Sistema Integrado de Gestión GUÍA PARA LA ASIGNACIÓN DE LA COORDINACIÓN DEL SERVICIO EN SALA DE CÓMPUTO

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1 Sistema Integrado de Gestión GUÍA PARA LA ASIGNACIÓN DE LA COORDINACIÓN DE CÓMPUTO Versión 6 Proceso: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Marzo de 2016

2 Página 2 de 7 1. OBJETIVO Realizar la asignación del coordinador para el servicio a estudiantes y docentes de la institución en la sala de cómputo. 2. ALCANCE Se aplica a todas las actividades directamente relacionadas con la gestión y supervisión del coordinador la sala de cómputo durante el período académico. 3. NORMATIVIDAD La normativa aplicable a la Guía Para la Asignación de la Coordinación del Servicio en Sala de Computo, se encuentra documentada en el Portal Institucional en la URL: y en la Intranet Institucional en la URL: 4. DEFINICIONES Herramientas: Elemento útil que permite distintos grados y cualidades en el uso y acceso a la información. Herramientas Informáticas: Sistemas de información de gestión Word, Excel, power point. Herramientas Infovirtuales: El foro es una de las herramientas infovirtuales más importantes para la interacción y argumentación entre estudiantes y facilitador en entornos virtuales de aprendizaje, sobre todo cuando se delimita su uso y se persiguen unos propósitos específicos. (Chat, foros, correos, etc). Intranet: Una Intranet es una red de computadoras dentro de una red de área local (LAN) privada, empresarial o educativa que proporciona herramientas de internet. Monitor de Sala: Persona asignada a una sala de Cómputo, el cual tiene como función velar por que se cumplan las políticas de comportamiento dentro de las

3 Página 3 de 7 sala, el buen desempeño de la clase o del servicio de acceso a Internet y que los estudiantes utilicen las herramientas de una manera adecuada. Políticas: Se entenderá por política al conjunto de criterios generales que establecen el marco de referencia para el desempeño de las actividades en la Sala de Cómputo. Constituirá el instrumento normativo de más alta jerarquía de régimen tanto para estudiantes, docentes y empleados. Sala: Se denomina así a cada una de las aulas acondicionadas para la prestación de servicios informáticos como consultas a Internet, correo electrónico, consulta de calificaciones en el portal Institucional, desarrollo de clases prácticas que requieren algún software. Sistemas de Información: es un conjunto organizado de elementos, estos elementos son de 4 tipos: Personas, datos, actividades o técnicas de trabajo y recursos materiales. Turno: Orden del tiempo en el cual se desempeñan de los monitores para cumplir sus funciones en la sala asignada, este turno puede ser mañana o tarde. 5. CONDICIONES GENERALES a. La(s) persona(s) asignada(o) deberá tener un conocimiento de las herramientas infovirtuales e informática, igualmente deberá recibir capacitación, formatos e instructivos y velar por aplicar el reglamento de uso de las salas de computo. b. La(s) persona(s) asignada(o), deberá realizar seguimiento a más equipos de cómputo y demás equipamiento en la sala de cómputo y solicitar cuando sea necesario el soporte técnico de mantenimiento (preventivo o correctivo). c. La(s) persona(s) asignada(o) deberá tener un conocimiento de los servicios de red interna y externa e igualmente deberá recibir inducción y velar por aplicar el Instructivo para la red Universitaria. d. La(s) persona(s) asignada(o) deberá notificar por medio de nota interna en físico o digital las dificultades generales que se presenten en la sala y que

4 Página 4 de 7 permitan evidenciar y solucionar a la mayor brevedad posible los inconvenientes. e. La(s) persona(s) asignada(o) deberá prestar un servicio integral a los usuarios en la Sala de cómputo (guiar al usuario en el uso de herramientas tecnológicas, instalar herramientas gratuitas para el trabajo en la red, verificar funcionamiento de equipos y de la red). f. La(s) persona(s) asignada(o) deberá socializar los servicios de la Sala de cómputo, así como colaborar al docente para el desarrollo de las clases.

5 Página 5 de Descripción Detallada. N DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 Solicite personal Solicite (correo o telefónico) el personal de apoyo para supervisar la Sala de cómputo a la Vicerrectora Académica o Administrativa. Profesional universitario con funciones de coordinación de sistemas DOCUMENTO SOPORTE FRECUENCIA PUNTO DE CONTRO - REGISTRO NA Semestral NA 2 Asigne, capacite y entregue Sala Asigne y capacite personal, defina turnos en la Sala y haga entrega de la documentación necesaria para la administración de los servicios en la Sala. Profesional universitario con funciones de coordinación de sistemas IG.2,0, Semestral GA.3,0, GA.3,0, GA.3,0, GA.3,0, GA.3,0, Controle actividades Controle las actividades del personal asignado a la sala de cómputo. Préstele soporte técnico cuando se presenten dificultades en la sala. Profesional universitario con funciones de coordinación de sistemas GA.3,0, GA.3,0, Semestral GA.3,0, Fin

6 Página 6 de 7 6. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN Este procedimiento será actualizado por el Profesional universitario con funciones de coordinación de sistemas, cuando se presenten inconsistencias en su uso y teniendo en cuenta los conceptos que sobre el mismo hayan sido enviados por los usuarios del procedimiento y será revisado por la Vicerrectoría Académica y aprobado por el Rector 7. FORMATOS NOMBRE DEL FORMATO Control de Soporte Inventario Salas de Computo Correspondencia interna despachada Solicitud préstamo sala de computo a docentes. Supervisión sala de Compute Reserva préstamo sala de computo Solicitud y entrega de servicio a satisfacción Instructivo red universitaria Reglamento uso de espacios y recursos tecnológicos. CODIGO GA.3,0, GA.3,0, IG.2,0, GA.3,0, GA.3,0, GA.3,0, GA.3,0, GA.3,0, GA.3,0, REFERENCIAS DOCUMENTALES Instructivo para la Red Universitaria

7 Página 7 de 7 Elaboró Esperanza Idarraga Revisó Versión No. Fecha de Aprobación 1 28/08/ /08/ /06/ /07/2014 Aprobación del Documento Nombre Cargo Firma Fecha Botero María Isabel Andrade Aprobó María Isabel Andrade Profesional universitario con funciones de coordinación de sistemas Representante de Calidad Vicerrectora Institución Universitaria- Administrativa Control de Cambios Descripción de los Cambios Actualización del proceso a la norma NTC GP 1000 y se retiran los riesgos de la caracterización y se establecen en el documento Mapa Institucional de Riesgos IG Cambios del nombre del procedimiento, en las condiciones generales, definiciones y formatos relacionados. Ajuste del eslogan institucional en el pie de página. Cambio de procedimiento a Guía. El documento pasa del proceso de Gestión de Apoyo a la Docencia al proceso de Gestión Administrativa. Se actualiza el código y se conserva el consecutivo de la versión para su trazabilidad. 5 24/08/2015 Se actualiza el slogan de la institución Justificación del Cambio Revisión del procedimiento Actualización realizada por sugerencia recibida en la Auditoría Interna de Calidad. Actualización del eslogan institucional. Actualización realizada por recomendación de Auditoría Interna, la cual se acoge por estar de acuerdo. Reestructuración Administrativa 07/03/ /03/ /03/2016 Nuevo período de la Rectoría