la administración pública. Otros Ausencia de impedimento o incompatibilidad para laborar al servicio del estado. Ausencia de antecedentes penales y judiciales, de sanciones de cese, destitución o despido por falta administrativa disciplinaria o proceso de determinación de responsabilidades. Capacidades, Habilidades y Aptitudes Capacidad de dirección, coordinación, organización y control de los recursos asignados. Capacidad de liderazgo orientado al logro de objetivos institucionales. Capacidad de coordinación técnica. Capacidad de análisis y síntesis. Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión. Capacidad de innovación y aprendizaje. Habilidad para lograr cooperación y motivar al personal. Comunicación efectiva. Actitud crítica y propositiva. Actitud proactiva y con orientación a resultados. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: ULTIMA MODIFICACION: VIGENCIA: 10
11 Manual de Organización y Funciones Pág. 11 de 13 Versión: 1.0 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL CARGO CLASIFICADO: CONTADOR I Nº DE Nº DE CAP CARGOS CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: P FUNCION BASICA Dirigir y ejecutar las acciones y actividades de control posterior y las acciones de control preventivo de las labores administrativas y financieras de las unidades organizativas del Hospital. 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones internas: Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al Director del Órgano de Control Institucional (Director de Sistema Administrativo II). De coordinación con las jefaturas y/o Servidores del Hospital. 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO No le corresponde 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1. Planificar, programar y dirigir las acciones y actividades de control y las auditorías financieras en el Hospital Ejecutar las actividades y acciones de control en el ámbito del Hospital de conformidad con las normas del Sistema Nacional de Control Elaborar los informes resultantes de las acciones de control posterior ejecutadas, sean programadas o no programadas Realizar actividades y acciones de control solicitadas por la Dirección General, así investigaciones sobre denuncias, quejas y reclamos que se presenten en relación con la administración, funcionamiento y otras actividades propias del Hospital 4.5. Atender encargos que se reciban de la Contraloría General de la República, con el carácter de acciones y/o actividades de control no programadas en el Plan Anual de Control 4.6. Efectuar el seguimiento y evaluación de la aplicación de medidas correctivas a efecto de que se superen las observaciones y se implementen las recomendaciones de los informes emitidos Participar como veedor en los procesos de selección de adquisición y contratación de obras, bienes y servicios que realice el Hospital, conforme las directivas que emita la Contraloría General de la República Cumplir las disposiciones técnico-administrativas que regulen el funcionamiento del Órgano de Control Institucional Programar la ejecución de Auditorías y/o exámenes especializados Cumplir las demás funciones que le asigne la Jefatura del Órgano de Control Institucional. 5. REQUISITOS MINIMOS Educación Mínima exigible: Título Profesional Universitario que incluya estudios relacionados a la especialidad. Colegiatura y Habilitación correspondiente. Experiencia Experiencia mayor de 03 años en la conducción de programas de auditoría y en conducción de personal. Capacidades, Habilidades y Aptitudes Capacidad de síntesis y análisis. Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión. Capacidad de innovación y aprendizaje. Actitud proactiva Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: ULTIMA MODIFICACION: VIGENCIA: 11
12 Manual de Organización y Funciones Pág. 12 de 13 Versión: 1.0 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL CARGO CLASIFICADO: TECNICO ADMINISTRATIVO III Nº DE Nº DE CAP CARGOS CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T FUNCION BASICA Ejecutar labores técnico administrativas en el Órgano de Control Institucional a fin de apoyar la labor de Control Gubernamental en el Hospital dentro de su campo de acción, en concordancia con el Reglamento de Organización y Funciones del Hospital. 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones internas: Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al Director del Órgano de Control Institucional (Director de Sistema Administrativo II). 3.- ATRIBUCIONES DEL CARGO No le corresponde. 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1. Participación en labores de seguimiento y evaluación de medidas correctivas y procesos Judiciales Tabular y verificar información para la ejecución de acciones y actividades de control Apoyar en la ejecución de Actividades de Control 4.4. Organizar y mantener actualizado el archivo de informes de auditoria y exámenes especiales Elaboración de los Formatos CCCE y CREP de los procesos de selección de adquisición y contratación de obras, bienes y servicios que realice el Hospital Ingresar al aplicativo del Sistema de Auditoría Gubernamental de la Contraloría General los informes emitidos por las acciones de control efectuadas Realizar acciones de seguimiento de los expedientes preparando oportunamente los informes de su situación Realizar las gestiones de carácter administrativo que demande el Órgano de Control Institucional Elaborar cuadros resúmenes, formatos, fichas y organizar comisiones de trabajo Absolver consultas de carácter técnico del área de su competencia Recepcionar, clasificar, registrar, ordenar, distribuir y archivar la documentación que ingresa y/o se emite del Órgano de Control Institucional Preparar y clasificar la documentación para efecto de reuniones de trabajo Cautelar el suministro oportuno y adecuado de materiales, útiles de escritorio y oficina, así como el mantenimiento y conservación del ambiente de la Oficina Efectuar y recibir llamadas telefónicas; concertar citas y entrevista, así como coordinar las audiencias, atenciones y reuniones, preparando la agenda con la documentación respectiva Cumplir las demás funciones que le asigne el Jefe del Órgano de Control Institucional. 5. REQUISITOS MINIMOS Educación Título No universitario que incluya estudios relacionados con la especialidad. Capacitación relacionada a la especialidad. Experiencia Experiencia Mínima de 02 (dos) años en labores relacionadas a la especialidad. Capacidades, Habilidades y Aptitudes Capacidad de coordinación Capacidad de síntesis. Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión. Capacidad de innovación y aprendizaje. Actitud proactiva Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: ULTIMA MODIFICACION: VIGENCIA: 12
13 Manual de Organización y Funciones ORGANO / UNIDAD ORGANICA: ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL CARGO CLASIFICADO: AUXILIAR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I Nº DE CARGOS Pág. 13 de 13 Versión: 1.0 Nº DE CAP CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: A FUNCION BASICA Apoyar en las labores técnico administrativas en el Órgano de Control Institucional, dentro de su campo de acción, en concordancia con el Reglamento de Organización y Funciones del Hospital. 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones internas: Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al Director del Órgano de Control Institucional (Director de Sistema Administrativo II). 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO No le corresponde 4 FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Recepcionar y clasificar información básica para la ejecución de las labores de auditoría. 4.2 Tabular y verificar información para ejecución de auditorías. 4.3 Tramitar documentación relativa a las actividades y/o acciones de control, manteniéndolo debidamente archivada. 4.4 Organizar y mantener actualizado el archivo de papeles de trabajo de los trabajos concluidos o en proceso. 4.5 Participar en análisis e investigaciones sencillas. 4.6 Preparar actas o informes básicos; elaborar, con adecuada supervisión, cuadros resúmenes. 4.7 Realizar las gestiones de carácter administrativo que demande el Órgano de Control Institucional. 4.8 Cumplir las demás funciones que le asigne el Jefe del Órgano de Control Institucional. 5 REQUISITOS MINIMOS Educación Título No universitario relacionado con la especialidad. Capacitación relacionada a la especialidad. Experiencia Experiencia en la ejecución de actividades relacionadas a la especialidad. Experiencia Mínima 02 (dos) años en la Administración Pública Capacidades, Habilidades y Aptitudes Capacidad de síntesis. Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión. Capacidad de innovación y aprendizaje. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: ULTIMA MODIFICACION: VIGENCIA: 13
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