DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE CAMPANAS DE PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN INTERNA

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1 PROCESO PROCEDIMIENTO DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE CAMPANAS DE CÓDIGO CIN-PR-001 VERSIÓN 001 PÁGINA: 1 de 4 1. OBJETIVO Motivar cambios en los hábitos de trabajo del CNMH, para mejorar el clima organizacional de la entidad. 2. ALCANCE Desde la identificación del tema para la campaña, incluyendo la propuesta de ideas, hasta el seguimiento a la ejecución de la misma. 3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO universitario de comunicación institucional 4. DEFINICIONES CAMPAÑA DE COMUNICACIÓN: Agrupación de diferentes medios y canales para transmitir un mensaje en un periodo prolongado de tiempo. 5. NORMAS LEGALES Ley 909 de 2004 por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones Decreto 4803 de 2011 por el cual se establece la estructura del Centro de Memoria Histórica. 6. CONDICIONES GENERALES Se debe tener en cuenta para cualquier campaña a realizar, el protocolo de manejo de imagen institucional. ELABORÓ REVISÓ APROBÓ NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

2 DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE CAMPANAS DE CÓDIGO CIN-PR-001 VERSIÓN 001 PÁGINA 2 de 4 1 ACTIVAD Identificar el tema de la campaña 2 Proponer ideas 3 Hacer el plan de trabajo Establece el tema de la campaña a partir de las necesidades básicas identificadas en la estrategia de Comunicaciones Discute maneras de abordar la necesidad y sugiere diferentes medios, actividades y canales para desarrollar la campaña. Redacta el plan de trabajo, define cronograma, metodología de implementación. Determina herramientas y frecuencia de seguimiento a la campana de acuerdo a su naturaleza, duración e impacto esperado. universitario de comunicación institucional DOCUMENTOS Y/O No aplica Documento de ideas Documento de campaña 4 5 Aprobar Plan de Trabajo Informar a Servidores Elabora documento en que describe el proyecto Revisa plan de trabajo sugiere ajustes y aprueba el proyecto para la Campaña Hay ajustes? SI: sugerir ajustes y continuar con actividad N 2 NO : Continuar con actividad N 5 y GFR-PR-007 Gestión Logística Divulga al interior del CNMH los elementos que harán parte de la campana Diligencia registro de eventos CIN-PR-002 Difusión de mensajes de Comunicación Interna comunicación Interna Especializado en Contratación universitario de comunicación institucional Campaña aprobada Reporte de Eventos CIN-FT-001

3 DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE CAMPANAS DE CÓDIGO CIN-PR-001 VERSIÓN 001 PÁGINA 3 de ACTIVAD Implementar la campaña Realizar seguimiento Elaborar Informe de Campana Desarrolla la campaña de acuerdo al cronograma y actividades propuestas en el plan de trabajo Evalúa el impacto de la campaña por medio de encuestas de satisfacción o de percepción Elabora informe de campana, reuniendo los aspectos evaluados y comparándolos con los objetivos propuestos. Equipo de Equipo de Universitario de Comunicación interna DOCUMENTOS Y/O Encuestas Informe de campaña 8. FLUJOGRAMA Ver Flujograma 9. PUNTOS DE CONTROL No. NOMBRE ACTIVAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA REGISTRO Revisa proyecto, sugiere ajustes y aprueba el proyecto para la Campaña 4 Aprobar Plan de Trabajo 10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Hay ajustes? SI: sugerir ajustes y continuar con actividad N 2 NO: Continuar con actividad N 5 y GFR- PR-007 Gestión Logística Cada vez que se presente un proyecto de Campaña Equipo de comunicación Interna Campaña aprobada

4 DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE CAMPANAS DE CÓDIGO CIN-PR-001 VERSIÓN 001 PÁGINA 4 de DOCUMENTOS DE REFERENCIA Estrategia de Comunicaciones CNMH 11. ANEXOS No aplica 12. CONTROL DE CAMBIOS ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN No aplica Elaboración de documento DD/MM/AAAA 001

5 PROCESO PROCEDIMIENTO DIFUSIÓN DE MENSAJES DE COMUNICACIÓN INTERNA CÓDIGO CIN-PR-002 VERSIÓN 001 PÁGINA: 1 de 5 1. OBJETIVO Crear mecanismos de comunicación sostenibles al interior del CNMH para mejorar los canales y el flujo de información. 2. ALCANCE Desde el diseño de los medios a utilizar para divulgar los mensajes hasta su divulgación y seguimiento. 3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO universitario en Comunicaciones 4. DEFINICIONES BOLETÍN DE INFORMACIÓN: Publicación distribuida periódicamente, la cual contiene información de interés general para los funcionarios y contratistas del CNMH PLANTILLA DE INFORMACIÓN EXTRA: Mensajes institucionales que se deban enviar fuera de la periodicidad del boletín interno CARTELERA INSTITUCIONAL: Medio de Comunicación Interna que se ubican normalmente en paredes o en espacios visibles del CNMH, en las cuales se colocan avisos, notificaciones, fechas y diferente información importante para que los funcionarios y contratistas puedan acceder a ella y estar al tanto de los datos transmitidos 5. NORMAS LEGALES Ley 909 de 2004 por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones Decreto 4803 de 2011 Por el cual se establece la estructura del Centro de Memoria Histórica. ELABORÓ REVISÓ APROBÓ NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

6 DIFUSIÓN DE MENSAJES DE CÓDIGO CIN-PR-002 VERSIÓN 001 PÁGINA 2 de 5 6. CONDICIONES GENERALES Para la difusión interna de los mensajes se deberá seguir el protocolo de manejo de imagen institucional. 1 ACTIVAD Diseñar el medio de difusión Diseña el boletín, la plantilla de información extra y las carteleras institucionales de acuerdo a las necesidades focalizadas en la estrategia de y las directrices del CNMH Revisa y coteja diseños con el Manual de imagen de CNMH universitario de Diseñador Jefe de Prensa DOCUMENTOS Y/O Plantillas de Información extra, Boletín, Cartelera 2 Revisar diseños Necesita ajustes? SI: Propone ajustes No continua con actividad N. 3 especializado en Comunicaciones Plantillas revisadas 3 Definir uso de medios Define criterios de información a comunicar, lenguaje, periodicidad de publicación y consejos de redacción. Y distribuye tareas para la recolección de información y consolidación de la misma. comunicación Acta de reunión SIP-FT Recolectar información a divulgar Recibe las solicitudes de la información a divulgar (Talento Humano, Sistema Integrado de Planeación y Gestión, Proyectos las diferentes dependencias del CNMH, actividades, entre otros) en los diferentes medios. comunicación Comunicación Interna enviada por correo electrónico

7 DIFUSIÓN DE MENSAJES DE CÓDIGO CIN-PR-002 VERSIÓN 001 PÁGINA 3 de 5 ACTIVAD DOCUMENTOS Y/O Asignar Responsables Revisar Información a divulgar Elaborar la Publicación Identifica información a divulgar y la recolecta en las diferentes direcciones y grupos. En el caso de Eventos se diligencia el reporte de Eventos, con la información de eventos de cualquier índole. Asigna los responsables de los boletines, piezas comunicativas y/o carteleras Revisa la información recolectada y elabora los contenidos de los mensajes diferentes medios a utilizar. Verifica redacción y estilo Hay Ajustes? SI: Realiza ajustes NO: Continúa con actividad n. 6 Redacta y adapta los contenidos a las plantillas y/o medios elegidos para la difusión de mensajes internos 8 Publicar mensaje Hace el envío de la publicación por los medios establecidos universitario responsable de de comunicación enlace áreas CNMH universitario de Comunicaciones Reporte de eventos CIN-FT- 001 Contenidos No Aplica Contenidos Ajustados Boletín Cartelera Plantilla de información extra Boletín

8 DIFUSIÓN DE MENSAJES DE CÓDIGO CIN-PR-002 VERSIÓN 001 PÁGINA 4 de 5 ACTIVAD DOCUMENTOS Y/O Plantilla de Información Extra 9 Elaborar Informe de actividades Redacta informe de actividades de difusión de mensajes de. universitario de Cartelera Informe de actividades 8. FLUJOGRAMA Ver Flujograma 9. PUNTOS DE CONTROL No. NOMBRE ACTIVAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA REGISTRO Revisa la información recibida y verifica redacción y estilo 5 Redactar y corregir Información a Divulgar Hay Ajustes? SI: Realiza ajustes NO: Continúa con actividad n. 6 Cada vez que se vaya a hacer una publicación Equipo de comunicación Interna Contenidos Ajustados

9 DIFUSIÓN DE MENSAJES DE CÓDIGO CIN-PR-002 VERSIÓN 001 PÁGINA 5 de DOCUMENTOS DE REFERENCIA Estrategia de Plan de capacitación y bienestar DMH-MN-01 Manual de Imagen 11. ANEXOS No Aplica 12. CONTROL DE CAMBIOS ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN No Aplica Elaboración del documento DD/MM/AAAA 001

10 CÓDIGO CIN-PR-003 PROCESO VERSIÓN 001 PROCEDIMIENTO ACCIONES DE INTEGRACIÓN Y RECONOCIMIENTO PÁGINA: 1 de 4 1. OBJETIVO Proponer acciones de integración y socialización de los funcionarios y contratistas del CNMH para mejorar el clima organizacional 2. ALCANCE Desde la definición de la actividad, incluyendo su ejecución y seguimiento. 3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO Universitario en Comunicaciones 4. DEFINICIONES ACCIÓN DE INTEGRACIÓN: Actividades de integración de los contratistas y servidores del CNMH ACCIÓN DE RECONOCIMIENTO: Actividades que permiten reconocer la gestión de Servidores y contratistas del CNMH y hacerlos visibles ante la entidad 5. NORMAS LEGALES Ley 909 de 2004 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones Decreto 4803 de 2011 Por el cual se establece la estructura del Centro de Memoria Histórica. 6. CONDICIONES GENERALES El Centro Nacional de Memoria Histórica establecerá temas, ocasiones y acciones de integración y reconocimiento anualmente Dentro de las actividades de integración se tendrán en cuenta conmemoraciones propias del CNMH y clásicas de cualquier entidad ELABORÓ REVISÓ APROBÓ NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

11 ACCIONES DE INTEGRACIÓN Y RECONOCIMIENTO CÓDIGO CIN-PR-004 VERSIÓN 001 PÁGINA 2 de 4 ACTIVAD 1 Definir de la actividad 2 Aprobar plan de trabajo 3 Generar expectativas del evento a realizar Describe la actividad donde especifica que motivo tiene la actividad, acto conmemorativo, respuesta a campana y distribuye tareas para la ejecución del evento (Logística) de acuerdo a los lineamientos establecidos Elabora documento borrador con actividades a realizar, responsables y presupuesto Socializa plan de trabajo con direcciones y aprueba actividades y presupuestos Aprueba plan de trabajo? Si: Continuar con Actividad N.3 No: Continuar con Actividad N.1 Hacer una sensibilización del evento o actividad a realizar Universitario de Universitario de Directores Técnicos comunicaciones DOCUMENTOS Y/O Documento borrador Plan de trabajo aprobado Comunicación interna enviada por correo electrónico 4 Ejecutar la actividad Realiza evento o actividad No aplica comunicaciones Hacer seguimiento a la 5 Elabora encuesta o entrevista con los participantes Encuestas actividad comunicaciones 6 Realizar Informe Realiza informe de gestión. Insumo de comunicación Informe de

12 ACCIONES DE INTEGRACIÓN Y RECONOCIMIENTO CÓDIGO CIN-PR-004 VERSIÓN 001 PÁGINA 3 de 4 ACTIVAD interna comunicaciones Gestión DOCUMENTOS Y/O 8. FLUJOGRAMA Ver Flujograma 9. PUNTOS DE CONTROL No. NOMBRE ACTIVAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA REGISTRO Socializa plan de trabajo con direcciones y aprueba actividades y presupuestos 2 Aprobar plan de trabajo 10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA No Aplica 11. ANEXOS No Aplica Aprueba plan de trabajo? Si: Continuar con Actividad N.3 No: Continuar con Actividad N.1 Anual Universitario de Directores Técnicos Plan de trabajo aprobado

13 ACCIONES DE INTEGRACIÓN Y RECONOCIMIENTO CÓDIGO CIN-PR-004 VERSIÓN 001 PÁGINA 4 de CONTROL DE CAMBIOS ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN No Aplica Elaboración de documento DD/MM/AAAA 001

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