LOGÍSTICA SERVICIOS DE IMPRENTA. Sistema de Gestión de la Calidad VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera. PROCESO y/o SUBPROCESO:

Transcripción

1 Versión: 05 Página 1 de 8 PROCESO y/o SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: LOGÍSTICA Se deben cumplir los lineamientos legales, institucionales y documentación del subproceso. Las solicitudes que corresponden solo a diseño, no requieren de autorización presupuestal, las solicitudes que incluyan producción, deben tener autorización presupuestal. El tiempo de entrega de propuesta de diseño será de 10 días hábiles una vez asignado el servicio y para los servicios de producción, el tiempo de entrega del material será de 20 días hábiles una vez asignado. Para el caso de las revistas o documentos académicos, el plazo mínimo de envió de la solicitud aprobada, deberá ser de 30 días hábiles de anticipación a la fecha en que se requieren. CONDICIONES GENERALES Para el caso de diseño y/o producción de publicaciones académicas y producción intelectual, el solicitante deberá anexar la aprobación del Comité Editorial UDES, para poder iniciar la prestación del servicio. El proceso de diseño y producción de material impreso, debe garantizar el buen uso de la imagen institucional. El uso del logotipo, inclusión de slogans o el uso de imágenes propias de la Universidad en el material, será responsabilidad del coordinador de imprenta, teniendo en cuenta las políticas de la institución sobre el tema. La información comercial, académica, científica o periodística entregada para el diseño o impresión, es responsabilidad del proceso académico-administrativo que solicita el servicio. El apoyo de imprenta, se limita al diseño creativo, gráfico, producción, litográfico, encuadernación y terminados. El contenido del documento académico, científico, literario, artístico, comercial que se entregue para proceso de producción a la Imprenta UDES, debe tener en cuenta la normatividad legal vigente relacionada con los Derechos de Autor y será responsabilidad del proceso académico administrativo solicitante el velar por el cumplimiento de los requisitos legales aplicables. Las modificaciones o correcciones a los textos serán responsabilidad del autor o autores del material. Todas las modificaciones a los diseños deberán contar con la aprobación por escrito del solicitante, antes del proceso de producción.

2 Versión: 05 Página 2 de 8 Las imágenes a utilizar en el proceso de diseño y diagramación, son suministradas por el solicitante, por mercadeo institucional o la Oficina de Comunicaciones. En estos casos, estas oficinas gestionan la aprobación de utilización de imagen con los protagonistas o dueños de las mismas; en caso que el solicitante no suministre las imágenes pertinentes la imprenta utilizará imágenes obtenidas de bancos de Imágenes contratado por la Universidad o de bancos de Imágenes de libre uso. Los criterios de aceptación para este procedimiento son: confirmar los requisitos del cliente cuando no estén documentados. Las solicitudes se atenderán por orden de llegada, a excepción de las solicitudes de la alta dirección. Los tiempos para este procedimiento corresponden a días hábiles. Durante la ejecución de este procedimiento, se atenderán las consultas, los contratos o los pedidos, incluyendo los cambios. Este procedimiento aplica para los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar. PHVA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTOS Y REGISTRO INICIO P Recepción de la Solicitud Se reciben las solicitudes y se revisa el cumplimiento de los requisitos; se verificará que la solicitud contenga la información necesaria de textos y/o imágenes específicas para el diseño del material, en caso de no contar con las imágenes, el solicitante debe detallar el tipo de imágenes que requiere en el diseño. Si lo solicitado ya se ha impreso anteriormente, se debe anexar una muestra, e indicar si necesita modificaciones. Jefe de Logística 2 Solicitudes recibidas Registro de envío a presupuesto Registro de traslado a imprenta Si el diseño ha sido realizado por el InHouse u otro departamento de Diseño, anexar el archivo original editable.

3 Versión: 05 Página 3 de 8 Las solicitudes que cumplan con los requisitos y que requieran recursos se envían a presupuesto y una vez aprobadas, se remiten a la coordinación de imprenta. P Análisis y aceptación de la solicitud Las solicitudes que cumplan con los requisitos y no requieran de aprobación presupuestal, se trasladan a la coordinación de imprenta. Teniendo en cuenta las solicitudes asignadas para atención, la prioridad de las mismas, y dependiendo del tipo de material solicitado, se programa la realización del trabajo y se asigna un responsable. de Imprenta 3 Correo electrónico Asignación de responsable Si se requieren actividades especiales que deben contratarse con terceros, se realiza el trámite correspondiente. Una vez asignado el responsable, se le informa al solicitante de la aprobación de la solicitud. H Diagramación Con el software de diseño disponible y teniendo en cuenta las especificaciones del cliente, el diseñador gráfico elabora la propuesta de diseño, incluyendo las imágenes y los textos enviados. La propuesta de diseño se envía al solicitante para su revisión y aprobación. El cliente revisa el diseño, lo aprueba o envía las modificaciones que considere necesarias. Diseñador Gráfico 8 Propuesta de diseño Aprobación del diseño Registro de envío de propuesta Una vez realizados los ajustes, el diseño se envía nuevamente al cliente para su revisión y aprobación; cuando la solicitud es solo de diseño, una vez aprobada la propuesta, se procede a cerrar el servicio.

4 Versión: 05 Página 4 de 8 Pre-prensa Las solicitudes que requieren producción, una vez aprobado el diseño, se procede con el montaje y preparación del arte y se le entrega al coordinador de Imprenta. Se envía el arte por correo electrónico al proveedor de pre-prensa para que realice las planchas litográficas, dándole las especificaciones respectivas. Se asigna el trabajo de producción al prensista correspondiente. Diseñador asignado de imprenta 2 Arte Correo electrónico Registro de asignación de prensista H Impresión Una vez recibida las planchas litográficas, se da la orden de impresión, indicando las características requeridas para dicho material. Se refila el papel de pliego dependiendo de la máquina en la cual se va a producir el material y se realiza la impresión. de imprenta Auxiliar de imprenta Prensista Según número de ejemplares Planchas litográficas Encuadernació n y terminados Se entrega el material impreso para las actividades de refilado, plegado y encuadernación. Se organiza de manera consecutiva las páginas impresas, posteriormente el material pasa para encolado o cosedora, dependiendo del tipo de carátula solicitada por el cliente. Los terminados se realizan, de acuerdo a la solicitud del cliente. Una vez realizadas estas actividades, se realiza una revisión final del material producido, para verificar la calidad del producto. Si se detectan productos no conformes se realizan los ajustes pertinentes. Prensista Auxiliar de Imprenta Equipo de trabajo de imprenta Según número de ejemplares Material terminado

5 Versión: 05 Página 5 de 8 H Entrega de la producción Se comparan las cantidades producidas con las solicitadas. El material se embala y se alista para entregar al solicitante. El material para despacho a las sedes se empaca en cajas y se entrega a la entidad prestadora del servicio de correo. Auxiliar de Imprenta 1 Guía de envío según servicio de mensajería Control guía de envíos LOG-FT-013-UDES V Cierre del servicio Se solicita confirmación de recibido a través de correo electrónico por parte del cliente, se realiza el cierre del servicio, y se envía la evaluación al solicitante. De acuerdo al registro de los productos no conformes, se evalúa las causas por las cuales se presentaron. Auxiliar de imprenta de Imprenta 3 Cierre del servicio Toma de decisiones A partir del análisis anterior, se realizan los planes de acción correspondientes de Imprenta 1 Plan de acción A FIN

6 Versión: 05 Página 6 de 8 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de Prueba 05/08/ Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas a de Gestión Documental 01/03/ Actualización del encabezado por inclusión de mención Vigilada Mineducación junto a logo institucional. Actualización pie de página según Procedimiento Control de Documentos y Registros V08 Carmen Guerrero González a de Calidad del SGC-VAF 10/04/2017 En condiciones generales se incluye la atención se solicitudes de servicios en la Sede de Bucaramanga y se ajusta las correspondientes a las sedes Se ajusta el tiempo de anticipación para documentos académicos 03 En la actividad de Recepción de la solicitud se aclara quien hace el recibo en Bucaramanga y el posterior trámite En Análisis de la solicitud, se aclara sobre la prioridad de los trabajos, la asignación de tareas en el área de producción, la comunicación del responsable asignado al solicitante 06/07/2016 En Diagramación se ajusta el tiempo de la actividad

7 Versión: 05 Página 7 de 8 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN Se elimina en Entrega de la producción, la comunicación de aceptación del solicitante. 03 En evaluación del servicio se aclara el envío mensual de los resultados de la evaluación, 06/07/2016 Se ajusta el tiempo de envío del informe de actividades al. En condiciones generales se aclara el mecanismo de envío de solicitudes desde las sedes, que las solicitudes de diseño de banners web y pantalla led no requieren aprobación presupuestal el responsable del trámite ante el Comité Editorial para publicaciones académicas y producción intelectual, En las actividades: Recepción de la solicitud: el deber de firma del solicitante del trabajo 04 Análisis de la solicitud; se ajusta el tiempo máximo de ejecución 22/07/2016 Diagramación: se aclara la denominación del cargo, se específica el mecanismo de aprobación del cliente para los ajustes del diseño Pre-prensa: se aclara el mecanismo de comunicación con el proveedor de preprensa, se ajusta el tiempo máximo de ejecución de la actividad. Impresión y Encuadernación: se aclara los condicionamientos para la ejecución

8 Versión: 05 Página 8 de 8 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 04 Entrega de la producción: se aclara el medio de confirmación por el cliente Reporte trimestral: la inclusión del reporte de mantenimiento y reparaciones de la maquinaria. 22/07/ Se ajusta la estructura del documento a los lineamientos de la norma ISO 9001 versión 2015 y a lineamientos institucionales Se ajusta la denominación del procedimiento Wilson González Pinto Imprenta Gloria Liliana Osorio Avendaño Asesora VAF 09/08/ Se ajustó la trazabilidad del formato control guía de envíos a LOG-FT-013-UDES Wilson González Pinto 14/08/2017