DIRECCIÓN FINANZAS EMPRESARIALES EQUIPO DE ADQUISICIONES SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS 583 OPERADOR LOGÍSTICO INFORME DE EVALUACIÓN CONSOLIDADO

Transcripción

1 DIRECCIÓN FINANZAS EMPRESARIALES EQUIPO DE ADQUISICIONES SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS 583 OPERADOR LOGÍSTICO INFORME DE EVALUACIÓN CONSOLIDADO Medellín, marzo de 2014

2 TABLA DE CONTENIDO 1. ANTECEDENTES FINANCIACIÓN Y PRESUPUESTO LEGISLACIÓN PERÍODO DE APERTURA Y CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS OFERTAS RECIBIDAS METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS Aspectos legales Análisis de los Requisitos y Criterios Técnicos Calidad Comercial RECOMENDACIÓN... 8

3 1. ANTECEDENTES Mediante Solicitud de Pedido , XM S.A. E.S.P. adelantó el proceso de contratación cuyo objeto es la prestación de servicios de un operador logístico que en nombre de XM Compañía de Expertos en Mercados S.A E.S.P., realice algunas de las actividades administrativas y logísticas de los procesos que XM requiera. Con base en esta solicitud se creó el proceso de compras SAP FINANCIACIÓN Y PRESUPUESTO Los pagos asociados al Contrato que resulte de este proceso de adquisición, serán financiados con recursos propios de XM S.A. E.S.P. 3. LEGISLACIÓN Las normas legales aplicables para este proceso son las establecidas en el documento de Solicitud Pública de Ofertas 583, el Acuerdo 01 compilado de septiembre 29 de 2005 y las propias de los negocios entre particulares en la República de Colombia. 4. PERÍODO DE APERTURA Y CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS El día 21 de enero de 2014, se inició el proceso de Solicitud Pública de Ofertas 583 con fecha límite de entrega de las Ofertas hasta el 3 de febrero de Mediante los adendos 1 y 2, se realizaron modificaciones y aclaraciones a la Solicitud Pública de Ofertas OFERTAS RECIBIDAS Cumpliendo con el plazo de entrega requerido en la Solicitud Pública de Ofertas 583, se recibieron ofertas de los siguientes proponentes: - ESTRATEGIA Y PRODUCCIÓN S.A. - 4E S.A.S. - ALIAR COMUNICACIONES S.A. - E-CONSULTING INTERNATIONAL S.A.S. - ACCIONES DE MARCA POWER BY S.A.S. 6. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS El proceso de evaluación y análisis de las Ofertas recibidas, se realizó en las siguientes etapas:

4 6.1 Aspectos legales Análisis de los requisitos de participación Para que la oferta sea tenida en cuenta, el Proponente debe presentar los siguientes documentos solicitados como requisitos de participación: REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN ESTRATEGIA Y PRODUCCIÓN S.A. 4E S.A.S. ALIAR COMUNICACIONES S.A. ACCIONES DE MARCA POWER BY S.A.S. Oportunidad Asistencia Reunión Aclaratoria Persona Jurídica Garantía de Seriedad de la oferta Certificado de Existencia y Representación Legal No presentó información No Carta de presentación - Formulario A.1 Pago de aportes a la seguridad social y parafiscales. - Formulario A.2. Información Financiera - Formulario A.3 No presentó información No Resumen de la Oferta - Formulario A.4 Experiencia de la firma No presentó información No Ubicación Geográfica CUMPLE CUMPLE CUMPLE NO CUMPLE - La oferta de E-CONSULTING INTERNATIONAL S.A.S. fue rechazada, de acuerdo a los estipulado en el numeral Análisis Jurídico de las ofertas, del presente documento.

5 6.1.2 Análisis jurídico de las Ofertas Mediante memorando del 7 de febrero de 2014 con Cítese emitido por la Secretaría General y Asuntos Regulatorios de XM, esta conceptúa: - La oferta presentada por ESTRATEGIA Y PRODUCCIÓN S.A. es jurídicamente viable. Para emitir concepto sobre la viabilidad jurídica de la Oferta presentada por 4E S.A.S., el Proponente debe el siguiente requisito: - Presentar copia del acta de la Junta Directiva de la sociedad, autorizando al representante legal para presentar la oferta y suscribir el respectivo contrato, debido a que el representante legal tiene limitaciones para ejecutar actos o contratos que superen los 500 SMLMV ($ ), de conformidad con el numeral de la solicitud de oferta - La oferta presentada por ALIAR COMUNICACIONES S.A. es jurídicamente viable. - La oferta presentada por E-CONSULTING INTERNATIONAL S.A.S. es Rechazada de conformidad con el artículo 99 del Código de Comercio, la capacidad de la sociedad se circunscribe al desarrollo de la empresa o actividad prevista en su objeto; por ello, en este caso, el proponente no tiene capacidad para prestar los servicios objeto de la solicitud de ofertas, ya que su objeto social está relacionado con la prestación de servicios educativos y de idiomas, mientras el objeto de la Solicitud de Oferta es para los servicios de un operador logístico. - La oferta presentada por ACCIONES DE MARCA POWER BY S.A.S. es jurídicamente viable. Una vez recibida la documentación solicitada a 4E S.A.S., mediante memorando del 19 de febrero de 2014 con con Cítese , información que se anexa al presente informe, la Secretaría General y Asuntos Regulatorios de XM, da alcance al informe de evaluación y está conceptúa: La oferta presentada por 4E S.A.S. es jurídicamente viable. 6.2 Análisis de los Requisitos y Criterios Técnicos Análisis de los requisitos de Calidad Técnica En el memorando de análisis de requisitos técnicos del 12 de febrero de 2014 con Cítese , información que se anexa a la presente evaluación, la Dirección Gestión Humana y Empresarial conceptúa: Para emitir concepto sobre la viabilidad técnica de la Oferta presentada por ESTRATEGIA Y PRODUCCIÓN S.A., el Proponente debe el siguiente requisito:

6 - Presentar certificación suscrita por el Representante Legal, indicando que el proponente posee sede en Medellín o el Área Metropolitana del Valle de Aburrá, esta certificación deberá contener los siguientes datos: Dirección, teléfono y nombre de la persona de contacto, de acuerdo a lo indicado en el numeral Ubicación Geográfica, de la Solicitud Pública de Ofertas 583 Para emitir concepto sobre la viabilidad técnica de la Oferta presentada por 4E S.A.S., el Proponente debe el siguiente requisito: - Presentar certificación suscrita por el Representante Legal, indicando que el proponente posee sede en Medellín o el Área Metropolitana del Valle de Aburrá, esta certificación deberá contener los siguientes datos: Dirección, teléfono y nombre de persona de contacto, de acuerdo a lo indicado en el numeral Ubicación Geográfica, de la Solicitud Pública de Ofertas 583. Para emitir concepto sobre la viabilidad técnica de la Oferta presentada por ALIAR COMUNICACIONES S.A. el Proponente debe el siguiente requisito: - Presentar certificados de experiencia del proponente donde constate que tiene mínimo tres años (3) años de experiencia adquirida en los últimos cinco (5) años (desde diciembre de 2008) en el desarrollo de procesos relacionados con la organización de eventos empresariales y/o de formación. Estas certificaciones deben acreditar contratos que en su conjunto tengan una duración de tres (3) años y cada una por un valor mínimo de cuarenta millones de pesos (COP$ ) antes de IVA. De acuerdo a lo indicado en el numeral Experiencia del Proponente. - Presentar certificación suscrita por el Representante Legal, indicando que el proponente posee sede en Medellín o el Área Metropolitana del Valle de Aburrá, esta certificación deberá contener los siguientes datos: Dirección, teléfono y nombre de persona de contacto, de acuerdo a lo indicado en el numeral Ubicación Geográfica, de la Solicitud Pública de Ofertas 583. Para emitir concepto sobre la viabilidad técnica de la Oferta presentada por ACCIONES DE MARCA POWER BY S.A.S., el Proponente debe el siguiente requisito: - Presentar certificados de experiencia del proponente donde constate que tiene mínimo tres años (3) años de experiencia adquirida en los últimos cinco (5) años (desde diciembre de 2008) en el desarrollo de procesos relacionados con la organización de eventos empresariales y/o de formación. Estas certificaciones deben acreditar contratos que en su conjunto tengan una duración de tres (3) años y cada una por un valor mínimo de cuarenta millones de pesos (COP$ ) antes de IVA. De acuerdo a lo indicado en el numeral Experiencia del Proponente. Una vez recibida la documentación solicitada a los proponentes, mediante memorando del 25 de febrero de 2014 con Cítese , información que se anexa al presente

7 informe, la Dirección Gestión Humana y Empresarial de XM, da alcance al informe de evaluación y está conceptúa: - La oferta presentada por ESTRATEGIA Y PRODUCCIÓN S.A. es técnicamente viable. - La oferta presentada por 4E S.A.S. es técnicamente viable. - La oferta presentada por ALIAR COMUNICACIONES S.A. es técnicamente viable. - La oferta presentada por ACCIONES DE MARCA POWER BY S.A.S. no envío la documentación de subsanabilidad por lo tanto, no es técnicamente viable Evaluación Criterios Técnicos. En el memorando de evaluación técnica del 04 de marzo de 2014 con Cítese , información que se anexa a la presente evaluación, se evalúan las ofertas presentadas por los proponentes ESTRATEGIA Y PRODUCCIÓN S.A, 4E S.A.S. y ALIAR COMUNICACIONES S.A. En el siguiente cuadro se detallan los resultados obtenidos: EVALUACIÓN TÉCNICA CALIFICACIÓN MÁXIMA ALIAR COMUNICACIONES S.A ESTRATEGIA Y PRODUCCIÓN S.A 4E S.A.S Evaluación técnica total 70% 55,97% 50,10% 30,15% 6.3 Calidad Comercial Consiste en verificar y analizar las condiciones comerciales, realizar las correcciones aritméticas, aplicar los descuentos ofrecidos y calcular el valor total comparable Condiciones de los precios El proponente cumple con lo exigido en el numeral Precios de la Oferta Lista de Cantidades y precios Formulario C.1, del documento de Solicitud Pública de Ofertas Correcciones aritméticas No se presentaron Descuentos ofrecidos No se presentaron Desviaciones, ajustes y penalizaciones

8 EVALUACIÓN ECONÓMICA MÁXIMA CALIFICACIÓN ECONÓMICA ESTRATEGIA Y PRODUCCIÓN S.A VALORES ANTES DE IVA EN PESOS COLOMBIANOS 4 E S.A.S VALORES ANTES DE IVA EN PESOS COLOMBIANOS CALIFICACIÓN ECONÓMICA 30% 25,33% 24,69% La oferta de Aliar Comunicaciones S.A.S, fue rechazada, durante su evaluación económica, toda vez que de acuerdo con el numeral 1.9 de la Oferta Básica, no se permiten Deviaciones o Alternativas a la Solicitud Publica de Oferta 583, y el proponente dentro de su oferta económica presentó una desviación o condición, consistente en que los valores cotizados solo son aplicables para eventos de hasta dos (2) días Alternativas No se presentaron Comparación de la oferta En este aspecto se presenta la evaluación económica de las ofertas presentadas por ESTRATEGIA Y PRODUCCIÓN S.A y 4E S.A.S.: Orden de elegibilidad Las ofertas presentadas por 4E S.A.S y ESTRATEGIA Y PRODUCCIÓN S.A. cumplen con los requisitos legales, y se ajustan a los aspectos técnicos y comerciales exigidos por XM. En el siguiente cuadro resumen, se presenta el resultado de la Evaluación de la oferta: CRITERIO DE EVALUACIÓN MÁXIMO PUNTAJE POSIBLE ESTRATEGIA Y PRODUCCIÓN S.A. 4 E S.A.S Evaluación técnica 70% 50,10% 30,15% Evaluación económica 30% 25,33% 24,69% Evaluación Final 100% 75,43% 54,84% ORDEN DE ELEGIBILIDAD RECOMENDACIÓN Se recomienda adjudicar el contrato de Prestación de Servicios a ESTRATEGIA Y PRODUCCIÓN S.A., cuyo objeto es contratar la prestación de los servicios de un operador logístico que en nombre de XM Compañía de Expertos en Mercados S.A E.S.P, realice algunas de las actividades administrativas y logísticas de los procesos que XM

9 requiera. El plazo para la ejecución total de los trabajos es de un (1) año, contado a partir de la fecha que se indique en la orden de iniciación de los trabajos objeto del contrato.