Taller de Administración Financiera Proyecto: Proyecto Mejoramiento de los Servicios de Justicia - II

Transcripción

1 Taller de Administración Financiera Proyecto: Proyecto Mejoramiento de los Servicios de Justicia - II Aspectos Generales Nelly Ikeda, Especialista en Administración Financiera BM Lima, Perú Marzo 9,

2 QUE ES LA ADMINISTRACION FINANCIERA? La gestión financiera se ocupa de la planeación, ejecución y control de los recursos financieros de un proyecto con la finalidad de hacer una apropiada gestión de los recursos y lograr los objetivos de desarrollo del proyecto 2

3 FUNCION DE LA ADMINISTRACION FINANCIERA? Sirve para administrar los recursos financieros de los proyectos con atención a la economía y eficiencia de dichos recursos. Ayuda a alcanzar los objetivos del proyecto a través de suministrar información útil que mejore el proceso de toma de decisiones. Demuestra también el uso apropiado de los fondos asignados al proyecto. 3

4 COMPONENTES DE LA GESTIÓN N FINANCIERA Sistemas de de Planificación Sistemas de de Flujo de de Fondos Sistemas de de Información Sistemas de de Control PLANEAMIENTO ESTRATEGICO PLANIFICACIÓN FINANCIERA PAGOS / DESEMBOLSOS ESTADOS FINANCIEROS P/ TERCEROS INFORMES GERENCIALES MONITOREO Y EVALUACION AUDITORIA Y CONTROL INTERNO AUDITORIA EXTERNA 4

5 POR QUE LA SUPERVISION - ADMINISTRACION FINANCIERA? Los artículos constitutivos del Banco Mundial requieren que: Los recursos de los préstamos sean usados con debida atención a las consideraciones de economía y eficiencia, y solo para los propósitos para los cuales el financiamiento está dirigido. Que exista calidad en el sistema de administración financiera para contribuir a lograr el éxito del proyecto. 5

6 INTERACCION DE LA ADMINISTRACION FINANCIERA Antecedentes de políticas operacionales y estructura del equipo del BM que apoya al proyecto. Ciclo de un proyecto dentro del Banco para ver como interviene la Administración Financiera durante las etapas del ciclo. Evaluación durante la etapa de supervisión para ser considerado con un desempeño Satisfactorio en Administración Financiera. 6

7 Políticas y Procedimientos Operacionales Los proyectos y actividades del Banco se rigen por las políticas operacionales, que tienen por objeto asegurar la solidez económica, financiera, social y ambiental de las operaciones. Se encuentran detalladas en el Manual de Operaciones del Banco.): Políticas sobre instrumentos y productos financieros que establecen normas sobre instrumentos de financiamiento, estudios económicos y sectoriales, asistencia técnica, donaciones, garantías y otros productos del Banco. Políticas de salvaguarda, que incluyen políticas y evaluaciones ambientales concebidas para evitar perjuicios no intencionales a terceros y al medio ambiente. Se han elaborado políticas de salvaguarda específicas sobre hábitats naturales, control de plagas, bienes culturales, reasentamiento involuntario, poblaciones indígenas, seguridad de las presas, proyectos en cursos de agua internacionales y proyectos en zonas en litigio. Políticas fiduciarias, que incluyen las normas que rigen la administración financiera, las adquisiciones y los desembolsos. Políticas de gestión, que abarcan campos tales como el seguimiento y la evaluación de proyectos. 7

8 Políticas Fiduciarias Adquisiciones Administración Financiera Desembolsos Muy Relevante: Aspectos Legales Concepto de Equipo de Proyecto 8

9 Equipos de Trabajo en Proyectos - BM Gerencia del Proyecto (Gerente/Lider) Adquisiciones : (Especialista en Adquisiciones proceso de contrataciones/no Objecciones) Proyecto Administración Financiera: (Especialista Adm. Financiera - supervisión arreglos financieros/ Auditorías) Desembolsos: (Departamento de Prestamos Administra y procesa desembolsos de la cuenta del prestamo) Legal: Convenio de Préstamo, Enmiendas 9

10 CICLO DE PROYECTO 10

11 FASES DE UN CICLO DE PROYECTO IDENTIFICACIÓN N y PREPARACIÓN Se identifican proyectos que apoyen la estrategia de reducción de la pobreza y la estrategia de asistencia al pais. El equipo de GF revisa la estructura de la capacidad de gestión financiera de la entidad ejecutora, teniendo en cuenta la evaluación de la capacidad de país y el sistema de contabilidad pública. 11

12 FASES DE UN CICLO DE PROYECTO EVALUACIÓN N ( APPRAISAL( APPRAISAL EN INGLÉS) Se analiza el trabajo realizado durante la idenficación y la preparación y se prepara los insumos para el PAD para ser presentado a la dirección de Banco. El equipode GF finaliza la evaluación de la capacidad financiera y determina: Los arreglos institucionales Formato y frecuencia de los IFRs Las necesidades de personal Las tablas de costos El flujo de fondos El tipo de sistema contable Los arreglos de auditoría 12

13 FASES DE UN CICLO DE PROYECTO NEGOCIACIÓN N y APROBACIÓN El Prestatario realiza una revisión de los documentos finales y las partes llegan a un entendimiento sobre los términos del convenio de préstamo. El equipo de GF del prestatario y del Banco se ponen de acuerdo sobre: (i) los arreglos de Gestión Financiera y el Plan de Acción (según el PAD); (ii) sobre la redacción del Convenio de Préstamo. Estos documentos se presentan al Directorio Ejecutivo del Banco para su aprobación y posterior firma. 13

14 EL CONVENIO DE PRÉSTAMO Anexo 2. Sección II. Punto B. Sistema de administración financiera Estados financieros anuales, debidamente auditados Reportes Financieros Intermedios (IFRs) Anexo 2. Sección IV. Punto B Otros aspectos relacionados a implementación que requieren acción inmediata para que el proyecto este a punto/listo para la implementación. 14

15 EL CONVENIO DE PRÉSTAMO Artículo V Efectividad Plazo para la declaración de efectividad es de 90 días despué de firmado el Convenio de Préstamo y no puede ir más allá de 18 después de la aprobación del Directorio del Banco. 15

16 CICLO del PROYECTO: ACTIVIDADES CLAVES ANTES DE EFECTIVIDAD ROL DEL BANCO Verificar la implementación satisfactoria del Plan de Acción que se hubiera acordado durante las negociaciones. Si aplica, verificar el cumplimiento con las condiciones de efectividad relacionadas con Administración Financiera. Realizar la capacitación del personal recientemente incorporado al proyecto (Puede realizarse a través de un taller de lanzamiento del Proyecto). 16

17 implementacion ROL DE SUPERVISION DEL BANCO A través de misiones de supervisión y revisiones de medio término Evaluar si los arreglos de Administración Financiera establecidos al inicio del Proyecto se mantienen vigentes y continúan siendo satisfactorios. Proponer cambios de ser necesario Revisar los IFRs Revisar los informes de auditoría Revisar el desempeño de los auditores externos (normalmente por país; aunque podría ser por proyecto de ser necesario) 17

18 IMPLEMENTACION ARREGLOS SATISFACTORIOS I. Los sistemas de contabilidad e información financiera son considerados adecuados cuando existen arreglos aceptables de: Presupuesto Sistema contable Marco de control (control interno) Flujo de fondos Preparación y análisis de informes financieros Auditoría externa Mantenimiento de personal calificado 18

19 IMPLEMENTACION ARREGLOS SATISFACTORIOS II. Los flujos de fondos contribuyen efectivamente con los objetivos del Proyecto, dentro de un ambiente apropiado de control: Fluidez y controles para el flujo de fondos entre los financiadores, el Proyecto y los beneficiarios Envío oportuno de solicitudes de desembolso preparadas adecuadamente con la información pertinente y de acuerdo al convenio legal Arreglos bancarios adecuados 19

20 IMPLEMENTACION ARREGLOS SATISFACTORIOS III. La prontitud y contenido de los informes de auditoría no indican problemas sustanciales acerca de: Elegibilidad de Gastos Fecha de envío de los informes de autoría al Banco (Deben ser como máximo seis meses después del cierre del período) Resultados de los informes: (i) opiniones de auditoría; (ii) puntos de control interno Seguimiento a los Reportes Financieros Intermedios 20

21 IMPLEMENTACION ARREGLOS INSATISFACTORIOS La información financiera no es confiable, no es oportuna, y no puede accederse fácilmente El personal de Administración Financiera no tiene las calificaciones o experiencia suficientes Rotación del personal es alta y/o puestos vacantes claves no se han ocupado oportunamente Medidas de control interno son insuficientes para asegurar efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de los informes financieros y cumplimiento con leyes y regulaciones : estos son algunos de los indicadores que mostrarían una evaluación insatisfactoria 21

22 IMPLEMENTACION ARREGLOS INSATISFACTORIOS Cont. Deficiencias importantes han sido reportadas en los informes de auditoría Los informes de auditoría no han sido presentados dentro del plazo establecido Los IFRs no se han enviado dentro del plazo establecido Gastos Inelegibles durante el periodo de reporte Cuellos de botella en el flujo de fondos o bajos espacios presupuestarios impactan negativamente la implementación del Proyecto : estos son algunos de los indicadores que mostrarían una evaluación insatisfactoria 22

23 IMPLEMENTACION OTROS PROBLEMAS Asuntos importantes de adquisiciones tienen un impacto negativo en la Administración Financiera del Proyecto Investigaciones o alegaciones de corrupción Partidas pendientes por conciliar y muy antiguas en la conciliación de la Cuenta Designada Retraso en envió de solicitudes de desembolso : estos son algunos de los indicadores que mostrarían una evaluación insatisfactoria 23

24 IMPLEMENTACION ARREGLOS ALTAMENTE INSATISFACTORIOS A pesar de la identificación de serios problemas de Administración Financiera, no se han tomado las medidas necesarias para su corrección y prevención. 24

25 CONTACTOS DEL EQUIPO DE GESTION FINANCIERA Lourdes Linares Especialista Senior en Gestión Financiera BM Washington D.C. Telf. Nelly Ikeda Analista en Gestión Financiera BM Oficina Lima Telf Ext. 309 Ana Lucia Jimenez Especialista en Gestión Financiera BM Oficina Quito Telf Ext. 236 Elke Pinedo C. Team Assistant BM Oficina Lima Telf Ext

26 PREGUNTAS & RESPUESTAS GRACIAS 26