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1 Contenido 1. Controlar los cambios al modificar un documento Controlar los cambios al modificar un documento Desactivar el control de cambios Cambiar la manera de mostrar las marcas de revisión Insertar o eliminar comentarios Insertar un comentario Eliminar un comentario Cambiar un comentario Ayudar a proteger el documento contra cambios y comentarios no deseados Permitir a los revisores insertar comentarios y marcas de revisión Suspender la protección para realizar comentarios y cambios Mostrar u ocultar comentarios o marcas de revisión Mostrar todos los cambios entre líneas Mostrar los cambios por tipo de edición o por revisor Mostrar cambios y comentarios de revisores específicos Mostrar los cambios de un editor o de otro revisor Ocultar las marcas de revisión y los comentarios al imprimir Revisar las marcas de revisión y comentarios Revisar un resumen de las marcas de revisión Revisar cada una de las marcas de revisión y comentarios en secuencia Aceptar todos los cambios a la vez Rechazar todos los cambios a la vez Revisar los cambios por tipo de edición o por revisor Imprimir un documento con marcas de revisión Imprimir un documento que muestre los comentarios y las marcas de revisión Cambiar el diseño para imprimir las marcas de revisión Imprimir una lista de los cambios realizados en un documento Ocultar las marcas de revisión y los comentarios al imprimir Cambiar el nombre de autor para los comentarios de revisión Cambiar el nombre o las iniciales que se van a utilizar en los comentarios propios Convertir los nombres de los revisores en anónimos Quitar las marcas de revisión definitivamente Se ven los cambios Descripción de la característica Control de cambios Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 15 / Página 1

2 8.3 Cómo se puede comprobar si un documento tiene marcas de revisión y comentarios? Cómo se pueden quitar las marcas de revisión y los comentarios? Cómo aparecieron esas marcas de revisión y esos comentarios? Cómo buscar marcas de revisión y comentarios ocultos Se pueden tener ambas cosas? Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 15 / Página 2

3 1. Controlar los cambios al modificar un documento Es muy fácil insertar comentarios y ver marcas de revisión mientras se trabaja en un documento. De forma predeterminada, Microsoft Office Word 2007 utiliza globos para mostrar eliminaciones, comentarios, cambios de formato y contenido cambiado de posición. Si deseas ver todos los cambios entre líneas, puedes cambiar la configuración para que las marcas de revisión y los comentarios tengan el aspecto deseado. En los globos se muestran los cambios de formato, los comentarios y las eliminaciones. Nota: Para evitar que se puedan distribuir inadvertidamente documentos que contengan marcas de revisión y comentarios, Word muestra de forma predeterminada las marcas de revisión y los comentarios. Marcas mostradas finales es la opción predeterminada del cuadro Mostrar para revisión. 1.1 Controlar los cambios al modificar un documento Debes seguir el siguiente procedimiento: 1. Abre el documento que desees revisar. 2. En la ficha Revisar, en el grupo Seguimiento, haz clic en la imagen Control de cambios. Para agregar un indicador de control de cambios a la barra de estado, haz clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la barra de estado y haz clic en Control de cambios. Haz clic en el indicador Control de cambios en la barra de estado para activar o desactivar el control de cambios. 3. Realiza los cambios que desees mediante la inserción, la eliminación, el desplazamiento o la aplicación de formato al texto o a los gráficos. También puedes agregar comentarios. Nota Si utilizas el control de cambios y después guardas el documento como página Web (.htm o.html), las marcas de revisión aparecerán en ella. 1.2 Desactivar el control de cambios En la ficha Revisar, en el grupo Seguimiento, haz clic en la imagen Control de cambios. Si has personalizado la barra de estado para incluir un indicador de control de cambios, al hacer clic en Control de cambios en el grupo Seguimiento también se desactivará el indicador en la barra de estado. Nota: Al desactivar el control de cambios no se eliminan las marcas de revisión del documento. Para comprobar que no quedan marcas de revisión en él, asegúrate que se ven todos los cambios y utiliza los comandos Aceptar o Rechazar para cada uno de los cambios del documento. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 15 / Página 3

4 1.3 Cambiar la manera de mostrar las marcas de revisión Sigue uno de estos procedimientos: Si haces clic en la flecha que aparece junto a Control de cambios y, a continuación, en Cambiar opciones de seguimiento, puedes cambiar el color y el resto de los atributos de formato que utiliza Word para marcar los cambios en el texto y los gráficos. Nota: Aunque no se pueden asignar colores específicos a los cambios realizados por distintos revisores, los cambios de cada revisor aparecen de un color distinto en el documento, de modo que puedes realizar el seguimiento de varios revisores. Todos los cambios, incluidas las eliminaciones, se pueden ver entre líneas en vez de dentro de los globos que aparecen en los márgenes del documento. Para mostrar los cambios entre líneas, en el grupo Seguimiento, haz clic en Globos y, a continuación, en Mostrar todas las revisiones en línea. Cuando se hace clic en Mostrar todas las revisiones en línea, todas las revisiones y comentarios del documento aparecen en línea. Para resaltar el área del margen en la que aparecen todos los globos, haz clic en el comando Resaltar área con marcas del menú Mostrar marcas. 2. Insertar o eliminar comentarios Puedes insertar comentarios (nota o anotación que un autor o revisor agrega a un documento. Microsoft Word muestra el comentario en un globo en el margen del documento o en el Panel de revisiones.) en los globos (comentarios al margen: en las vistas Diseño de impresión y Diseño Web, los comentarios al margen o globos muestran elementos de marcado: comentarios o marcas de revisión en los márgenes del documento. Utiliza estos globos para ver fácilmente los cambios y comentarios de los revisores y darles respuesta.) que aparecen en los márgenes del documento. También puedes ocultar los comentarios para que no estén visibles. Si no deseas que los comentarios aparezcan en el documento durante la revisión, debes quitar los comentarios del documento eliminándolos. Para saber si siguen quedando comentarios en el documento, haz clic en Mostrar marcas en la ficha Revisar del grupo Seguimiento. 2.1 Insertar un comentario Para escribir un comentario: 1. Selecciona el texto o el elemento sobre el que desees hacer un comentario o haz clic al final del texto. 2. En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haz clic en Nuevo comentario. 3. Escribe el texto del comentario en el globo de comentarios o en el Panel de revisiones. Nota: Para responder a un comentario, haz clic en su globo y, a continuación, haz clic en el comando Nuevo comentario, en el grupo Comentarios. Escribe la respuesta en el nuevo globo de comentarios. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 15 / Página 4

5 2.2 Eliminar un comentario Para eliminar rápidamente un solo comentario, haz clic con el botón secundario del mouse en el comentario y, a continuación, haz clic en Eliminar comentario. Para eliminar rápidamente todos los comentarios de un documento, haz clic en un comentario del documento. En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haz clic en la flecha que aparece debajo de Eliminar y, a continuación, haz clic en Eliminar todos los comentarios del documento. Eliminar comentarios de un revisor específico 1. En la ficha Revisar, en el grupo Seguimiento, haz clic en la flecha situada junto a Mostrar marcas. 2. Para desactivar las casillas de verificación de todos los revisores, elige Revisores y haz clic en Todos los revisores. 3. Vuelve a hacer clic en la flecha que aparece junto a Mostrar marcas, elige Revisores y, a continuación, haz clic en el nombre del revisor cuyos comentarios deseas eliminar. 4. En el grupo Comentarios, haz clic en la flecha que aparece debajo de Eliminar y después en Eliminar todos los comentarios mostrados. Nota: Este procedimiento elimina todos los comentarios del revisor que has seleccionado, incluidos los comentarios de todo el documento. Sugerencia: También puedes revisar y eliminar comentarios utilizando el Panel de revisiones. Para mostrar u ocultar el Panel de revisiones, haz clic en Panel de revisiones en el grupo Seguimiento. Para llevar el Panel de revisiones a la parte inferior de la pantalla, haz clic en la flecha que aparece junto a Panel de revisiones y, a continuación, en Panel de revisiones horizontal. 2.3 Cambiar un comentario Si los comentarios no están visibles en la pantalla, haz clic en Mostrar marcas en el grupo Seguimiento de la ficha Revisar. 1. Haz clic dentro del globo del comentario que deseas modificar. 2. Realiza los cambios que desee. Notas: Si los globos están ocultos o si sólo se muestra parte del comentario, puedes cambiar el comentario en el Panel de revisiones. Para mostrar el Panel de revisiones, en el grupo Seguimiento, haz clic en Panel de revisiones. Para hacer que el panel de revisiones se extienda horizontalmente por la parte inferior de la pantalla, haz clic en la flecha que aparece junto a Panel de revisiones y, a continuación, haz clic en Panel de revisiones horizontal. Para responder a un comentario, haz clic en su globo y, a continuación, haz clic en el comando Nuevo comentario, en el grupo Comentarios. Escribe la respuesta en el nuevo globo de comentarios. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 15 / Página 5

6 Agregar o cambiar el nombre utilizado en los comentarios 1. En la ficha Revisar, en el grupo Seguimiento, haz clic en Control de cambios y, después, en Cambiar nombre de usuario. 2. Haz clic en Personalizar. 3. En Personalizar la copia de Office, cambia el nombre o las iniciales que deseas utilizar en tus propios comentarios. Notas: El nombre y las iniciales que escribas se utilizarán en todos los programas de Microsoft Office. Cualquier cambio que realices en la configuración afectará a otros programas de Office. 3. Ayudar a proteger el documento contra cambios y comentarios no deseados La protección de los documentos se puede utilizar para restringir los tipos de cambios que pueden realizar los revisores en los documentos. 3.1 Permitir a los revisores insertar comentarios y marcas de revisión 1. En la ficha Revisar en el grupo Proteger haz clic en Proteger documento y, a continuación, en Restringir formato y edición. 2. En el panel de tareas Proteger documento, bajo Restricciones de formato, activa la casilla de verificación Limitar el formato a una selección de estilos y haz clic en Configuración para especificar qué estilos pueden aplicar o cambiar los revisores. 3. En Restricciones de edición, activa la casilla de verificación Admitir sólo este tipo de edición en el documento. 4. En la lista de restricciones de edición, haz clic en Marcas de revisión. Esto incluye tanto los comentarios como insertar, eliminar y mover texto. Si quieres que los revisores únicamente inserten comentarios y no marcas de revisión, en este punto 4, tienes que clicar en Comentarios, en la lista de restricciones de edición. Nota: Para obtener un conjunto distinto de funciones de protección utilice el servicio de directorios Active Directory, haz clic en Restringir permiso para utilizar Information Rights Management. 5. En la sección Comenzar a aplicar, haz clic en Sí, aplicar la protección. 6. Para asignar una contraseña a un documento de modo que sólo los revisores que la conozcan puedan quitar la protección, escribe una contraseña en el cuadro Escriba la nueva contraseña (opcional) y confírmala. Importante: Si decides no utilizar ninguna contraseña, todos los revisores pueden cambiar las restricciones de edición. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 15 / Página 6

7 3.2 Suspender la protección para realizar comentarios y cambios 1. En la ficha Revisar en el grupo Proteger haz clic en Proteger documento y, a continuación, en Restringir formato y edición. 2. En el panel de tareas Proteger documento, haz clic en Suspender la protección. Nota: Si utilizas una contraseña para agregar protección al documento, es necesario escribirla para poder suspender la protección. 4. Mostrar u ocultar comentarios o marcas de revisión Para evitar que pueda distribuir inadvertidamente documentos que contengan marcas de revisión y comentarios, Word muestra de forma predeterminada las marcas de revisión y los comentarios. Marcas mostradas finales es la opción predeterminada del cuadro Mostrar para revisión. Se pueden mostrar todos los cambios de un documento de distintas maneras. Por ejemplo, puedes configurar Microsoft Office Word para que: muestre las marcas de revisión por el tipo de modificación, como inserciones y eliminaciones o cambios de formato muestre únicamente los comentarios desactive los globos para comentarios y marcas de revisión muestre todos los comentarios y cambios en línea muestre sólo las marcas de revisión realizadas por el autor o por un revisor en concreto Para mostrar rápidamente las marcas de revisión y los comentarios, haz clic en la opción Mostrar marcas del grupo Seguimiento de la ficha Revisar. Nota: Al hacer clic en la opción Mostrar marcas, se mostrarán o se ocultarán todas las marcas de revisión y comentarios (como inserciones, eliminaciones y cambios de formato. Se pueden ver las marcas cuando desees procesar comentarios y marcas de revisión. Imprimir un documento con marcas mantiene un registro de los cambios realizados en el documento.) del documento correspondientes a los revisores seleccionados. Cuando se muestran todas las marcas de revisión, se seleccionan todos los tipos de marcas en el menú Mostrar marcas. 4.1 Mostrar todos los cambios entre líneas La configuración predeterminada de Word muestra las eliminaciones y los comentarios en globos situados en los márgenes del documento. Sin embargo, la presentación se puede cambiar para mostrar los comentarios en línea y todas las eliminaciones con formato de texto tachado en lugar de en globos. 1. En la ficha Revisar, en el grupo Seguimiento, haz clic en Globos. 2. Haz clic en Mostrar todas las revisiones en línea para mostrar todas las eliminaciones con formato de tachado y los comentarios en línea. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 15 / Página 7

8 4.2 Mostrar los cambios por tipo de edición o por revisor Sigue los siguientes pasos: 1. En la ficha Revisar, en el grupo Seguimiento, haz clic en la flecha situada junto a Mostrar marcas. 2. Sigue uno de estos procedimientos: Activa el tipo de cambio que desees mostrar. Nota: Aunque se oculte un tipo de marca desactivándola en el menú Mostrar marcas, las marcas aparecen automáticamente cada vez que se abra el documento. Elige Revisores y, a continuación, haz clic para desactivar todas las casillas, excepto aquellas que se encuentran junto a los nombres de los revisores cuyos cambios y comentarios desees mostrar. Nota: Para activar o desactivar todas las casillas de verificación de todos los revisores de la lista, haz clic en Todos los revisores. 4.3 Mostrar cambios y comentarios de revisores específicos La lista Mostrar para revisión, situada en el grupo Seguimiento, se puede utilizar para ver un documento en distintas etapas del proceso de edición. Cada una de las cuatro opciones de la lista proporciona una vista distinta del documento. La opción Marcas mostradas finales es la opción predeterminada cuando se abre cualquier documento. Marcas mostradas finales - Esta vista muestra el documento final con todas las marcas de revisión y comentarios a la vista. Ésta es la vista predeterminada de todos los documentos abiertos en Word. Final - Esta vista muestra el documento con todos los cambios incorporados en el texto y sin que se muestren las marcas de revisión. Sin embargo, las marcas de revisión o los comentarios que no se hayan aceptado, rechazado o eliminado permanecen en el documento. Marcas mostradas originales - Esta vista muestra el texto original con marcas de revisión y comentarios. Original - Esta vista muestra el documento original sin que aparezcan las marcas de revisión ni los comentarios. Sin embargo, las marcas de revisión o los comentarios que no se hayan aceptado, rechazado o eliminado permanecen en el documento. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 15 / Página 8

9 4.4 Mostrar los cambios de un editor o de otro revisor Normalmente, los editores o revisores desean ver el documento tal y como aparecerá después de que se hayan incorporado sus cambios. Con este procedimiento, los editores o revisores tienen la oportunidad de ver el aspecto que tendrá el documento con los cambios. En el cuadro Mostrar para revisión del grupo Seguimiento de la ficha Revisar, haz clic en Marcas mostradas finales. Nota: Si deseas ver los comentarios y las marcas de revisión en comentarios al margen, debes utilizar la vista Diseño de impresión o la vista Diseño Web. 4.5 Ocultar las marcas de revisión y los comentarios al imprimir Si se ocultan los cambios, éstos no se quitan del documento. Se deben utilizar los comandos Aceptar y Rechazar que aparecen en el grupo Cambios para quitar las marcas de revisión del documento. 1. Haz clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haz clic en Imprimir. 2. En el cuadro Imprimir, haz clic en Documento; en vez de en Documento con marcas. 5. Revisar las marcas de revisión y comentarios Para evitar que puedas distribuir inadvertidamente documentos que contengan marcas de revisión y comentarios, Word muestra de forma predeterminada las marcas de revisión y los comentarios. Marcas mostradas finales es la opción predeterminada del cuadro Mostrar para revisión. En Microsoft Office Word, se puede realizar un seguimiento de todas las inserciones, eliminaciones, cambios de posición, cambios de formato o comentarios que se realicen, de manera que todos los cambios se pueden revisar más adelante. El Panel de revisiones muestra todos los cambios existentes en ese momento en el documento, el número total de cambios y el número de cambios de cada tipo. Al revisar las marcas de revisión y los comentarios, puedes aceptar o rechazar cada uno de ellos. Hasta que hayas aceptado o rechazado todas las marcas de revisión y comentarios de un documento, incluso las marcas ocultas estarán visibles para quienes lean los documentos que envíes o abras. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 15 / Página 9

10 5.1 Revisar un resumen de las marcas de revisión El Panel de revisiones es una herramienta útil para garantizar que se han quitado todas las marcas de revisión de los documentos y que no estarán visibles para las demás personas que los vean. La sección de resumen de la parte superior del Panel de revisiones indica el número exacto de marcas de revisión y comentarios visibles que quedan en los documentos. En la ficha Revisar, dentro del grupo Seguimiento, haz clic en Panel de revisiones para ver el resumen en un lateral de la pantalla. Para ver el resumen dispuesto horizontalmente en la parte inferior de la pantalla en lugar de en un lado de la pantalla, haz clic en la flecha que aparece junto a Panel de revisiones y, a continuación, haz clic en Panel de revisiones horizontal. Para ver el número de cambios de cada tipo, haz clic en Mostrar resumen detallado. 5.2 Revisar cada una de las marcas de revisión y comentarios en secuencia 1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haz clic en Siguiente o en Anterior. 2. Sigue uno de estos procedimientos: En el grupo Cambios, haz clic en Aceptar. En el grupo Cambios, haz clic en Rechazar. En el grupo Comentarios, haz clic en Eliminar. 3. Acepta o rechaza los cambios y elimina los comentarios hasta que no queden más marcas de revisión o comentarios en el documento. Para asegurarte que se aceptan o rechazan todas las marcas de revisión y que se eliminan todos los comentarios, en la ficha Revisar, dentro del grupo Seguimiento, haz clic en Panel de revisiones. La sección de resumen de la parte superior del Panel de revisiones muestra el número exacto de marcas de revisión y comentarios que quedan en el documento. 5.3 Aceptar todos los cambios a la vez 1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haz clic en Siguiente o en Anterior. 2. Haz clic en la flecha que aparece bajo Aceptar y, a continuación, en Aceptar todos los cambios del documento. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 15 / Página 10

11 5.4 Rechazar todos los cambios a la vez 1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haz clic en Siguiente o en Anterior. 2. Haz clic en la flecha que aparece bajo Rechazar y, a continuación, en Rechazar todos los cambios del documento. 5.5 Revisar los cambios por tipo de edición o por revisor 1. Sigue uno de estos procedimientos: En la ficha Revisar, en el grupo Seguimiento, haz clic en la flecha situada junto a Mostrar marcas. Desactiva todas las casillas de verificación excepto las que aparecen junto a los tipos de cambios que deseas revisar. En la ficha Revisar, en el grupo Seguimiento, haz clic en la flecha situada junto a Mostrar marcas. Elige Revisores y desactiva todas las casillas de verificación excepto aquéllas que se encuentren junto a los nombres de los revisores cuyos cambios desees revisar. Para activar o desactivar las casillas de verificación para todos los revisores de la lista, haz clic en Todos los revisores. 2. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haz clic en Siguiente o en Anterior. 3. Sigue uno de estos procedimientos: En el grupo Cambios, haz clic en Aceptar. En el grupo Cambios, haz clic en Rechazar. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 15 / Página 11

12 6. Imprimir un documento con marcas de revisión Microsoft Office Word ofrece varias opciones para imprimir documentos con marcas de revisión. También puedes hacer que las marcas de revisión queden ocultas al imprimir. 6.1 Imprimir un documento que muestre los comentarios y las marcas de revisión Antes de imprimir el documento, pasa a la vista Diseño de impresión y muestra las marcas de revisión y los comentarios tal y como deseas que aparezcan en el documento impreso. Tienes varias opciones para ello. Imprimir mostrando todas las marcas En la ficha revisar, haz clic en el grupo Seguimiento y, a continuación, haz clic en Mostrar marcas. Nota: Al hacer clic en Mostrar marcas se mostrarán o se ocultarán todas las marcas de revisión del documento correspondientes a los revisores seleccionados. Cuando muestras todas las marcas de revisión, se seleccionan todos los tipos de marcas en el menú Mostrar marcas. Imprimir mostrando los cambios y los comentarios por tipo o por revisor En la ficha Revisar, dentro del grupo Seguimiento, haz clic en Mostrar marcas y selecciona el tipo de cambio que desees mostrar. Imprimir los cambios y comentarios de un editor o de otro revisor En la ficha Revisar, en el grupo Seguimiento en el cuadro Mostrar para revisión, haz clic en Marcas mostradas finales. Cuando la marca aparezca de la manera que deseas, estará listo para imprimir el documento. 1. Haz clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haz clic en Imprimir. 2. En el cuadro de diálogo Imprimir, en el cuadro Imprimir, haz clic en Documento con marcas y, a continuación, haz clic en Aceptar. Notas: De forma predeterminada, Microsoft Word elige el nivel de zoom y la orientación de la página para proporcionar la mejor presentación de las marcas de revisión en el documento impreso. Si están activados los globos, el documento se comprimirá para que los globos quepan en la página impresa. Para hacer que la página impresa sea legible, puedes desactivar los globos haciendo clic en Globos, dentro del grupo Seguimiento y, a continuación, haciendo clic en Mostrar todas las revisiones en línea. También puedes establecer el diseño de página en formato horizontal para imprimir los globos y el texto en un formato más legible. En la ficha Diseño de página, bajo Configurar página, haz clic en Orientación y, a continuación, en Horizontal. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 15 / Página 12

13 6.2 Cambiar el diseño para imprimir las marcas de revisión 1. En la ficha Revisar, en el grupo Seguimiento, haz clic en la flecha situada junto a Control de cambios y, después, en Cambiar opciones de seguimiento. 2. En Globos en la lista Orientación del papel al imprimir, haz clic en una de las siguientes opciones: Automático - Si se selecciona esta opción, Word decide la orientación que proporcionará el mejor diseño a tu documento. Conservar - Al seleccionar esta opción, Word imprime el documento con la orientación que se especifica en el cuadro de diálogo Configurar página. Forzar horizontal - Al seleccionar esta opción, la orientación es horizontal y se deja más espacio para los globos. 6.3 Imprimir una lista de los cambios realizados en un documento 1. Haz clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haz clic en Imprimir. 2. En el cuadro Imprimir, haz clic en Lista de marcas. 6.4 Ocultar las marcas de revisión y los comentarios al imprimir 1. Haz clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haz clic en Imprimir. 2. En el cuadro Imprimir, haz clic en Documento (en vez de en Documento con marcas). 7. Cambiar el nombre de autor para los comentarios de revisión El nombre de un revisor o sus iniciales aparecen en los globos de comentarios (o entre corchetes si los globos no se utilizan para los comentarios). Puedes cambiar el nombre que aparece cuando realizas comentarios de revisión. 7.1 Cambiar el nombre o las iniciales que se van a utilizar en los comentarios propios. 1. En la ficha Revisar, en el grupo Seguimiento, haz clic en Control de cambios y, después, en Cambiar nombre de usuario. 2. Haz clic en Más frecuentes. 3. En Personalizar la copia de Office, cambia el nombre o las iniciales que deseas utilizar en tus propios comentarios. Notas: El nombre y las iniciales que escribas se utilizarán en todos los programas de Microsoft Office. Cualquier cambio que realices en la configuración afectará a otros programas de Office. Cuando realices un cambio en el nombre o en las iniciales que deseas utilizar para tus propios comentarios, únicamente los comentarios efectuados después de dicho cambio se verán afectados. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 15 / Página 13

14 7.2 Convertir los nombres de los revisores en anónimos Puedes guardar un documento sin los nombres o las iniciales de los revisores que están asociados con dicho documento. 1. Abre un documento que se haya guardado con comentarios y que desees convertir en anónimo. 2. Haz clic en el Botón Microsoft Office, haz clic en Preparar y, a continuación, haz clic en Inspeccionar documento. 3. Haz clic en Inspeccionar. 4. Haz clic en Quitar todo junto a Propiedades del documento e información personal. Importante: No hagas clic en Quitar todo junto a Comentarios, revisiones, versiones y anotaciones, ya que si lo haces borrarás definitivamente todos los comentarios del documento. 5. Haz clic en Volver a inspeccionar y guarda el documento. Cuando vuelvas a abrir el documento, todos los comentarios incluidos en él aparecerán sin nombres ni iniciales. 8. Quitar las marcas de revisión definitivamente 8.1 Se ven los cambios Recibes un documento en un mensaje de correo electrónico enviado por un compañero. Éste sería un buen punto de partida para un documento en el que deseas trabajar; por tanto, lo guardas con un nuevo nombre y lo adaptas a tus necesidades. Nunca se te pasa por la imaginación que tu compañero dejara comentarios en el documento original porque no los ves en tu copia. Ahora ya está listo para distribuir el documento a tus clientes, pero deseas enviarles tu versión del documento, no una acumulación del documento original, los comentarios de tu compañero y las actualizaciones. Ese texto no estaba en el documento cuando lo enviaste. Cómo encontró y mostró Word ese contenido? Qué puedes hacer para que Word se comporte como debe? Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 15 / Página 14

15 8.2 Descripción de la característica Control de cambios Puede que no te des cuenta, pero estás trabajando con las características Control de cambios o Comentarios de Word. Normalmente, cuando Word controla los cambios, muestra los elementos eliminados en globos situados en los márgenes, mientras que los elementos agregados tienen formato de subrayado. Los elementos eliminados, así como los comentarios (o "anotaciones"), también se pueden mostrar entre líneas. Existen varias maneras de ocultar las marcas de revisión o los comentarios, pero todos los cambios realizados mientras estaba activada la característica Control de cambios y todos los comentarios insertados siguen formando parte del documento hasta que se acepten o rechacen. O bien, en el caso de los comentarios, hasta que se eliminen. Nota: Ocultar las marcas de revisión no las elimina del documento y tampoco elimina los comentarios. En su lugar, si ocultas las marcas de revisión, puedes ver el documento sin necesidad de leer el texto tachado, subrayado ni el de los globos. 8.3 Cómo se puede comprobar si un documento tiene marcas de revisión y comentarios? Office Word 2007 proporciona una característica denominada Inspector de documento que permite comprobar si cualquier documento incluye marcas de revisión, comentarios, texto oculto o información personal. Para comprobar un documento: 1. Abre el documento que desees inspeccionar para buscar marcas de revisión y comentarios. 2. Haz clic en el Botón Microsoft Office, haz clic en Preparar y, a continuación, haz clic en Inspeccionar documento. 3. En el cuadro de diálogo Inspector de documento, haz clic en Inspeccionar. 4. Revisa los resultados de la inspección. Si el Inspector de documento encuentra comentarios y marcas de revisión, se te indica que has clic en Quitar todo junto a Comentarios, revisiones, versiones y anotaciones. 5. Haz clic en Volver a inspeccionar o en Cerrar. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 15 / Página 15

16 8.4 Cómo se pueden quitar las marcas de revisión y los comentarios? Para quitar las marcas de revisión y los comentarios, debes aceptar o rechazar los cambios y eliminar los comentarios. A continuación se explica cómo: Notas: 1. En la ficha Revisar, en el grupo Seguimiento, haz clic en la flecha situada junto a Mostrar marcas. 2. Asegúrate de que junto a cada uno de los siguientes elementos aparece una marca de verificación: Comentarios Anotaciones manuscritas Inserciones y eliminaciones Formato Revisores (elija Revisores y asegúrate de que está activada la opción Todos los revisores). Si no aparece ninguna marca de verificación junto a un elemento, haz clic en él para seleccionarlo. 3. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haz clic en Siguiente o en Anterior. 4. Sigue uno de estos procedimientos: En el grupo Cambios, haz clic en Aceptar. En el grupo Cambios, haz clic en Rechazar. En el grupo Comentarios, haz clic en Eliminar. 5. Repita los pasos 3 y 4 hasta haber aceptado o rechazado todas las marcas de revisión del documento y haber eliminado todos los comentarios. Si deseas aceptar todos los cambios, haz clic en Aceptar y, a continuación, haz clic en Aceptar todos los cambios del documento. Si deseas rechazar todos los cambios, haz clic en Rechazar y, a continuación, haz clic en Rechazar todos los cambios del documento. Para quitar todos los comentarios, debes eliminarlos. En el grupo Comentarios, haz clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y después en Eliminar todos los comentarios del documento. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 15 / Página 16

17 8.5 Cómo aparecieron esas marcas de revisión y esos comentarios? Puede que creas que quitaste los comentarios o las marcas de revisión. O bien, puede que hayas recibido el documento de otra persona sin darte cuenta de que contenía comentarios o marcas de revisión. Cómo almacena Word estos elementos sin que el usuario se dé cuenta? Usted o la persona que te envió el documento pueden haber ocultado las marcas de revisión o los comentarios para facilitar la lectura del mismo. Sin embargo, si ocultas las marcas de revisión, éstas no se quitan, sino que permanecen en el documento hasta que decidas qué hacer con ellas. En función de la versión de Word y de la configuración usadas, las marcas de revisión o los comentarios pueden volver a aparecer cuando usted u otra persona abra el documento. Si no deseas que otras personas vean las marcas de revisión ni los comentarios, acéptalas o recházalas y elimina los comentarios antes de compartir el documento con ellas. 8.6 Cómo buscar marcas de revisión y comentarios ocultos Hay varias maneras de ocultar las marcas de revisión y los comentarios, lo que te puede inducir a pensar que no están en el documento. Por ejemplo: Cuadro Mostrar para revisión. En el grupo Seguimiento de la ficha Revisar, el cuadro Mostrar para revisión indica en qué modo de vista se encuentra. Asimismo, proporciona opciones adicionales de presentación del documento. Si haces clic en Final o en Original, se ocultan las marcas de revisión y los comentarios. Para mostrar estos elementos, selecciona Marcas mostradas finales o Marcas mostradas originales. Mostrar marcas En el grupo Seguimiento de la ficha Revisar, puedes usar la lista Mostrar marcas para ocultar los comentarios y las marcas de revisión. Se muestran los elementos marcados con una marca de verificación en la lista Mostrar marcas; se ocultan los elementos que no tengan dicha marca de verificación. Para mostrar un elemento, como Inserciones y eliminaciones, haz clic en el menú Mostrar marcas. Por qué Microsoft Office Word muestra las marcas de revisión de forma predeterminada? Para evitar que puedas distribuir inadvertidamente documentos que contengan marcas de revisión y comentarios, Word muestra de forma predeterminada las marcas de revisión y los comentarios. Marcas mostradas finales es la opción predeterminada del cuadro Mostrar para revisión. 8.7 Se pueden tener ambas cosas? Si deseas conservar las marcas de revisión o los comentarios de un documento y deseas compartirlo con otras personas sin que los vean, la mejor solución es tener copias independientes del documento. Crea una copia pública para distribuirla y conserva una copia privada para tu uso personal. En la versión pública del documento, acepta o rechaza todas las marcas de revisión y elimina todos los comentarios. En la versión privada del mismo, puedes dejar las marcas de revisión y los comentarios donde estén. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 15 / Página 17