PROMOCIÓN Y BIENESTAR UNIVERSITARIO

Transcripción

1 Hoja de Control de Actualizaciones del Documento VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN 1 29/07/2011 Se ajusta en su totalidad el documento Se adiciona el numeral 4.7. Servicio Médico. 2 16/11/2011 En anexos se agregan los formatos Historia Clínica, Prescripción Médica, Planilla Asistencia a Gimnasio, Planilla préstamo de implementos deportivos y Inscripción Programas Deportivos. Se hacen las siguientes modificaciones: Se elimina el FT-BU-13 Solicitud Hoja de Vida Egresados, FT-BU-18 Información de Egresados y FT-BU-19 Evaluación Servicio de Intermediación Laboral; se reemplazaron por 4 instructivos que se encuentran en la plataforma web. Se elimina el FT-BU-12 solicitud de Servicios Bienestar Universitario y el FT-BU- 15 Estructura del Proyecto, 3 20/02/2012 El FT-BU-16 Evaluación Antropométrica, se reemplaza por Evaluación de Fuerza y Flexibilidad. Se crea El FT-BU-7 Recepción y Cierre de Caso queda con el Código FT.BU-27. Se crea el FT-BU-09 Solicitud Descuentos y Beneficios. Cambia el nombre del FT-BU-10 Entrevista Becas y Descuentos, por Entrevista Descuentos y Beneficios. Se traslado el numeral 4.7. Servicio Médico, como una línea de trabajo correspondiente al área de Desarrollo Humano. 4 15/06/2012 Se elimina el formato de Recepción FT-BU /04/2014 Se elimina UDIES puesto que paso a ser parte del Admisiones y Matricula. 6 06/04/2015 Se modifican las líneas de trabajo del Departamento. Se elimina el formato FT-BU-31 Remisión Se elimina el FT-BU-03 Seguimiento y acompañamiento al estudiante ya que es tema está contenido en UDIES (Admisiones y Matricula) 7 05/05/2015 Se modifica numeral asesoría psicológica y servicio médico. ELABORO REVISO APROBO NOMBRE: Luisa Fernanda Manchego NOMBRE: Guillermo León Bolivar NOMBRE: Luisa Fernanda Manchego Director Promoción y Bienestar Universitario Responsable de Mejora Continua Director Promoción y Bienestar Universitario

2 1. OBJETIVO Crear un ambiente propicio para que los miembros de la comunidad universitaria alcancen su pleno desarrollo como personas humanas mediante la ejecución de las políticas orientadas al desarrollo físico, psico-afectivo, espiritual, cultural y social. 2. ALCANCE Comprende las actividades que se desarrollan desde deportes, desarrollo humano, cultura. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES N/A 4. DESARROLLO 4.1. PLANEACION BIENESTAR Durante cada semestre académico la Dirección del área presenta al Comité Administrativo y financiero y Decano de División un plan de acción que responde a las siguientes líneas de trabajo. Desarrollo Humano Recreación y Deportes Cultura y promoción artística DESARROLLO HUMANO Esta línea tiene como objetivo vincular a toda la comunidad universitaria con el propósito de promover la salud, el auto cuidado y la calidad de vida como ingrediente fundamental del desarrollo humano integral. Las siguientes acciones están contextualizadas en Desarrollo Humano: Inducción a Neotomasinos El área de admisiones envía la relación de los estudiantes matriculados con el fin de proyectar las diversas actividades; es así, como se presenta al Comité

3 Administrativo y Financiero una propuesta para ser estudiada y aprobada; dicha propuesta tiene un cronograma, una metodología, unos recursos físicos y humanos y un presupuesto en general. De acuerdo al número de estudiantes, la disponibilidad presupuestal y a la coherencia de la propuesta se aprueba con su respectivo visto bueno. Posterior a esto y a través de un correo electrónico se informa de la actividad a los Departamentos y Facultades correspondientes y se les comunica el cronograma. A su vez se solicitan los auditorios, espacios físicos y recursos audiovisuales. Por ultimo, se ejecuta la actividad y terminada ésta, se evalúa mediante una encuesta para medir resultados y aceptación de la actividad. Una vez tabulada se realiza un reporte, si de ello resultan propuestas de mejora, se programan reuniones con las áreas involucrados para realizar los ajustes pertinentes. Asesoría Psicológica Promoción y Desarrollo Humano es el área de la Universidad Santo Tomás, orientada a promover el crecimiento integral de la Comunidad Universitaria, a través de diferentes actividades enmarcadas en las líneas de prevención, formación y asesoría psicológica. El área tiene como objetivo principal el fortalecimiento de habilidades personales, sociales y cognitivas, que favorezcan los procesos de aprendizaje, comunicación asertiva, sentido de pertenencia y responsabilidad, y que a su vez incidan positivamente en la realización del proyecto de vida de cada uno de los integrantes de la comunidad tomasina. Tipo de intervención psicológica breve (entre 1 y 5 sesiones) y con objetivos muy específicos, que brinda acompañamiento y orientación frente a diferentes problemáticas emocionales que se presentan cotidianamente en la vida de las personas, pero que pueden incidir de forma negativa en su desarrollo. Desde este tipo de intervención también puede determinarse cuándo una situación amerita atención externa y debe ser remitida El estudiante solicita una cita con el psicólogo, se registran los datos de estudiante en el FT-BU-07 ASISTENCIA SERVICIOS DE SALUD. Orientación Vocacional Este servicio es ofrecido cuando el estudiante manifiesta inseguridad en cuanto al programa académico elegido; desde allí, el Psicólogo (a) brinda asesoría y acompañamiento frente a la decisión vocacional, a través del análisis intereses, habilidades y actitudes manifiestas

4 Talleres formativos El Programa identifica necesidades de los estudiantes y genera espacios de encuentro con el fin de fortalecer y/o desarrollador habilidades para la vida, dichos espacios pueden ser talleres, cursos, conversatorios, etc. que convocan a la reflexión, al aprovechamiento del tiempo libre y en ultimas a la permanencia de los estudiantes en la institución. En caso que se requiera presupuesto se presenta la propuesta al Comité Administrativo y Financiero en el formato FT-AS-08 Solicitud de Presupuesto para Eventos o FT-AS-03 Solicitud Autorización de Egreso (para solicitar insumos que no sean específicamente del evento); Posterior a la aprobación, en caso que se necesite promoción del evento específico se solicita al Departamento de Mercadeo y Comunicaciones la campaña respectiva para la divulgación de los talleres en el formato FT-MS-04 Solicitud de Servicio, FT-BU-14 Solicitud de Refrigerios para los proveedores de alimentos, solicitar al Departamento de Sistemas material audiovisual mediante mail y reserva del lugar de realización del evento, mediante un correo electrónico a la Asistente de Rectoría (si se requiere auditorio) o a registro y control para aulas. Se llevan a cabo las inscripciones en el formato FT-BU-01 Inscripción de Programas de Promoción y Bienestar Universitario, excepto para conferencias o talleres de una sesión; se ejecuta el taller o evento y se toma asistencia en el formato FT-BU-02 Asistencia Actividades de Promoción y Bienestar Universitario. Al finalizar los programas formativos se hace una encuesta para determinar percepción de los talleres a un 10% de los asistentes. FT-DE-02 Evaluación Eventos. Becas y Descuentos a Estudiantes Las becas y descuentos serán aprobadas semestralmente por el Comité de Becas y Descuentos de acuerdo al presupuesto de la Sede. Este comité está compuesto por representante del Rector, representante de los docentes, Representante de los estudiantes, Representante del Comité Administrativo y Financiero, Director de Promoción y Bienestar Universitario, Psicólogo, representante del personal de servicio generales. Este proceso inicia al momento que los estudiantes solicitan y diligencian el formato FT-BU-09 Solicitud Descuentos y Beneficios, en el cual registran información sociodemográfica personal y del núcleo familiar y anexan los siguiente:

5 Estudiantes que no tienen descuento por otro concepto No tener deudas altas con la Universidad Contar con promedio académico mayor a 3.8 Fotocopia del documento de identidad. Recibo de servicio público de la residencia actual. Certificación laboral del solicitante (en caso de estar trabajando) Certificación de ingresos de la persona de quien depende. (en caso de depender de alguien). Fotocopia de recibo de arriendo (según tipo de vivienda). Recibos de pago por pensión estudiantil de hermanos o hijos (si se encuentran estudiando en colegio). Se procede a identificar los estudiantes que cumplen los requisitos para acceder a la beca. La psicóloga realiza la entrevista y visita domiciliaria diligenciando los siguientes formatos FT-BU-10 Entrevista Descuentos y Beneficios y FT-BU-11 Vista Domiciliaria, a fin de verificar la información consignada en la solicitud, y analizar la realidad actual del estudiante y su familia. Con la información obtenida a través de las herramientas descritas anteriormente, se genera un informe de cada solicitante y se sustenta ante el comité de Becas y Descuentos, allí se decide el porcentaje de descuento otorgado a cada estudiante teniendo en cuenta las características de cada caso y el presupuesto destinado a esta labor. Por último a cada solicitante se le hace entrega de una respuesta formal a la solicitud. Escuela de padres Tiene como objetivo vincular y acompañar a los padres de familia en el proceso educativo de sus hijos, generando espacios que permitan la reflexión y el fortalecimiento de herramientas personales relacionadas con el rol que ejercen como padres de hijos universitarios. Estas reunión se programan una vez al semestre y allí se abordan temáticas que responden a las necesidades manifestadas por los mismos padres de familia en reuniones anteriores. A partir de esto, se presenta una propuesta para ser estudiada y aprobada por el Comité Administrativo y Financiero en el formato FT-AS-08 Solicitud de Presupuesto para Eventos; posterior a esto, se diligencia el formato FT-MS-04 Solicitud de Servicio a Comunicaciones para la elaboración de la pieza grafica, FT-BU-14 Solicitud de Refrigerios para los proveedores de alimentos, Se envía correo electronico al Departamento de Sistemas para reserva de audiovisuales y reserva del lugar de realización del evento, mediante un correo electrónico a la Asistente de Rectoría en caso del auditorio o a Registro y Control en caso del ser aula. El evento se informa a los padres de familia, a través de correo electrónico y

6 llamadas telefónicas. Se ejecuta la Escuela de padres, se toma asistencia en el formato FT-BU-02 Asistencia Actividades de Promoción y Bienestar Universitario y se evalúa mediante una encuesta con el fin de evaluar la actividad y hacer los ajustes pertinentes si fuese el caso. Servicio Médico El servicio médico universitario está enmarcado dentro de las ayudas ofrecidas a toda la comunidad universitaria por parte del Departamento de Bienestar Universitario, con el objetivo de mejorar en la promoción y prevención de enfermedades y en la recuperación de la salud cuando esta esté afectada. Para llevar a cabo tal fin, la persona interesada en recibir atención médica se acerca al consultorio médico, se toma asistencia de los usuarios que reciben atención médica en el FT-BU-07 Asistencia a Servicios de Salud RECREACIÓN Y DEPORTES Tiene como objetivo contribuir a la formación integral de comunidad universitaria, a través de la práctica de disciplinas deportivas, recreación, el aprovechamiento del tiempo libre y la sana competencia que favorece y ayudan a valorar las actividades deportivas, como un estilo de vida saludable. El Departamento de Promoción y Bienestar Universitario por medio de la Coordinación de Deportes plantea estrategias y líneas de trabajo que conduzcan a fortalecer un objetivo primordial. Las líneas de trabajo son: Programas formativos Programas recreativos Programas competitivos Programas de acondicionamiento físico Programas formativos Se elabora por parte del profesional en Deportes la planeación de las actividades y/o semilleros de las disciplinas deportivas (baloncesto, futbol, fútsal, voleibol, ajedrez, tenis de mesa), las fechas de inicio y finalización por curso, horarios, cantidad de usuarios por grupo, escenario e instructor (es) asignados al grupo; una vez elaborada, se envía la p rogramación de los cursos formativos

7 al Director de Promoción y Bienestar Universitario para su aprobación. Se ejecutan los cursos programados, controlando la asistencia de los usuarios mediante el formato FT-BU-20 Asistencia Mensual a Curso Semillero Grupos y Equipos Programas de Recreativo Esta línea de trabajo, promueve el entretenimiento, la diversión, la satisfacción individual y colectiva y fomenta la actividad físico-deportiva, facilitando el uso de espacios e implementos adecuados para ello. Torneos Internos: Se planean y desarrolla una propuesta académico y disciplina deportiva, teniendo en cuenta lo siguiente: por período - Congreso Técnico. - Número mínimo de equipos para abrir el torneo. - Número mínimo y máximo de integrantes por equipo - Premiación - Fecha de inicio - Escenario(s) requerido(s) - Las modalidades y ramas - Fecha de Clausura Una vez elaborada la propuesta, se envía a la Dirección de Promoción y Bienestar Universitario, para que sea esta instancia quien gestione la aprobación de los recursos, frente al Comité Administrativo y Financiero en el formato FT-AS- 08 Solicitud de Presupuesto para Eventos. Se divulga la programación del los torneos internos mediante los mecanismos que disponga la Sede a través del Departamento de Mercadeo y Comunicaciones, posteriormente se entregan a los interesados para la inscripción el formato FT-BU- 28 Inscripción Programas Deportivos. La actividad se inicia con la realización de Congreso Técnico donde se convoca a los delegados de los equipos, por disciplina deportiva, para informar las características del torneo: cronograma, reglamento, modo de premiación, sistema de juego y código disciplinario, dejando evidencia en el formato FT-DE-01 Acta de Reunión, donde se registran todos los acuerdos establecidos por la Organización y los delegados. Se desarrolla el torneo con base en la programación y se generan periódicamente boletines informativos con las tablas de posiciones, resultados y jugadores sancionados. Finalizado el torneo se realiza la premiación.

8 Programas Competitivos Inicialmente se elabora por parte del profesional en Deportes de cada disciplina la planeación de las actividades de deporte de competencia con base a las invitaciones o convocatorias recibidas del deporte universitario (ASCUN) y otras entidades. Se definen las disciplinas deportivas (baloncesto, fútsal, voleibol, ajedrez, tenis de mesa, natación, futbol), las fechas de inicio y finalización de los torneos, número de temporadas, horarios, cantidad de usuarios, escenario, instructor (es) asignados al grupo y costos de los torneos; teniendo en cuenta las invitaciones recibidas y la disponibilidad presupuestal que asigne la Universidad. Una vez elaborada, se envía la programación al Director de Promoción y Bienestar Universitario para que sea esta instancia quien gestione la aprobación de los recursos, frente al Comité Administrativo y Financiero en el formato FT-AS-03 Solicitud Autorización de Egreso. Posterior se solicita al D e p a r t a m e n t o d e M e r c a d e o y Comunicaciones, divulgar la oferta a través de los distintos medios de comunicación que tiene la institución. Se abren inscripciones por temporada, grupo y curso en el formato FT-BU-01 Inscripción Programas de Promoción y Bienestar Universitario, hasta agotar los cupos disponibles; la inscripción se legaliza mediante la presentación del carné vigente por parte del usuario interesado, previa verificación de que el usuario no esté sancionado por inasistencia a otros cursos. Al finalizar el mes se presenta por parte de cada entrenador y disciplina el reporte de asistencia a los entrenamientos y competencias en el formato FT-BU-20 Asistencia Mensual a Curso Semillero Grupos y Equipos de acuerdo al plan aprobado y por ultimo se evalúa el nivel de satisfacción de los usuarios, por medio de una encuesta, con el fin de garantizar la calidad de los campeonatos ofrecidos por la Universidad Programas de acondicionamiento físico Da cuenta de los ejercicios físicos que toda persona debe realizar para mantenerse en forma y sano, desde allí, esta línea de trabajo ayuda a la comunidad universitaria a tener una guía de ejercicios para la mejora de sus capacidades físicas. Se inicia el programa de acondicionamiento en el gimnasio, previa valoración médica para evaluar la condición física de cada persona, mediante la revisión de antecedentes familiares, personales, de alimentación, examen físico general, antropometría y tipometría. Si fuera necesario se solicita exámenes médicos de

9 laboratorio o radiológicos. Posteriormente el practicante o docente, evalúa la fuerza y la flexibilidad de los grupos musculares y define rutina en el formato FT- BU-16 Evaluación de Fuerza y Flexibilidad y con base a esta evaluación y los resultados de la valoración médica, formula un plan de acondicionamiento individual en el gimnasio y demás espacios deportivos con que cuenta la universidad. Diariamente de hace un registro de la asistencia al programa de acondicionamiento físico en el formato FT-BU-30 Inscripción y Asistencia a Gimnasio, Ingreso a Piscina y Préstamo de Implementación Deportiva Préstamo de Implementos Deportivos Para el préstamo de un implemento deportivo el usuario debe presentar el carné vigente de la universidad. El instructor encargado se queda con el carné y registra los datos en el formato FT-BU-25 Planilla de Préstamo Implementos Deportivos y le hace entrega de los mismos. Devolución Implementos Deportivos: El instructor encargado recibe y revisa el estado del implemento, si esta en buen estado hace devolución del carné; si no, se le devuelve cuando haga la reposición. Si el usuario no entrega el implemento deportivo, se retiene el documentó y se informa a la Dirección de Promoción y Bienestar Universitario CULTURA Y PROMOCIÓN ARTISTICA Esta línea de trabajo tiene como objetivos promover la formación integral de la comunidad universitaria, a través del desarrollo de procesos culturales y artísticos en sus diversas expresiones, permitiendo potencializar los talentos, habilidades, destrezas y gustos estéticos en procura de sensibilizar su interacción con el entorno social y fortalecer su compromiso con la identidad nacional. A partir de esto el departamento de Promoción y Bienestar Universitario define los siguientes lineamientos de trabajo: Programas formativos - desarrollo de talentos, programas de grupos culturales- representatividad, programas de desarrollo del arte; cada uno de estos lineamientos se evidencia a través de una serie de actividades que se planean y que conjuntamente conforman una propuesta metodológica y presupuestal que se presenta para ser estudiada y aprobada por el Comité Administrativo y Financiero en el formato FT-AS-08 Solicitud de Presupuesto para Eventos o FT-AS-03 Solicitud Autorización de Egreso; posterior a la aprobación, se reservan y adecuan espacios y tecnología para la ejecución de cada actividad, se solicita al Departamento de Mercadeo y

10 Comunicaciones hacer la divulgación. Se abren inscripciones FT-BU-01 Inscripción Programas de Prom oción y Bienestar Universitario, se ejecuta la actividad, se toma asistencia en el formato FT-BU-02 Asistencia Actividades de Promoción y Bienestar Universitario y por ultimo se aplica una encuesta como medio de evaluación para medir los resultados y aceptación de la actividad y hacer los ajustes necesarios para las próximas actividades APOYO A EVENTOS El área que genera el evento, entrega al Departamento de Promoción y Bienestar Universitario el formato FT-AS-08 Solicitud de Presupuesto para Eventos, previamente aprobado por el Comité Administrativo y Financiero, mediante FT-DE- 01 Acta de Reunión y comunicación escrita al solicitante del evento. Una vez confirmada la aprobación del evento, Promoción y Bienestar Universitario se encarga de coordinar la logística de este, dependiendo del tipo de evento diligencia los siguientes formatos: el FT-MS-04 Solicitud de Servicio para la elaboración del material publicitario y recordatorios, FT-BU-14 Solicitud de Refrigerios para los proveedores de alimentos, solicitar al Departamento de Sistemas material audiovisual mediante mail y reserva del lugar de realización del evento, mediante un correo electrónico a la Asistente de Rectoría (si se requiere auditorio) o a registro y control para aulas. Por último se ejecuta el evento y se aplica el FT-DE-02 EVALUACION EVENTO, como medio de evaluación para medir los resultados y aceptación de la actividad. 5 ANEXOS FT-BU-01 INSCRIPCIÓN PROGRAMAS DE PROMOCION Y BIENESTAR FT-BU-02 ASISTENCIA ACTIVIDADES DE PROMOCION Y BIENESTAR FT-BU-07 ASISTENCIA A SERVICIOS DE SALUD FT-BU-08 ACTA DE ELECCION DE REPRESENTANTE FT-BU-09 SOLICITUD DE DESCUENTOS Y BENEFICIOS FT-BU-10 ENTREVISTA DESCUENTOS Y BENEFICIOS FT-BU-11 VISITA DOMICILIARIA FT-BU-14 SOLICITUD DE REFRIGERIOS FT-BU-16 EVALUACIÓN DE FUERZA Y FLEXIBILIDAD FT-BU-20 ASISTENCIA MENSUAL A CURSO SEMILLERO GRUPOS Y EQUIPOS FT-BU-25 PLANILLA PRÉSTAMO DE IMPLEMENTOS DEPORTIVOS FT-BU-28 INSCRIPCIÓN PROGRAMAS DEPORTIVOS FT-BU-29 SOLICITUD DESCUESTOS GENERALES

11 FT-BU-30 INSCRIPCION Y ASISTENCIA AL GIMNASIO FT-DE-01 ACTA DE REUNIÓN FT-AS-08 SOLICITUD DE PRESUPUESTO PARA EVENTOS FT-MS-04 SOLICITUD DE SERVICIO FT-DE-02 EVALUACION EVENTO