Administración y Control de Proyectos II

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1 Administración y Control de Proyectos II FIUBA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS II 1 Proceso de ventas Proceso de ventas oportunidades latentes oportunidades activas Proceso común a ambos tipos Proceso de compras del cliente Propuestas Evaluación de propuestas FIUBA Administración y Control de Proyectos II 2 1

2 Oportunidades y Propuestas >$ en oportunidades identificadas al mes en oportunidades pedidos de propuestas que se atrasan, congelan o se incorporan en otras más grandes $ propuestas presentadas al mes a presentar 33% de aciertos $ propuestas ganadas al mes Para mantener el mismo valor que el año anterior Facturación del año anterior $ FIUBA Administración y Control de Proyectos II

3 Ventas - Generación de Propuestas Asumamos que su compañía factura $ por año Para mantener la facturación se necesita obtener $ al mes. Esto significa que se deben ganar $ al mes en propuestas sólo para mantenerse igual al año anterior. Para ganar $ de negocios al mes, deberá ofertar por $ asumiendo que gana un 33% de lo que presenta. Para presentar por $ , se deben identificar negocios para los cuales estamos calificados para ofertar por 2 a 3 veces esa cantidad. Normalmente los pedidos de propuestas se atrasan, o congelan o se incorporan en otros más grandes En consecuencia, lo que en el mes 1 parecía una buena oportunidad, en el mes 5 desapareció. FIUBA Administración y Control de Proyectos II 5 Proceso de ventas Proceso de ventas oportunidades latentes oportunidades activas Proceso común a ambos tipos Proceso de compras del cliente FIUBA Administración y Control de Proyectos II 6 3

4 Proceso de ventas consultivas FIUBA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS II 7 Pain, Power, Vision, Value, and Control = Venta -Sin sufrimiento no hay cambio -No se le puede vender a alguien que no puede comprar FIUBA Administración y Control de Proyectos II 8 4

5 Proceso de ventas Proceso de ventas oportunidades latentes oportunidades activas Proceso común a ambos tipos Proceso de compras del cliente FIUBA Administración y Control de Proyectos II 9 Pain, Power, Vision, Value, and Control = Venta -Sin sufrimiento no hay cambio -You can t sell to someone who can t buy FIUBA Administración y Control de Proyectos II 10 5

6 Oportunidades latentes Generación de demanda (Prospecting) Métodos Networking Referencias de clientes Farming Cámaras De la industria De los países Eventos sociales After hours Socios / Alianzas FIUBA Administración y Control de Proyectos II 11 Proceso de ventas a oportunidades latentes Seminarios Medios RRPP Artículos Seminarios Cursos Newsletters Website Expos, ferias Que tipo de leads se buscan FIUBA Administración y Control de Proyectos II 12 6

7 Inconvenientes Falta de planificación del prospecting Está completo el pipeline de oportunidades previas? Falta de tiempo fijo reservado para prospecting? Falta de cultura de prospecting Falta de confianza Comodidad Falta de motivación Bajo ratio de negocios para presupuestar / cerrados FIUBA Administración y Control de Proyectos II 13 Proceso de ventas Proceso de ventas oportunidades latentes oportunidades activas Proceso común a ambos tipos Proceso de compras del cliente FIUBA Administración y Control de Proyectos II 14 7

8 FIUBA Administración y Control de Proyectos II 15 Proceso de ventas a oportunidades activas Se debe competir o no? no engañarse calificar la oportunidad Comunicar la decisión en la Compañía Jugar para ganar Estar primero, definir los requerimientos, disminuir la competencia desplazar a la competencia Columna A Cuando recibimos un RFP el comprador tiene una visión que nosotros no ayudamos a crear. Las compañías de columna A ganan el 90% de las veces. FIUBA Administración y Control de Proyectos II 16 8

9 Proceso de ventas a oportunidades activas Seleccionar una estrategia Ir de frente sólo si nos sentimos muy fuertes y el cliente nos ve muy fuertes como competidor Diferenciando el producto No somos más fuertes pero podemos diferenciar la oferta (recomendada) Dividir la venta Presupuestar partes del pedido en que estemos fuertes Preanunciar algo nuevo Promover qué nos diferencia, como empresa FIUBA Administración y Control de Proyectos II 17 Proceso de ventas Proceso de ventas oportunidades latentes oportunidades activas Proceso común a ambos tipos Proceso de compras del cliente FIUBA Administración y Control de Proyectos II 18 9

10 FIUBA Administración y Control de Proyectos II 19 Proceso común a ambos tipos Calificar lead Confirmar oportunidad Ganar la confianza del comprador Ser claro en que se ofrece, la compañía y su experiencia Problema admitido por sponsor Sponsor con visión de compra Desarrollar requerimientos del cliente y evaluar Necesidades del cliente Acceso a quien tiene la decisión ($$) Problema admitido por el decisor Visión de compra del decisor Evaluación del problema Identificar proceso de compra (directa/licita) Proponer solución Ejecutar evaluación Confirmar solución FIUBA Administración y Control de Proyectos II 20 10

11 Proceso común a ambos tipos Propuesta Conclusión evaluación Propuesta Cierre Negociación Contrato Deploy Entrega FIUBA Administración y Control de Proyectos II 21 Proceso de ventas Proceso de ventas oportunidades latentes oportunidades activas Proceso común a ambos tipos Proceso de compras del cliente FIUBA Administración y Control de Proyectos II 22 11

12 Cómo compra ese cliente? Quién compra? Modalidades de RFP Tiempos de la compra Discusión de precios Compras Destinatario de la compra Acuerdo de consideraciones de pago Seguros, garantías FIUBA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS II 23 Propuesta Comercial 24 12

13 El Jefe de Proyecto en su rol de Colaborador en la Preparación de Propuestas Colaboración en preparación de Propuestas Una Propuesta es la respuesta a un requerimiento formal, RFP, o informal de un potencial cliente o cliente, para proveer un proyecto (producto o servicio) que también puede ser no solicitada El rol del Jefe de Proyecto en este caso es colaborar en la confección de dicho documento, en las áreas que son de su competencia FIUBA Administración y Control de Proyectos II 25 Presentar o no presentar la propuesta? Decisión fundamental Las propuestas bien hechas llevan tiempo, son caras, consumen recursos valiosos Existe posibilidad razonable de ganar? Si ganamos, podremos cumplir con lo comprometido? Es rentable la propuesta? FIUBA Administración y Control de Proyectos II 26 13

14 Presentar o no presentar la propuesta Checklist para presentarse o no Nuestra posición para competir El costo de preparación de la propuesta La relación entre la propuesta y nuestro negocio Costo del proyecto y facturación al cliente Características del cliente El valor profesional del contrato Implicancias en personal y carga de trabajo Experiencia que podemos realmente ofrecer FIUBA Administración y Control de Proyectos II 27 Riesgos del Proyecto a evaluar Valor del contrato Modalidad de Facturación Margen esperado Capital de trabajo requerido promedio y pico Pagos atados a cumplimiento de hitos Aumento en cantidad de personal Penalizaciones del contrato, porcentaje de pérdida por cancelación Riesgos legales Formación de consorcios o nuevas sociedades FIUBA Administración y Control de Proyectos II 28 14

15 Orden de preparación de la Propuesta FIUBA Administración y Control de Proyectos II 29 Contenido Propuesta Presentación Carta presentación Título, índice Resumen ejecutivo Necesidad Requerimientos del Cliente Solución Presentación en alto nivel de la solución Factores diferenciadores de nuestra propuesta FIUBA Administración y Control de Proyectos II 30 15

16 Propuesta Propuesta Plan de Proyecto Calendario Entregables Implementación Documentación Entrenamiento Equipo de trabajo CVs, organización del equipo Subcontratistas FIUBA Administración y Control de Proyectos II 31 Propuesta Propuesta Precios Precio, desagregados o consolidados Modalidad de Facturación Impuestos Garantía a proveer Referencias Experiencias similares Testimonios FIUBA Administración y Control de Proyectos II 32 16

17 Orden de preparación de la Propuesta FIUBA Administración y Control de Proyectos II 33 Propuesta Nro Implementación de Project Server Objetivos Disponer de una solución de administración centralizada de proyectos y recursos que Facilite la gestión operativa de los proyectos Permita la consolidación de información para la generación de reportes corporativos Para cumplir dicho objetivo se propone implementar una solución de EPM basada en Microsoft Project FIUBA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS II 34 17

18 Alcance de la Propuesta La propuesta incluye: Relevamiento y análisis necesario para implementar el proceso actualmente utilizado para la administración de proyectos y recursos en A. Parametrización del producto con el objetivo de manejar la cartera de proyectos y recursos. Parametrización del producto y diseño de la solución para la administración de presupuestos y reales de recursos humanos, materiales e insumos del proyecto. Definición y creación de plantillas corporativas para diferentes tipos de proyectos. Parametrización de consultas y reportes. Capacitación al Administrador de la solución para su operación y mantenimiento. Capacitación a los usuarios principales en la operación de la solución. Acompañamiento en una primera etapa de implementación. FIUBA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS II 35 Alcance de la Propuesta La propuesta no incluye: Instalación del software de base, Project Server y WSS en servidores, Project Professional 2003 y Project Web Access en los puestos de trabajo. Modificaciones a la seguridad estándar. Modificación de la implementación estándar de Windows Sharepoint Server para Project Server. Carga inicial de datos (proyectos en ejecución). Integración con otros sistemas de la empresa. Servicio de consultoría para mejora del proceso de administración de proyectos utilizado actualmente por A. FIUBA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS II 36 18

19 Orden de preparación de la Propuesta FIUBA Administración y Control de Proyectos II 37 Arquitectura - Visión Funcional FIUBA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS II 38 19

20 Arquitectura - Visión Técnica FIUBA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS II 39 Beneficios esperados Principales Mejoras Carga de reales centralizada y on line Beneficios Permite conocer el avance de las tareas y proyectos y tomar decisiones en base a esa información en tiempo real Repositorio único de recursos El repositorio centralizado de proyectos permite conocer el estado de la cartera actual, la pasada y la futura en forma on line Permite conocer la disponibilidad de recursos basándose en sus asignaciones actuales y futuras, facilitando un uso óptimo de recursos. Tomar decisiones en base al estado actual de los proyectos, mejorar los proyectos futuros en base al análisis del pasado, planificar el futuro El manejo de información centralizada y la actualización diaria de los reales, facilita mantener los planes actualizados y visibles Productividad y comunicación dentro del equipo. Posibilidad de obtener información actualizada y por ende tomar mejores decisiones Administración de un home centralizado del proyecto en donde resida la información del mismo Permite una eficiente colaboración entre los recursos afectados facilitando la mejora de la productividad de los mismos. Funciones de reporting, carga de horas, status report y manejo de problemas Permite obtener fácilmente información para las reuniones de avance, aumentando la productividad y eficiencia. FIUBA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS II 40 20

21 Porqué nosotros? Por qué B? B posee experiencia práctica dando apoyo confiable a las empresas, desarrollada en varios proyectos de... B ha demostrado poder integrarse rápida y eficazmente a equipos de trabajo... El Servicio completo ofrecido por B ha sido certificado bajo la norma de calidad ISO 9001:2008 y Guía 90003:2004. FIUBA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS II 41 Orden de preparación de la Propuesta FIUBA Administración y Control de Proyectos II 42 21

22 Work Breakdown Structure de la Solución FIUBA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS II 43 FIUBA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS II 44 22

23 Orden de preparación de la Propuesta FIUBA Administración y Control de Proyectos II 45 Equipo de Trabajo A Patrocinador A Referentes de Negocio Líder de Proyecto A A Referentes de TI Socio / Líder de Proyecto B Consultor Senior de TI B FIUBA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS II 46 23

24 Equipo de Trabajo Roles y responsabilidades Nombre Rol Patrocinador Líder de Proyecto A Socio / Líder de Proyecto B Referentes del Negocio Referentes de Tecnología Informática Consultor Senior de Tecnología Informática Responsabilidad en el Proyecto Es el responsable de representar y apoyar internamente el Proyecto. Monitorea el avance del Proyecto asegurando que el líder del Proyecto cuente con los recursos necesarios en cada etapa del Proyecto. El Líder del Proyecto de la Compañía es la interface entre B y la Organización A. Gestiona todas las actividades del día a día, controlando que estén disponibles los recursos necesarios comprometidos para cumplir con los entregables. Asegurar que se cumpla el Proyecto de acuerdo a lo establecido en el Plan de Proyecto. Los Referentes del Negocio son los responsables de proporcionar la información necesaria para especificar las iniciativas. Responsable de llevar adelante todas las actividades necesarias para la identificación de las necesidades del negocio en términos de Servicios de Tecnología Informática, determinar el grado de cobertura actual de dichas necesidades, identificar la brecha existente y alternativas para cubrirla, y elaborar un plan preliminar incluyendo calendario, recursos y costos estimados en orden de magnitud. FIUBA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS II 47 Equipo de Trabajo Asignación Rol A B Patrocinador Puntual, se informará la necesidad Líder de Proyecto Puntual, se informará la Tiempo Parcial necesidad Consultor Senior de TI Tiempo Completo Referentes del Negocio Puntual, se informará la necesidad PUESTOS DE TRABAJO El servicio se prestará en las instalaciones de A, para lo cual se requerirá lugar de trabajo para el personal de B, cuentas de usuario para efectuar las distintas actividades que se planifiquen, y acceso a correo electrónico e Internet. FIUBA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS II 48 24

25 Orden de preparación de la Propuesta FIUBA Administración y Control de Proyectos II 49 Condiciones Económicas Valor de los Servicios El valor total de los servicios detallados en esta Propuesta es de: $ (noventa y nueve mil pesos).- Los valores indicados no incluyen el IVA. Forma de pago: - 60 % al cumplirse el hito Solución Parametrizada - 40 % al cumplirse el hito Solución Operando en Producción Condición de pago: - Contado, a 10 (diez) días de fecha de facturación.- - Situación ante IVA: Responsable Inscripto.- Validez de la Oferta - La presente Propuesta es válida por 30 (treinta) días FIUBA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS II 50 25

26 Orden de preparación de la Propuesta FIUBA Administración y Control de Proyectos II 51 Compromisos y garantías Garantía El proyecto incluye Garantía de 90 (noventa) días consecutivos posteriores a la instalación del software desarrollado en producción, relativa a la corrección de defectos detectados en su utilización normal. Consultar el Anexo Alcance de la Garantía. Post implementación El período de post implementación de esta propuesta tiene un alcance de 20 horas en un período de 1 mes. B recomienda la contratación de un servicio continuo anual de mantenimiento posterior al vencimiento del período de post implementación. Mantenimiento anual No incluido. FIUBA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS II 52 26

27 Confidencialidad La información contenida en esta Propuesta, relativa a precios de los servicios, antecedentes y referencias, de los recursos y/o de las Empresas, se considera información confidencial. De igual manera, durante la ejecución del Proyecto objeto de esta Propuesta, toda información brindada por A a B, y/o por B a A, respecto a estado de los proyectos y/o sistemas, y datos similares, será considerada confidencial por ambas partes. Tanto A como B reconocen la confidencialidad de dicha información y se comprometen a no divulgarla, excepto bajo acuerdo / autorización escrita entre las partes. Durante la ejecución del Proyecto objeto de esta Propuesta, y por el período de un año a partir de la fecha de finalización del mismo, B y A se comprometen a no ofrecer empleo a los empleados de la otra parte que hayan estado directamente involucrados en la ejecución de dicho Proyecto. FIUBA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS II 53 Anexo 1 Licencia de utilización Prod A Otorgamiento de la Licencia La Prod A se entrega en licencia, y no se vende, para su instalación y utilización en un único equipo servidor de datos, y equipos Clientes de A. Los Productos licenciados comprenden ejecutables de la aplicación, y documentación de ayuda en línea. Derechos y restricciones La Prod A no podrá ser revendida, alquilada, o transferida de otra manera a terceros por A, por contraprestación de ningún tipo. Esta restricción incluye a otras empresas filiales de A, y empresas pertenecientes al mismo grupo empresario, dentro y fuera de su país de origen. A podrá mantener copias de seguridad de los Productos incluidos en el Paquete y su parametrización original, una vez instalados. El Mantenimiento Anual otorga derecho a reportar defectos detectados en la operación y utilización de los Productos incluidos en el Paquete, y recibir las correcciones correspondientes a los mismos. Actualizaciones Licencias A será notificado de la disponibilidad de nuevas versiones de los Productos de la ProdA licenciados, y/o nuevos Paquetes, y su costo si correspondiera, cuando las mismas sean liberadas por B, si se ha suscripto al Servicio de Mantenimiento Anual. FIUBA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS II 54 27

28 Requerimientos de propuesta y de información RFP - RFI FIUBA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS II 55 Requerimiento de Propuesta 56 28

29 Requerimiento de Propuesta o RFP Especifica los requerimientos para una solución Especifica el tipo de contratación que se hará Es vinculante El posible proveedor responderá proponiendo una solución técnica proponiendo un calendario de implementación cotizando la solución FIUBA Administración y Control de Proyectos II 57 Cuándo y porqué debe generarse una RFP Cuándo y porqué las especificaciones no pueden ser lo suficientemente precisas para seleccionar en base a precio la solución de distintos proveedores puede basarse en distintos productos los servicios ofrecidos por los proveedores difieren lo que se compra no es un producto de tipo caja cerrada FIUBA Administración y Control de Proyectos II 58 29

30 Contenido típico de una RFP Sección Administrativa Quién requiere la Propuesta, resumen del pedido, quién se puede presentar, formato de la presentación, fechas límites, etc. Sección Técnica Solución requerida aclarando lo obligatorio y lo opcional, requerimientos de hw y sw, situación actual. Sección de Administración del Proyecto Equipo propuesto, fecha requerida, calendario propuesto, documentación, entrenamiento, soporte. Sección Precios Costo de la solución completa, modalidad y formas de pago Sección Antecedentes Experiencia del proveedor, soluciones similares implementadas, referencias de clientes FIUBA Administración y Control de Proyectos II 59 Preguntas y afirmaciones Cuál es el propósito de preparar un RFP? Una RFP incluye los requerimientos del cliente, que definen especificaciones Los esfuerzos de Pre-RFP o pre-propuesta hechos por el contratista se consideran marketing o desarrollo de negocio, pero igualmente son cargados al cliente Normalmente es útil proponer un costo muy bajo para poder ganar y entrar El cliente debe aclarar que provee él en el RFP Una propuesta es un documento técnico, no de ventas FIUBA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS II 60 30

31 Evaluación de las respuestas a un RFP 61 Evaluación subjetiva Se observa Respuesta concreta al pedido Profesionalismo y experiencia en la forma de redactar la respuesta Profesionalismo de los vendedores Impresión acerca de la Compañía Afinidad entre comprador y posible proveedor (le compraría Ud. un auto usado?) FIUBA Administración y Control de Proyectos II 62 31

32 Evaluación Objetiva Cumplimiento de aspectos administrativos y legales técnicos de administración del proyecto Las respuestas permite comparar los precios? FIUBA Administración y Control de Proyectos II 63 Evaluación de Riesgos El riesgo es un factor más a evaluar Se buscan posibles zonas de potenciales riesgos en: el Proveedor el Producto el Proyecto FIUBA Administración y Control de Proyectos II 64 32

33 Evaluación del Precio Qué porcentaje de la puntuación es el precio del total evaluado? Es posible comparar las distintas propuestas. se refieren a lo mismo? presentan soluciones equivalentes? Qué pasa si los precios difieren en órdenes de magnitud? y por ejemplo? Normalmente, el precio debería ser un factor de decisión cuando técnicamente ninguna propuesta es superior a otra. FIUBA Administración y Control de Proyectos II 65 Tipo de Oferentes 66 33

34 Tipo de oferente Proveedor directo Fabricante del producto Revendedor que agrega valor (VAR) Provee y completa el producto, en la mayoría de los casos con ampliaciones o servicios adicionales Integrador Agrupa diversos proveedores, los administra, normalmente responde financieramente por el proyecto y ofrece una solución integrada FIUBA Administración y Control de Proyectos II 67 Requerimiento de Información o RFI Utilizado para investigar información acerca de productos y posibles soluciones posibles implementaciones Información de precios Información de proveedores No es vinculante FIUBA Administración y Control de Proyectos II 68 34

35 Administración de un Contrato 69 El Jefe de Proyecto en su rol de Administrador de un Contrato Administración de Contratos El rol del Jefe de Proyecto en el caso que la aplicación sea desarrollada totalmente por un Proveedor será fundamentalmente la administrar un contrato FIUBA Administración y Control de Proyectos II 70 35

36 Administración de Contratos Qué es administrar un contrato? Basado en un plan de entregas que se pactó con el Proveedor, verificar que las mismas sean cumplidas en fecha y con la calidad convenida Los entregables que generará y si interesa las actividades para completar estos entregables Estos entregables y actividades Identificadas por el proveedor a través de una WBS detallando como descompuso el Alcance FIUBA Administración y Control de Proyectos II 71 Seguimiento del Contrato - Reunión de Avance Reunión periódica para evaluar el progreso del trabajo y el cumplimiento del contrato Formal y con fechas pre-establecidas Frecuente, dependiendo de la extensión del proyecto y su avance FIUBA Administración y Control de Proyectos II 72 36

37 Seguimiento del Contrato - Avance y Pagos En un contrato basado en entregables, el pago también estará asociado a estos entregables podrá liberarse o retenerse en función de acordar Comprador y Proveedor que el hito fue cumplido El cumplimiento estará atado a la fecha de entrega y a la calidad de la entrega FIUBA Administración y Control de Proyectos II 73 Bibliografía FIUBA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS II 74 37

38 Bibliografía Request for Proposal: A Guide to Effective RFP Development Addison-Wesley 2001 Bids, Tenders and Proposals, H. Lewis, 2003 FIUBA Administración y Control de Proyectos II 75 38

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