GLPI. Jorge Mario Cortes Cortes. Autores: Brayan Ricardo Rojas Ormaza. Analista de Infraestructura. Analista de Sistemas de

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1 Esta obra esta bajo una licencia Reconocimiento-No comercial 2.5 Colombia de Creative Commons. Para ver una copia de esta licencia, visite o envié una carta a Creative Commons, 171 Second Street, Suite 30 San Francisco, California 94105, USA GLPI Autores: Jorge Mario Cortes Cortes Director Unidad Informática: Tutor Investigación: Coordinadores: Coordinador Servicios Web: Analista de Infraestructura y Comunicaciones: Analista de Sistemas de Información: Henry Martínez Sarmiento Alejandro Bolivar Bolivar Leydi Diana Rincón Rincón Brayan Ricardo Rojas Ormaza Miguel Ibañez Alejandro Bolivar Bolivar Mesias Anacona BOGOTÁ D.C. I-2008

2 Director Unidad Informática: Tutor Investigación: Henry Martínez Sarmiento Alejandro Bolivar Bolivar Auxiliares de Investigación: Alvaro Esneyder Roncancio Amanda Patricia Ruiz Ortiz Andres Almed Yate Bejarano Andres Felipe Perez Murcia Andres Mauricio Arias Toro Ángela María Araujo Benjamin Eduardo Venegas Cristian Camilo Ibañez Aldana Daniel Hernán Santiago Romero David Alberto Montaño Fetecua Eliana Paola Fandiño Herrera Elkin Giovanni Calderón Erika Zuley Guerrero Cortes Gustavo Alejandro Ospina Javier Eliécer Pirateque Niño Jersson Arnulfo Guerrero Nova Jorge Alexander Ceron Sanchez Jorge Mario Cortes Cortes Jose Fernando Moreno Gutiérrez Jose Luis Garcia Zapata Juan Carlos Peña Robayo Juan Felipe Reyes Rodríguez Jurley Sosa Camacho Luis Alejandro Pico Silva María Inés García Ramírez María Paula Gandur Ronseria Rodrigo Acosta Sarmiento Sergio Fernando Garzón Rincón Viviana Marcela Martínez Garcia Yelitza Barbosa Ascanio Zareth Manzon Garnica Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el equipo perteneciente a la Unidad de Informática. Se prohíbe la reproducción parcial o total de este documento, por cualquier tipo de método fotomecánico y/o electrónico, sin previa autorización de la Universidad Nacional de Colombia. BOGOTÁ D.C. I-2008

3 TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO RESUMEN ABSTRACT INTRODUCCIÓN QUÉ ES GLPI? Características Generales Requerimiento Técnico FUNCIONALIDADES GENERALES DE GLPI UTILIDAD DE LA APLICACIÓN ACTUALIZACIONES DEMO INTERFAZ Opciones de Interfaz Interfaz previa para la UIFCE Autenticación automática PRUEBA PRÁCTICA CON DATOS DE LA UIFCE Recursos informáticos inventariados Actualización de la información con la aplicación abierta en equipos distintos Autorizar reservas de elementos inventariados Solicitudes de soporte (mesa de ayuda) Soporte de algún elemento inventariado Recepción de solicitudes vía Ticket generado y/o solicitud de soporte

4 Notificaciones de seguimientos a los servicios vía Perfiles establecidos para fines de la investigación Administrador Usuario FCE Técnico CONEXIÓN Y ENLACE CON OTRAS BASES DE DATOS GLPI vs. SIFI y WEBSIUI Fortalezas con GLPI Debilidades con GLPI ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN Perfiles definidos con fines de implementación Usuario básico Soporte técnico Coordinación Inventarios Lo que viene para II GUIA DE INSTALACIÓN CÓMO INSTALAR GLPI Comienzo de la instalación Pasos posteriores a la instalación Obtener la información Ingreso de títulos Ingreso de empresas Ingreso de modelos Introducción de los datos GUIA DE USO (MODULOS DE GLPI) Inventarios

5 5 GLPI Pasos previos Gestión de periféricos internos de los computadores Gestión de conexiones directas Gestión de software Gestión de ports de red Computadores Plantillas Opciones de visualización Búsquedas y Ordenación por criterios Modificar o Suprimir Monitores Software, Redes, Periféricos, Impresoras, Cartuchos, Insumos y Teléfonos Estados Soporte Help Desk Resolver un problema al enviar una solicitud (Mesa de ayuda) Cómo comunicar un problema técnico Efectuar seguimientos a las solicitudes Planificar seguimientos Estados de los seguimientos Planificación Estadísticas Globales Servicios Títulos Material... 61

6 Gestión Agregar contratos Útiles Reservar un material Administración Configuración Modificar los parámetros personalizados de la aplicación Notificaciones y opciones de configuración para envíos vía Salir del sistema USUARIOS Tipos de Perfiles Normal Post-only Admin Super admin Creación y/o modificación de perfiles Introducir nuevos usuarios GLOSARIO CONCLUSIONES BIBLIOGRAFIA

7 1. RESUMEN GLPI es un aplicativo completo que permite la administración de recursos informáticos y de software, con el cual se puede tener un mayor y mejor control sobre los elementos que se poseen, también trae incorporado mesa de ayuda, soporte, seguimiento y planificación con lo cual se puede atender los distintos requerimientos de los usuarios y solucionar inconvenientes de variada índole de una manera más eficaz y eficiente; además el programa es software libre. 2. ABSTRACT GLPI is a complete application that enables management of computing resources and software, which can have a greater and better control over the elements records, also it offers help desk, support, monitoring and planning which would can meet the various requirements of users and solve all types more effectively and efficiently as well the program is free software. 7

8 3. INTRODUCCIÓN 3.1. QUÉ ES GLPI? GLPI (Gestionnaire libre de parc informatique) que traducido al español dice algo así como administrador libre de recursos informáticos; es un aplicativo que permite administrar inventarios de computadores, periféricos, equipos de red, software. Adicionalmente trae, gestión de mesa de ayuda para solicitar solución a problemas, directorio de contactos y empresas, base del conocimiento, reservas para préstamos de recursos informáticos. Además, es un software libre distribuido bajo GNU GPL licencia versión 2. El autor de la aplicación es el francés: Jean-Mathieu Doleans Características Generales De acuerdo con el GLPI-wiki las siguientes son las características más relevantes de la aplicación: Permite la administración de Multi-usuario, Sistema de Autenticación Múltiple (local, LDAP, Active Directory, POP/IMAP, CAS); Sistema de permisos, Sistema de paginación, Administración Multilingüe (en 14 idiomas disponibles), Módulo de búsqueda, Posibilidad de configurar los campos mostrados en los listados, Sistema de exportación a PDF y SLK (hoja de cálculo), Módulo de Almacenamiento/Restauración de la base de datos a formato SQL, 8

9 Exportación de la base de datos a formato XML, Listas de despliegue configurables, Sistema de chequeo de actualizaciones, Interfase UTF8, y Compatibilidad HTML GLPI Requerimiento Técnico La aplicación requiere de las siguientes tecnologías: PHP4 o PHP5 Base de datos: MySQL superior a la versión HTLM para las páginas web CSS para las hojas de estilo XML para la generación de reportes 3.2. FUNCIONALIDADES GENERALES DE GLPI Las principales funcionalidades de la aplicación son: 1) El inventario exacto de todos los recursos técnicos. Todas sus características se almacenarán en una base de datos. 2) La gestión y la historia de las acciones de mantenimiento y procedimientos de los sujetos. Esta aplicación es dinámica y está conectada directamente a los usuarios que pueden enviar solicitudes de los técnicos. Una interfaz de este modo autoriza a este último si es necesario con la prevención de los servicios de mantenimiento y de la indexación de un problema con uno de los recursos técnicos a los que tengan acceso. 9

10 3.3. UTILIDAD DE LA APLICACIÓN GLPI Posee una serie de recursos con el ánimo de hacer las labores del administrador más fácil, y dentro de las cuales tenemos: programar, solicitar tareas, realizar seguimiento de las mismas, además de enviar s para comunicaciones. Como uso adicional, se tiene que proporciona un completo inventario de los recursos técnicos (las características de estos recursos son almacenadas en la base de datos), su manejo y su historia. La construcción y diseño de métodos para formar bases de datos con la topología de la red. Con GLPI usted puede crear una base de datos para mantener un inventario para su organización de distintos recursos informáticos, como por ejemplo: computadores, impresoras y software, entre otros. Gracias a su interfaz, se mueve por un escenario dinámico que permite estar en contacto directo con los usuarios, quienes pueden enviar solicitudes al departamento técnico para la solución más oportuna del problema ACTUALIZACIONES De acuerdo con la página oficial del programa, ellos plantean que cada 6 meses, por lo general, desarrollan una versión mucho más elaborada a través de un plan de desarrollo que se encuentra en el siguiente link: Dicho plan se formula con el único fin de ser informativo y puede modificarse en función del tiempo disponible de los desarrolladores del proyecto. Elementos significativos de cada tipo de versión: 10

11 Versión 0.6: Importación de datos de OCS Inventory NG 1 Versión 0.7: Inclusión de administración de permisos más detallados DEMO Dentro de la página oficial se encuentra un link especial que permite acceder a un demo interactivo con el ánimo de observar las funcionalidades más importanes del programa. En el siguiente enlace se encuentra a disposición de los usuarios la presentación demo de GLPI: Por razones de seguridad algunas opciones no se tienen disponibles (administración de usuarios, cambios de contraseñas, copia de respaldo y restauración de la base de datos ), no obstante con ella se podrá formar una buena idea de lo que es GLPI. En tal link se puede acceder con tres tipos de usuarios: Como administrador: Id. De usuario: admin._es Constreña: admin. Como usuario normal: Id de usuario: normal_es Contraseña: normal. Como usuario para usar únicamente el servicio de mesa de ayuda: Id de usuario: post-only_es Contraseña: postonly. 1 Este es otro tipo de aplicación que también permite la administración de inventarios. 11

12 3.6. INTERFAZ GLPI cuenta con una interfaz muy fácil de ser manejada por cualquier persona sin que esta disponga de conocimientos avanzados en informática. Para ingresar basta con introducir el nombre de usuario y la clave correspondiente Opciones de Interfaz La aplicación permite modificar la visualización de GLPI en el sistema, pero para ello se requiere disponer de mayor dominio del programa, por ende es objeto de estudio más adelante en la investigación, pero se ofrece una serie de ejemplos de cómo se vería la interfaz si es modificada de su forma original. 12

13 Interfaz previa para la UIFCE 13

14 Las modificaciones de color e imagen se hacen a través de la carpeta imagen (es) del paquete de GLPI instalado en el servidor. Lo correspondiente al texto se modificó por el módulo de configuraciones ingresando a general y en la pestaña de configuración de despliegue Se hace la modificación en el campo: personalización Dado que esta aplicación es software libre se puede modificar de acuerdo con la pertinencia del programa en la investigación y la importancia para la Unidad Autenticación automática GLPI permite a sus usuarios identificarse en la aplicación sin necesidad de reintroducir su usuario y contraseña, las autenticaciones externas permiten utilizar fuentes alternativas de autenticación con el ánimo de evitar introducir manualmente los usuarios, con lo que 14

15 facilita la tarea para aquellas empresas y/u organizaciones que manejan demasiados registros de personas con derechos de acceso a este tipo de sistema. La primera forma es usar un servidor de . Para ello se debe definir correctamente en la primera sección el servidor a utilizar dirigiéndose al link provisto en php.net. En este se presentan bastantes ejemplos como: localhost:110/pop3; localhost:993/imap/ssl, entre muchos más. El segundo parámetro define el dominio de utilizado que va ha servir para reemplazar automáticamente las direcciones de de los respectivos usuarios. Si un usuario tiene por nombre: tato su dirección de será entonces 3.7. PRUEBA PRÁCTICA CON DATOS DE LA UIFCE Con el ánimo de mostrar a manera de ejemplo práctico el funcionamiento de la aplicación GLPI, se procedió a recopilar datos referentes a tres equipos de cómputo de la Unidad con sus respectivos elementos asociados para ser incorporados en el módulo de inventarios, se introdujo el mayor número de datos que aparecen disponibles y otros no, dado que cierta información no se puede obtener porque no se encuentra disponible y no se tiene el permiso para destapar los equipos. Se recuerda que sólo algunos perfiles de usuarios son los que tienen permisos para ejecutar tales acciones, para nuestro caso práctico se utilizó los usuarios: administrador para la gestión de los datos, servicios y las autorizaciones para reservas de material; el usuario de usuario FCE para solicitar servicios, seguimientos y reservas de elementos inventariados Recursos informáticos inventariados Se tomo para la prueba la información de los siguientes equipos: Econos001adm, Econos002adm, Econos3-01pub y Econos3-03pub, además de 2 teléfonos (uno ubicado en coordinación y el otro de la sala 3 de informática), la impresora láser y los dispositivos que acompañan a cada uno de los computadores. 15

16 Inventario resumen Computadores: Inventario resumen Monitores: Inventario resumen Software: 16

17 Inventario resumen Periféricos: Inventario resumen Teléfonos: 17

18 Actualización de la información con la aplicación abierta en equipos distintos No se generan conflictos con la información introducida en un mismo espacio y al mismo tiempo desde dos o más equipos dado que prevalecerá la última suministrada, además esta se actualiza cada vez que se le da indicación en el botón correspondiente de actualización/modificación o en el momento en que se accede a otra sección del sistema Autorizar reservas de elementos inventariados Al momento de ingresar la información de cada elemento en la pestaña de Reservas se puede dar la autorización para hacer el material reservable o no, ejemplo: Vamos al módulo inventarios y seleccionamos monitores, luego escogemos el que queremos hacer disponible para reserva, el sistema nos arrojará los datos principales de dicho elemento, después hacemos click en la pestaña reservas, y en la parte inferior autorizamos el préstamo. Lo anterior permitirá que en la sección Útiles el equipo sea visualizado para que los otros usuarios puedan pedirlo en préstamo. Los pasos para realizar una reserva se mencionan en la sección Si vamos ya tenemos elementos registrados con permiso de reserva y queremos que puedan ser pedidos en préstamo de una manera más rápida y eficiente, lo que hacemos es 18

19 acceder al módulo Útiles y en la parte de Reservas aparece el listado de todos estos recursos, entonces en la parte derecha de la columna Tipo de material damos click en el (-) para hacerlo reservable, ó desactivamos (+) para lo contrario. Y junto a los signos (+) o (-) aparecen canecos de basura y su función es retirar definitivamente el permiso de préstamo. Si por error u omisión se ejecutó tal acción, la manera de reversarlo es ir al módulo inventario y repetir los pasos descritos anteriormente Solicitudes de soporte (mesa de ayuda) Soporte de algún elemento inventariado A través del módulo de inventario se puede gestionar solicitudes que brinden soporte a cada recurso o equipo inventariado en el sistema, lo que se tiene que hacer es ingresar al módulo y a la sección en donde se encuentra el elemento registrado, Damos clic aquí 19

20 Para la prueba utilizamos como recurso la impresora inventariada; pero se puede hacer de la misma manera para los demás recursos inventariados. Clic aquí para acceder a los datos Luego se da click al recurso y se escoge la pestaña Servicios, después damos click en el link que dice: Nuevo servicio para este item, y allí realizamos la solicitud de soporte para este material; la ventana que se visualiza es la misma para cuando ejecutamos Soporte, Mesa de ayuda. (Ver sección ) Luego, En esta pestaña accedemos para solicitar soporte Clic aquí para agregar un servicio al recurso Recepción de solicitudes vía Con GLPI se pueden procesar solicitudes de mesa de ayuda y soporte para las necesidades que el sistema permite realizar (que son descritas en la sección ), para la prueba práctica se hicieron varios tipos de solicitudes con la opción de seguimiento por correo electrónico, y se presenta la manera en que funciona el modelo, además, al finalizar el procedimiento se encontró como resultado que por cada modificación hecha a alguno 20

21 de los seguimientos, el programa automáticamente envía al correo electrónico indicado la notificación o ticket de la respectiva novedad Ticket generado y/o solicitud de soporte Cuando se efectuó la operación de soporte, se pidió seguimiento vía , por tanto al correo respectivo que se indicó en tal solicitud debe haberse enviado la información correspondiente al nuevo servicio solicitado con copia al que se utiliza como puente de emisor (esto se explico anteriormente). Ejemplos de recepción de s: (por cada cambio en los seguimientos o de estado, se genera envío automático de la nueva situación al correo respectivo) En el sistema (GLPI) se puede observar el registro de tal solicitud ingresando al módulo Soporte y accediendo a Seguimiento. Se tiene: el Estado de la solicitud, que de acuerdo con los colores que los identifican, está en estado de nuevo; a medida que se haga los respectivos seguimientos por parte de los encargados, este cuadro irá cambiando de color. Fecha en que fue creada, la prioridad de la solicitud, a quien es solicitado para que atienda el hecho, la persona que fue asignada, el material inventariado que requiere de atención de soporte, y el título que se ingresa al momento de realizar la petición. 21

22 Aquí se presentan los demás cambios o modificaciones hechas a la solicitud. Cuerpo del mensaje del enviado solicitando soporte a la impresora: Acceso directo a GLPI Cantidad de seguimientos efectuados por la persona autorizada Firma automática de los mensajes Notificaciones de seguimientos a los servicios vía Inmediatamente que el administrador o la persona con el perfil requerido para realizar seguimientos efectúa uno de éstos, al correo del solicitante llega un mensaje electrónico con el mismo cuerpo del primer mensaje recibido adicionado con la novedad ejecutada o 22

23 llevada a cabo por el administrador. GLPI Por cada cambio que el administrador o persona responsable haga a un servicio, se genera una descripción de la modificación, la fecha en que fue realizado, la duración, planificación, y autor; a continuación se muestra el ejemplo. Click aquí para efectuar un seguimiento Acá se muestra la descripción del servicio Perfiles establecidos para fines de la investigación Los usuarios creados a manera de ilustración y para fines de la investigación son los que se describen a continuación: Administrador Tiene los derechos de Super admin.; la clave de acceso es: glpiunal. Visualización cuando un usuario de este tipo ingresa: 23

24 Usuario FCE Posee los derechos post-only, la clave de acceso es: usuario La visualización al momento de ingresar: Está determinada para que ingrese directamente a la mesa de ayuda. Aunque en la sección de configuración se puede optar por otra interfaz principal al ingresar, se recuerda que esta opción sólo puede ser modificada por aquellos usuarios con perfiles de admin. y 24

25 super-admin. GLPI Como se mencionó en una sección anterior, este usuario está limitado a las secciones de mesa de ayuda, servicios, reservas y el acceso a una FAQ (preguntas frecuentes), esta última es elaborada por la organización para que los usuarios tengan la posibilidad de solucionar sus dudas o inquietudes acerca del manejo de las opciones disponibles. En el link superior: preferencias el usuario tiene la posibilidad de modificar datos referentes a su nombre, apellidos, idioma, , password, teléfono, etc. Tal libertad representa en ciertos aspectos una desventaja y por otros fortaleza, en el sentido de que dejar al antojo del usuario modificar sus nombres, el idioma y teléfono, puede llevar a introducción de información falsa que puede ir en detrimento de la seguridad y control de los elementos inventariados en el sistema Técnico Este usuario tiene derechos de admin.; la clave de acceso es: tecnicounal CONEXIÓN Y ENLACE CON OTRAS BASES DE DATOS Como se mencionó en una sección anterior, en GLPI existe la posibilidad de importar bases de datos, como una elaborada bajo lenguaje MySQL y de otro programa como OCS inventory; además puede ser guardada en bajo este mismo lenguaje y en.xml. Para la investigación se pregunto vía telefónica a la Dirección Nacional de inventarios si GLPI es compatible con el SIFI, pero la respuesta fue negativa, puesto que la información contenida en la base de datos central es de uso exclusivo de ellos y no permiten la modificación de la misma por terceros ajenos; además sólo se permite observar los registros allí consignados como consulta, más no realizar cambios a la base de datos; aunque se aclara que GLPI puede se configurado por ODBC, pero se requiere una investigación más exhaustiva en programación para poder ser ejecutado, y de la asesoría 25

26 de un ingeniero de sistemas que conozca de este tipo de programas (software libre). Tal función puede llevarse a cabo desde el módulo de Administración ingresando a Gateway de , desde allí se digitan los datos requeridos para hacer posible la conexión a la otra red. A continuación se muestra la visualización de los datos requeridos por el sistema para agregar un Gateway de . En las opciones de conexión, se dispone de las siguientes: IMAP, POP; SSL; NO-VALIDTE-CERT, VALIDATE CERT; TLS, NO-TLS Cada una de estas se indican en el orden que aparecen de izquierda a derecha en cada una de las listas desplegables. También, dado que en los próximos meses (desde julio de 2008 en adelante) toda la gestión de los inventarios de la Universidad va a estar a cargo de la firma PriceWaterHouseCoopers, esta organización trae su propio programa o sistema de inventarios, por lo tanto, hasta no conocer que tipo y clase de software es, no se puede afirmar si GLPI es compatible o no con tal aplicación. Sin embargo, lo que se conoce del programa de la PriceWaterHouseCoopers es que al igual que GLPI, este se instala a través de un espacio web y por ende, posee una dirección a través de red (http) que por otro lado, puede ser agregada como enlace externo en el 26

27 módulo de configuraciones de la aplicación objeto de investigación. Esto con el ánimo de que se tenga un acceso rápido cuando se está en el módulo de inventarios, pero de esta manera, no se puede traer datos de la otra base a GLPI GLPI vs. SIFI y WEBSIUI Comparar estos sistemas permitirá observar cual le genera más valor agregado a la organización, en el sentido de las ventajas, fortalezas y utilidades que presenta para el manejo de los recursos inventariables de la UIFCE. Esto no significa que no se tenga en cuenta las debilidades o fallas de cada uno Fortalezas con GLPI Con este aplicativo se tiene la posibilidad de observar en una misma ventana y de manera categorizada todos los materiales inventariados de acuerdo con lo requerido, ello permite ver lo que buscamos de cada elemento. En cambio, con el SIFI no es posible que en un solo pantallazo te describa los componentes de cada tipo de material del inventario. Permite incorporar datos financieros correspondientes a cada equipo o elemento inventariado, cosa que no se logra con SIFI y el módulo de inventario del WEBSIUI. Además, se puede asociar documentos correspondientes a contratos con los proveedores de dichos elementos, situación que no permite los otros dos aplicativos. Aunque no incluye inventario para activos fijos como mesas y escritorios, si posee la sección de insumos y este puede ser personalizado para aquellos elementos que no se especifican en las otras secciones del módulo inventarios. La sección Estados del módulo de inventarios es muy útil en cuanto facilita la identificación de aquellos elementos inventariados que se encuentran activos o inactivos con el ánimo de facilitar su identificación para hacer más eficaz las labores de los encargados del inventario en la UIFCE. 27

28 28 GLPI La interfaz que maneja es muy agradable a la vista y permite usar tanto el teclado como el mouse para registrar, modificar y/o suprimir datos del sistema; cosa que no ocurre con el SIFI, dado que este solo se maneja con el teclado. Con respecto a las reservas, el sistema GLPI se puede utilizar de manera interna por los integrantes de la UIFCE, que no requieran estrictos controles de responsabilidad con lo que se presta, es decir, que se presume un grado elevado de honestidad de los mismos, dada la cierta libertad en la forma que se reserva un material en particular. Como GLPI es software libre de código abierto existe la posibilidad de modificar sus códigos y programarlos a las necesidades requeridas, pero para ello se requiere de alguien que conozca de lenguaje de programación enfocado a este tipo de sistemas. GLPI permite conectarse a otras redes (Gateway de ) y transformar la información que recibe de las otras adaptándola al formato de paquete que utiliza para su interpretación y buen funcionamiento. Se puede realizar reservas de materiales desde lapsos de tiempo pequeños hasta unos relativamente grandes, que varían desde los 5 minutos hasta hablar de días, meses e incluso años enteros, y con una frecuencia de varias veces por día o semana. También se tiene la posibilidad de insertar comentarios de gran capacidad de contenido para cada elemento o tipo de reserva que se lleve a cabo. También, por vía se puede informar sobre el estado de cartuchos, insumos y datos financieros de los recursos inventariados por medio de alertas, que pueden ser programadas por semanas o días. Cada recurso inventariado y/o servicio solicitado se pueden asociar en el sistema con algún documento, archivo, enlace externo o contrato, que contribuye a complementar la información asociada a cada elemento. El módulo de gestión de GLPI permite incomporar archivos de multiples tipos y relacionarlos con datos del inventario, ciertos servicios solicitados y ejecutados, e información de proveedores.

29 Es muy importante la herramienta de Estadísticas, puesto que permite disponer de datos y gráficas para ser comparados con los parámetros o indicadores implementados por el sistema de gestión y de calidad buscando la contribución de este aplicativo al mejoramiento continúo de la organización (UIFCE) Debilidades con GLPI Las siguientes son aquellas desventajas del sistema y de su utilización en la UIFCE: Mantener actualizado los datos del inventario (real vs. lo registrado en el sistema) con una frecuencia de tiempo muy recurrente implica tiempo por parte de la(s) persona(s) encargadas del mismo y esto puede generar pérdida de eficiencia y eficacia a la hora de que la información del sistema corresponda con lo real. Aunque con el SIFI, la información puede que no sea tan real, dado que la Central (inventario central de la universidad) no lleva a cabo un seguimiento o levantamiento regular de los equipos inventariados. La libertad que el sistema ofrece a los usuarios, en especial los que no poseen derechos de administrador o técnico, la posibilidad de modificar ciertos datos primordiales y de gran importancia que genera falsedades y conduce a la inseguridad en cuanto al nivel de control sobre los elementos inventariados bajo el sistema. Tal situación se da en la modificación de preferencias, que se ubica en la parte superior de la interfaz. La base de datos de la Sección Inventarios y Almacén (SIFI) y el módulo en el Websiui abarcan activos fijos, mientras que GLPI solo aplica para activos informáticos (hardware y software). El departamento de inventarios de la Universidad aprueba como política el uso de SIFI como el aplicativo con el cual ejecutar el levantamiento de inventarios en todas las dependencias del campus universitario. 29

30 En cuanto a las reservas, no existe una especie de control en el que se asigne el material reservado de acuerdo con un parámetro establecido, dado que se otorga de acuerdo al que primero realice la reserva por el sistema, o sea que dicho usuario dispone del elemento porque fue el primero que hizo la gestión de reserva; por lo tanto otro usuario no puede disponer del mismo material para una misma fecha y hora en que lo solicitó el otro. El hecho es que no hay un filtro, permiso o sanción que pueda impedir a un usuario tomar o no en préstamo un equipo, ni un mecanismo que permita ver que este usuario realmente está utilizando el mismo. De acuerdo con lo anterior, el módulo de reservas del Websiui es más eficiente y eficaz dado el mayor número de controles que posee en la asignación del material para todos los miembros de la Facultad. Además, la gestión para cancelar la reserva no es sencilla si se realizaron demasiadas, puesto que se debe eliminar directamente del calendario de reservas el préstamo haciendo clic en la fecha y hora que se desea eliminar y luego en el botón de suprimir, y así con cada una de las programaciones de cada elemento pedido. El calendario que posee el sistema abarca fechas pasadas, que a la hora de la verdad no son útiles cuando se va ha realizar una solicitud o reserva y por diseño o apariencia visual. Por defecto, el sistema trae un horario programado desde las 8:00 horas hasta las 20:00 horas, por lo que para la Unidad sería recomendable uno desde las 7:00 am hasta las 22:00 horas, ya que es el horario oficial de clases de la Facultad y de las clases programadas en horas nocturnas por dependencias como el PEC (Programa de Educación Continuada). No se dispone de un campo que asocie directamente todos los elementos relacionados con un documento, enlace u otro por el estilo, por tanto la tarea se debe realizar de uno en uno. La actualización de la información no se da de manera automática como si ocurre con el sistema del WEBSIUI que a cada minuto está actualizado. La manera para que se actualice es dándole la orden o accediendo a otro link del que nos encontremos. En GLPI no se pueden cargar archivos de más de 2MB (megabites). 30

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