Servicio de Consulta de Expedientes y Notificaciones (FACILITA)

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1 Grupo de Aplicaciones: Servicio de Consulta de Expedientes y Notificaciones () Aplicación: Tipo de Documento: Madrid, 30 de Junio de 2017

2 HOJA DE CONTROL Título Autor SGTIC Versión 3.0 Fecha Versión 30/06/2017 Revisado por: Quique de Frutos Fecha Revisión 30/06/2017 Aprobado por: Eva Martín Fecha Aprobación 30/06/2017 Nº Total Páginas 31 CONTROL DE CAMBIOS Versión Causa del Cambio Responsable del Cambio Fecha del Cambio 1.0 Documento inicial SGTIC 01/08/ Actualización del Organismo SGTIC 20/08/ Revisión documento y actualización SGTIC 30/06/2017 CONTROL DE DISTRIBUCIÓN Distribuido a Área / Departamento Nº Copias ADI MANUAL_EXTERNO_ docx Página 2 de 31

3 Índice 1. Descripción general del servicio Acceso al Servicio Acceso con usuario y contraseña Acceso con Certificado Electrónico Perfiles de acceso la aplicación Firma de documentos Mis expedientes Búsqueda de expedientes Criterios de búsqueda Filtro de expedientes por estado Lista de resultados Ordenar listado de expedientes Detalle de un Expediente Datos del expediente Estado del expediente Acciones a realizar Historial del expediente Aportación y envío de documentos Consulta de Notificaciones Listado de notificaciones Criterios de búsqueda notificaciones Lista de resultados Ordenar listado de Notificaciones Visualización y lectura de Notificaciones firmas pendientes Criterios de búsqueda Solicitante Criterios de búsqueda RL y Delegado Lista de resultados Ordenar listado de tareas Exportar Listados CSV ADI MANUAL_EXTERNO_ docx Página 3 de 31

4 Índice de ilustraciones Ilustración 1. Acceso a... 6 Ilustración 2. Acceso a con usuario y contraseña... 7 Ilustración 3. Acceso con Certificado Electrónico... 8 Ilustración 4. Selección de perfil... 9 Ilustración 5. Listado de expedientes Ilustración 6. Criterios de búsqueda Ilustración 7. Filtro de expedientes por estado Ilustración 8. Datos del expediente Ilustración 9. Detalle de un expediente Ilustración 10. Acciones a realizar Ilustración 11. Notificaciones asociadas al expediente Ilustración 12. Documentos aportados / firmados asociados al expediente Ilustración 13. Histórico de estados Ilustración 14. Aportación y envío de documentación Ilustración 15. Adjuntar documento (Paso 1) Ilustración 16. Buzón temporal Ilustración 17. Documento de declaración Ilustración 18. Declaración de envío de documentación (Paso 2) Ilustración 19. Resguardo de REGISTRO (Paso 3) Ilustración 20. Listado de notificaciones Ilustración 21. Criterio búsquedas de notificaciones Ilustración 22. Datos notificaciones Ilustración 23. Criterios de Búsqueda Solicitante Ilustración 24. Criterio de Búsqueda para Representante Legal y Delegado Ilustración 25. Datos de documentos pendientes de firma Ilustración 26. Exportar resultados a CSV ADI MANUAL_EXTERNO_ docx Página 4 de 31

5 1. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SERVICIO El servicio prestado por la aplicación del Ministerio de Economía, Industria y Competitividad se corresponde, desde 2011, con el prestado hasta 2011 por la Carpeta Virtual de Expedientes del Ministerio de Ciencia e Innovación. La funcionalidad de la aplicación permite a los usuarios: Consultar el listado de expedientes, así como obtener información detallada del estado de los expedientes y su historial. Realizar acciones sobre cada expediente, entre las que destacan: o Aportar documentación. o Realizar subsanación. o Aceptar propuestas de resolución. o Presentar alegaciones. Consultar todas las notificaciones, y practicar la lectura de las mismas. El acceso para realizar éstas acciones está sujeto a los permisos establecidos para los diferentes perfiles, por parte de las unidades dependientes del Ministerio de Economía, Industria y Competitividad, para cada convocatoria/procedimiento según corresponda. En el presente documento se utilizan los siguientes acrónimos para referirse de manera abreviada a los siguientes conceptos: Acrónimo Significado MINECO RUS CLAVE RL Ministerio de Economía, Industria y Competitividad Registro Unificado de Solicitantes Documento Nacional de Identidad electrónico Plataforma para validación y firma electrónica de la Administración Sistema de autenticación diseñado para personas que necesitan acceder frecuentemente a los servicios electrónicos de la Administración. Se basa en el uso de un código de usuario, el DNI y una contraseña que se establece en el proceso de activación. Para acceder al proceso de activación es necesario que previamente te hayas registrado en el sistema. Representante Legal ADI MANUAL_EXTERNO_ docx Página 5 de 31

6 2. ACCESO AL SERVICIO El usuario tiene que estar dado de alta en el Registro Unificado de Solicitantes (RUS) para poder acceder a la aplicación. En caso de no estar registrado en RUS, puede utilizarse para el registro el enlace que aparece en la parte superior de la página principal de. Ilustración 1. Acceso a Los modos de acceso son los siguientes: Usuario y contraseña Certificado Electrónico CLAVE En todos los casos se valida que el usuario esté dado de alta en RUS. ADI MANUAL_EXTERNO_ docx Página 6 de 31

7 2.1. Acceso con usuario y contraseña El acceso se realiza introduciendo los datos correspondientes a usuario y contraseña en la pantalla de inicio de la aplicación, coincidiendo estos con el usuario y contraseña con los que se realizó el registro en RUS. Ilustración 2. Acceso a con usuario y contraseña ADI MANUAL_EXTERNO_ docx Página 7 de 31

8 2.2. Acceso con Certificado Electrónico El usuario podrá acceder con un Certificado Electrónico reconocido (FNMT, DNIe y otros). El acceso se realiza pulsando en el botón acceder, el cual abrirá una nueva ventana donde seleccionara el Certificado Electrónico. Una vez realizada la validación, se permitirá la entrada a la aplicación. Ilustración 3. Acceso con Certificado Electrónico ADI MANUAL_EXTERNO_ docx Página 8 de 31

9 2.3. Perfiles de acceso la aplicación Dependiendo de las convocatorias/procedimientos a las que estén asociados sus expedientes, un usuario podrá tener uno o varios perfiles disponibles para el acceso a la aplicación. A continuación se listan los perfiles existentes para acceder a la aplicación.: Representante Legal: Tiene acceso a los expedientes iniciados a instancia de personas asociadas a su entidad, que hayan actuado como solicitantes frente al MINECO. En caso de expedientes asociados a convocatorias/procedimientos en los que la persona actúa en calidad de solicitante, podrá acceder de forma independiente a sus propios expedientes y notificaciones (accediendo con el perfil de Solicitante) seleccionando el perfil Solicitante. Delegado: Al igual que el Representante Legal, tiene acceso a los expedientes iniciados a instancia de personas asociadas a su entidad, que hayan actuado como solicitantes frente al MINECO. La condición de Delegado de una entidad se adquiere por delegación de parte de un Representante Legal de la entidad. Solicitante: Para aquellas convocatorias/procedimientos en las que quien actúa en calidad de solicitante es un Investigador (convocatorias de ayuda) o un Consultor (procedimiento de Informes Motivados), dicha persona tendrá acceso únicamente a los expedientes bajo su responsabilidad y a las notificaciones dirigidas a su persona. En el caso de que un usuario tenga varios perfiles para acceder a la aplicación, tras el acceso a la misma aparecerá una pantalla para seleccionar el perfil deseado. Ilustración 4. Selección de perfil También existe la posibilidad cambiar el perfil activo sin tener que salir de la aplicación, ya que en la parte superior de la pantalla permanece la información del perfil activo y, si existen otros perfiles disponibles, un desplegable para seleccionar otro perfil deseado y pulsar el botón Cambiar para acceder con un perfil diferente al inicial. ADI MANUAL_EXTERNO_ docx Página 9 de 31

10 2.4. Firma de documentos La firma de documentos en FACILTA se realiza a través de la con el objeto de que exista un documento declarativo para el REGISTRO de documentación en el MINECO que, mediante el uso de la firma electrónica avanzada, permita el aporte de documentos con suficientes garantías: Autoría de la aportación de los documentos en base a la firma digital del documento de declaración de aportación. Autenticidad e integridad de cada documento aportado por el interesado mediante la huella digital de cada documento. El usuario podrá firmar la declaración del envío del aporte de documentos cuando el acceso se haya realizado con un Certificado Electrónico, o bien aportar dicho certificado en el caso en el que la convocatoria/procedimiento lo exija, pesa a que el acceso se haya realizado de otro modo. ADI MANUAL_EXTERNO_ docx Página 10 de 31

11 3. MIS EXPEDIENTES Es la sección de a la que se accede por defecto en primer lugar. Ilustración 5. Listado de expedientes ADI MANUAL_EXTERNO_ docx Página 11 de 31

12 3.1. Búsqueda de expedientes Inicialmente se muestra el listado de todos los expedientes a los que la persona se encuentra asociada con el perfil activo. A continuación es posible acotar la lista de expedientes mediante los criterios de búsqueda y los filtros por resultado del expediente Criterios de búsqueda Entre los criterios de búsqueda se encuentran los siguientes: Referencia: código de referencia del expediente. Convocatoria/Procedimiento: nombre de la convocatoria/procedimiento. Año: año de la convocatoria/procedimiento. Organismo seleccionado: lista desplegable de organismos para el expediente. Fecha del estado del expediente (Desde/Hasta): periodo en el que el expediente alcanzó el estado actual en el que se encuentra. Fecha de fin de plazo (Desde/Hasta): periodo que engloba la fecha de finalización del plazo de realización de la última acción pendiente. Pendientes: o o Notificaciones pendientes: notificaciones pendientes de lectura. Tareas pendientes: acciones pendientes de realizar. Estado del expediente: para encontrar expedientes en un estado concreto Sub-estado del expediente: para estados que tienen varios sub-estados. Ilustración 6. Criterios de búsqueda ADI MANUAL_EXTERNO_ docx Página 12 de 31

13 Filtro de expedientes por estado El filtro de expedientes por estado muestra entre paréntesis el número de expedientes que se encuentran en el estado correspondiente. En caso de marcarlo y pulsar Filtrar se mostrarán los resultados teniendo en cuenta este filtro, además de los criterios de búsqueda elegidos en la parte superior Ilustración 7. Filtro de expedientes por estado Lista de resultados Aparece una fila en el listado para cada expediente, con datos e iconos informativos y enlaces de acceso a la información del expediente. Ilustración 8. Datos del expediente Una vez seleccionados los parámetros de búsqueda, los datos que se muestran según el orden en el que aparecen son: Referencia: código de referencia del expediente. Convocatoria/Procedimiento: nombre de la convocatoria/procedimiento. Año: año de la convocatoria/procedimiento. Estado del expediente: estado en el que se encuentra el expediente. Fecha de estado del expediente: fecha en la que se alcanzó el estado Pendientes: indica si el expediente tiene asociadas notificaciones pendientes de lectura y/o tareas pendientes de realizar. Fecha gin de plazo: fecha de fin de plazo de la acción que está más próxima a finalizar, siempre y cuando haya al menos una Ordenar listado de expedientes Es posible realizar la ordenación ascendente o descendente por cada una de las columnas de la lista de resultados. ADI MANUAL_EXTERNO_ docx Página 13 de 31

14 3.2. Detalle de un Expediente Visualiza los datos correspondientes a un expediente. Para acceder desde el listado de expedientes debe pulsarse sobre el código de referencia del expediente, para visualizar una pantalla como la que se muestra a continuación. Ilustración 9. Detalle de un expediente ADI MANUAL_EXTERNO_ docx Página 14 de 31

15 El detalle de un expediente se agrupa en tres apartados: Datos del expediente: información identificativa del expediente que no se modifica a lo largo del tiempo. Estado del expediente: estado actual del expediente y el resultado publicado. Acciones a realizar: posibles acciones a realizar en base al estado actual en el que se encuentra el expediente. Historial del expediente: histórico de notificaciones, los documentos aportados y los estados por los que ha pasado el expediente Datos del expediente Información identificativa del expediente que no se modifica a lo largo del tiempo: Referencia: código de referencia del expediente. Convocatoria/Procedimiento: nombre de la convocatoria/procedimiento. Año: año de la convocatoria o procedimiento. Código solicitud: código de la solicitud del expediente Estado del expediente Estado actual del expediente y resultado publicado: Estado: estado en el que se encuentra el expediente junto con su fecha. Sub-estado: sub-estado junto con su fecha (si aplica). Resultado: resultado junto con su fecha (si aplica). ADI MANUAL_EXTERNO_ docx Página 15 de 31

16 Acciones a realizar Bajo los datos del expediente, se muestran las posibles acciones que se pueden realizar sobre el expediente. Las posibles acciones que pueden realizarse son las determinadas por las unidades dependientes del Ministerio de Economía, Industria y Competitividad para cada convocatoria/procedimiento, en función del estado del expediente. Ilustración 10. Acciones a realizar Se describen brevemente algunas de las acciones que pueden aparecer: REALIZAR INSTANCIA Permite crear un escrito relacionado con el expediente que irá dirigido a la unidad responsable de la convocatoria/procedimiento. Al realizar una instancia, se puede aportar uno o varios documentos. Ver punto 0 sobre aporte de documentos. REALIZAR SUBSANACIÓN Permite al usuario aportar documentos de subsanación requerida por la unidad responsable de la convocatoria/procedimiento. La habilitación de esta acción está sujeta a una previa lectura de notificación de subsanación, en la que se haya comunicado el plazo para proceder a realizar el proceso de subsanación. Ver punto 0 sobre aporte de documentos. ACEPTACIÓN O DESESTIMIENTO Tras aceptar o desistir, el usuario puede descargar un justificante con la declaración de aceptación o desistimiento y el número de registro. REALIZAR ALEGACIÓN El usuario puede presentar alegaciones a la propuesta de resolución. Ver punto 0 sobre aporte de documentos. APORTAR DOCUMENTACIÓN REQUERIDA Permite al usuario aportar documentación requerida por la unidad responsable de la convocatoria/procedimiento. Ver punto 0 sobre aporte de documentos. ENLACE A JUSTIFICACIÓN TELEMÁTICA Se muestra en aquellos casos en los que el expediente se encuentre en estado de Seguimiento y permite al usuario acceder a la aplicación de JUSTIFICACIÓN TELEMÁTICA. ADI MANUAL_EXTERNO_ docx Página 16 de 31

17 Historial del expediente En el historial se puede consultar el histórico de notificaciones, los documentos aportados y los estados por los que ha pasado el expediente. NOTIFICACIONES Este apartado permite al usuario visualizar tanto las notificaciones como las comunicaciones asociadas al expediente. Ilustración 11. Notificaciones asociadas al expediente Los datos que se muestran en el listado de notificaciones son: Notificación / comunicación: cuerpo de la notificación / comunicación. Tipo: tipo de la notificación / comunicación. Estado: estado en el que se encuentra la notificación / comunicación asignada al expediente (leída, no leída, caducada). Fecha de recepción: fecha en la que la unidad responsable de la convocatoria/procedimiento envió la notificación / comunicación. Fecha de lectura: fecha de lectura de la notificación / comunicación. Documentación asociada: documentación asociada a la notificación / comunicación. DOCUMENTACIÓN APORTADA Este apartado permite al usuario visualizar toda la documentación aportada (con o sin firma) asociada al expediente. Ilustración 12. Documentos aportados / firmados asociados al expediente ADI MANUAL_EXTERNO_ docx Página 17 de 31

18 Los datos mostrados en el listado de documentos son: ESTADOS Documento: nombre del archivo. Tipo: tipo del documento. Situación: estado en el que se encuentra el documento: o o o Enviado: el documento ha sido enviado al MINECO. Pendiente de firma RL: el documento está pendiente de firmar por un RL. Plazo firma caducado: el plazo de firma por parte del RL ha expirado. Fecha de aportación / firma: fecha en la que se produjo la aportación (o firma si corresponde) del documento. Realizado por: nombre completo del usuario que realizó el aporte (o firma si corresponde) del documento. Perfil: perfil del usuario que realizó el aporte (o firma si corresponde) del documento. Estado del expediente: estado en el que se encontraba el expediente cuando se realizó el aporte (o firma si corresponde) del documento. Resguardo de aportación / firma: reguardo de entrega de aportación (o firma si corresponde)) de documentos. El histórico de estados del expediente muestra los distintos estados por los que ha pasado el expediente, indicando la fecha en la que se produjo cada estado. Ilustración 13. Histórico de estados ADI MANUAL_EXTERNO_ docx Página 18 de 31

19 Aportación y envío de documentos Existe un buzón temporal de documentos que permite, en una o varias sesiones: Adjuntar los documentos que considere oportunos (máximo de 4 MB). Eliminar los documentos que finalmente no se vayan a incluir en el envío. Seleccionar los documentos a enviar finalmente. El buzón temporal de documentos estará disponible al pulsar el enlace de la acción en cuestión mientras esté activo el plazo de realización (si se trata de una acción con plazo) y sólo para el usuario que ha adjuntado los documentos. La aportación y envío de documentos se realiza basándose en el concepto Paso a Paso. Ilustración 14. Aportación y envío de documentación ADI MANUAL_EXTERNO_ docx Página 19 de 31

20 Paso 1: Adjuntar un documento Se debe pulsar el botón Adjuntar un documento. Este paso se podrá realizar tantas veces como sea necesario para la acción en cuestión, en caso de que la acción permita el aporte de más de un documento. A continuación, el usuario podrá seleccionar el tipo de documento a adjuntar, de entre los habilitados para la en cuestión (ver posibles acciones en el punto 3.2.3), así como la ruta dónde se encuentra el archivo a adjuntar. Para subir el archivo a la aplicación se debe pulsar el botón Adjuntar. Para volver al paso anterior se puede pulsar el botón Cancelar. Ilustración 15. Adjuntar documento (Paso 1) ADI MANUAL_EXTERNO_ docx Página 20 de 31

21 Una vez se pulse este botón, se adjuntará el documento, que posteriormente será mostrado en el listado del buzón temporal. Ilustración 16. Buzón temporal ADI MANUAL_EXTERNO_ docx Página 21 de 31

22 Paso 2: Declaración de envío de documentación Tras seleccionar el usuario los documentos a enviar, se genera un documento declarativo de la presentación, que en el epígrafe de DOCUMENTACIÓN ASOCIADA relaciona todos los documentos que ha seleccionado el usuario, con su correspondiente huella digital. Ilustración 17. Documento de declaración ADI MANUAL_EXTERNO_ docx Página 22 de 31

23 En el caso que se haya accedido al sistema con certificado electrónico, el sistema le pedirá firmar electrónicamente la declaración de envío del aporte de documentación, garantizando de esta manera: Autoría de la aportación de los documentos en base a la firma digital del documento de declaración de aportación. Autenticidad e integridad de cada documento aportado por el interesado mediante la huella digital de cada documento. Ilustración 18. Declaración de envío de documentación (Paso 2) ADI MANUAL_EXTERNO_ docx Página 23 de 31

24 Paso 3: Resguardo de REGISTRO Realizado el envío de la documentación aportada, los documentos son registrados electrónicamente, permitiendo al usuario descargar el resguardo de entrega de documentación en el REGITRO del MINECO, el cual incluye el número de registro electrónico. Ilustración 19. Resguardo de REGISTRO (Paso 3) ADI MANUAL_EXTERNO_ docx Página 24 de 31

25 4. CONSULTA DE NOTIFICACIONES Es la pantalla donde se muestran todas las notificaciones / comunicaciones asociadas al usuario a través de los centros o investigadores con los que tenga relación, y sobre las que se pueden realizar diferentes filtros de búsqueda así como ordenaciones, tal y como se detalla a continuación Listado de notificaciones Muestra un listado con todas las notificaciones asociadas al usuario. Ilustración 20. Listado de notificaciones ADI MANUAL_EXTERNO_ docx Página 25 de 31

26 Criterios de búsqueda notificaciones Entre los criterios de búsqueda se encuentran los siguientes: Referencia: código de referencia del expediente. Convocatoria / procedimiento: nombre de la convocatoria/procedimiento. Año: año de la convocatoria o procedimiento. Fecha de recepción (Desde/Hasta) Fecha de lectura (Desde/Hasta) Estado: estado de la notificación / comunicación: o Leída: la notificación / comunicación ya ha sido leída por parte del usuario. o No leída: la notificación / comunicación está pendiente de lectura. o Caducada: el periodo habilitado para la lectura ha expirado. Ilustración 21. Criterio búsquedas de notificaciones Lista de resultados Aparece una fila en el listado para cada notificación, con datos e iconos informativos y de acceso a la información de la notificación / comunicación. Ilustración 22. Datos notificaciones ADI MANUAL_EXTERNO_ docx Página 26 de 31

27 Los datos que se muestran según el orden en el que aparecen son: Notificación / Comunicación: acceso a cuerpo de la notificación / comunicación. Tipo: tipo de la notificación / comunicación. Estado: estado en el que se encuentra la notificación / comunicación asignada al expediente (leída, no leída, caducada). Fecha de recepción: fecha de envío la notificación / comunicación. Fecha de lectura: fecha de lectura de la notificación / comunicación. Documentación asociada: acceso a la documentación asociada a la notificación / comunicación. Referencia: código del expediente al que se encuentra asociada la notificación. Convocatoria / Procedimiento: nombre de la convocatoria / procedimiento al que pertenece el expediente. Año: año de la convocatoria / procedimiento Ordenar listado de Notificaciones Es posible realizar la ordenación ascendente o descendente por cada una de las columnas de la tabla de notificaciones / comunicaciones Visualización y lectura de Notificaciones La visualización de notificaciones está sujeta a los criterios y parámetros establecidos para cada convocatoria/procedimiento y perfil. La lectura de una notificación, en determinadas convocatorias o procedimientos, puede suponer la apertura de plazos de realización de acciones, para las notificaciones por comparecencia electrónica. Por ello, siempre que la lectura de una notificación se realice por primera vez, por parte de un usuario que no sea el destinatario y, además, suponga la apertura del plazo de realización de acciones, se le informará de la consecuencia de la lectura de la notificación. En cualquier caso, si la notificación ya ha sido leída previamente o va a ser leída por el propio destinatario, se procederá a la visualización de la notificación sin necesidad de informarle de ello. ADI MANUAL_EXTERNO_ docx Página 27 de 31

28 5. FIRMAS PENDIENTES Esta opción muestra los expedientes con firmas pendientes, expiradas o rechazadas. Es común tanto para el solicitante, delegado o RL, aunque los criterios varían en función del perfil Criterios de búsqueda Solicitante La consulta de firmas para el Solicitante es posible realizarla en base a los siguientes criterios de búsqueda: Referencia: código de referencia del expediente. Convocatoria/Procedimiento: nombre de la convocatoria/procedimiento. Año: año de la convocatoria/procedimiento. Ilustración 23. Criterios de Búsqueda Solicitante ADI MANUAL_EXTERNO_ docx Página 28 de 31

29 5.2. Criterios de búsqueda RL y Delegado La consulta de firmas para el Representante Legal y Delegado es posible realizarla en base a los siguientes criterios de búsqueda: Referencia: código de referencia del expediente. Convocatoria/Procedimiento: nombre de la convocatoria/procedimiento. Año: año de la convocatoria/procedimiento. Organismo seleccionado: lista desplegable de organismos para el expediente. Ilustración 24. Criterio de Búsqueda para Representante Legal y Delegado ADI MANUAL_EXTERNO_ docx Página 29 de 31

30 Lista de resultados Aparece una fila en el listado para cada notificación, con datos e iconos informativos y de acceso a la información de la notificación / comunicación. Ilustración 25. Datos de documentos pendientes de firma Los datos que se muestran según el orden en el que aparecen son: Acción: nombre del tipo de acción que está disponible. Fecha de fin de plazo: fecha límite para realizar la tarea. Referencia: código de referencia del expediente. Convocatoria/Procedimiento: nombre de la convocatoria/procedimiento. Año: año de la convocatoria/procedimiento. Estado expediente: el estado en el que se encuentra el expediente Ordenar listado de tareas Es posible realizar la ordenación ascendente o descendentemente por cada una de las columnas de la tabla de tareas pendientes. ADI MANUAL_EXTERNO_ docx Página 30 de 31

31 6. EXPORTAR LISTADOS CSV La aplicación, brinda la posibilidad de exportar los listados de búsqueda a un documento de formato CSV. Cuando se realiza una búsqueda con éxito en cualquier de los buscadores de los diferentes buzones, se ofrece la posibilidad de exportar los resultados. Ilustración 26. Exportar resultados a CSV ADI MANUAL_EXTERNO_ docx Página 31 de 31

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