MANUAL DE USUARIO REGIMEN COMÚN MENOR CUANTÍA BIENES Y SERVICIOS DIRIGIDO A PROVEEDORES DEL ESTADO

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1 MANUAL DE USUARIO REGIMEN COMÚN MENOR CUANTÍA BIENES Y SERVICIOS DIRIGIDO A PROVEEDORES DEL ESTADO OCTUBRE 2014

2 1. Presentación Fundamento Jurídico Artículos relacionados en la LOSNCP Artículos relacionados con el RGLOSNCP Ingreso al Portal de Contratación Pública Revisión de Invitaciones Recibidas Revisión de Información del Procedimiento Aceptación del Proveedor Re-selección para invitación Selección del Proveedor Preguntas Revisión de Respuestas y Aclaraciones Entrega de Oferta Respuesta a la Convalidación de Errores Ver Resultados de la Adjudicación

3 MENOR CUANTÍA DE BIENES Y SERVICIOS 1. Presentación La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, ha establecido los procedimientos de contratación que usarán los Proveedores del Estado para las contrataciones de bienes y servicios que se realizan con las herramientas electrónicas del Sistema Oficial de Contratación del Estado SOCE. 2.1 Fundamento Jurídico 2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP Art.6 Definiciones Local.- Se refiere a la circunscripción territorial, sea parroquial rural, cantonal, provincial, regional, donde se ejecutará la obra o se destinarán los bienes y servicios objeto de la contratación pública. 21. Origen Nacional: Para los efectos de la presente ley, se refiere a las obras, bienes y servicios que incorporen un componente ecuatoriano en los porcentajes que sectorialmente sean definidos por parte del Servicio Nacional de Contratación Pública SERCOP, de conformidad a los parámetros y metodología establecidos en el Reglamento de la presente Ley. 22. Participación Local: Se entenderá aquel o aquellos participantes habilitados en el Registro Unicode Proveedores que tengan su domicilio, al menos seis meses, en la parroquia rural, cantón, la provincia o la región donde surte efectos el objeto de la contratación. Art Participación Nacional.- Los pliegos contendrán criterios de valoración que incentiven y promuevan la participación local y nacional, mediante un margen de preferencia para los proveedores de obras, bienes y servicios, incluidos la consultoría, de origen local y nacional, de acuerdo a los parámetros determinados por la entidad encargada de la Contratación Pública. 2

4 Art Preferencia a bienes, obras y servicios de origen ecuatoriano, y a los actores de la Economía Popular y Solidaria y Micro, pequeñas y medianas empresas.- En todos los procedimientos previstos en la presente ley, se preferirá al oferente de bienes, obras o servicios que incorpore mayor componente de origen ecuatoriano o a los actores de la Economía Popular y Solidaria y Micro, Pequeñas y Medianas Empresas, mediante la aplicación de mecanismos tales como: márgenes de preferencia proporcionales sobre las ofertas de otros proveedores, reserva de mercado, subcontratación preferente, entre otros. Para la adquisición de bienes, obras o servicios no considerados de origen ecuatoriano de acuerdo a la regulación correspondiente se requerirá previamente la verificación de inexistencia en la oferta de origen ecuatoriano, mediante mecanismos ágiles que no demoren la contratación. La entidad encargada de la contratación pública mediante la regulación correspondiente incluirá la obligación de transferencia de tecnología y de conocimiento en toda contratación de origen no ecuatoriano. Para la aplicación de las medidas de preferencia se utilizará el siguiente orden de prelación: 1. Actores de la economía popular y solidaria; 2. Microempresas; 3. Pequeñas Empresas; y, 4. Medianas Empresas. Estas medidas de preferencia se otorgarán siempre que su oferta se considere como de origen ecuatoriano de acuerdo con la regulación correspondiente. Art Contratación Preferente.- En las contrataciones de bienes y servicios que se adquieren por procedimientos de cotización y menor cuantía, excepto los servicios de consultoría, se privilegiará la contratación con micro y pequeñas empresas, artesanos o profesionales, y sectores de la economía popular y solidaria, de manera individual o asociativa, preferentemente domiciliados en la circunscripción territorial en que se ejecutará el contrato, quienes deberán acreditar sus respectivas condiciones de conformidad con la normativa que los regulen. Para la contratación de obra que se selecciona por procedimientos de cotización y menor cuantía, se privilegiará la contratación con profesionales, micro y pequeñas empresas, o sectores de la economía popular y solidaria, de manera individual o asociativa que estén habilitados en el RUP para ejercer esta actividad, y 3

5 preferentemente domiciliados en la circunscripción territorial en que se ejecutará el contrato. Solamente en caso de que no existiera en la circunscripción territorial del correspondiente gobierno, oferta de proveedores que acrediten las condiciones indicadas en los incisos anteriores, la máxima autoridad de la entidad contratante, mediante acto debidamente motivado, podrá contratar con proveedores de otra circunscripción territorial o del país en el mismo procedimiento, de lo cual se informará a través del portal correspondiente. 2.2 Artículos relacionados con el RGLOSNCP MENOR CUANTÍA Art Bienes y servicios.- Para las contrataciones previstas en los numerales 1 y 3 del Art. 51 de la Ley, cuya cuantía no exceda el monto equivalente al 0, del Presupuesto Inicial del Estado, la máxima autoridad o su delegado podrá seleccionar directamente y adjudicar al contratista que cumpla con los requerimientos de la contratación previstos en los pliegos elaborados por la entidad contratante sobre la base de los formatos elaborados por el INCOP. 3. Ingreso al Portal de Contratación Pública Para ingreso al portal de Contratación Pública utilice el navegador Internet Explorer versión 7, Mozilla Firefox 3.0 o superior. Ingrese al portal institucional SERCOP, Imagen 3.1 4

6 Imagen 3.1 Para ingresar al sistema de contratación, haga clic en el ícono SOCE Sistema Oficial de Contratación del Estado. Imagen 3.2 Imagen 3.2 Para acceder al Sistema de Contratación, ingrese número de Ruc, nombre de Usuario y Contraseña, luego haga clic en el botón Entrar. Imagen 3.3 5

7 Imagen 3.3 En la siguiente imagen podrá observar la pantalla de inicio del sistema para el proveedor. Imagen 3.4 Imagen Revisión de Invitaciones Recibidas Una vez que haya ingresado, revise la sección de Invitaciones Recibidas el último mes. Localice el código de proceso en el que desea participar y de clic sobre el. Imagen 4.1 6

8 Imagen 4.1 A continuación podrá observar la pantalla de información del procedimiento. Imagen 4.2 Imagen 4.2 En caso de que requiera revisar invitaciones recibidas en otros meses de clic en el menú Consultar y de clic en Invitaciones Recibidas. Imagen 4.3 7

9 Imagen 4.3 Una vez que haya ingresado, seleccione el mes y año, para ello de clic dentro de los casilleros mes y año. Imagen 4.4 Imagen 4.4 Seleccione a continuación el mes, luego haga lo mismo en la sección año. Imagen 4.5 Imagen 4.5 A continuación de clic en Buscar Invitaciones. Imagen 4.6 8

10 Imagen 4.6 Revise las invitaciones recibidas y busque el procedimiento en el que desea participar. Para ingresar al procedimiento deberá dar clic sobre el código, tal como se muestran las imágenes presentadas anteriormente en el manual. Imagen 4.7 Imagen 4.7 9

11 5. Revisión de Información del Procedimiento Al ingresar al procedimiento de contratación revise las pestañas informativas del procedimiento, para ello de clic en las pestañas Descripción, Fechas, Productos, Parámetros de Calificación, Respuesta de Aceptación y la sección Archivos. Imagen 4.1 Imagen 5.1 En la sección de archivos descargue los pliegos. Para ello de clic en el ícono que se enmarca a continuación Imagen 5.2 Imagen 5.2 Si requiere revisar el listado de proveedores invitados al procedimiento de clic en el enlace Ver invitaciones. Imagen

12 Imagen Aceptación del Proveedor El procedimiento de Menor Cuantía de Bienes y Servicios requiere de que los proveedores invitados remitan una manifestación de interés de participar en el procedimiento, para ello revise que el estado del procedimiento se encuentre en Aceptación Proveedor, luego de clic en el enlace Aceptación de Proveedores, tal como se muestra a continuación. Imagen 6.1 Imagen

13 Los proveedores manifestarán su interés en participar con el envío de la oferta de Valor de Agregado Ecuatoriano. En la pantalla que se muestra a continuación, registre primero Tiempo de Entrega propuesto, Tiempo de Garantía y Razón de Aceptación. Esta información la debe registrar en base a lo solicitado por la Entidad Contratante en los pliegos y a la capacidad que tiene el proveedor de cumplirla. Imagen 6.2 Imagen 6.2 El siguiente paso es el registro de los valores para cálculo del porcentaje de Agregado Ecuatoriano de los bienes o servicios a ofertar. Revise a continuación los ejemplos en donde se registrará los valores para el cálculo del Valor de Agregado Ecuatoriano VAE, según los bienes o servicios solicitados para la contratación. Imagen 6.3 Imagen

14 Registre a continuación Precio Unitario, este valor lo ingresará según los costos obtenidos en la fabricación del bien o la prestación del servicio, tome en cuenta que el PRECIO debe ser el valor que contiene costo y ganancia. Imagen 6.4 Imagen 6.4 A continuación, el sistema multiplicará el Precio Unitario por la Cantidad establecida, y obtendrá automáticamente el cálculo del Precio Total. Imagen 6.5 Imagen

15 Ingrese en las siguientes secciones el valor en dólares de los componentes A,B,C,D y E establecidos para el cálculo del VAE del bien o servicio a ofertar. Imagen 6.6 Imagen 6.6 Una vez registrados los valores en dólares para el cálculo del VAE, podrá observar que el sistema ha calculado el porcentaje de VAE de los componentes, y el VAE total de cada ITEM, para que el sistema calcule el VAE de toda la oferta, de clic Calcular VAE. Imagen 6.7 Imagen 6.7 Lea detenidamente el mensaje, y de clic en el botón Aceptar. Imagen

16 Imagen 6.8 En el siguiente mensaje el sistema mostrará el valor de oferta económica registrada y el valor de VAE de la oferta, para confirmar de clic en el botón Aceptar, caso contrario de clic en Cancelar. Imagen 6.9 Imagen 6.9 Ahora de clic en el botón Imprimir. Imagen

17 Imagen 6.10 Adjunte la impresión a su carpeta técnica y entréguela a la Entidad Contratante. En caso de que el bien o servicio a ofertar no cuenten con valor de agregado ecuatoriano, registre los datos de los elementos con valor cero, el cálculo del agregado nacional lo determinará el sistema, tal como se lo mostró en pasos anteriores a este manual. Imagen 6.11 Imagen

18 7. Re-selección para invitación Una vez que los proveedores han enviado las manifestaciones de interés a través del envío de la oferta del VAE, el sistema verificará que existan al menos tres manifestaciones para pasar al siguiente estado del procedimiento que es la Selección del Proveedor. En caso de que al llegar la Fecha límite de Aceptación de Proveedor si no existieran al menos las tres manifestaciones de interés, el sistema no pasará a la selección el proveedor, pasará al estado de Re-selección. Imagen 7.1 Imagen 7.1 En caso de Re-selección el proveedor deberá esperar a que la Entidad Contratante ejecute la acción para que el sistema vuelva a invitar a los proveedores. La invitación en un procedimiento de Menor Cuantía de Bienes y Servicios se realiza a nivel del cantón, pero en caso de que no existan al menos las tres manifestaciones de interés, el sistema pasará a Re-selección y se realizará nuevamente la invitación pero a nivel Provincial, en caso de que a ese nivel tampoco existan las tres manifestaciones de interés el sistema enviará a una nueva Re-selección pero esta vez a nivel Nacional, si a este nivel existiera al menos una manifestación de interés, el sistema pasará el estado del procedimiento a la Selección del Proveedor, ya que solo un proveedor continuará en el procedimiento. En caso de que exista Re-selección en cualquiera de 17

19 los niveles, tendrán un tiempo límite de máximo 24 horas para la respuesta de la manifestación. SI el proveedor hubiera enviado su manifestación de interés, pero el sistema haya reconocido que no existían al menos las tres manifestaciones, el sistema guardará la manifestación de interés del proveedor o proveedores y no se tendrá la necesidad de volverla a enviar. La manifestación enviada por el proveedor quedará guardada. También se podría presentar el caso en que la Re-selección a nivel Nacional no hayan existido manifestaciones de interés, para esto el estado del procedimiento pasará a una última Re-selección en la que por ausencia de manifestaciones de los proveedores de los sectores de la economía popular, micro y pequeñas empresas, la Entidad Contratante deberá proceder a invitar a un proveedor empresa Mediana o Grande. 8. Selección del Proveedor Luego de la Manifestación de interés, la siguiente etapa a la que pasará el procedimiento es la Selección del proveedor. Imagen 8.1 Imagen

20 Para conocer el resultado de la selección, ingrese en la Fecha y hora límite de Selección del Proveedor. El sistema seleccionará a un solo proveedor, mismo que continuará en en el procedimiento. Para revisar el resultado de la selección, ingrese a la pestaña Respuesta de Aceptación. Imagen 8.2 Imagen Preguntas Si el proveedor seleccionado requiere realizar alguna pregunta sobre la ejecución del procedimiento o sus pliegos, revise que el procedimiento se encuentre en el estado de Preguntas, Respuestas o Aclaraciones, luego de clic sobre la sección Ver Preguntas y/o Aclaraciones. Imagen 9.1 Imagen

21 En la siguiente pantalla, de clic en el botón Agregar Pregunta. Imagen 9.2 Imagen 9.2 Lea detenidamente el mensaje que aparece a continuación, luego prosiga haciendo clic en el botón Aceptar. Imagen 9.3 Imagen 9.3 Ingrese la pregunta en la sección que aparece a continuación, cuando concluya la pregunta de clic en el botón Enviar. Imagen

22 Imagen 9.4 Una vez que se envía la pregunta, esta quedará grabada en el sistema, como se muestra a continuación. Imagen 9.5 Imagen Revisión de Respuestas y Aclaraciones Para revisar las respuestas, el proveedor debe tomar en cuenta la fecha máxima de Respuestas, la misma que se encuentra en la pestaña Fechas. Dentro de ese tiempo podrá ir revisando si la pregunta o preguntas realizadas han sido contestadas. Para ingresar a la revisión de clic nuevamente en Ver Preguntas, Respuestas y Aclaraciones, tal como se muestra en pantalla. Imagen

23 Imagen 10.1 Revise en la pantalla a continuación la pregunta o preguntas realizadas junto con la respuesta de la Entidad Contratante. Imagen 10.2 Imagen Entrega de Oferta Para la Entrega de Oferta el proveedor deberá revisar el cronograma en la pestaña Fechas y verificar que desde la fecha límite de Respuestas y hasta antes de la fecha límite de entrega de propuestas, el proveedor seleccionado confirmará la oferta económica y la oferta de VAE enviada en la etapa en la que manifestó su interés de participación, además remitirá de forma física la oferta técnica a la 22

24 Entidad Contratante. Para confirmar la oferta de clic en Entregar Oferta. Imagen 11.1 Imagen 11.1 En la siguiente pantalla, registre Tiempo de Entrega Propuesto y Tiempo de Garantía de la Entrega, el precio ofertado se mostrará ya registrado de la oferta remitida en la manifestación de interés. En la sección inferior tendrá una opción para subir un archivo de la oferta, esta es una opción mas no es de obligatorio ingreso, ya que la confirmación de la oferta será impresa una vez que se la confirme a través del sistema y se la adjuntará en la carpeta técnica. Para continuar de clic en el botón Confirmar Oferta. Imagen 11.2 Imagen 11.2 En la siguiente pantalla, de clic en el botón Imprimir. Imagen

25 Imagen 11.3 Adjunte este documento a la carpeta técnica que entregará a la Entidad Contratante de forma física. 12. Respuesta a la Convalidación de Errores En esta etapa del procedimiento, el proveedor debe revisar si es que tiene alguna Convalidación pendiente, si es que es así, debe responde a la convalidación, para ello revise que el estado del procedimiento se encuentre en Convalidación de Errores, y si es así haga clic en el enlace Convalidación de Errores. Imagen 12.1 Imagen

26 Al ingresar podrá revisar el número de Convalidaciones realizadas. Imagen 12.2 Imagen 12.2 En caso de que no tenga convalidación alguna, no requiere ingresar información en esta etapa. Para responder a la convalidación, haga clic en el enlace Revisar Preguntas. Imagen 12.3 Imagen 12.3 En pantalla podrá revisar la convalidación realizada por parte de la Entidad Contratante, lea detenidamente el mensaje y revise el documento adjunto. Imagen

27 Imagen 12.4 Para dar respuesta a la Convalidación realizada, haga clic en el botón Responder, como se muestra en la siguiente pantalla. Imagen 12.5 Imagen 12.5 Proceda a ingresar la respuesta a la convalidación como se muestra en la imagen a continuación, para el envío de la respuesta, haga clic en el botón Enviar. Imagen

28 Imagen 12.6 En la siguiente pantalla podrá observar la respuesta enviada por el proveedor, y la sección en la que puede adjuntar algún documento de respuesta a la convalidación. Cargue el archivo y de clic en el botón Regresar. Imagen 12.7 Imagen 12.7 Para verificar el documento subido, diríjase a la pantalla inicial del procedimiento y de clic sobre la pestaña Archivos y verifique el documento subido al sistema. Imagen

29 Imagen Ver Resultados de la Adjudicación Para ver los Resultados de la calificación y la Adjudicación de clic primero en la sección Ver Resultados de la menor cuantía. Imagen 13.1 Imagen 13.1 Una vez que ingrese revise la información que aparece en la siguiente pantalla, aquí podrá observar el detalle de la selección de proveedores, el proveedor seleccionado, la calificación y la Adjudicación realizada si ese es el caso. Imagen

30 Imagen 13.2 Ahora diríjase a la pestaña Archivos. Imagen 13.3 Imagen

31 De clic sobre el ícono enmarcado para descargar la Resolución de Adjudicación. Imagen 13.4 Imagen