espacio. El diseño presentado podrá sufrir modificaciones, y en todo caso, la versión final tendrá que ser aprobada por ASTUREX.

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HAN DE REGIR LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE ORGANIZACIÓN DEL 17º PUNTO DE ENCUENTRO INTERNACIONAL (EXPTE: C/20/2013) OBJETO DEL CONTRATO El objeto del contrato consiste en la prestación del servicio de organización del 17º Punto de Encuentro Internacional a realizar en Oviedo en enero de 2014, cuya descripción se indica en el anexo del presente pliego. Lugar de celebración del evento: Ciudad de Oviedo Plan de trabajo: Domingo día 26 de enero: Llegada de los integrantes de la Red Exterior de ASTUREX a Asturias. Martes día 28 de enero: Inauguración del Punto de Encuentro Internacional y desarrollo de reuniones b2b Miércoles 29 de enero: Punto de Encuentro Internacional: desarrollo de reuniones b2b Viernes 31 de enero: Fin de estancia de la Red Exterior en Asturias Las prestaciones a realizar consisten en: a) La realización de los servicios de alojamiento y manutención que resulten necesarios para la estancia en Asturias de la Red Exterior. b) La realización del diseño, montaje, decoración, mantenimiento, desmontaje del 17º Punto de Encuentro Internacional, así como la secretaría técnica del evento, y cuantos servicios de apoyo se requieran para la correcta celebración y desarrollo del mismo. CONTENIDO DEL SERVICIO La documentación deberá ser adecuadamente presentada en una memoria que describa el contenido de la oferta técnica, junto con los anexos solicitados de la oferta técnica. El contenido mínimo que deberán contener las proposiciones técnicas de los licitadores será el siguiente: Memoria técnica: Gestionar la reserva y contratación de la estancia en la ciudad de Oviedo, en hoteles de categoría de al menos 3*, y en habitaciones individuales o dobles de uso individual y en régimen de alojamiento y desayuno en lugar cercano (radio máximo de 500 m y sin necesidad de transporte) a la celebración del 17º Punto de Encuentro Internacional (o en el propio lugar de celebración del evento), durante los días 26 de enero al 31 de enero de 2014 (5 noches) para la red Exterior de ASTUREX (un máximo de 30 personas). Se indicará a la empresa adjudicataria los datos de contacto de cada uno de los asistentes para coordinar la reserva de habitaciones. (anexo VI) Gestionar la realización del diseño, montaje, decoración, mantenimiento y desmontaje de todo el evento, según lo indicado en el presente pliego de prescripciones técnicas. La imagen propuesta deberá utilizar principalmente los colores corporativos de ASTUREX, y se utilizará para la convocatoria, programa, señalética del evento, web, etc. La empresa adjudicataria deberá presentar una propuesta gráfica de diseño del 17º Punto de Encuentro Internacional, así como planos de las diferentes áreas con el mobiliario y distribución del

2 espacio. El diseño presentado podrá sufrir modificaciones, y en todo caso, la versión final tendrá que ser aprobada por ASTUREX. Gestionar la impresión y colocación del material gráfico necesario para el normal desarrollo del evento. La empresa adjudicataria indicará en su memoria técnica el material gráfico que propone, indicando número, tamaño, y lugar de colocación. (anexo VII) Gestionar la reserva y contratación de los espacios necesarios para la celebración de los diferentes actos y reuniones del 17º Punto de Encuentro Internacional según lo descrito en el presente pliego, así como la contratación de todos los servicios inherentes al desarrollo normal de la organización de un evento de este tipo (alquiler de espacios, mesas, sillas, azafatas/personal de apoyo, catering, señalética, etc.) (anexo VI) Secretaría técnica del 17º Punto de encuentro internacional. La empresa adjudicataria se encargará de las inscripciones al evento, la recepción de empresas, registro, cambios en reuniones, etc. Para ello, la empresa adjudicataria diseñará una web específica con la imagen del evento en la que se facilite toda la información del 17º Punto de Encuentro Internacional (características, fechas, programación, etc.) y una aplicación que permita a las empresas asturianas interesadas inscribirse en el evento y organizar su agenda de reuniones. Esta web estará vinculada a la página web corporativa de Asturex. Cada empresa asturiana registrada deberá indicar en el proceso de inscripción, además de sus datos de contacto y la actividad que realiza su empresa, el motivo de cada reunión solicitada. La empresa adjudicataria facilitará a ASTUREX la información sobre las empresas inscritas al evento, así como la situación de las agendas de cada una de las empresas y de cada uno de los 32 puntos informativos. A la finalización del evento, se entregará a ASTUREX la base de datos generada durante la inscripción del evento. (anexo VIII) Contratación y coordinación de personal de apoyo para el evento, tanto para la recepción y registro de asistentes, como para asistencia durante la inauguración, así como para coordinación del normal desarrollo del Punto de encuentro Internacional durante los días 28 y 29 de enero. Al menos se contará con 4 azafatas (o personas de apoyo) disponibles para los dos días del evento. (anexo VIII) Gestionar la contratación de un servicio de Coffee Break para un máximo de 300 personas a la finalización de la inauguración del día 28 que consistirá en café, zumos, agua, y pastas, bollería o canapés, así como del servicio de café continuo durante el desarrollo del evento los días 28 y 29 de enero para un máximo de 50 personas durante todo el horario del evento, con el mismo contenido (se prevé la asistencia de unas 100 empresas diariamente al evento). (anexo VI) Gestionar la reserva y contratación de las comidas de la Red Exterior de ASTUREX y el personal de ASTUREX (máximo 50 personas) tipo menú del día o catering para los días 28 y 29 de enero (en el mismo lugar de celebración del Punto de Encuentro Internacional o en lugar muy cercano para permitir el normal desarrollo del evento). (anexo VI) Preparación de documentación e información a efectos de comunicación del evento. Para la coordinación de todas las actividades arriba mencionadas, la empresa adjudicataria deberá mantener reuniones semanales en las instalaciones de ASTUREX, debiendo elaborar un planning de trabajo. Los espacios del evento del Punto de Encuentro Internacional deberán estar terminados para el día inaugural, por lo que la empresa adjudicataria se comprometerá a tener todo el evento en perfecto funcionamiento el lunes día 27 a las 17.00h.

3 Dª Yolanda Méndez Alvarez

4 Anexo I: Descripción del 17º Punto de Encuentro Internacional Días y horario de celebración: 28 y 29 de enero en horario de 9:00 a 20:00h La propuesta técnica que presente la empresa adjudicataria, deberá considerar como mínimo lo siguiente: El evento dispondrá de varias zonas separadas según lo siguiente: c) Espacio para la inauguración del evento, que se utilizará el día 28 por la mañana: con capacidad en teatro para un máximo de 300 personas. La zona de presidencia /escenario contará con decoración con la gráfica adecuada para identificación del Punto de Encuentro Internacional, así como los audiovisuales y sonido necesarios para el correcto desarrollo de la inauguración. El programa de la inauguración será como sigue: d) Recepción de asistentes e) Acto inaugural. f) Presentación Programa de internacionalización de la empresa asturiana. ASTUREX g) Ponencia h) Café i) Espacio de recepción y registro de empresas, que deberá estar disponible los días 28 y 29 completos y que contará con espacios para la prestación de los siguientes servicios: j) Registro de empresas y coordinación de reuniones b2b. La zona de recepción de asistentes estará disponible desde primera hora de la mañana del día 28 de enero hasta final del día 29 de enero y contará con mesa de registro o mostrador amplio, con varias sillas, en la que se entregará documentación y la agenda definitiva de cada empresa asturiana asistente al evento y desde donde se coordinarán las duraciones de las reuniones que serán de un máximo de 30 minutos. k) Zona de información de organismos e instituciones. Será un área para que varias instituciones asturianas puedan ofrecer información y documentación sobre sus servicios a los asistentes al evento. La cartelería de cada institución correrá por su cuenta. Habrá un máximo de 10 instituciones representadas. l) Área de descanso, que dispondrá de una barra con servicio de café continuo y agua y/o zumos, y bollería básica, a disposición de los asistentes en sus ratos libres durante las reuniones de los días de celebración del evento. En esta misma área o en otra propuesta por la empresa adjudicataria, se ofrecerá un coffee break para un máximo de 300 personas asistentes a la inauguración. m) Espacio (tipo despacho) disponible para Asturex con el fin de mantener reuniones privadas b2b n) Espacio disponible para la secretaría técnica del Punto de Encuentro Internacional o) Espacio para los encuentros empresariales, donde tendrán lugar las reuniones b2b, deberá estar disponible los días 28 y 29 completos. Se establecerán de forma diferencial (sin necesidad de estar en espacios separados) dos zonas para un total de 32 puestos para dichas reuniones; esto es: 29 puestos (identificativos de países) y 3 puestos (informativos de herramientas comerciales de Asturex). Estas dos zonas estarán separadas pero lo suficientemente cercanas al área de registro y recepción, que permita mantener reuniones en paralelo durante todo el desarrollo del evento. Cada puesto de reuniones contará al menos con una mesa con silla y dos confidentes, pudiente preverse una cuarta silla para

5 excepciones de un máximo de 10 puntos y decoración gráfica identificativa del país o servicio, así como enchufe para poder conectar un portátil. Los 32 puestos serán: 1. Angola 2. Argelia 3. Marruecos 4. Qatar y EAU 5. Canadá 6. EEUU 7. México 8. Centroamérica 9. República Dominicana 10. Colombia 11. Perú 12. Brasil 13. Argentina, Chile y Uruguay 14. Alemania 15. Benelux 16. Francia 17. Italia 18. Portugal 19. Reino Unido y Rep de Irlanda 20. Rumanía 21. Países Antigua Yugoslavia 22. Rusia y Ucrania 23. Repúblicas Checa y Eslovaca 24. Polonia 25. Turquía 26. Túnez 27. Israel 28. India 29. China 30. Programas de inicio a la exportación de ASTUREX 31. Servicio de Proyectos individuales de ASTUREX 32. Programa de consorcios de ASTUREX Cada reunión tendrá una duración de 30 minutos cada una en el siguiente horario: Martes 28 de enero h h y de 16.00h a 20.00h Miércoles 29 de enero. 9.00h-14.00h y de 16.00h h IMAGEN DEL EVENTO: La imágen del 17º Punto de Encuentro Internacional, utilizará los colores corporativos de ASTUREX y se utilizará para los elementos gráficos y rotulación necesarios tanto en la inauguración, en el área de recepción y registro, en los puntos informativos, señalética, credenciales y demás cartelería o material gráfico que la empresa adjudicataria proponga. Cartelería y señalítica mínima requerida: A la entrada del evento, para indicar la celebración del mismo En la presidencia /escenario de la inauguración En el espacio de recepción y registro Cartelería identificativa de cada punto informativo dentro del espacio de reuniones empresariales, Si fuera necesaria, cartelería dentro del recinto, para indicar la ubicación de cada una de las áreas del Punto de Encuentro.