Contenido. Lineamientos para la gestión de proyectos Versión: 0. 1/oct/2012 Pág. 7

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1 Cntenid Intrducción Objetivs Audiencia Lineamients Generales para la creación y administración de crngramas Alcance del crngrama Marc cnceptual de ls y de ls crngramas Características técnicas de ls crngramas Nmbre de ls crngramas Sftware en que debe ser cnstruid el crngrama Elements esenciales del crngrama Prcess de gestión de crngramas Creación Mdificación línea base Registr de infrmación en el Fechas de crte Respnsabilidades Respnsabilidades del gerente del pryect del cntratista Respnsabilidades del interventr... 7

2 Intrducción El presente dcument define las plíticas del Fnd Adaptación (FA) a las que se deben sujetar ls cntratistas, interventres y supervisres para la administración de ls que ejecute el FA. El Fnd Adaptación en ejercici de su mandat legal, gestina slucines para las afectacines sufridas cm cnsecuencia del fenómen de La Niña ; incrpra en su mdel de trabaj el SISTEMA DE GESTION DE PROYECTOS, cn una herramienta de sftware sprtad en Micrsft Prject Server 2010, el cual prvee un ambiente web, que recge las mejres prácticas del PMI (Prject Management Institute) para la gestión de. Micrsft Prject Server frece muchas pcines para ingresar, rganizar y generar ls cmpnentes básics de un pryect (crngramas) y así lgrar una fácil lectura y una efectiva administración de la prgramación de un pryect. El prpósit fundamental de la incrpración de esta herramienta en la gestión del Fnd Adaptación, es pder cntrlar ls de una manera unifrme, tener visibilidad sbre tds ls diferentes actres y facilitar el seguimient de ls pr el Fnd Adaptación, ls gerentes de de ls cntratistas, interventres y supervisres. A partir de la infrmación cmpartida se desarrlla una gestión clabrativa y una supervisión ajustada a la realidad que afrntan ls, en dnde cntratistas, interventres, supervisres y el persnal del Fnd interactúan para lgrar ls resultads esperads. Y a partir de la herramienta btener ls resultads deseads, para l cual se requiere cmpartir criteris y directrices para la gestión de ls (crngramas). 1. Objetivs Ls bjetivs del presente dcument sn ls siguientes: a. Definir criteris, b. Definir ls prcedimients que deben seguirse c. Y definir las respnsabilidades 2. Audiencia El presente dcument está dirigid a las siguientes audiencias: Gerentes de de ls cntratistas Interventres Supervisres de cntrat

3 3. Lineamients Generales para la creación y administración de crngramas A cntinuación se incluyen ls lineamients generales para tener en cuenta en la creación y administración de crngramas para la ejecución de las intervencines del Fnd: 3.1 Alcance del crngrama Ls tercers cntratads pr el fnd para ls fines de ejecución de recurss de inversión en bras y tienen la bligación cntractual de crear ls crngramas para realizar la prgramación de las actividades cntratadas, presentar ls infrmes de avance de prduct, avance de actividades, recurss y tiemp y generar ls cnsecuentes pags sbre el sistema de gestión de. 3.2 Marc cnceptual de ls y de ls crngramas La creación de ls crngramas se realizará en el Sistema de Gestión de Pryects cnfrme a ls lineamients del FA cnsignads en el presente dcument y que se definen a cntinuación Ls prgramas y del Fnd Adaptación están asciads a ls sectres en ls cuales se tiene prevista la intervención cn base en las pstulacines seleccinadas pr el Cnsej Directiv para la ejecución de cada sectr. Cada pryect debe tener su prpi crngrama Un cntrat puede ejecutar varis en cuy cas de debe cargar el crngrama pr cada pryect su respectiv presupuest y el cntratista y cntrat asciad. 3.3 Características técnicas de ls crngramas A cntinuación se definen las características técnicas que deban cumplir ls crngramas Nmbre de ls crngramas El nmbre del archiv del crngrama se define de la siguiente manera: CP_CI_nmbrepryect_Vy Dnde CP CI Nmbre pryect Fase V Y : Códig pstulación definid FA de 3 dígits : Códig intervención definid FA de 4 dígits : Nmbre del pryect definid pr el FA : Identificación de acuerd a la fase prirización y selección,estrcturación, ejecución, expst : Versión (camp fij) : dnde crrespnde al númer de la versión iniciand en 0

4 Ejempl: acueduct luruac-ejecución-v Sftware en que debe ser cnstruid el crngrama El cntratista tiene que cnstruir el crngrama en Micrsft Prject Prfesinal Elements esenciales del crngrama Td crngrama tiene que ajustarse a ls siguientes aspects: Elements que deben identificarse: Hits de Pag Hits de Obra Tareas establecidas para el manej del cmpnente scial auditrías visibles Actividades de entrega de ls bienes u bras cntratadas un crngrama independiente para las actividades de entrega. Cada pryect plasmad en un crngrama debe bedecer a un marc rganizad de tareas. Debe definir las siguientes Opcines de cnfiguración (fecha de inici, calendari, duración de ls días de trabaj, númer de días pr semana y pr mes). Cantidad máxima de hras de cada actividad debe ser de 80 hras ds semanas 10 días hábiles. Ls csts fijs asciads a las tareas deben sumar el ttal del valr del pryect. Ls crngramas deben prgramarse en md autmátic, de tal manera que sea dinámic y reaccine ante ls cambis y ajustes que puedan presentarse a l larg de su desarrll. Las relacines entre las actividades dependencias deben establecerse de manera crrecta, de frma tal que se identifique si sn predecesras sucesras. Td crngrama de pryect debe tener una Ruta Critica definida desde el inici hasta el final del pryect. El análisis de este ejercici debe cnducir a la identificación de psibles cuells de btella que deben ser atendids durante la ejecución del pryect. Se requiere incluir cm hits las actividades críticas que dependen de factres externs y que pueden afectar el buen desarrll del pryect. Pr ejempl: licencias, gestión predial,

5 permiss, diseñs, estudis, etc. En ests cass el hit deberá relacinar el recurs respnsable del mism. Ls crngramas deben incluir las actividades de manera detallada para ls primers 3 meses, y en adelante cntener actividades de manera general hasta la terminación del pryect. Antes de finalizar el perid de actividades detallad debe incluirse una actividad de planeación para efectuar el detalle de ls siguientes 3 meses. Es imprtante tener en cuenta que el calendari y las parametrizacines generales definidas pr el fnd en la herramienta pueden afectar las fechas inicialmente asignadas a las actividades pr el creadr del crngrama. Debe revisarse si esta situación afecta delimitacines de fechas actividades cn actres externs e interdependencias cn trs. 4. Prcess de gestión de crngramas 4.1 Creación Para finalmente publicar ls crngramas se prcederá de la siguiente manera: Es el prces pr medi del cual se define el crngrama y la línea base de la siguiente manera a. El cntratista cnstruye el crngrama del pryect en Prject prfesinal 2010 de acuerd al respectiv cntrat y a ests lineamients y ajustad a las nrmas de calidad de cnstrucción de crngramas que vaya definiend el FA. b. El cntratista enviará a la interventría para su revisión, aprbación y psterir enví al Asesr Sectrial respectiv. c. El FA realizará una validación de nmbre, el cumplimient de las características del crngrama cnsignads en ests lineamients. El Fnd se reserva el derech a revisar y slicitar ajustes sbre las prgramacines creadas, el métd de prgramación, la definición de las prpiedades y las pcines cn las que se trabajará. d. El FA realizará el aseguramient de calidad del crngrama desde el punt de vista técnic cn el sftware Quantum para cumplir cn ls criteris mínims de precedencias, ruta crítica y recurss. e. El interventr aprbará el crngrama y este será la línea base del pryect. f. El FA cargará y publicará en el Prject Server una vez el crngrama cumpla ls requerimients técnics y ls requerimients de interventría. g. A partir que el crngrama se cargue en Prject Server será respnsabilidad del Interventr realizar la actualización diaria de avance del pryect.

6 h. Si el pryect n tiene interventr será respnsabilidad de la Gerencia de Apy quien realice sus veces, mantener actualizads ls crngramas, según ls avances. 4.2 Mdificación línea base El crngrama que finalmente se cargue y publique en el Prject Server sl pdrá ser mdificad cn previa aprbación del interventr y del asesr sectrial del Fnd Adaptación. 5. Registr de infrmación en el crngrama publicad Una vez el crngrama es publicad, empezará a ser ficial y sbre éste se pdrá registrar el avance de las actividades registradas POR EL INTERVENTOR. El cntratista tiene la bligación de suministrar al interventr en frma cmpleta y prtuna la infrmación y facilitar las visitas de camp e inspeccines para que el INTERVENTOR REGISTRE en el crngrama PUBLICADO el avance de las actividades y ls respectivs sprtes El INTERVENTOR tiene la bligación de realizar las visitas de camp, realizar las verificacines asciadas a sus respnsabilidades y validar frente a ests hechs, si el registr de actividades pr parte del cntratista se ajusta a la realidad, l cual debe quedar evidenciad a través de sprtes digitales dcumentales. Td sprte dcumental se debe anexar en medi digital en las actividades asciadas. 5.1 Fechas de crte Tds ls viernes a las 8 pm se realizará un crte en frma autmática para generar ls reprtes para el equip directiv del Fnd Adaptación y la junta directiva. Pr tant es respnsabilidad cnjunta de cntratistas e interventres garantizar que el registr y certificación de actividades estén actualizads a la fecha de crte. 6. Respnsabilidades 6.1 Respnsabilidades del gerente del pryect del cntratista

7 Las respnsabilidades sn las siguientes: Dispner de persnal cn cncimients en el us de Prject prfesinal 2010 Capacitar el persnal para la cnstrucción de crngramas, el registr de actividades de acuerd a ls lineamients del FA Cnstruir ls crngramas de acuerd a ls lineamients técnics y cntractuales Prveer la infrmación en frma prtuna para el Registr del avance de las actividades pr parte del interventr. 6.2 Respnsabilidades del interventr Las respnsabilidades del interventr sn las siguientes: Dispner de persnal cn cncimients en el us de Prject prfesinal 2010 El interventr y/ gerencia d apy y/ supervisr del cntrat del pryect revisará y aprbará el crngrama prpuest pr el cntratista al inici de la bra Y certificará la línea base. El interventr y/ gerencia de apy y/ supervisr del cntrat del pryect aprbará e ingresará el avance físic y ls pags. La aprbación del avance físic y de pags se deberán sprtar en frma dcumental física y digitalizada dcuments y sprtes digitales que deberán enlazarse a la respectiva actividad.

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