MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES

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1 Asamblea Legislativa Plurinacional de Bolivia MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES CÁMARA DE SENADORES Actualización: Julio de 2013

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4 ÍNDICE CONTENIDO: Pág. SECCIÓN I ASPECTOS GENERALES 1.- CONCEPTO OBJETIVO DEL MANUAL MARCO LEGAL ALCANCE CANTIDAD DE ALMACENES GLOSARIO DE TÉRMINOS TÉCNICOS UTILIZADOS EN EL PRESENTE MANUAL FUNCIONES DE LA SECCIÓN DE ALMACENES 4 PARTE II INGRESO, REGISTRO Y ALMACENAMIENTO 1.- OBJETIVO DOCUMENTOS PARA EL INGRESO PROCEDIMIENTO 5 PARTE III SOLICITUD, ENTREGA Y SALIDA DE MATERIALES Y SUMINISTROS 1.- OBJETIVO FORMULARIOS Y REGISTROS PROCEDIMIENTO 7 PARTE IV GESTIÓN DE EXISTENCIAS, MEDIDAS DE HIGIENE Y SEGURIDAD, SALVAGUARDA Y CONTROL DE INVENTARIOS 1.- GESTIÓN DE EXISTENCIAS POLÍTICA DE ASIGNACIÓN DE MATERIALES Y SUMINISTROS MEDIDAS DE HIGIENE Y SEGURIDAD MEDIDAS DE SALVAGUARDA 10 PARTE V TOMA DE INVENTARIOS 1.- OBJETIVOS DOCUMENTOS PARA LA TOMA DE INVENTARIOS PROCEDIMIENTO PARA EL INVENTARIO GENERAL DE FIN DE GESTIÓN 11 ANEXOS Form. AAL-01 ACTA DE CONFORMIDAD Y RECEPCIÓN DE MATERIALES Y SUMINISTROS 14 Form. AAL-02 INGRESO A ALMACENES 15 Form. AAL-03 FORMULARIO DE PEDIDOS PARA ALMACENES 16

5 ALMACENES DE LA CÁMARA DE SENADORES PARTE I ASPECTOS GENERALES 1. CONCEPTO.- La administración de almacenes, es la función administrativa que comprende actividades y procedimientos relativos al ingreso, registro, almacenamiento, distribución, medidas de salvaguarda y control de los bienes de consumo en la. 2. OBJETIVO DEL MANUAL.- El objetivo del presente manual es el de establecer procedimientos para una correcta administración de los materiales y suministros en almacenes de la, a través de mecanismos dispuestos en el D.S y el Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios de la. 3. MARCO LEGAL.- a) Ley 1178 de 20 de junio de 1990 de Administración y Control Gubernamental; b) Ley 004 de 31 de Julio de 2010 Ley de Lucha Contra la corrupción, Enriquecimiento Ilícito e Investigación de Fortunas; c) D.S A Reglamento de Responsabilidad para la Función Pública. d) D.S del 29 Junio 2001, que modifica al D.S A; e) D.S. 181 Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios de 29 de junio de 2009; f) D.S de 26 de Enero de 2011 Modifica el D.S. 181 de 29 de junio de 2009; g) D.S de 10 de Agosto de 2011 Modifica los Artículos 5, 43, 49, 58 y 65 en incluye el inciso t) en el Art. 65, asi como los incisos k) y l) en el parágrafo I del Art. 72 del D.S. 181 de 29 de junio de 2009; Página 1

6 h) D.S de febrero de 2013 (convenios marco y registro único de proveedores del estado RUPE y cuantía de la contratación menor) Modifica el D.S. 181 de 29 de junio de 2009; 4. ALCANCE.- El presente manual es de aplicación obligatoria para todas las Unidades Funcionales de la. 5. CANTIDAD DE ALMACENES.- La cuenta con un Almacén en la Oficina Central de la. 6. GLOSARIO DE TÉRMINOS TÉCNICOS UTILIZADOS EN EL PRESENTE MANUAL.- Almacén.- Inmueble para depósito, recepción, revisión, manejo, salvaguarda, suministro y control de recursos materiales, bajo responsabilidad de la Sección de de la. Almacenamiento.- Es la correcta ubicación de los bienes de consumo, en el espacio físico asignado al interior del almacén, con la finalidad facilitar la conservación, manipulación, salvaguarda y entrega de los bienes que ingresan. Bienes Fungibles: Son los bienes que se consumen con el uso inmediato, pierden su valor o cambian de forma, en una gran cantidad de casos no pueden ser utilizados nuevamente, a este grupo pertenecen los bienes que tienen vida útil estimada inferior al periodo (un año). Son bienes desechables, reemplazables y no son sujetos a revalorización técnica y contable. Catalogación.- Es la elaboración de listas de bienes codificados y clasificados según un orden lógico, que faciliten la consulta y control de los materiales y sus existencias. Clasificación.- Es agrupación de bienes de acuerdo a sus características afines, que permite facilitar su identificación y su ubicación. Estas características pueden ser: volumen, peso, aspecto, composición química, frecuencia de rotación, grado de peligrosidad, etc. Página 2

7 Codificación.- La codificación de los bienes consiste en asignar un símbolo a cada rubro de bienes o materiales, para permitir su clasificación, ubicación, verificación y manipulación. Gestión de existencias.- Es la solicitud de compra de bienes que se realiza, en un momento previo a quedar sin existencia; tiene como finalidad el prever la continuidad del suministro a los usuarios de la y evitar la interrupción de las tareas. Ingreso.- Es la instancia posterior a la recepción de los bienes, donde el Responsable de realiza el registro de ingreso a almacenes. Inventario.- Es el recuento físico de los bienes de uso y consumo institucional que será realizado para actualizar la existencia de los bienes por cualquiera de los métodos aceptados. Es la verificación física de los bienes de la Cámara de Senadores, en una fecha determinada con el fin de asegurar su existencia real. Materiales y Suministros.- Agrupa la variedad de insumos y suministros requeridos para el desempeño de las actividades administrativas. Incluye materiales de oficina; materias primas y materiales para la construcción; productos químicos, farmacéuticos y de laboratorio; y en general todo tipo de materiales y suministros que contempla el Clasificador Presupuestario en el grupo Procedimiento.- Sucesión cronológica y secuencial de operaciones administrativas relacionadas entre sí, que describen cada una de las tareas. Recepción.- Es la primera fase del ingreso de bienes a la entidad, donde se verifica la documentación, especificaciones técnicas, cantidad, funcionalidad y otros. Salidas de Almacén.- Es la distribución o entrega física de los materiales y suministros. Salvaguarda.- Comprende actividades de conservación y protección para evitar daños, mermas, pérdidas y deterioro de las existencias, así como para lograr la identificación fácil, segura y la manipulación ágil de los bienes. Solicitud de Almacén.- Formulario o documento que llenan los Servidores Públicos para obtener materiales o suministros del almacén. SIGMA.- Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa. Página 3

8 7. FUNCIONES DE LA SECCIÓN DE ALMACENES.- Las funciones son las siguientes: a) Administrar el Almacén observando el cumplimiento de las tareas relacionadas con: ingreso del bien en almacenes, registro, almacenamiento, distribución, aplicación de medidas de salvaguarda y control de bienes. b) Recepcionar los bienes y materiales contratados velando por el cumplimiento de las especificaciones técnicas, la calidad, cantidad, tiempo de entrega, garantías y otras determinadas en la Orden de Compra o contrato. c) Mantener un stock mínimo de materiales, para una provisión oportuna d) Mantener actualizados los inventarios de materiales. e) Mantener en perfecto estado de conservación los materiales y bienes que se encuentran bajo custodia y responsabilidad de almacenes. f) Clasificar todos los bienes no fungibles, de acuerdo a normas y procedimientos bajo custodia y responsabilidad de almacenes. g) Atender solicitudes de bienes verificando la existencia, calidad, cantidad y características de los bienes a entregar o informar de su inexistencia. h) Registrar información del movimiento y generar reportes de ingresos y salidas, i) Controlar y mantener registros del ingreso, salida y saldos de existencia, control de inventarios y elaboración de informes. j) Custodiar la documentación que se genere en la Unidad. Página 4

9 PARTE II INGRESO, REGISTRO Y ALMACENAMIENTO 1. OBJETIVO.- Establecer de forma metódica y secuencial las actividades, pasos y operaciones necesarias para realizar el Ingreso, registro y almacenamiento de materiales y suministros en la de conformidad con lo establecido en el Decreto Supremo N 181, que aprueba las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios y sus Decretos Supremos modificatorios. 2. DOCUMENTOS PARA EL INGRESO.- Especificaciones Técnicas Nota de remisión Orden de Compra o Contrato Formulario de Bienes y Servicios Cotización o propuesta de la Empresa Adjudicada Factura Informe de Conformidad Acta de Conformidad y Recepción de Materiales y Suministros (Form. AAL-01) Formulario de Ingreso a (Form. AAL-02) 3. PROCEDIMIENTO.- i. La Unidad de Compras y Contrataciones remite a la Unidad de la carpeta con el proceso de adquisición de materiales y suministros para la respectiva recepción del (los) material(es) y/o suministros en el Almacén. ii. EL PROVEEDOR, hace entrega de los materiales y/o suministros de acuerdo a lo establecido en especificaciones técnicas, presentando toda la documentación requerida (Documentos establecidos en la orden de compra Página 5

10 o DBC), el Jefe de la Unidad de, firma la nota de remisión del proveedor. iii. EL JEFE DE ALMACENES Y/O LA COMISIÓN DE RECEPCIÓN, verificarán que los materiales y/o suministros entregados cumplan con lo establecido en las especificaciones técnicas y propuesta técnica de la empresa adjudicada, para posteriormente emitir el informe de conformidad al Oficial Mayor o al designado por éste. iv. EL OFICIAL MAYOR o el designado por éste, aprueba el informe y deriva los antecedentes a la Unidad de. v. ENCARGADO DE SISTEMAS, una vez recepcionados los materiales y/o suministros, elaborará las actas de conformidad y recepción de los mismos, (Form. AAL-01) firmarán en aceptación, el Jefe de la Unidad de y el Responsable o Comisión de Recepción. vi. EL ENCARGADO DEL ALMACÉN, ingresa físicamente el(los) material(es) y/o suministros, mediante el Formulario (Form AAL-02), considerando su conservación, asignación de espacio según la clase del bien, la velocidad de su rotación según su peso y volumen, para permitir una mejor: a) Clasificación; b) Ubicación y verificación y c) Manipulación. vii. EL ENCARGADO DE SISTEMAS, realizará la catalogación correcta de los materiales y/o suministros recibidos para su correcto ingreso al almacén. viii. EL ENCARGADO DE SISTEMAS, elaborará el ingreso en base a la documentación que se encuentra en el proceso de compra, posteriormente Página 6

11 deberá realizar la acción de VERIFICACIÓN del ingreso, de modo que el registro quede en ESTADO VERIFICADO en el SIGMA. ix. EL JEFE DE LA UNIDAD DE ALMACENES, aprobará el registro en el sistema e instruirá al Encargado de Sistemas el archivo de los antecedentes, detallados a continuación: Fotocopia del Proceso de compra, Actas de Ingreso y conformidad de almacenes, Informe de conformidad de la Unidad Solicitante. PARTE III SOLICITUD, ENTREGA Y SALIDA DE MATERIALES Y SUMINISTROS 1. OBJETIVO.- Establecer de forma metódica y secuencial las actividades, pasos y operaciones necesarias para realizar la solicitud, entrega y salida de materiales y suministros de conformidad con lo establecido en el Decreto Supremo No 0181 que aprueba las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios y sus Decretos Supremos modificatorios. 2. FORMULARIOS Y REGISTROS.- Formulario de Pedido de Materiales y suministros (Form. AAL 03) 3. PROCEDIMIENTO.- LA UNIDAD SOLICITANTE, deberá llenar el formulario de pedido de material (Form. AAL 03), debidamente firmado por el responsable de la Unidad, presentando dos copias originales en función a su POA. Página 7

12 i. La Unidad de verificará el correcto llenado del formulario y aprobará la solicitud efectuada por la Unidad Solicitante. ii. El ENCARGADO DE SISTEMAS, ingresará al SIGMA para elaborar el registro en el Sistema. iii. El JEFE DE LA UNIDAD DE ALMACENES, aprobará la solicitud en el sistema. iv. EL ENCARGADO DEL ALMACÉN, recibirá el formulario de pedido de material, preparará los materiales y los entregará al encargado de la Unidad Solicitante, imprime el vale de entrega generado por el SIGMA y firma el encargado de recibir los bienes, así como en el formulario. v. EL ENCARGADO DEL ALMACÉN, archiva el Formulario de Pedido de Materiales, el Formulario de Registro y el Vale de Entrega, estos últimos generados por el SIGMA. PARTE IV GESTIÓN DE EXISTENCIAS, MEDIDAS DE HIGIENE Y SEGURIDAD, SALVAGUARDA Y CONTROL DE INVENTARIOS 1. GESTIÓN DE EXISTENCIAS.- La gestión de existencias es responsabilidad del Encargado de, tiene por objeto prever la continuidad en la provisión de los materiales y suministros, para evitar la interrupción de las tareas técnicas y administrativas, de la, para el efecto, deberá contar con registros de ingreso, almacenamiento y salida según el método siguiente: a) Método físico.- El encargado de llevará un control del stock de aprovisionamiento de materiales y suministros. Página 8

13 b) Método o de Reaprovisionamiento. R eaprovisionamiento.- El encargado de verificará físicamente y documentariamente los saldos existentes en almacenes, en caso de que este cuente con un saldo menor o igual al 50%, éste deberá efectuar la solicitud de compra conforme establece el RE-SABS. c) Método de Manejo de Inventarios.- El encargado de verificará los inventarios por tipo de bien o grupo de ellos para el reaprovisionamiento. 2. POLÍTICA DE ASIGNACIÓN DE MATERIALES Y SUMINISTROS.- La asignación de materiales y suministros deberá hacerse tomando en cuenta los siguientes criterios: Racionalización en la atención a solicitudes efectuadas por las Unidades Solicitantes. Número de funcionarios pertenecientes a las Unidades Solicitantes. Justificación del requerimiento, detalle brindado en el formulario de solicitud. Realizar máximo una solicitud al mes, exceptuando los toners, los cuales serán asignados en función al consumo de los mismos, previa entrega del toner usado. En caso de inexistencia de materiales y/o suministros solicitados, la Unidad de no podrá atender el requerimiento efectuado por la Unidad Solicitante. 3. MEDIDAS DE HIGIENE Y SEGURIDAD.- La Unidad de, desarrollará los procedimientos específicos de higiene y seguridad para la prevención de probables accidentes, considerando los siguientes aspectos mínimos: a) Facilidad para el movimiento de los materiales y suministros en el almacén; Página 9

14 b) Condiciones ambientales de ventilación, luz, humedad y temperatura; c) Adopción de medidas contra incendios, inundaciones, etc; d) Adopción de medidas de primeros auxilios. 4. MEDIDAS DE SALVAGUARDA.- La Sección de, programará y llevará a cabo actividades de conservación y protección para evitar daños, mermas, pérdidas y deterioro de las existencias, así como para lograr la identificación fácil, segura y la manipulación ágil de los bienes implantando las siguientes medidas: a) Procedimientos para la custodia de las existencias. b) Medidas de seguridad física y fortalecimiento de las medidas de control, para que los bienes no sean ingresados, movidos internamente, ni retirados sin la autorización del encargado; c) Realizar la inspección periódica a las instalaciones; d) Realizar la toma de inventarios físicos periódicos. PARTE V TOMA DE INVENTARIOS 1. OBJETIVOS.- a) Establecer de forma metódica y secuencial las actividades, pasos y operaciones necesarias para realizar la toma de inventarios de los materiales y suministros de la entidad de conformidad con lo establecido en el Decreto Supremo No 181, que aprueba las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios y sus Decretos Supremos modificatorios. Página 10

15 b) Realizar inventarios periódicos a solicitud del Oficial Mayor, con la finalidad de hacer el seguimiento y control al trabajo que efectúa la Unidad de. 2. DOCUMENTOS PARA LA TOMA DE INVENTARIOS.- Plan de Realización de Inventario General Memorándums de designación de Comisión de inventariación Reportes de Existencias Informe de Inventario General 3. PROCEDIMIENTO PARA EL INVENTARIO GENERAL DE FIN DE GESTIÓN.- i. EL DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS, Instruye y comunica mediante circular interna la realización del Inventario General de fin de gestión, debiendo el Departamento Administrativo de Bienes y Servicios contar con todos los documentos para la toma de inventarios. ii. EL OFICIAL MAYOR, mediante Memorando designa Comisión de inventariación. iii. LA COMISIÓN DE INVENTARIACIÓN, verificará las existencias contrastándolas con los reportes emitidos por la Unidad de y elaborará el Informe del Inventario General dirigido al Oficial Mayor vía Dirección General de Asuntos Administrativos, el Informe debe incorporar mínimamente el siguiente detalle: a) Establecer con exactitud la existencia de materiales y suministros en, b) Identificación de faltantes y sobrantes (si existieran), c) Recomendaciones para mejorar la eficiencia en el uso, mantenimiento y salvaguarda de materiales y suministros (si corresponde), Página 11

16 d) Recomendaciones para disposición y nuevas adquisiciones (si corresponde). iv. EL OFICIAL MAYOR, revisará y aprobará informe de Inventario de fin de gestión si corresponde. En reunión con la Dirección General de Asuntos Administrativos y el Departamento Administrativo de Bienes y Servicios determinarán las acciones a seguir. v. EL DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS, instruirá se ejecuten las acciones determinadas. Página 12

17 ANEXOS Página 13

18 Form. AAL-01 ACTA DE CONFORMIDAD Y RECEPCIÓN DE MATERIALES Y SUMINISTROS Nº En la ciudad de La Paz, en fecha., a horas. dando cumplimiento a la Norma Básica y el Reglamento Específico Sistema de Administración de Bienes y Servicios de la, en ambientes de la Sección de de la Institución, se ha llevado a cabo la recepción y conformidad de los materiales y suministros de acuerdo al siguiente detalle: DATOS GENERALES Unidad Solicitante: Número de Trámite: Número de Nota de Remisión: Nombre del Proveedor: Número de Factura: DATOS ESPECÍFICOS DEL BIEN ÍTEM DESCRIPCIÓN DEL BIEN CANTIDAD UNIDAD PRECIO UNITARIO TOTAL TOTAL TOTAL LITERAL En aceptación de todo lo señalado anteriormente, a continuación suscriben el presente acta, las partes que intervienen: UNIDAD DE ALMACENES RESPONSABLE O COMISIÓN DE RECEPCIÓN

19 Form. AAL-02 INGRESO A ALMACENES Nº DATOS GENERALES N INGRESO FECHA HORA N TRÁMITE Unidad Solicitante: Número de Nota de Remisión: Nombre del Proveedor: Datos de Factura: DATOS ESPECÍFICOS DEL BIEN ÍTEM CÓDIGO SIGMA DESCRIPCIÓN DEL BIEN CANT. UNIDAD PRECIO UNITARIO TOTAL TOTAL TOTAL LITERAL En aceptación de todo lo señalado anteriormente, a continuación suscriben las partes que intervienen: RECIBIDO POR: Encargado del Almacén AUTORIZADO POR: Jefe de la Unidad de

20 1. Nº SOLIC. 2. FECHA (Form. AAL-03) FORMULARIO DE PEDIDOS PARA ALMACENES MATERIALES Y SUMINISTROS 3. UNIDAD SOLICITANTE N Correlativo. 4. CÓD. UNID. SIGMA 5. ITEM 6. CODIGO SIGMA 7. CANTIDAD 8. UNIDAD DE MEDIDA 9. DESCRIPCION 10. Justificación del Requerimiento: 11. SOLICITADO POR: 12. AUTORIZADO POR ALMACENES Firma Firma 13. ENTREGADO POR: 14. RECIBIDO POR: Firma Firma

21 INSTRUCCIÓNES DE LLENADO DEL FORMULARIO (FORM AAL-03) 1. Número correlativo de la solicitud. 2. Día, mes y año de elaboración de la solicitud. 3. Nombre de la unidad que emite la solicitud. 4. Código de unidad en el sigma (Asignado por la Unidad de ). 5. Número consecutivo que identifica el (Nº de Ítem). 6. Número que corresponde al código asignado en el nomenclador de materiales. 7. Números correspondiente a la cantidad de pedido. 8. Nombre que específica la unidad de medida del material, ejemplo: caja, block, rollo, pieza, etc. 9. Nombre que describe el material que se solicite (de acuerdo al nomenclador). 10. Justificar las cantidades solicitadas y el destino de los materiales y/o suministros. 11. Firma del la máxima autoridad representante Presidente de Comisión, Comité, Bancada, Oficial Mayor, Director, Jefe de Departamento, Jefe de Unidad, Responsables de Sección. 12. Firma de autorización del Responsable de. 13. Firma del Responsable de la Sección. 14. Nombre, cargo de la persona que recibe. Original: Sección de Almacén / Duplicado: Unidad Solicitante