CONCEPTOS BÁSICOS GESTIÓN POR RESULTADOS METODOLOGÍA PM4R

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1 CONCEPTOS BÁSICOS GESTIÓN POR RESULTADOS METODOLOGÍA PM4R Preparado por Manolo De la Cruz, PMP. Antigua Guatemala, 29 de julio de 2013

2 CONTENIDO Introducción a la Gestión de Proyectos Gestión de proyectos de desarrollo Inicio del proyecto Herramientas de la Gestión de Proyectos Estructura desglosada de trabajo (EDT) Cronograma Curva S (uso de recursos) Matriz de Adquisiciones

3 CONTENIDO (2) Herramientas de la Gestión de Proyectos Matriz de Riesgos Matriz de Comunicaciones Matriz de Asignación de Responsabilidades Control y Monitoreo de Proyectos Análisis de Valor Ganado

4 GESTIÓN DE PROYECTOS DE DESARROLLO Los Proyectos y el Desarrollo Buscan resultados concretos para impulsar el desarrollo socio-económico de un país o región. Características (Diversidad de involucrados, Sostenibilidad, Retorno social). Estrategias de desarrollo. Concepto gestión de proyectos de desarrollo Disciplina para integrar el ciclo del proyecto. Comprende otras disciplinas.

5 INICIO DEL PROYCTO Gobernabilidad del proyecto Qué es? Por qué es importante? Cómo se construye? Matriz de Resultados (trazabilidad) Correlación entre los objetivos y los indicadores. Elementos que se incluyen: objetivo, indicadores, línea base, meta, otros. Los indicadores deben de ser SMART.

6 INICIO DEL PROYECTO Matriz de Interesados Los interesados. Clasificación de los interesados. Acta de Constitución Qué es el acta? Propósito, objetivos y estrategia (objeto). Gobernabilidad, organigrama, sistema de control de cambios y aprobación (sujeto).

7 ESTRUCTURA DESGLOSADA DE TRABAJO -EDT Propósito Consiste en subdividir. Descomposición jerárquica del trabajo. El trabajo planificado está en el nivel más bajo. Creación Objetivo, entregables, paquetes de trabajo, actividad. Relación con la Matriz de Trazabilidad. Reglas de oro de la EDT (SMART y 100%).

8 ESTRUCTURA DESGLOSADA DE TRABAJO -EDTObjetivo Entregable 1 Paquete de trabajo 1.1 Paquete de trabajo 1.2 Entregable n Paquete de trabajo n.1 Paquete de trabajo n.2

9 PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO (CRONOGRAMA) Propósito Identificar y definir el tiempo del proyecto. Es más que una suma de tiempos de actividades. Creación Definir. Secuenciar. Estimar duración. Desarrollar el cronograma.

10 PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO (CRONOGRAMA)

11 LÓGICA DE LA INTERVENCIÓN LÓGICA DE LA EJECUCIÓN

12 CURVA S (USO DE RECURSOS) Propósito Definir el presupuesto del proyecto de acuerdo a requisitos y normas. Creación Estimar: Establecer un aproximado de los recursos financieros. Orden de magnitud (+/- 50%; -10%/+25%; -5%/+10%) Determinar: Suma de los costos estimados.

13 CURVA S (Representación gráfica) 1. Se suman los costes directos a nivel de Paquete de Trabajo (WBS) 2. Se establece el cronograma de control para los Paquetes de Trabajo 3. Se plasma el presupuesto planificado para cada uno de los periodos establecidos. 4. Se obtiene la representación gráfica de la evolución del gasto de acuerdo a lo planificado. Q20 Q17 Q7 Q4 Febrero Marzo Abril

14 CURVA S (Requisitos de financiamiento) Q20 Q17 Estimación de costes directos Requisitos de Financiación (planificación de desembolsos): Costes directos + costes indirectos Q7 Q4 Febrero Marzo Abril

15 MATRIZ DE ADQUISICIONES Propósito Describe en términos específicos los bienes y servicios requeridos para el proyecto. Sistemas de adquisiciones Licitación Pública (Nacional o Internacional) Licitación privada. Comparación de precios. Contratación directa. Administración directa.

16 MATRIZ DE AQDUISICIONES

17 MATRIZ DE RIESGOS Qué es un riesgo? Evento o condición que si ocurre tiene efecto sobre, al menos, un objetivo del proyecto. Propósito Disminuir la probabilidad y/o impacto de los riesgos negativos (amenazas) y potenciar la probabilidad y/o impacto de los riesgos positivos (oportunidades).

18 MATRIZ DE RIESGOS Las causas de los riesgos suelen estar asociadas a: Requisitos, hipótesis, limitantes y actores. El análisis puede ser cualitativo o cuantitativo. La respuesta a un riesgo debe ser: Apropiada, eficiente, realista y aceptada Estrategias para riesgos negativos Evitar, transferir, mitigar y aceptar. Estrategias para riesgos positivos Explotar, compartir, mejorar y aceptar

19 MATRIZ DE COMUNICACIONES Propósito El objetivo principal es generar información Quién es el principal responsable? Responde a diferentes necesidades, en diversos formatos y diversos tiempos. La distribución de la información va más allá del acto de proporcionarla, ya que incluye pasos para asegurarse que los receptores recibieron y entendieron la información.

20 MATRIZ DE COMUNICACIONES Creación Contacto con los interesados para conocer los requerimientos de comunicación. Listar los requerimientos de cada interesado (contenido, objetivo, destinatario, método, responsable, tiempo) Se deja por escrito el entendimiento de los requisitos de los interesados. No es necesario comunicar lo que no es indispensable

21 MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES Propósito Estrecha relación con la gestión de los RRHH. Principal herramienta para gestionar el personal. Ilustra las conexiones entre el trabajo y los miembros del equipo del proyecto. Se cuenta con información para identificar los roles, responsabilidades y niveles de autoridad. Una herramienta para plasmar los recursos identificados es un organigrama de tipo jerárquico.

22 MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES Los formatos más utilizados para la creación son: Tipo narrativo Tipo diagrama R: Responsable de la ejecución (responsible): Alguien es responsable de una tarea determinada. A: Aprueba (accountable): Alguien asume la responsabilidad final por la correcta ejecución. C: Consultado (consulted): Alguien que no está implicado directamente en la ejecución I: Informado (informed): Alguien recibe los resultados (outputs) de una tarea.

23 ANÁLISIS DE VALOR GANADO

24 ANÁLISIS DE VALOR GANADO Propósito Medir el desempeño integrado del proyecto comparando la realidad a lo planificado. Se basa en 3 variables: Valor Planificado (Planned Value-PV): Presupuesto autorizado para la realización del trabajo.

25 ANÁLISIS DE VALOR GANADO Valor Ganado (Earned Value -EV): es el valor del trabajo realizado, expresado en términos del presupuesto asignado al trabajo, actividad o componente de la EDT que esté siendo evaluado. Coste Real (Actual Cost AC): Gasto incurrido y registrado, para la realización del trabajo objeto de evaluación.

26 ANÁLISIS DE VALOR GANADO La desviación del desempeño respecto de lo planificado (LB) se medirá así: Variación del cronograma: (SV = EV - PV) Cuando un proyecto ha finalizado la variación del cronograma en EVM será = 0, porque se habrán ganado todos los valores planificados. Variación del costo (CV = EV AC) La Variación del Coste al finalizar el proyecto será la diferencia entre el BAC y el presupuesto realmente gastado.

27 ANÁLISIS DE VALOR GANADO Índice de Desempeño del Cronograma ( SPI): progreso logrado en comparación al progreso planificado para el proyecto. SPI = EV/PV Un valor SPI menor a 1 = se completó menos trabajo del que se había planificado para esa fecha.

28 ANÁLISIS DE VALOR GANADO Índice de Desempeño del Coste (CPI): valor del trabajo completado en comparación al costo real del proyecto. CPI = EV/AC Se considera el valor más crítico de las mediciones de EVM puesto que mide la eficiencia del gasto en relación al trabajo completado. Un valor CPI menor que 1 = sobrecoste.

29 ANÁLISIS DE VALOR GANADO (Ejercicios) Proyecto: construir un sistema de riego Coste: Quetzales por sección M&C: Informe de avances del Proyecto a día de hoy Planificado a esta fecha (PV): 6 secciones construidas Realizado a esta fecha (EV): 5 secciones Coste Real a la fecha (AC): Quetzales CV? EV-AC= Quetzales Quetzales = Quetzales (sobre el presupuesto) SV? EV-PV= Quetzales Quetzales = Quetzales (retraso)

30 Q Qué es esto? Enero Q cada PT Febrero Marzo Abril

31 Q Tiene problemas este Proyecto? Valor planificado (PV) Coste Real (AC) Enero Q cada PT Febrero Marzo Abril

32 Q CV = = $ (sobre el presupuesto) SV = = $ (de adelanto) Valor planificado (PV) Coste Real (AC) Trabajo Realizado (EV) Enero Q cada PT Febrero Marzo Abril

33 Q CV? SV? Valor planificado (PV) Coste Real (AC) Trabajo Realizado (EV) Enero Q cada PT Febrero Marzo Abril

34 Q CV? SV? Valor planificado (PV) Coste Real (AC) Enero Q cada PT Febrero Marzo Abril

35

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