PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MACROPROCESO: APOYO PROCESO: GESTIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS CÓDIGO:FSD-PRC-GDO-001 FECHA DE EMISIÓN: 02/09/2016 ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: FIRMA: NOMBRE: NIXÓN FABIÁN GÓMEZ CADENA MARICELA ROJAS LÓPEZ MARICELA ROJAS LÓPEZ CARGO: ASESOR SGS DIRECTORA ADTIVA Y FINANCIERA DIRECTORA ADTIVA Y FINANCIERA FECHA: 02/09/ /09/16 02/09/16 DOCUMENTO CONTROLADO EMITE A: COPIA No.

2 MACROPROCESO: PROCESO: PROCEDIMIENTO: CÓDIGO: FSD-PRC-GDO-001 APOYO GESTIÓN DE DOCUMENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS FECHA DE EMISIÓN: 02/09/2016 PÁGINA: 1 DE 1 1.OBJETIVO: Establecer los lineamientos para la actualización, distribución y el control de todos los documentos internos y externos que se generan y/o se emplean en la empresa. 2. ALCANCE: El procedimiento es aplicable a los documentos utilizados por la empresa en todos sus procesos. 3. RESPONSABLES: 4. DEFINICIONES: DOCUMENTO: Datos que poseen significado y su medio de soporte. Anexo: sección de información adicional que amplía la información de un documento. Puede presentar formatos particulares como gráficos, tablas, tipos de planillas de registros, entre otros. Aprobación: Aceptación a un documento que garantiza su aplicación desde el punto de vista de recursos y coherencia con el Sistema de Servicios diseñado Copia Controlada: Aquella que se emite cuando el destinatario requiere la versión actualizada para el desarrollo de las disposiciones contenidas en el documento. Copia No Controlada: Copia del documento original en medio físico o magnético entregado a un tercero con fines de información. Estas copias están identificadas con la leyenda COPIA NO CONTROLADA, sobre estas no hay responsabilidad de actualización. Distribución: es la actividad por medio de la cual un documento aprobado se entrega a los interesados para su aplicación. Documento: Información y su medio de soporte (procedimientos, instructivos, formatos, planes, programas, matrices, documentos de origen externo; entre otros). Documento administrativo: Toda información que describe cómo se ejecuta un asunto (proceso, procedimiento, objeto, etc) relacionado con el desarrollo de las funciones de la entidad, que no puede ser considerado como documento técnico o que se encuentra fuera del alcance del sistema de gestión de la calidad. Documento Externo: Es aquel elaborado por entes externos a la institución pero que inciden en la ejecución de los procesos y procedimientos del Sistema de Gestión de Servicios de la empresa. Entre los documentos externos se pueden considerar normas, códigos, leyes, decretos, resoluciones, manuales entre otros. Documento informativo: Proporciona información genérica interna y externa acerca de servicios, productos, recursos y actividades. (Ejemplo: catálogos, listados, tarifas, etc) Documento Obsoleto: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido. Documento técnico: Es aquel que establece requisitos de los productos comprados o transformados o suministra información relacionada con las actividades de los procesos operativos. Especificación: Documento que establece requisitos Especificación técnica: Documento que establece requisitos y condiciones de un elemento objeto de compra, incluyendo sus requisitos de calidad y criterios de aceptación y rechazo. Formato: Documento diseñado para la recolección de información y que proporciona evidencia de una acción Guía: documento que contiene un conjunto de pautas que sirven para orientar el trabajo. Listado Maestro de Documentos: Lista en la cual se relacionan los documentos controlados de la empresa. Medio de soporte: Es donde se encuentra el contenido del documento. Puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

3 Programa: Son documentos escritos que definen con claridad los objetivos de una organización y describe los métodos que se van a emplear para alcanzar dichos propósitos. Publicación: Es el proceso que permite dar a conocer un documento. Versión: Señala el número de veces que se han efectuado modificaciones al documento. La primera versión corresponde al número uno (001), para la segunda versión correspondería al número dos (002). 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNO EXTERNO DESCRIPCIÓN CÓDIGO

4 MACROPROCESO: PROCESO: PROCEDIMIENTO: CÓDIGO: FSD-PRC-GDO-001 APOYO GESTIÓN DE DOCUMENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS FECHA DE EMISIÓN: 02/09/2016 PÁGINA: 3 DE 4 6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO No ACTIVIDAD Inicio RESPONSABLE Identifica la necesidad de crear, modificar o anular un documento 1 de la empresa. Director de área Si el documento es de origen interno solicita la creación, modificación o eliminación de un documento diligenciando el 2 Director de área Formato solicitud de creación modificación o anulación de documentos FSD-FRM-GDO-001 REGISTRO Formato solicitud de creación modificación o anulación de documentos FSD-FRM-GDO Elabora el bosquejo del nuevo formato y lo adjunta a la solicitud Director de área Asesor en Sistemas de Gestión o la Revisa la solicitud y determina la pertinencia de la creación, modificación o anulación propuesta. Si la solicitud no es pertinente, realiza las observaciones del caso. Si la solicitud es pertinente, aprueba la creación, modificación o anulación del documento. Emite la nueva versión del documento de acuerdo al Manual de Gestión del Sistema. Si es un procedimiento se registra el cambio en el mismo documento en el numeral 7 y si la modificación o anulación es de un formato o cualquier otro documento se registra el cambio en el formato Formato Control de cambios de documentos, FSD-FRM- GDO-002 Actualiza el listado maestro de documentos internos FSD-FRM- GDO-003 con la creación, modificación o anulación aprobada. Recoge las copias controladas de la version anterior. Coloca sello de "DOCUMENTO OBSOLETO" a las copias recogidas. Archiva el original de la versión anterior junto con la solicitud de creación, modificación o anulación y los anexos en la carpeta CONTROL DE CAMBIOS. Archiva la versión anterior del documento en medio magnético, debidamente identificado, en la ruta correspondiente y con las restricciones de acceso necesarias. Imprime las copias necesarias del documento nuevo. Financiera de la Si los documentos son para clientes externos, coloca sello de "DOCUMENTO NO CONTROLADO". Financiera de la Distribuye copias no controladas a solicitud de los clientes externos que se encuentren autorizados. Formato solicitud de creación modificación o anulación de documentos FSD-FRM-GDO- 001 Formato solicitud de creación modificación o anulación de documentos FSD-FRM-GDO- 001 Formato solicitud de creación modificación o anulación de documentos FSD-FRM-GDO- 001 Formato Control de cambios de documentos, FSD-FRM-GDO-002 Formato Listado maestro de documentos internos FSD-FRM-GDO-003 Registro de entrega de documentos no controlados, FSD-FRM-DIR-011

5 Si los documentos son para uso interno, coloca sello de DOCUMENTO CONTROLADO Distribuye las copias controladas del documento a quienes deben utilizarlo. Recibe la copia controlada y firma el control de distribución. Archiva el nuevo documento original en medio físico y magnético debidamente protegido con acceso sólo para el personal autorizado. Si el documento es de origen externo, lo registra en el listado maestro de documentos externos FSD-FRM-GDO-007 Verifica la vigencia de los documentos externos. Si el documento es obsoleto, recoge las copias controladas y coloca el sello de "DOCUMENTO OBSOLETO" Obtiene copia del documento vigente y coloca sello de "DOCUMENTO EXTERNO" para su identificación. Sigue el paso 18 hasta el 20, pero siendo un documento de origen externo. Se reutiliza por la otra cara cuando sea posible aquellos documentos identificados como oboletos y los que no, mensualmente se destruye las copias físicas de los documentos obsoleto, dejando constancia en el Acta de Destrucción de Documentos FSD-FRM-GDO-004 Dueño de proceso Formato Control de distribución de Documentos Internos FSD-FRM-GDO-005. Contraseña de escritura. Formato listado maestro de documentos externos FSD-FRM-GDO-007 Formato Control de distribución de Documentos Externo FSD-FRM-GDO-006. Formato Acta de Destrucción de Documentos FSD-FRM-GDO-004 Fin 7. CONTROL DE CAMBIOS: VERSIÓN ANTERIOR FECHA VERSIÓN ANTERIOR NUMERAL MODIFICACIÓN REALIZADA EN LA PRESENTE VERSIÓN ACTIVIDAD No. DESCRIPCIÓN 8. ANEXOS: No. NOMBRE DEL ANEXO CÓDIGO 1 Formato Solicitud de Creación, Modificación o Anulación de Documentos FSD-FRM-GDO Formato Control de cambios de documentos FSD-FRM-GDO Formato Listado Maestro de Documentos Internos FSD-FRM-GDO Formato Acta de Destrucción de Documentos FSD-FRM-GDO Formato Control de Distribución de Documentos Internos FSD-FRM-GDO Formato Control de Distribución de Documentos Externos FSD-FRM-GDO Formato Listado Maestro de Documentos Externos FSD-FRM-GDO Registro de entrega de documentos no controlados FSD-FRM-DIR-011

6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MACROPROCESO: APOYO PROCESO: GESTIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS CÓDIGO:FSD-PRC-GDO-002 FECHA DE EMISIÓN: 02/09/2016 ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: FIRMA: NOMBRE: NIXÓN FABIÁN GÓMEZ CADENA MARICELA ROJAS LÓPEZ MARICELA ROJAS LÓPEZ CARGO: ASESOR SGS DIRECTORA ADTIVA Y FINANCIERA DIRECTORA ADTIVA Y FINANCIERA FECHA: 02/09/ /09/16 02/09/16 DOCUMENTO CONTROLADO EMITE A: COPIA No.

7 MACROPROCESO: PROCESO: PROCEDIMIENTO: CÓDIGO: FSD-PRC-GDO-002 APOYO GESTION DE DOCUMENTOS CONTROL DE REGISTROS FECHA DE EMISIÓN: 02/09/2016 PÁGINA: 1 DE 1 1.OBJETIVO: Establecer los lineamientos básicos para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros documentales, para asegurar su uso adecuado en los términos de la normatividad vigente aplicable al manejo de la información, que garantice su disponibilidad para quienes la requieran. 2. ALCANCE: Este procedimiento se aplica para el control de todos los registros que se generan y/o utilizan en los procesos de la 3. RESPONSABLES: Directores de área, Asesores de sistemas de Gestión, personal de la empresa. 4. DEFINICIONES: ACCESO: Restricción de la consulta a determinados usuarios y medidas de control. Acceso: conjunto de medidas establecidas para recuperar (mediante consulta), los registros del SGS y para permitir su consulta solamente a las áreas afectadas. Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas. Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos. Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y sub series respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la empresa. Conservación de documentos: Tiempo durante el cual deben ser conservados los documentos del Sistema de Gestión de Servicio, de acuerdo con lo establecido en el listado maestro de registros. Documento: datos que poseen significado y su medio de soporte. Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registradas con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información. Formato de registro: Documento diseñado para consignar los resultados de un proceso o actividad. Una vez diligenciado se convierte en registro para su respectivo control. Identificación: acción que permite reconocer los registros del Sistema de Gestión de Servicios (SGS) y relacionarlos con el documento respectivo establecido en el SGS. Legibilidad: que pueda leerse la información contenida en el registro. Protección: asegurar la integridad de los registros durante todo su periodo útil. Registro: tipo especial de documentos que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

8 Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Tiempo de retención: es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo respectivo después de las transferencias documentales. Las condiciones de control sobre el tiempo de retención y la disposición de los registros deben ser coherentes con las Tablas de Retención Documental de la empresa, listado maestro de registros y lo dictado por la Ley 594 de DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNO EXTERNO DESCRIPCIÓN CÓDIGO

9 MACROPROCESO: PROCESO: PROCEDIMIENTO: CÓDIGO: FSD-PRC-GDO-002 APOYO GESTION DE DOCUMENTOS CONTROL DE REGISTROS FECHA DE EMISIÓN: 02/09/2016 PÁGINA: 1 DE 1 6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO No ACTIVIDAD Inicio RESPONSABLE REGISTRO 1 Determinar los registros necesarios según aplique a cada proceso. Director de Área, Asesores de Sistemas de Gestión. Listado Maestro de Registros FSD-FRM- GDO Elaborar los formatos de registro de acuerdo al procedimiento de control de documentos FSD-PRC-GDO-001 Director de Área, Asesores de Sistemas de Gestión. 3 4 Diligenciar todos los campos del formato de registro con sus respectivas firmas. Recolectar y entregar al Director de Área con la frecuencia establecida en el listado maestro de registros. Personal de la empresa. Personal de la empresa. Archivar el registro original en la unidad de conservación dispuesta 5 Director de Área para tal fin. Conservar el registro durante el tiempo establecido en el listado 6 maestro de registros FSD-FRM-GDO-011 o en la tabla de retención Director de Área documental FSD-FRM-GDO-013 Permitir el acceso y consulta de la información al personal 7 Director de Área autorizado. Elaborar el inventario documental para manejar el archivo central de 8 Director de Área la empresa y se actualizará cada vez que sea necesario. Registro correspondiente. Listado Maestro de Registros FSD-FRM- GDO-011 Formato Control distribución documentos internos FSD-FRM-GDO-005 Formato de inventario documental FSD-FRM- GDO Llevar a cabo la disposición final según el listado maestro de registros. Director de Área, Asesores de Sistemas de Gestión. Formato Acta de destrucción de documentos FSD-FRM-GD0-004 Fin 7. CONTROL DE CAMBIOS: VERSIÓN ANTERIOR FECHA VERSIÓN ANTERIOR NUMERAL MODIFICACIÓN REALIZADA EN LA PRESENTE VERSIÓN ACTIVIDAD No. DESCRIPCIÓN 8. ANEXOS: No. NOMBRE DEL ANEXO CÓDIGO 1 Formato Acta de destrucción de documentos FSD-FRM-GDO Formato Control distribución documentos internos FSD-FRM-GDO Formato de inventario documental FSD-FRM-GDO Formato Listado Maestro de Registros FSD-FRM-GDO Formato Tabla de retención documental FSD-FRM-GDO-013