Unidad 4. Comunicaciones escritas. Comunicación empresarial y atención al cliente

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Juan Ricardo Bustos Plaza
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1 Unidad 4. Comunicaciones escritas Comunicación empresarial y atención al cliente

2 En esta unidad aprenderás a: -Clasificar las tipologías más habituales de documentos dentro de la empresa. -Redactar el documento apropiado cumpliendo las normas ortográficas y sintácticas. -Identificar los soportes para elaborar, transmitir y diferenciar documentos. -Identificar los canales de transmisión. -Identificar al destinatario observando las normas de protocolo. -Identificar las herramientas de búsqueda de información para elaborar documentos. 1

3 Estudiarás: 1. Elementos de la comunicación escrita. 2. La redacción de escritos. 3. Documentos propios de la empresa y de la Administración Pública. 4. Soportes para elaborar y transmitir documentos. 5. Canales de transmisión de documentos. 6. Herramientas de búsqueda de información. 7. Aplicaciones informáticas de procesamiento de textos. 2 Y serás capaz de transmitir información escrita, aplicando técnicas de estilo a documentos propios de la empresa y de la Administración Pública, así como a recibir y procesar comunicaciones internas y externas.

4 1. Elementos de la comunicación escrita 3

5 Características de la comunicación escrita 4

6 2. La redacción de escritos La redacción de cualquier documento escrito requiere de un uso correcto del lenguaje. Para transmitir un mensaje de manera eficaz deben seguirse los siguientes pasos: -Analizar previamente el contexto del mensaje: a quién me voy a dirigir, para qué, etc. -Pensar con antelación las ideas que se quieren transmitir. -Ordenar las ideas en los distintos párrafos que contendrán el texto. -Elegir adecuadamente las frases y expresiones que se van a utilizar. -Leer y revisar el texto antes de enviarlo definitivamente. 5

7 Principios fundamentales de redacción en la comunicación escrita 6

8 El tratamiento que empleemos en un documento debe ser respetuoso y de acuerdo a los vínculos de amistad, trato o confianza que existan entre el remitente y el destinatario, estableciendo un protocolo en función de dicho destinatario. 7

-La colocación del acento ortográfico (tilde) en las palabras. -El uso de las mayúsculas.

9 Para redactar un documento hay que tener un perfecto dominio de la sintaxis, la gramática y la ortografía, teniendo especial cuidado con: -La división y separación de las palabras en sílabas. -La colocación del acento ortográfico (tilde) en las palabras. -El uso de las mayúsculas. -La escritura de los números. -La correcta concordancia en género y número de las palabras. -La construcción de las oraciones. 8

10 También hay que tener especial cuidado con los signos de puntuación. 9

11 Y también tenemos que cuidar mucho la presentación en un documento escrito. 10

12 3. Documentos propios de la empresa y de la Administración Pública Las empresas y las administraciones públicas disponen de sus propios modelos de documentos escritos, que siguen una estructura y un lenguaje concretos. Estos se dividen en documentos de comunicación interna y documentos de comunicación externa. 11

13 Documentos de comunicación interna 12

14 Documentos de comunicación interna 13

15 Documentos de comunicación interna 14

16 Documentos de comunicación externa 15 El estilo de una carta comercial es la forma de distribuir y ordenar los diferentes estilos de su estructura sobre el

17 16

18 Documentos de comunicación externa 17

19 Documentos de comunicación externa 18

20 Documentos de comunicación externa 19

21 Documentos de comunicación externa 20

22 Documentos de comunicación externa 21

23 4. Soportes para elaborar y transmitir documentos Existen dos modelos de soporte: papel y digitales. Dentro del soporte papel, existen a su vez dos divisiones según el tipo de papel y los formatos. 22

24 Existen varios tipos de papel diferentes para el soporte escrito: 23

Respecto a los formatos, existen dos tipos: -El sobre es el envoltorio, normalmente de papel, en el que se 1ntroduce el documento escrito para su entrega o envío.

25 Respecto a los formatos, existen dos tipos: -El sobre es el envoltorio, normalmente de papel, en el que se 1ntroduce el documento escrito para su entrega o envío. Existen muchos tipos y tamaños de sobre: plastificados, acolchados, con solapa, ventanilla, prefranqueados, etc. -Los impresos son formularios con algunas partes ya cumplimentadas y otras en blanco para que la persona interesada los rellene con datos específicos. Cuando son necesarias varias copias del impreso se utiliza papel autocopiativo de distintos colores. 24

26 25

La recepción de información ha dejado de ser lineal y ha pasado a utilizar

27 Dentro del soporte digital (ordenador portátil, tableta, smartphone) podemos acceder a una gran cantidad de información. La recepción de información ha dejado de ser lineal y ha pasado a utilizar hipervínculos, utilizando también un soporte básico de intercambio de información que es el archivo. 26

28 5. Canales de transmisión de información Las empresas y organismos disponen de muchos canales y medios para transmitir información, tanto internamente como fuera de la organización. Correo convencional 27

29 Fax 28

30 Correo electrónico 29

31 SMS y tramitación a través de Internet La información electrónica y los servicios basados en Internet son cada vez más utilizados por las empresas y organizaciones públicas. 30

32 6. Herramientas de búsqueda de información para elaborar la documentación Bases de datos 31

33 Internet 32

34 Boletines oficiales 33

35 7. Aplicaciones informáticas de procesamiento de textos 34

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