MUNICIPALIDAD DE CONCEPCIÓN DEPARTAMENTO DE COPÁN AUDITORÍA FINANCIERA Y DE CUMPLIMIENTO LEGAL

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1 MUNICIPALIDAD DE CONCEPCIÓN DEPARTAMENTO DE COPÁN AUDITORÍA FINANCIERA Y DE CUMPLIMIENTO LEGAL PERÍODO COMPRENDIDO DEL 16 DE OCTUBRE DE 2005 AL19 DE SEPTIEMBRE 2008 INFORME No DASM-PROADES DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA SECTOR MUNICIPAL

2 MUNICIPALIDAD DE CONCEPCIÓN, DEPARTAMENTO DE COPÁN CONTENIDO PÁGINAS CARTA DE ENVIO DEL INFORME INFORMACIÓN GENERAL CAPÍTULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA A. MOTIVOS DEL EXAMEN 1 B. OBJETIVOS DEL EXAMEN 1-2 C. ALCANCE DEL EXAMEN 2-5 D RESULTADO DE LA AUDITORÍA 5-6 E. BASE LEGAL Y OBJETIVOS DE LA ENTIDAD 6 F. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD 6 G. FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS PRINCIPALES 6 CAPÍTULO II OPINIÓN SOBRE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA A. OPINIÓN SOBRE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA 8 B. INGRESOS 9 C. EGRESOS 10 D. NOTAS EXPLICATIVAS 11-13

3 CAPÍTULO III ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO A. OPINIÓN B. COMENTARIOS Y RECOMENDACIONES CAPÍTULO IV PÁGINAS CUMPLIMIENTO DE LEGALIDAD A. INCUMPLIMIENTO DE LEGALIDAD B. CONTROL Y SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES CAPÍTULO V FONDO DE LA ESTRATEGIA PARA LA REDUCCIÓN DE LA POBREZA (E.R.P.) A. ANTECEDENTES LEGALES 25 B. GESTION Y APROBACION DE PROYECTOS 25 C. DESEMBOLSOS RECIBIDOS Y UTILIZADOS EN EL PERIODO CAPÍTULO VI RUBROS O ÁREAS EXAMINADAS A. HALLAZGOS ORIGINADOS EN LA PRESENTE AUDITORÍA 28 CAPÍTULO VI B. HECHOS SUBSECUENTES 29 ANEXOS

4 Tegucigalpa, MDC 24 noviembre de 2008 PRE Señores Miembros de la Corporación Municipal Municipalidad de Concepción Departamento de Copan Su Oficina Estimados Señores: Adjunto encontrarán el Informe Nº DASM de la Auditoría Financiera y de Cumplimiento Legal practicada a la Municipalidad de Concepción, Departamento de Copán por el período comprendido del 16 de octubre de 2005 al 19 de septiembre de El examen se efectuó en ejercicio de las atribuciones contenidas en el Artículo 222 reformado de la Constitución de la República y los Artículos 3, 4, 5 numeral 4; 37, 41, 45 y 46 de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas y conforme a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas Aplicables al Sector Público de Honduras. Este informe contiene opiniones, comentarios y recomendaciones; los hechos que dan lugar a responsabilidad civil se tramitaran individualmente y los mismos serán notificados a los funcionarios y empleados en quienes recayere la responsabilidad. Las recomendaciones formuladas en este informe fueron analizadas oportunamente con los funcionarios encargados de su implementación y aplicación, mismas que ayudaran a mejorar la gestión de la institución a su cargo. Conforme al Artículo 79 de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas, el cumplimiento de las recomendaciones formuladas es obligatorio. Atentamente, Fernando D. Montes M. Presidente.

5 A. MOTIVOS DEL EXAMEN MUNICIPALIDAD DE CONCEPCIÓN, DEPARTAMENTO DE COPÁN CAPÍTULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA La presente auditoría se realizó en ejercicio de las atribuciones conferidas en el Artículo 222 reformado de la Constitución de la República y los Artículos 3, 4, 5 numeral 4; 37, 41, 45 y 46 de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas y en cumplimiento del plan de auditoría del año 2008 y de la Orden de Trabajo Nº DASM-PROADES del 18 de septiembre de B. OBJETIVOS DEL EXAMEN Objetivos Generales 1. Determinar el cumplimiento por parte de la administración municipal, de las disposiciones legales reglamentarias, planes, programas y demás normas aplicables; 2. Evaluar la suficiencia y lo adecuado de la estructura de control interno vigente en la Municipalidad; 3. Comprobar la exactitud de los registros contables y financieros así como sus documentos soportes o respaldo. Objetivos Específicos. La auditoría fue ejecutada de acuerdo con Normas de Auditoría Gubernamental Aplicables al Sector Público de Honduras emitidas por el Tribunal Superior de Cuentas y consecuentemente incluyó las pruebas de los registros presupuestarios que se consideraron necesarios en las circunstancias. Los objetivos específicos fueron: 1. Expresar una opinión sobre si el presupuesto ejecutado, de ingresos y gastos de la Municipalidad de Concepción, Departamento de Copan, presenta razonablemente, en todos los aspectos importantes, los montos presupuestados y ejecutados por el año terminado al 31 de diciembre de 2007 de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados. 2. Obtener un suficiente entendimiento del control interno de la Municipalidad de Concepción, Departamento de Copan, relativo a los rubros auditados y evaluar el riesgo de control para planificar la auditoría, e identificar deficiencias significativas incluyendo debilidades importantes de control interno; 3. Efectuar pruebas de cumplimiento de la Municipalidad de Concepción, - 1 -

6 Departamento de Copan, con ciertos términos de los convenios, Leyes y regulaciones que pudieran tener un efecto directo e importante sobre la determinación de los montos del presupuesto ejecutado. Las pruebas de cumplimiento tienen que incluir los términos legales para rendir cauciones, presentar declaraciones juradas, rendición de cuentas y controlar activos fijos; 4. Comprobar si los informes de rendición de cuentas se presentan de conformidad a los requerimientos establecidos y que la información consignada este ajustada a la realidad; 5. Determinar el monto y la forma que han sido utilizadas las transferencias del 5% y/o subsidios recibidos por la Corporación Municipal; 6. Verificar la adecuada utilización de los recursos financieros y su distribución entre gasto corriente y de inversión; 7. Examinar y evaluar la ejecución presupuestaria y comprobar el cumplimiento de planes, programas y metas institucionales 8. Conocer y evaluar el avance físico de los proyectos u obras comunitarias que ejecuta la Municipalidad ; 9. Identificar las áreas criticas y proponer las medidas correctivas del caso; 10. Establecer el valor del perjuicio económico causado y fijar las responsabilidades que correspondan. C. ALCANCE DEL EXAMEN El examen comprendió la revisión de las operaciones, registros y la documentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de la Municipalidad de Concepción, Departamento de Copan, cubriendo el período del 16 de octubre de 2005 al 19 de septiembre de 2008, con énfasis en los Rubros de Caja y Bancos, Ingresos, Egresos, Presupuestos, Activo Fijo, Prestamos y Documentos por Cobrar, Obras Públicas y Fondos de Estrategia para la Reducción de Pobreza (ERP). Los procedimientos de auditoría más importantes aplicados durante la revisión fueron los siguientes: Ingresos Se analizaron los valores por transferencias del 5%, Subsidios, valores del Fondo para la Estrategia de Reducción de la Pobreza y otros fondos para verificar si fueron recibidos y registrados por la administración municipal; En cuanto a los registros y depósitos de los ingresos se efectuó revisión de todo el movimiento, por el período auditado. Se constató en la documentación soporte de ingresos de la Municipalidad, aspectos como el uso, validez, autorización, aplicación o registro presupuestario apropiado, supervisión, preparación adecuada de informes rentísticos de ingresos en cuanto a valores correctos, además de la emisión de reportes diarios, mensuales, trimestrales. La misma ha sido realizada de - 2 -

7 manera aceptable auditoría. la que será mejorada con las observaciones de la Egresos Se analizó gastos por sueldos y salarios básicos, dietas, jornales, beneficios y compensaciones a prestaciones sociales, servicios técnicos y profesionales, otros servicios técnicos profesionales, imprenta publicaciones y reproducciones, publicidad y propaganda, viáticos, llantas y neumáticos, alimentos y bebidas para persona, combustibles y lubricantes, transferencias corrientes a instituciones no descentralizadas, subsidios a la administración central, útiles de escritorio oficina y enseñanza, subsidios a instituciones culturales o sociales, ayuda social a personas y transferencias organismos técnicos. Los gastos anteriores fueron verificados con la Rendición de Cuentas, se constato la documentación soporte proporcionada por la Municipalidad, observando aspectos como validez, autorización, aplicación o registro presupuestario apropiado, supervisión, preparación adecuada de informes rentísticos de egresos en cuanto a valores correctos, además de la emisión de reportes, trimestrales y anuales. Se verificó los proyectos realizados con fondos de la Reducción de Pobreza, encontrando que los mismos son razonables; Se reviso documentación de proyectos con montos superiores a treinta mil lempiras habiéndose ejecutado (27) realizados con fondos de transferencias, fondos municipales, se hizo la inspección física de veinticuatro (24) de los mismos, encontrándose en proceso de construcción la iglesia en la aldea de Plan Grande: el monto de los proyectos es por Lps. 4, de los proyectos ejecutados se clasificaron por expediente anexando toda la documentación soporte. De los gastos enumerados se seleccionó una muestra con un rango de 5 a 10 por año con el propósito de verificar si las órdenes de pago están debidamente firmadas y si están suficientemente respaldadas con la documentación soporte correspondiente; Se efectuó la revisión del mobiliario y equipo de oficina y bienes inmuebles urbanos exceptuando los bienes rurales consistentes en fuentes de agua de lo que se verifico la documentación de escritura pública y punto de acta donde se autoriza la compra no obstante se consultó a personas particulares de la zona y manifiestan que si existen esas fuentes para las aldeas. Presupuesto Se revisaron los presupuestos ejecutados de ingresos y egresos de los años 2006 y 2007 al mismo tiempo se analizaron las Rendiciones de Cuentas del período correspondiente utilizando la Rendición de Cuentas 2007 como base para el análisis de este informe cualquier valor no incluido en ingreso y gasto al efectuar la revisión se tomo lo físico de conformidad a la documentación de soporte existente

8 Control Interno 1. Obtuvimos una comprensión suficiente de cada uno de los cinco componentes del control interno para planear la auditoría realizando procedimientos para entender el diseño de los controles; y así verificar si han sido puestos en marcha; 2. Evaluar el riesgo de control para las afirmaciones de los rubros de la cédula de presupuesto para determinar: a. Si los controles han sido diseñados efectivamente; y b. Si los controles han sido puestos en marcha efectivamente; 3. Determinar el riesgo combinado que consiste en el riesgo de control y el riesgo inherente; y 4. Usamos el riesgo combinado para determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos (pruebas sustantivas de auditoría), para determinar la razonabilidad del presupuesto ejecutado. Cumplimiento de Legalidad Identificamos todos los términos de los convenios, leyes y regulaciones (incluidos los términos legales para rendir cauciones; presentar declaraciones juradas; realizar compras de bienes y servicios; controlar inventarios, activos fijos; construir obras según los planes y especificaciones; autorizar y pagar viáticos, y recibir servicios y beneficios), que acumulativamente, si no son observadas podrían tener un efecto directo e importante sobre la cédula del presupuesto ejecutado; 1. Evaluamos el riesgo inherente y de control (riesgo combinado) de que pueda ocurrir un incumplimiento importante para cada uno de los rubros arriba mencionados; 2. Determinamos la naturaleza, oportunidad, y alcance de los procedimientos de auditoría en base a la evaluación del riesgo combinado descrita en el numeral 3 del apartado de Control Interno anterior. En el transcurso de nuestra auditoría encontramos algunas situaciones que incidieron negativamente en la ejecución y en el alcance de nuestro trabajo y que no permitieron efectuar un análisis más profundo de las operaciones realizadas por la Municipalidad de Concepción, Departamento de Copán Entre estas situaciones se señalan las siguientes: - Todo proyecto realizado en la Municipalidad, se ha ejecutado por Administración Directa, no se tiene expediente por proyecto que contenga toda la información relacionada, como actas de aprobación del proyecto, clase de proyecto, ubicación, monto, contratista, tiempo de construcción y recepción de la obra. No obstante al momento de la auditoría se elaboraron los expedientes, por los proyectos examinados y salvo algunas excepciones - 4 -

9 legales la documentación y obra se encuentra realizada. Los contribuyentes sujetos al pago de impuesto de Industria, Comercio y Servicios llenan el formulario de declaración para el pago del mismo, por lo que pudimos determinar que el cálculo para su cobro del mismo es de acuerdo al valor declarado pero se carece de archivos para seguimiento en el área de Control Tributario; Se trato de revisar el cálculo para el cobro de Bienes Inmuebles para comparar si es de conformidad a lo que establece la Ley de Municipalidades, para obtener la información se hizo actualización tomando como fuente alguna información existente debido a la falta de un archivo catastral en la Municipalidad y a la desactualización que se tiene en el área de Control Tributario, al mismo tiempo existen muchas inconsistencias en los valores que se manejan para el cobro de este impuesto, por falta de información que hasta la fecha es deficiente en la alcaldía Las responsabilidades civiles originadas de esta auditoría se tramitarán en pliegos de responsabilidad que serán notificados individualmente a cada funcionario o empleado objeto de responsabilidad, a quienes no se les extenderá solvencia por parte del Tribunal Superior de Cuentas. D. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Presupuesto Ejecutado de la Municipalidad de Concepción En nuestra opinión, el presupuesto de ingresos y gastos ejecutados, que se describe en el Capítulo II, que corresponde al período terminado el 31 de diciembre de 2007 presenta razonablemente, en todos los aspectos importantes, los montos presupuestados y ejecutados de la Municipalidad de Concepción, Departamento de Copán, valores que explicamos con mas detalle en el Capítulo II Opinión sobre la Ejecución Presupuestaria del año Control interno Al planificar y ejecutar nuestra auditoría del presupuesto ejecutado, consideramos el control interno sobre los informes de liquidación presentados en la Rendición de Cuentas de la Municipalidad de Concepción, para determinar nuestros procedimientos de auditoría, con el propósito de expresar una opinión sobre el presupuesto ejecutado y no para proveer una opinión de control interno sobre los informes financieros. Cumplimiento de Legalidad Para razonabilizar, si el presupuesto ejecutado de la Municipalidad de Concepción, está exenta de errores importantes, efectuamos pruebas de cumplimiento basados en ciertos términos de los convenios, leyes y regulaciones que pudieran tener un efecto directo e importante sobre la determinación de los montos del presupuesto ejecutado. Las pruebas, también, incluyeron los términos legales para rendir cauciones; presentar declaraciones juradas; así como la presentación de Rendición de Cuentas y cumplimiento del Convenio del Fondo de Estrategia para la Reducción de Pobreza - 5 -

10 El resultado de las pruebas efectuadas, reveló instancia importante de incumplimiento de legalidad sobre cauciones, declaraciones juradas y presentación de rendiciones de cuenta municipal que se explican en el Capítulo IV. E. BASE LEGAL Y OBJETIVOS DE LA MUNICIPALIDAD (Nota 2) Las actividades de la Municipalidad de Concepción, Departamento de Copan, se rigen por lo que establece la Constitución de la República en los Artículos 294 al 302, Capítulo XI, la Ley de Municipalidades y su Reglamento, Plan de Arbitrios, Ley de Contratación del Estado y demás disposiciones legales vigentes aplicables. De acuerdo con lo que se establece en el Artículo 14 de la Ley de Municipalidades, los objetivos de la Municipalidad son los siguientes: 1). Velar porque se cumpla la Constitución de la República y las Leyes; 2). Asegurar la participación de la comunidad, en la solución de los problemas del municipio; 3). Alcanzar el bienestar social y material del municipio, ejecutando programas de obras públicas y servicios; 4). Preservar el patrimonio histórico y las tradiciones cívico culturales del municipio; fomentarlas y difundirlas por si o en colaboración con otras entidades públicas o privadas; 5). Propiciar la integración regional; 6). Proteger el ecosistema municipal y el medio ambiente; 7). Utilizar la planificación para alcanzar el desarrollo integral del municipio, y; 8). Racionalizar el uso y explotación de los recursos municipales, de acuerdo con las prioridades establecidas y los programas de desarrollo nacional. F. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA MUNICIPALIDAD La estructura organizacional de la institución está constituida de la manera siguiente: Nivel Superior: Nivel Ejecutivo: Nivel de Apoyo Nivel Operativo: Corporación Municipal Alcalde Municipal, Vice Alcalde Secretaria Municipal, Tesorería, Director Justicia Municipal, Administración Tributaria, Unidad Técnica, Unidad Municipal Ambiental. G. FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS PRINCIPALES Los funcionarios y empleados que fungieron durante el período examinado, se detallan en Anexo

11 MUNICIPALIDAD DE CONCEPCIÓN DEPARTAMENTO DE COPÁN CAPÍTULO II OPINIÓN SOBRE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA A. Opinión sobre la ejecución presupuestaria B. Presupuesto ejecutado de ingresos C. Presupuesto ejecutado de egresos D. Notas explicativas - 7 -

12 A. OPINION DEL AUDITOR SOBRE LA CÉDULA DEL PRESUPUESTO EJECUTADO A la Corporación Municipal Municipalidad de Concepción Departamento de Copán Tegucigalpa, MDC 24 noviembre de 2008 Hemos auditado el Presupuesto Ejecutado de la Municipalidad de Concepción, Departamento de Copan, por el año terminado al 31 de diciembre de La liquidación del presupuesto es responsabilidad de la administración de la Municipalidad de Concepción. Nuestra responsabilidad es la de expresar una opinión sobre el mismo basados en nuestra auditoría. La auditoría ha sido practicada en ejercicio de las funciones y atribuciones contenidas en el Articulo 222 reformado de la Constitución de la Republica y los Artículos 3, 4, 5 numeral 4; 37,41,45 y 46 de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas y las Normas de Auditoría Gubernamental Aplicables al Sector Público de Honduras. Estas normas requieren que planifiquemos y realicemos la auditoria con el fin de obtener una seguridad razonable respecto a si la información está exenta de errores importantes. Una auditoría incluye el examen, sobre bases selectivas, de la evidencia que respalda las cifras y las divulgaciones en el presupuesto ejecutado. Una auditoría también incluye la evaluación de los principios de contabilidad aplicados y las estimaciones de importancia hechas por la administración, así como la evaluación de su presentación en general, creemos que nuestra auditoría suministra una base razonable para nuestra opinión. Por lo descrito en los párrafos anteriores, el Presupuesto Ejecutado de Ingresos y Egresos, presenta razonablemente, en todos los aspectos importantes, los montos presupuestados y ejecutados al 31 de diciembre de 2007 por la Municipalidad de Concepción, Departamento de Copan, de conformidad a Principios de Contabilidad y Disposiciones del Presupuesto de La República de Honduras. Con fecha 18 de octubre de 2008, emitimos informe acerca de nuestra consideración sobre el control interno de la Municipalidad de Concepción, Departamento de Copán, basados en nuestras pruebas de cumplimiento a ciertos convenios, Leyes, y regulaciones. Dicho informe es parte integral de nuestra auditoría y debe ser leído en relación con este informe. NORMA PATRICIA MENDEZ Jefe del Departamento de Auditoría Sector Municipal - 8 -

13 CEDULA DE PRESUPUESTO EJECUTADO DE LA MUNICIPALIDAD DE CONCEPCION DEPARTAMENTO DE COPAN PERIODO 1º. DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2007 (Expresado en Lempiras) B. PRESUPUESTO EJECUTADO DE INGRESOS Código Descripción Presupuesto Inicial Modificaciones Aprobadas Presupuesto Definitivo Ingresos Liquidados Ingresos Recaudados 1 Ingresos Corrientes , , , , Ingresos Tributarios 444, , , , , Impuesto Sobre Bienes Inmuebles 200, , , , Impuesto Personal Municipal o Vecinal 15, , , , Impuesto A Establecimientos Industriales 15, , , , , Impuesto A Establecimientos Comerciales 22, , Impuesto A Establecimientos Servicios 38, , , , , Impuesto Pecuario Impuesto Sobre Extracción o Explotación 54, , , , , Tasas por Servicios Municipales 2, , Derechos Municipales 96, , , , , Ingresos no Tributarios 419, , , , , Multas 17, , , , Recargos 110, , , , , Recuperación por Cobro de Impuesto y 122 Derechos en Mora 125, , , , Recuperación Mora tributaria 125 Renta de Propiedades 161, , , , , Ingresos de capital 8, , , , , Venta de Activos 3, , , , Ventas de Bienes Inmuebles 3, , , , Otros Activos (Préstamos ) 250, , , , Semovientes Transferencias 5, , , , , Subsidios 2, , , , Sector Público 5, , , , , Transferencias del 5% del Gobierno Central 2, , , , , Estrategia para la Reducción de la Pobreza 2, , , , Otros Ingresos de capital 2, , , , , Ingresos Eventuales de Capital 2, , , , , Intereses Bancarios 2, , , , , Recursos de Balance 60, , , , , Disponibilidad Financiera 60, , , , , Total Ingresos 9, , , , ,

14 CEDULA DE PRESUPUESTO EJECUTADO DE LA MUNICIPALIDAD DE CONCEPCION DEPARTAMENTO DE COPAN PERIODO 1º. DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2007 (Expresado en Lempiras) 2. PRESUPUESTO EJECUTADO DE EGRESOS Grupo Descripción Presupuesto Inicial Modificaciones Presupuesto Definitivo Obligaciones Comprometidas Obligaciones Pagadas De mas De Menos A. Gastos de Funcionamiento 100 Servicios Personales 254, , , , Servicios No Personales 35, , , , , Materiales y Suministros , , , , Trasferencias Corrientes 29, , , , , B. Gastos de Capital y Deuda Publica Total 411, , , , , , Bienes Capitalizable 10, , , Asignaciones Globales 643, , , , , Total 653, , , , , ,050.2 Total Egresos 1, , , , El informe del auditor y las notas a la cédula debe leerse conjuntamente con este informe

15 D. NOTAS EXPLICATIVAS AL PRESUPUESTO EJECUTADO Nota 1. Resumen de las Políticas Contables Importantes El Presupuesto Ejecutado de La Municipalidad de Concepción, Departamento de Copán por el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2007 fue preparado y es responsabilidad de la administración de la Alcaldía Municipal de Concepción. Las políticas contables y presupuestarias más importantes adoptadas se resumen a continuación: 1.1 Sistema Contable La Municipalidad no cuenta con un Departamento de Contabilidad, ni cuenta con un sistema contable formal para el registro de sus operaciones, por tanto todas sus operaciones se realizan vía registros presupuestarios y auxiliares. 1.2 Base de Efectivo La Municipalidad registra sus operaciones utilizando el método de efectivo, con reporte mensual de ingresos y gastos, por tanto, los ingresos se reconocen cuando son recibidos y los gastos cuando se cancelan. 1.3 Sistema de Ejecución Presupuestaria La Municipalidad prepara el presupuesto por programas para su ejecución contando este con los siguientes documentos: Presupuesto de ingresos Presupuesto de egresos Plan de inversión Planilla de salarios Para la ejecución presupuestaria la Municipalidad no cuenta con un empleado encargado de su elaboración, este trabajo lo realiza un asesor técnico contratado para este objetivo, el Tesorero Municipal controla los ingresos y egresos y su documentación, respectiva, no obstante la responsabilidad recae sobre el Alcalde Municipal según lo establece el Artículo 184 del Reglamento de la Ley de Municipalidades. Además durante el periodo examinado se observó que la ejecución presupuestaria de la Municipalidad de Concepción presenta un exceso en gastos corrientes ocasionado por la falta de gestión para aumentar la recaudación de ingresos provenientes de los habitantes del municipio. 11

16 1.4 Ingresos y Gastos Los ingresos que recibe la Municipalidad provienen de los Impuestos, Tasas y Derechos que están obligados a pagar los ciudadanos del municipio, conforme a lo establecido en la Ley de Municipalidades y su Reglamento General. También recibe fondos del Estado denominadas transferencias gubernamentales provenientes del 5% del Presupuesto General de la República, y del Fondo de la Estrategia para la Reducción de la Pobreza (ERP). De conformidad a la Ley de Municipalidades, los ingresos se clasifican según su fuente en Tributarios y No Tributarios, en Corrientes y de Capital. Conforme a dicha Ley existen límites expresamente establecidos para el uso de estos ingresos en las actividades municipales. Las operaciones de ingresos corrientes del presupuesto ejecutado son respaldadas por recibo único adquirido directamente por la Municipalidad, los cuales no fueron notificados al Tribunal Superior de Cuentas. Los egresos estimados en el presupuesto están distribuidos en base a Programas, Actividades, Renglón u Objetos de Gasto, conforme a las disposiciones establecidas en la Ley de Municipalidades, y en base a los Manuales de Ejecución Presupuestaria y Disposiciones del Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Republica de Honduras, emitidos por la Secretaría de Finanzas, ente regulador del presupuesto del Estado. De acuerdo a su uso, los gastos presupuestados se clasifican en de Funcionamiento y de Capital o Inversión. Los de Funcionamiento son aquellos destinados a financiar las actividades normales de la Municipalidad, como sueldos de empleados, dietas, viáticos y gastos de viaje, combustibles, servicios comerciales, y además materiales y suministros diversos. Los Gastos de Capital son aquellos destinados a satisfacer las necesidades básicas de la población del municipio, como la construcción y reparación de escuelas, centros de salud; la apertura, mantenimiento y reparación de carreteras y calles urbanas; la construcción de sistemas de agua potable e inversión Social (pago de enfermeras, maestros, compra de medicinas), etc. Conforme lo establece la Ley de Municipalidades, la mayor porción de los ingresos debe ser canalizada para este tipo de gastos. Las operaciones de los gastos son respaldadas con documentación como ser recibos, facturas y órdenes de pago; autorizadas por el personal que la ley faculta para ese fin. No obstante la mayoría de las órdenes de pago no tienen número correlativo que faciliten mejor control de las operaciones. Nota 2. Naturaleza Jurídica, Objetivos, Sector Estatal La Municipalidad de Concepción, Departamento de Copán, pertenece al grupo descentralizado del Sector Público, según lo indica la Ley de Administración Pública en su Artículo 47, numeral 2; asimismo no esta sujeto al pago de ningún impuesto fiscal conforme el Artículo 23 del Código Tributario, así como los Artículos 6 reformado de la Ley del Impuesto Sobre Ventas y Artículo 7 inciso a) de la Ley del Impuesto Sobre La Renta. 12

17 Nota 3. Unidad Monetaria La Unidad Monetaria utilizada para las cuentas de ingresos y egresos y la cuenta de patrimonio es el Lempira, moneda de curso legal en la República de Honduras. Nota 4. Estrategia para la Reducción de la Pobreza (ERP) Las transferencias recibidas del gobierno central correspondientes a fondos ERP, han sido acreditadas a cuenta corriente de cheques y en igual manera se han registrado en controles rentísticos manejados por la Municipalidad por el período comprendido del 26 octubre 2006 al 19 de septiembre Transferencias recibidas: año fecha Valor desembolso en Lempiras de octubre 1, de abril 1, de mayo 199, diciembre 496, de julio 2, Total 5, Nota 5. Gastos por Proyectos para la Estrategia de la Reducción de la Pobreza. Los gastos son incluidos en la rendición de cuentas, por el año terminado 2006 y 2007 y en los informes mensuales hasta septiembre del

18 MUNICIPALIDAD DE CONCEPCIÓN, DEPARTAMENTO DE COPÁN CAPÍTULO III ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO A. OPINIÓN B. COMENTARIOS Y RECOMENDACIONES 14

19 A. OPINION Señores Miembros de la Corporación Municipal Municipalidad de Concepción Departamento de Copan Su Oficina. Hemos realizado una Auditoría Financiera y de Cumplimiento Legal a la Municipalidad de Concepción, Departamento de Copán, con énfasis en los Rubros de Caja y Bancos, Ingresos, Egresos, Presupuestos, Activo Fijo, Prestamos y Documentos por pagar, Obras Públicas y Fondos de Estrategia Reducción de Pobreza (ERP), por el período comprendido del 16 de octubre de 2005 al 19 de septiembre de Nuestra auditoría se practicó en ejercicio de las atribuciones conferidas en el Artículo 222 reformado de la Constitución de la República y los Artículos 3, 4, 5 numeral 4; 37, 41, 45 y 46 de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas y de acuerdo con Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas Aplicables al Sector Público de Honduras. Dichas normas requieren que planifiquemos y ejecutemos la auditoría con el fin de obtener seguridad razonable respecto a sí los registros e informes financieros están exentos de errores importantes. Al planear y ejecutar nuestra auditoría se tomo en cuenta su estructura de control interno con el fin de determinar los procedimientos de auditoría y su extensión para expresar nuestra opinión sobre las operaciones financieras examinadas y no para opinar sobre la estructura de control interno de la entidad en su conjunto. La administración, es responsable de establecer y mantener una estructura de control interno adecuada, cuyos objetivos son suministrar una seguridad razonable, aunque no absoluta, que los activos están protegidos contra pérdidas por uso o disposición no autorizados, y que las transacciones se registran en forma adecuada. Para fines del presente informe se clasificó las políticas y procedimientos de la estructura de control interno en las siguientes categorías importantes: Cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias; Proceso presupuestario; Proceso contable; Proceso de ingresos y gastos; y Proceso de generación y recaudación de impuestos. Por las categorías de control interno mencionadas anteriormente, se obtuvo una comprensión de su diseño y funcionamiento; y se observó los siguientes hechos que damos a conocer debido al 15

20 efecto adverso que pueden tener para las operaciones de esa entidad y que explicamos en detalle en la sección correspondiente: 1. No se posee un lugar adecuado para salvaguardar los ingresos recaudados por tesorería municipal 2. No se realizan arqueos de fondos 3. No existe un eficiente control mensual y anual de los ingresos provenientes del gobierno central, Fondos ERP, subsidios, donaciones y otros fondos de instituciones 4. Las órdenes de pago no están prenumeradas 5. No se tiene un control eficiente del equipo de transporte en tiempo de trabajo y gasto de combustible COMENTARIO DE LA CORPORACION MUNICIPAL En fecha 18 de octubre del 2008 se reunió a la Corporación Municipal y funcionarios principales de la Municipalidad de Concepción, Departamento de Copan, y se les informó sobre los hallazgos contenidos en el reporte sobre aspectos de control interno. Ver conferencia de salida Anexo 2 NORMA PATRICIA MENDEZ Jefe del Departamento de Auditoría Sector Municipal 16

21 B. COMENTARIOS Y RECOMENDACIONES 1. NO SE POSEE UN LUGAR ADECUADO PARA SALVAGUARDAR LOS INGRESOS RECAUDADOS POR TESORERIA MUNICIPAL Al efectuar los arqueos practicados en el transcurso de la auditoría, se comprobó que el efectivo manejado en control tributario correspondía a varios días de recaudación, asimismo el Tesorero municipal no cuenta con un dispositivo de seguridad para mantener seguro los recursos recaudados por ventanilla. La falta de un lugar adecuado y de un dispositivo de seguridad, podrá en el futuro ocasionar perdidas irrecuperables que afecten las arcas de la administración municipal. RECOMENDACIÓN No. 1 A LA COPRPORACION MUNICIPAL Ordenar al Alcalde Municipal, que implemente medidas de seguridad necesarias para la custodia de los recursos que se generan por ventanilla, como depositar los ingresos en tiempo prudencial aplicando NTCI comentarios 149, 150,151 y NO SE REALIZAN ARQUEOS DE FONDOS Al analizar la custodia de valores por Tesorería Municipal verificó que el tesorero, no coteja la facturación diaria de ingreso conjuntamente con lo recaudado de efectivo, asímismo no efectúan arqueos sorpresivos al personal que cobra los impuestos, tasas y servicios, como también al que opera los recursos asignados de caja chica. RECOMENDACIÓN Nº. 2 A LA CORPORACION MUNICIPAL Ordenar al Alcalde Municipal que del personal que labora actualmente en la administración municipal efectué los arqueos sorpresivos, al personal que custodia o maneja fondos y que someta sesión de Corporación Municipal a la mayor brevedad posible que área y persona hará esta labor, asimismo el cajero entregara todos los días al tesorero municipal la facturación, el efectivo de la misma como un reporte diario de ingreso quedándose el con una copia resumen de ingresos entregado al tesorero, que estará firmada y sellada por Tesorero Municipal. Lo anterior es para eficientar el control de los recursos que se tienen en custodia de personal municipal. Lo anterior se efectúa en base a la norma técnica NTCI No comentarios 153,154,155 y NO EXISTE UN EFICIENTE CONTROL MENSUAL Y ANUAL DE LOS INGRESOS PROVENIENTES DEL GOBIERNO CENTRAL, ERP, SUBSIDIOS, DONACIONES Y OTROS FONDOS DE INSTITUCIONES Al solicitar la información de los recursos por transferencias del Gobierno Central, ERP, subsidios, donaciones y otros fondos de instituciones, la administración municipal no nos 17

22 proporcionó la información en forma precisa sobre cada una de ellas, careciendo de auxiliares individuales por cada rubro de ingreso de los antes descritos. RECOMENDACIÓN Nº. 3 A LA CORPORACION MUNICIPAL Girar instrucciones al Tesorero Municipal para que haga registros auxiliares de los ingresos provenientes de transferencias del gobierno central, ERP, subsidios, donaciones y otros fondos de instituciones, de esta forma podrá saber que valores de ingresos se tiene por institución en forma clara y precisa. Aplicar la NTCI No comentario 149 y LAS ÓRDENES DE PAGO NO ESTAN PRENUMERADAS Al revisar las órdenes de pago se verificó que no están prenumeradas y ponerles el número, este no es correlativo, ya que anualmente cierran la numeración e inician nuevamente con una nueva cada año, ejemplo: Orden de pago sin número de fecha 17 abril 2008 a favor de Banco de Occidente, por Lempiras 11, como abono a préstamo, y Orden de pago sin número de fecha 31 mayo 2008 a favor de Banco de Occidente, pago emisión de chequeras. RECOMENDACIÓN Nº. 4 AL ALCALDE MUNICIPAL Instruir al Tesorero Municipal o analista presupuestario que toda papelería que se imprima para la municipalidad la numeración debe ser correlativa, para un control mas preciso de la papelería que utiliza la administración municipal. Las órdenes de pago es un documento oficial que debe tener un control eficiente para un mejor control de las operaciones de gasto que se dan en la Municipalidad. Efectuar lo anterior en base a la NTCI comentarios 74, 75,76 y NO SE TIENE UN CONTROL EFICIENTE DEL EQUIPO DE TRASNPORTE EN TIEMPO DE TRABAJO Y GASTO DE COMBUSTIBLE Al verificar la razonabilidad del gasto de combustible de la volqueta tanto en su uso interno como al ser alquilada se constató que no se tiene un registro eficiente y detallado de la cantidad de combustible que esta consumiendo el equipo. Al no tener un control adecuado de los valores operados por combustible podría causar un gasto excesivo. RECOMENDACIÓN N. 5 AL ALCALDE MUNICIPAL Notificar a quien corresponda haga un control eficiente de los valores de combustible según los equipos que se tenga, diseñando un formato donde se lleve la fecha, galonaje, valor de galón, número de factura, fecha de factura, valor de factura y en que se usara el combustible, asimismo, toda actividad para que se utilice el equipo debe ser autorizada, por el alcalde en función o la persona asignada al formato establecido. Según se establece en la NTCI comentarios 74, 75,76 y

23 MUNICIPALIDAD DE CONCEPCIÓN, DEPARTAMENTO COPÁN A. INCUMPLIMIENTO DE LEGALIDAD CAPÍTULO IV CUMPLIMIENTO DE LEGALIDAD 1. NO SE EFECTUAN EVALUACIONES DE CUENTAS POR COBRAR POR ANTIGÜEDAD DE SALDOS. Al evaluar las cuentas por cobrar se encontró que el departamento de Control Tributario no efectúa el análisis de antigüedad de saldo de las cuentas en mora, y no esta aplicando los requerimiento que la ley estipula para evitar la prescripción de los mismos, lo anterior es por falta de organización, actualización de registros, como de capacitación y desconocimiento de las evaluaciones que les permita establecer saldos por antigüedad. RECOMENDACIÓN No. 1 AL ALCALDE MUNICIPAL Ordenar al área de Control Tributario, una planificación para capacitar el personal y posteriormente actualizar los registros municipales para el cobro de los distintos tributos del término municipal y poder así tomar las medidas administrativas que la Ley de Municipalidades establece para recuperación de los tributos. Aplicar en Articulo 109 de la Ley de Municipalidades y Artículo 206 del Reglamento General de la Ley de Municipalidades. 2. EL PRESUPUESTO NO ES SOMETIDO A CONSIDERACIÓN Y APROBACIÓN EN LA FECHA QUE SE ESTABLECE EN LA LEY DE MUNICIPALIDADES Al analizar el área de presupuesto se comprobó que el Alcalde Municipal no presenta a consideración y aprobación de la Corporación Municipal el presupuesto como se establece en la Ley de municipalidades, efectuando esta presentación en las fechas siguientes: Presupuesto 2007 aprobado en acta No. 27 del 10 de noviembre de 2006 Presupuesto 2008 aprobado en acta No. 23 del 30 de octubre de 2007 RECOMENDACIÓN N. 2 A LA CORPORACION MUNICIPAL Girar instrucciones al Alcalde Municipal para que someta a consideración y aprobación de la Corporación Municipal a mas tardar el 15 de septiembre de cada año el presupuesto, para que este sea discutido y aprobado en una forma transparente para confiabilidad de los ciudadanos del término municipal. Lo anterior se aplica en base al artículo 95 de la Ley de Municipalidades y los Artículos 180 y 181 del Reglamento General de la Ley de Municipalidades 19

24 3. NO SE INFORMA AL TRIBUNAL SUPERIOR DE CUENTAS LA EMISIÓN DE TALONARIOS UTILIZADOS PARA LA RECAUDACION DE IMPUESTOS, TASAS Y SERVICIOS Se comprobó, en la evaluación de control interno aplicado al rubro de los ingresos, que las actas de emisión de talonarios utilizados por la Tesorería Municipal para el cobro de los diferentes impuestos tasas y servicios municipales, no son comunicadas al Tribunal Superior de Cuentas. RECOMENDACIÓN Nº. 3 AL ALCALDE MUNICIPAL Comunicar al Tribunal Superior de Cuentas, mediante el envió de la información y actas correspondientes, toda la información concerniente a la cantidad de talonarios y numeración de éstos para ser utilizados por la Municipalidad para el cobro de impuestos, tasas y servicios municipales. Asimismo se deberá enviar la certificación de la numeración impresa, en cumplimiento al Artículo 227 del Reglamento de la Ley de Municipalidades. 4. NO SE CUMPLE CON ASPECTOS BÁSICOS Y NORMATIVAS EN LA EJECUCIÓN DE OBRAS PÚBLICAS Al hacer la revisión al rubro de Obras Públicas se comprobó que la administración de la Municipalidad no tiene expediente por cada obra, y no cumple con ciertos aspectos básicos y normativas en la ejecución de las obras como ser: a) No se cuenta con expedientes individuales que recopilen la documentación relacionada de cada proyecto, como ser acta de corporación por aprobación para ejecutar el proyecto; b) No se exige la presentación de las garantías según Ley de Contratación del Estado; c) No se tiene orden de inicio para ejecución de cada proyecto d) No se suscribe acta de recepción final cuando las obras están terminadas; e) Los contratos no contienen aquellas cláusulas que garanticen su correcta ejecución y control; f) No se tiene una ficha de proyectos individual y que esta cuente con los datos generales, con los costos iniciales o modificaciones al monto inicial, como también reflejen los pagos efectuados al proyecto por cada desembolso realizado. RECOMENDACIÓN N. 4 AL ALCALDE MUNICIPAL a) Implementar un expediente por cada proyecto, el cual debe contener los documentos 20

25 necesarios según sea el caso, como ser: licitaciones, bases de licitación, acta de la comisión evaluadora de las propuestas, acta de recepción de las ofertas, acta de la evaluación de ofertas, oferta técnica, oferta económica, cotizaciones, contratos, orden de inicio de la obra, ampliaciones de contratos, órdenes de cambio, estimaciones de pago, garantías según Ley de Contratación del Estado y acta de recepción provisional y final de las obras y toda aquella información relacionada con el proyecto; b) Elaborar desde el inicio de cada proyecto un auxiliar de todos los pagos realizados donde se pueda determinar el costo total y el avance financiero del mismo; que conste la fecha, numero de orden de pago, beneficiario, descripción completa y valor pagado; c) Regirse por lo que establece el Artículo 100 y 107 de la Ley de Contratación del Estado en el sentido que el particular que contrate la Administración deberá constituir una garantía de cumplimiento del contrato en el plazo que se establezca en el Pliego de Condiciones, equivalente al quince por ciento ( 15%) de su valor y las demás garantías que determinen los documentos, la cual podrá ser mediante Garantía Bancaria, Fianzas de Compañía Aseguradora o en última instancia, mediante cheque certificado a la orden de la Municipalidad; d) Toda obra terminada se deberá levantar el acta de recepción definitiva donde conste que se cumplió con lo estipulado en el contrato respectivo y que se entrego y recibió de común acuerdo; e) Los contratos deben contener todas aquellas cláusulas que garantice su correcta ejecución y control; y f) No autorizar ni realizar pagos de obras si los mismos no cuentan con los informes de supervisión respectivos donde conste que se cumplió con lo estipulado en el contrato suscrito. 5. EL CATASTRO MUNICIPAL NO SE ENCUENTRA ACTUALIZADO NI VALUADO COMO LO ESTIPULA LA LEY DE MUNICIPALIDADES Para hacer la revisión al área de ingresos específicamente sobre el Impuesto de Bienes Inmuebles, se solicitó al departamento de catastro la información para comprobar si los cálculos de los cobros de estos impuestos han sido correctos y conforme a lo estipulado en la Ley; comprobándose que existe archivo catastral actualmente y que la poca información que se tiene en control tributario es a voluntad del contribuyente, situación que dificulta la verificación del cobro de este impuesto en la Municipalidad. RECOMENDACIÓN Nº. 5 AL ALCALDE MUNICIPAL Realizar las gestiones a fin de implementar el catastro urbano y rural así como la actualización del área de control tributario del término municipal y valuarlo de conformidad a lo que establece el Artículo 18 de la Ley de Municipalidades y Articulo 206 del 21

26 Reglamento de la Ley de Municipalidades. 6. NO SE CUMPLE CON ASPECTOS BÁSICOS Y NORMATIVAS EN LO QUE RESPECTA AL PERSONAL DE LA MUNICIPALIDAD Se comprobó que la administración de la Municipalidad no cumple con ciertos requisitos indispensables en lo que corresponde con el desempeño del personal de la Municipalidad como ser: a) No se han implementados planes de capacitación del personal; b) No se controla la asistencia del personal; Y c) No se tiene expedientes del personal que laboró y labora en la municipalidad. RECOMENDACIÓN Nº. 6 ALCALDE MUNICIPAL a. Girar instrucciones a quien corresponda para que proceda a planificar las diferentes capacitaciones que las áreas respectivas en la Municipalidad, como también crear el mecanismo más viable para el control de asistencia de personal a las labores municipales. b. Instruir que se proceda a implementar un registro de entradas y salidas del personal en función de la jornada de trabajo acordada, según acta municipal c. Girar instrucciones al encargado de personal para que proceda a crear los expedientes de cada uno de los empleados y funcionarios que laboran en la Municipalidad llevando un archivo activo y otro inactivo con toda la documentación del caso como ser solicitud de empleado, nombramientos, copia de documentación personal, acuerdos de ascensos y otro información que se considere necesaria. Por lo antes descrito es necesario aplicar el Artículo 103, párrafo 2º, de la Ley de Municipalidades. B. CONTROL Y SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES NO SE HAN CUMPLIDO LAS RECOMENDACIONES FORMULADAS POR EL TRIBUNAL SUPERIOR DE CUENTAS EN EL INFORME DE LA AUDITORIA ANTERIOR Al revisar el informe Nº DASM de fecha 09 de enero de 2006 de la auditoria anterior, se dejaron para implementar dieciséis (16) recomendaciones de control interno, de las cuales la administración municipal no ha cumplido tres (3). Ver Anexo N. 3 El incumplimiento anterior contradice el mandato de la Ley del Tribunal Superior de Cuentas en su Artículo 50. Medidas y Recomendaciones. Asimismo describimos las recomendaciones incumplidas por la administración municipal en funciones. 22

27 7. LOS GASTOS DE FUNCIONAMIENTO EXCEDEN EL 65% DE LOS INGRESOS CORRIENTES RECAUDADOS Al hacer la revisión al rubro de presupuesto, se detecto que en los años 2002, 2003 y 2004, los gastos de funcionamiento fueron superiores al 65% de los ingresos corrientes recaudados. a. Año 2002: Gastos por L. 406, que representan un exceso del 236% sobre los ingresos corrientes. b. Años Gastos por L. 424, que representan un exceso de 71% sobre los ingresos corrientes. c. Año 2004: Gastos por L. 469, que representan un exceso del 97% sobre los ingresos corrientes. RECOMENDACIÓN N. 7 A La Corporación Municipal A efecto de cumplir con lo señalado por la ley, y además poder contar con recursos para obras comunitarias, debe ordenarse al Alcalde Municipal discontinuar el financiar los gastos de funcionamiento con los ingresos de capital. COMENTARIO DEL AUDITOR Al verificar las liquidaciones presupuestarias presentadas por la administración municipal y aplicar el análisis del gasto de funcionamiento, según la tabla de porcentajes del Articulo 98 de la Ley de Municipalidades, se comprobó que la Municipalidad de Concepción Copan se excedió en el gasto, en relación a los valores presentados en las Rendiciones de Cuentas, que se muestra a continuación. A) CAUCIONES Gasto de Funcionamiento en Base al Presupuesto Ejecutado Años Gastos según Gastos según Exceso Exceso en Análisis Municipalidad gastado porcentaje , ,198, , % EL TESORERO Y EL ALCALDE NO RINDEN CAUCIÓN Durante el período sujeto a examen, el Alcalde y el Tesorero Municipal no han rendido la Caución a que están obligados todos los funcionarios que administran bienes y fondos del Estado. RECOMENDACIÓN 1 A La Corporación Municipal Ordenar al Alcalde y Tesorero Municipal, que de inmediato presenten su respectiva caución para dar cumplimiento a lo ordenado en el Artículo 97 de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas. 23

28 COMENTARIO DEL AUDITOR Al momento de solicitar las cauciones a los responsables de administración, específicamente al Alcalde y Tesorero Municipal se verifico que el primero no la ha tramitado, y el segundo tiene una caución que cubre solo DIEZ MIL LEMPIRAS (L. 10,000.00), siendo lo correcto una caución de CINCUENTA MIL LEMPIRAS (L. 50,000.00), según monto de los ingresos corrientes obtenidos en el año B) DECLARACION JURADA DE BIENES Los principales funcionarios y/o empleados de la Municipalidad que administran fondos, no han cumplido con la obligación de presentar la Declaración Jurada de Bienes ante el Tribunal Superior de Cuentas. RECOMENDACIÓN 2 A la Corporación Municipal Ordenarle al Alcalde y al Tesorero Municipal, que procedan a presentar su respectiva Declaración Jurada de Bienes en base al Artículo 56 de la Ley Orgánica del Tribunal COMENTARIO DEL AUDITOR Al efectuar el control interno de recursos humanos, se verifico que los señores: Victor Manuel Martínez con función de Vice Alcalde y Salome Arevalo, regidor, no han presentado declaración jurada de bienes, los demás funcionarios y empleados están al día con este requisito legal. 24