Recepción y despacho de Órdenes de Pedidos-Accesorios (OPA).

Transcripción

1 PROCESO OBJETIVO CAMPO APLICACION DE Recepción y despacho de Órdenes de Pedidos-Accesorios (OPA). Gestionar adecuadamente la recepción y despacho de las órdenes de pedidos que se generan para el área de accesorios. El instructivo está dirigido al el área de accesorios. RECEPCIÓN Y DESPACHO DE ÓRDENES DE PEDIDOS DE ACCESORIOS (OPA) 1. Recepcionar órdenes de producción de accesorios (OPA): Las órdenes de producción de accesorios (OPA), se deben solicitar en la sección H de la empresa, específicamente en el área de gestión de pedidos Ingreso de las OPA al formato de solicitudes del registro: Las OPA son registradas en un documento Excel, denominado solicitudes, en el cual se debe colocar la siguiente información: a. Recepción de la Orden: Corresponde a la fecha en la cual se realizara el ingreso de la OPA. b. Orden: Es el numero consecutivo de la OPA. c. Cliente: mbre de la persona natural o jurídica que hace la compra. d. Stock, Compras y Cortes: Una OPA puede contener diferentes características en sus pedidos y es necesario marcar a que corresponde cada una, esto se debe indicar con una X a que categoría pertenecen, en la hoja de Excel de solicitudes : Stock: que se refiere a accesorios que están en bodega y pueden ser alistados inmediatamente. Compras: Son pedidos transitorios y que no se son almacenados, estos llegan a la bodega y son alistados según la OPA a la que pertenezcan. Algunas OPA pueden ser solo de compras y deben anexarse a su respectiva carpeta. Cortes: Son actividades adicionales que algunos accesorios deben tener dada sus especificaciones técnicas: instalación de cerraduras, corte de perfileria, preparación de kits de zócalos. Estas se deben informar al auxiliar y jefe de taller. e. Programación entrega de compra: Es la fecha que envía el proveedor para indicar al del departamento de compras cuando se generara la llegada los accesorios solicitados. f. Recepción de la compra: Indica la fecha en que se recibe una compra solicitada, para completar la OPA. g. Fechas de alistamiento: Indica la fecha que se realiza el alistamiento (separación, empaquetado, revisión y compra especial) de la OPA; es decir que está completa y lista para despacho. h. Fecha de despacho: Corresponde a la fecha en que sale la OPA de la bodega para su respectiva entrega. i. Observaciones: Se indica si alguna OPA tiene algún faltante o novedad en su despacho.

2 1.2. Alistamiento de Ordenes de producción de accesorios: EL alistamiento de las ordenes se realiza en el área de accesorios (bodega), donde el coordinador de accesorios realiza las siguientes actividades primarias y el auxiliar y jefe de corte de accesorios las secundarias: Actividades Primarias: a. Selección y separación de los productos que conforman una OPA, indicando con una línea horizontal al lado izquierdo de cada ítem para llevar una lista de chequeo de lo que se va separando. b. Transporte de los accesorios al área de revisión y empacado. c. Se realiza la revisión haciendo una línea bajo la descripción de cada ítem resaltando los detalles más relevantes de cada artículo; como color, sentido, tipo de materia y cantidad. Actividades Secundarias: a. Revisión comparativa entre los accesorios que fueron seleccionados por parte del coordinador de accesorios con la OPA, indicando con una línea horizontal al lado derecho frente a la cantidad indicando que está conforme y resaltando de igual manera los detalles importantes de cada ítem. b. Se realiza el empaque y revisión de cantidades trazando con una línea vertical a la primera marca, luego se coloca en la orden y sobre el paquete el número de unidades que lleva. c. Para la marcación de los paquetes de los accesorios se utiliza cinta para embalaje y uniendo la totalidad de los mismos que conforman una OPA, además con el uso de un marcador, se indica el número consecutivo de la OPA y el nombre del cliente Descargue del Inventario Físico (Kardex) y Digital (Excel): El auxiliar de accesorios en base a las OPA, hace el respectivo descargue de los accesorios que fueron sacados de bodega de la siguiente manera: a. Kardex Físico: Cada Kardex tiene un nombre y un código que identifica el accesorio, para realizar el descargue el auxiliar debe señalar con resaltador en la OPA el ítem accesorio registrando la siguiente información en el formato Kardex : Fecha: Corresponde al día en que se hace el descargue de los accesorios. Descripción: Se indica el nombre del cliente o proveedor de la OPA. Valor Unitario: Se anota el número consecutivo de la OPA. O el número de orden de compra de accesorios. Entadas: En caso de generarse una compra para stock por parte de accesorios se debe colocar la cantidad exacta que se recibe. Salidas: Se anota las cantidades que fueron sacadas de la bodega según lo indique la OPA.

3 Saldo: Son las cantidades que se mantienen en bodega después de realizar el respectivo registro de entrada o salida de mercancía. restar una salida o de sumar una entrada. b. Kardex Digital: Tiene como nombre Control de inventario y el formato se maneja mediante la herramienta ofimática Excel. En el cual se encuentra diferentes columnas preestablecidas como: código ACC, descripción ítem (nombre del accesorio), total entradas, total salidas, stock mínimo, saldo mes. Para realizar el descargue el auxiliar de logística debe ingresar la siguiente información: Para descargue de accesorios: Debe insertar una columna y colocar el número consecutivo de la OPA, posteriormente hacer el descargue de las unidades verificando que columna y la fila correspondan al accesorio y a la OPA que se quiere descargar. Para el ingreso de accesorios: Debe dirigirse a la columna total entradas, y verificar que en la fila se encuentre el accesorio que se va a ingresar y anotar las cantidades exactas recibidas, en cuyo caso se encontrara un valor en dicha casilla se le debe sumar al número de accesorios recibidos. 2. Alistamiento de pedido para cargue: Los pedidos son alistados para su respectivo cargue basándose en la programación que se envié por parte de logística. 2.1 Solicitud a logística de la programación del día: Mediante el correo institucional de VITELSA S.A, se genera la petición a logística de la programación del día esto con el fin de hacer un pre alistamiento de los posibles despachos que se puedan generar. Posteriormente, logística debe responder al correo, con el anexo de la programación, indicando si se van a generar despachos para ese día. ta: La programación se imprime y se anexa a la carpeta de programaciones, puesto que esta sirve para realizar un check list de las OPA. 2.2 Selección de órdenes de producción de accesorios: Aquí en base a la programación se verifica cuales OPA están listos para ser despachados si son solicitados y cuales tienen pendientes. Los pendientes pueden generarse por tres sucesos: Compras de accesorios especiales: Son accesorios que por sus especificaciones o por su baja rotación no se encuentran es stock, por lo tanto deben ser solicitados al proveedor según requerimiento del cliente. Corte y ensamble de accesorios: Es el proceso que se le realiza a ciertos accesorios que por sus especificaciones o por sugerencias del cliente necesitan ser modificados. Pendientes de stock: Son accesorios que se han agotado en el inventario y se encuentran a espera de ser enviados por los proveedores. 2.3 Solicitud a logística de los despachos del día: Mediante el correo institucional de VITELSA S.A, se genera la petición a logística de los despachos autorizados del día esto con el fin de dejarlos separados para el cargue.

4 Logística responde al correo, anexando los despachos autorizados o con un mensaje que indique que no se harán despachos Separación de OPA a Despachar: Se realiza la separación de los accesorios que serán despachados de los programados y se llevan al área de despacho de pedidos, los demás se mantienen en el área de programación de despachos. 3. Despacho De Pedidos: EL despacho final de las OPA se puede realizar de distintas formas las cuales se presentan a continuación: 3.1 Despacho por transporte de la empresa: Se solicita un camión a la planta 118 para que haga el transporte de las OPA autorizadas para despacho a la planta anteriormente mencionada. La entrega se ejecuta de la siguiente manera: a. Se hace la entrega a la persona encargada de recibir los despachos de accesorios. b. Se solicita un recibido que consta de la firma de quien recibe en la hoja de despachos del día. 3.2 Despacho por transportadora del cliente: Corresponde a los despachos que se realizan desde la bodega de accesorios, que dada la solicitud del cliente estos envían su propio transporte para que se encarguen de recoger su OPA. La entrega se ejecuta de la siguiente manera: a. Se solicita copia de la factura con sello del departamento de cartera. b. Se hace firmar el recibido en la carpeta de entregas a la persona quien recibe. 3.3 Despacho por transportadora: Son los despachos que por disposición del departamento de logística deben ser enviados por medio de una transportadora. Este tipo de despacho se ejecuta de la siguiente manera: a. EL departamento de logística informa por correo al departamento de accesorios las OPA que serán enviadas por transportadora. b. Accesorios solicita las etiquetas con los datos del cliente. c. Accesorios hace el respectivo etiquetado de la OPA verificando nombre y número de etiqueta. d. Se transporta la OPA a la planta 118, donde se hace entrega con firma y recibido en la carpeta de entregas. 4. Supervisión de OPA no despachadas: Cuando se generan despachos, es posible que algunas OPA que fueron programadas no se envíen, y se mantengan en bodega a espera de ser despachadas en un próximo cargue. Por lo tanto se debe inspeccionar que las órdenes programadas y no despachadas aún se encuentren en bodega, lo anterior se realiza con la siguiente actividad: a. En base a la guía de despacho, en el formato de solicitudes de Excel se coloca la fecha de despacho en su respectiva fila y columna de la OPA y se hace el filtro para que solo queden las que no han sido despachadas pero si programadas.

5 b. El coordinador de accesorios en conjunto con el auxiliar de accesorios hacen un check list en el formato de solicitudes de Excel verificando numeración y nombre de la OPA con los datos del paquete. Diagrama De Flujo Recepción Y Despacho De Pedidos de Accesorios INICIO Recepcionar órdenes de producción de accesorios (OPA) Existen OPA? Ingreso de las OPA al formato de solicitudes de registro Alistamiento de órdenes de producción de accesorios Descargar del inventario físico y digital Existe Programación por parte de logística? Alistamiento de pedidos para el cargue Selección de órdenes de producción de accesorios Existen despachos? Separación de OPA a despachar

6 Diagrama De Flujo de despacho de pedidos 1 INICIO Despacho de Pedidos Es despachado por transporte de la empresa? Solicitud de Transporte a Bodega 118 Entrega de Accesorios Solicitud de copia de factura con sello de cartera Es despachado por transporte del cliente? Solicitud de recibido Solicitud de firma de recibido en carpeta de entregas Entrega de Accesorios Es despachado por transportadora? Informe de Logística Accesorios solicita etiquetas Accesorios hace el etiquetado verificando nombre y número de etiqueta Se transporta a la planta 118 Solicita firma y recibido en la carpeta de entregas

7 Diagrama de flujo de la Supervisión de OPA programadas no despachas INICIO Se realizaron despachos? Indicación de fecha de despacho de las OPA en el formato de solicitudes de Excel. Filtrado del formato de solicitudes de Excel, de OPA despachadas. Verificación de nombre y numeración en formato solicitudes de OPA con paquetes programados

8 PROCESO OBJETIVO CAMPO APLICACION DE Solicitud de compra de accesorios y recepción de pedidos Gestionar adecuadamente las solicitudes de compra de accesorios bajos de stock. El instructivo está dirigido al el área de accesorios. PROCESO DE SOLICITUD Y RECEPCIÓN DE COMPRAS DE ACCESORIOS 1. Solicitud de compra de accesorios: Para la solicitud de compra de accesorios cuyo stock se encuentra agotado se realizan las siguientes actividades: a. Revisión del kardex digital (control de inventarios Excel). b. Identificación de accesorios con el mínimo nivel de stock y cantidad a solicitar. c. Se realiza la transcripción al formato de Excel ofertas de compra. d. Las Ofertas de compra se ingresan a SAP. e. Envió de correo al departamento de compras informando las ofertas de compra que se han realizado con el adjunto de kardex escaneado de los accesorios solicitados. 2. Recepción de mercancía: Los accesorios que son enviados por los proveedores son recepcionados realizando las siguientes actividades: a. Se adjunta copia de la factura y se adjunta a la orden de compra de accesorios. b. Revisado y recepción de los accesorios comparando con orden y factura. c. Empaque y ubicación de accesorios en su respectivo lugar. d. Envió de factura original al departamento de compras.

9 Diagrama de flujo de la Solicitud de compra de accesorios INICIO Revisión Kardex digital Se encuentran accesorios con nivel mínimo de stock? Identificación de accesorios con mínimo nivel de stock Transcripción al formato de Excel ofertas de compra Ingreso de la oferta de compra a SAP Envió de correo informando a compras

10 Diagrama de flujo de la Recepción de mercancía solicitada INICIO Hay entrega por parte del proveedor? Se adjunta copia de la factura a la orden de compra de accesorios Revisado y recepción de los accesorios comparando factura con la orden. Empaque y ubicación de accesorios en sus respectivos lugares Envió de factura al departamento de compras.