MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

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1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

2 ÍNDICE PRESENTACIÓN..3 ANTECEDENTES..3 OBJETIVO.4 ALCANCE...4 FUNDAMENTO LEGAL 5 MARCO JURÍDICO 5 GLOSARIO.6 FUNCIONES ESPECIFICAS...8 PROCEDIMIENTOS.10 ANEXOS 14 2

3 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN PRESENTACIÓN: Contar con una herramienta de sistematización de la documentación que es generada y trabajada en cada una de las Unidades Administrativas de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, permitirá y facilitará la localización de cada uno de los expedientes, la administración de los mismos, así como su conservación. El presente instrumento, establecerá el mecanismo para la organización, administración y conservación de los documentos archivísticos que se generan en cada una de las Unidades Administrativas de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal y que se encuentran en etapa de concentración, de conformidad a lo establecido en la Ley de Archivos del Distrito Federal, así mismo con el presente instrumento se podrá llevar de la manera más eficaz el proceso de homologación y agrupación de los documentos que se generan, lo que permitirá su fácil acceso y consulta de los mismos. Al proporcionar una estructura lógica que represente la documentación generada o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de la Agencia de Protección Sanitaria, facilitará la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo, con lo cual se logrará concretar un proceso homogéneo de agrupación de información para su oportuno acceso. El presente instrumento establece los mecanismos para la administración, organización y conservación de la información archivística en la etapa semi activa de los documentos, con el propósito de cumplir a cabalidad con el mandato legal en materia de archivos en el Distrito Federal. ANTECEDENTES: Ante la creación de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal como órgano desconcentrado, sectorizado a la Secretaria de Salud del Distrito Federal, el 17 de septiembre de 2009, en la Ley de Salud del Distrito Federal, se empezaron a generar diversos documentos, en las que se ha dejado constancia del actuar de la Agencia, debido a las actividades sustanciales de la misma. 3

4 En el transcurso del año la Oficialía Mayor en coordinación con la Consejería Jurídica y Servicios Legales han desarrollado e impartido cursos sobre la administración documental, en los que la Agencia de Protección Sanitaria ha sido partícipe con la asistencia del personal encargado de la administración y control de los archivos de gestión, con el objetivo de actualizar y orientarlos en materia archivística, para que cuenten con las herramientas teóricas que los auxilien en la ejecución de sus actividades, así como de concientizarlos sobre la responsabilidad que se tiene como funcionario público respecto a la información. Tomando en cuenta lo anterior, en el mes de abril se creó la Unidad Coordinadora de Archivos de la Agencia de Protección Sanitaria, la cual es la encargada de adaptar, de acuerdo a los lineamientos ya establecidos, el Sistema Institucional de Archivos, el Comité Técnico Interno de Administración Documental, los procesos archivísticos adecuados y necesarios en las unidades de trámite y/o gestión así como la creación del Archivo de e Histórico de la misma institución de acuerdo a lo señalado en la Circular Uno 2014, en su numeral 7. Administración de Documentos y Archivística. Así mismo, con la publicación de la Ley de Archivos del Distrito Federal, en la que establece la nueva estructura del Sistema Institucional de Archivos, en cuanto a su estructura normativa, así como la estructura del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, en la cual establece más participación, funciones y atribuciones a la Unidad Coordinadora de Archivos, como lo señala el artículo 20 de dicha Ley. Por lo tanto el establecimiento de normas y políticas para al funcionamiento del sistema institucional de archivos de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal es de gran importancia ya que coadyuvará en las labores en materia archivística. OBJETIVO GENERAL: Establecer la organización y procedimientos del Archivo de de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, a través de los instrumentos de control archivístico establecidos en la Ley de Archivos del Distrito Federal. ALCANCE: El presente instrumento será de observancia general y obligatorio para los titulares de las Unidades Administrativas de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, en su calidad de responsables del Archivo de trámite 4

5 de sus respectivas áreas y para todos los servidores públicos adscritos a cada una de las unidades administrativas de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, de conformidad al artículo 18, fracción I inciso b, de la Ley de Archivos del Distrito Federal. FUNDAMENTO LEGAL: El presente instrumento se crea con fundamento en el artículo 23 de la Ley de Archivos del Distrito Federal. MARCO JURÍDICO: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Ley de Archivos del Distrito Federal Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal Ley de Salud del Distrito Federal Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos Ley de Firma Electrónica del Distrito Federal Ley de Régimen Patrimonial y del Servicio Público Código Penal del Distrito Federal Código Fiscal del Distrito Federal Reglamento de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal Reglamento del Sistema Institucional de Archivos de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal Reglamento del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal Reglamento Interior de la Administración Pública del Gobierno del Distrito Federal. Lineamientos que deben observar las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Delegaciones y Entidades de la Administración Pública, para la integración y remisión electrónica de carpetas, información o documentos con relación a los Órganos Colegiados, Comisiones o Mesas de Trabajo. 5

6 Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos para la instalación y funcionamiento de las Oficinas de Información Pública al interior de la Administración Pública del Distrito Federal. Circular Uno 2014, Normatividad en Materia de Administración de Recursos. (Numeral 7) Cuadro General de Clasificación Archivística Códigos de Clasificación Archivística GLOSARIO: ARCHIVO: Conjunto orgánico de documentos organizados y reunidos por una persona o institución pública o privada, en el desarrollo de sus competencias, el cual sirve de testimonio y fuente de información a las personas o instituciones que los produjeron, a los ciudadanos o para servir de fuente de estudio de la historia e investigación; ARCHIVO DE TRÁMITE: Es aquel que se encuentra conformado por los documentos que se encuentren en trámite, mismos que serán clasificados de acuerdo al Cuadro de Clasificación Archivística de la Agencia de Protección Sanitaria. Es de señalarse que habrá tantos Archivos de Trámite como Unidades Administrativas hay en la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: Conformado por los documentos que habiendo concluido su tiempo en archivo de trámite y luego de haber sido valorados, sean transferidos por el Archivo de Trámite para su conservación precautoria de conformidad con el Catalogo de Disposición Documental. ARCHIVO HISTÓRICO: Conformado por los documentos que habiendo completado su vigencia en la Unidad de Archivo de, sean transferidos para completar su Ciclo Vital y que cuentan con valor secundario, siendo resguardado por la Unidad de Archivo Histórico, o en su caso, al Archivo Histórico del Distrito Federal, constituyendo el Patrimonio Histórico del Distrito Federal. BAJA DOCUMENTAL: Destrucción de los documentos que no cuenten con valores archivísticos históricos. CALENDARIO DE CADUCIDADES: Instrumento de control de vigencias y plazos de conservación en las unidades de archivo. CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL: Registro general y sistemático, en el que se establece en concordancia con el cuadro general de clasificación 6

7 archivística, los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de la información pública o de acceso restringido ya sea reservada o confidencial y su destino. CUADRO GENERAL DE DISPOSICIÓN ARCHIVÍSTICA: Instrumento técnico que describe la estructura jerárquica y funcional documental, en la que se establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de un ente público. De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales llamadas fondo, sección, serie, expediente y unidad documental. DATOS PERSONALES: La información numérica, alfabética, gráfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a una persona física, identificada o identificable. Tal y como son, de manera enunciativa y no limitativa: el origen étnico o racial, características físicas, morales o emocionales, la vida afectiva y familiar, el domicilio y teléfono particular, correo electrónico no oficial, patrimonio, ideología y opiniones políticas, creencias, convicciones religiosas y filosóficas, estado de salud, preferencia sexual, la huella digital, el ADN y número de seguridad social, y análogos. DOCUMENTOS: Los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro en posesión de los entes obligados y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier medio, entre otros escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico. DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Aquella información cuyo soporte durante todo su ciclo de vida se mantiene en formato electrónico y su tratamiento es automatizado, requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse. EXPEDIENTE: Conjunto de documentos ordenados de acuerdo con un método determinado y que tratan de un mismo asunto, de carácter indivisible y estructura básica de la Serie Documental. INVENTARIO: Instrumento de consulta y control que describe las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización, transferencia o disposición documental. TRANSFERENCIA: Envío controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de la Unidad de Archivo de Trámite a la Unidad de Archivo de ; así como del traslado controlado y sistemático de documentos de la Unidad de Archivo de a la Unidad de Archivo Histórico para su conservación permanente. 7

8 FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1.- Los titulares de cada área deberán solicitar por escrito al Titular de la Coordinación de Enlace Administrativo y Financiero la transferencia primaria de los documentos que hayan concluido su vigencia en archivo de trámite, así como el uso de un vehículo para transportar los documentos al archivo de concentración. 2.- El Titular de la Coordinación de Enlace Administrativo y Financiero en conjunto con la Responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos, fijarán la fecha de la transferencia. 3.- El Titular de la Coordinación de Enlace Administrativo y Financiero autorizará el uso de un vehículo para transportar los documentos que se resguardarán en el archivo de concentración. 4.- Los titulares de área con apoyo de los enlaces, gestionarán la transferencia primaria al archivo de concentración, esta transferencia debe realizarse a más tardar en 15 días hábiles después de que concluyeron su vigencia de conservación en el archivo de trámite. 5.- Los expedientes se deberán entregar al Archivo de en cajas de cartón, mismas que deberán contar con etiqueta de identificación (anexo 1) la cual estará adherida con pegamento líquido. 6.- Los contenedores de soportes documentales electrónicos, deben ser apropiados de acuerdo al tipo de soporte, así mismo este debe contar con su debida etiqueta de identificación. 7.- El archivo de concentración no recibirá expedientes con información reservada, esta será resguardada por los titulares de las unidades administrativas, de conformidad al artículo 42 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal. 8.- La recepción de los expedientes transferidos por las áreas administrativas de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, se formalizará mediante la impresión del sello de recibido en el Inventario respectivo. 9.- La consulta de expedientes por personal adscrito a la misma área administrativa del respectivo archivo de trámite deberá realizarse requisitando el 8

9 formato de control de consulta respectivo. Los expedientes deberán ser devueltos al archivo de concentración en un plazo máximo de 15 días hábiles, en las mismas condiciones físicas en que se otorgó para su consulta; en caso de ser necesario podrá hacerse un resello por otros 15 días naturales más, a excepción de los expedientes que sean solicitados por alguna autoridad judicial o administrativa, los documentos se devolverán una vez que hayan cumplido la función para lo que fueron requeridos La consulta de expedientes por personal adscrito a distinta área administrativa del respectivo archivo de trámite deberá realizarse solicitando la consulta del expediente a través de oficio suscrito por el titular del área solicitante dirigido al titular del área generadora del expediente, el titular del área generadora del expediente deberá autorizar por escrito a la o las personas que consultarán el expediente, además se deberá requisitar el formato de control de consulta respectivo. Los expedientes deberán ser devueltos al archivo de concentración en un plazo máximo de 15 días hábiles, en las mismas condiciones físicas en que se otorgó para su consulta; en caso de ser necesario podrá hacerse un resello por otros 15 días más, a excepción de los expedientes que sean solicitados por alguna autoridad judicial o administrativa, los documentos se devolverán una vez que hayan cumplido la función para lo que fueron requeridos La consulta directa de expedientes, solicitada por persona ajena a la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, se realizará con fundamento en el artículo 11 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, mediante solicitud de información pública hecha a la Oficina de Información Pública de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal; la consulta de expediente se realizará en el área de consulta del archivo de concentración y se deberá requisitar el formato de control de consulta respectivo La persona responsable del Archivo de realizará los procesos de transferencia secundaria solicitando a los titulares de las áreas generadoras de expedientes, la autorización correspondiente, utilizando los formatos de Inventario General de Expedientes por Serie documental y Ficha Técnica de Prevaloración para Baja documental o Transferencia Secundaria, según sea el caso El responsable del Archivo de mantendrá actualizado el Inventario General de Expedientes por Serie Documental y el Calendario de Caducidades correspondiente. 9

10 14.- Para la preservación de documentos se observará lo previsto en los Criterios para la Preservación de Documentos de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal El procedimiento para la baja documental se realizará de conformidad con lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental El titular del área administrativa respectiva, notificará a contraloría en los casos de que un expediente no sea devuelto, se haya extraviado o se encuentre incompleto. PROCEDIMIENTOS 1.- Recepción de expedientes. Objetivo: Señalar el procedimiento de la recepción de expedientes dentro de la transferencia primaria del archivo de trámite, al archivo de concentración. RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS PERIODO Trámite Coordinador de Enlace Administrativo y Financiero Trámite Solicita al Coordinador de Enlace Administrativo y Financiero, autorización y fecha para realizar transferencia primaria Autoriza transferencia primaria y fija fecha de la transferencia Entrega expedientes de transferencia primaria Recibe expedientes transferidos Acomoda en mobiliario respectivo Actualiza el inventario general de expedientes de transferencias y el Calendario de Caducidades FIN DEL PROCEDIMIENTO Oficio Oficio Expedientes Expedientes Expedientes Inventario General de Expedientes por Serie y Calendario de Caducidades 2 horas 48 horas 4 horas 4 horas 24 horas 48 horas 10

11 2.- Préstamo o Consulta de Expedientes Objetivo: Identificar el procedimiento que se debe realizar en caso del préstamo o consulta de un expediente, que se encuentre dentro del archivo de concentración. RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS PERIODO Solicitante Solicita consulta de expediente que se encuentra en archivo de trámite Recibe, revisa y verifica los datos de la solicitud de consulta Verifica la disponibilidad del expediente solicitado Solicitud Solicitud Inventario General de Expedientes por Serie 5 min 5 min 10 min Proporciona al solicitante el formato de Control de Consulta de Expediente Control de Consulta de Expedientes 5 min Solicitante Recibe formato, lo requisita y entrega Control de Consulta de Expedientes 15 min Solicitante y Responsable del Archivo de Revisan las condiciones físicas del expediente Expediente 10 min Solicita firma de recibo de expediente en el Control de Consulta de Expedientes Control de Consulta de Expedientes 2 min Solicitante Firma de recibo de expediente. Control de Consulta de Expedientes 2 min Entrega expediente solicitado Expediente 5 min 11

12 Coloca en el lugar del expediente un indicador de consulta y espera devolución. Integra el Control de Consulta de Expedientes en carpeta de consulta de expedientes Indicador de Consulta Control de Consulta de Expedientes 5 min 5 min Solicitante Devuelve el expediente dentro del plazo establecido Expediente 5 min Recibe expediente consultado Expediente 5 min Solicitante y Responsable del Archivo de Verifica de manera conjunta con el usuario las condiciones en que se devuelve el expediente Si se encuentra en buenas condiciones y completo el expediente, lo coloca en su lugar correspondiente Descarga Control de Consulta de Expedientes, lo guarda en la carpeta respectiva En caso de que no sea devuelto en buenas condiciones o está incompleto, informa al Titular del área generadora de expediente Expediente Expediente Control de Consulta de Expedientes Nota informativa 10 min 10 min 5 min 24 horas Titular de área generadora de expediente Notifica a la contraloría Oficio 48 horas Titular de Contraloría Recibe notificación e inicia procedimiento correspondiente FIN DE PROCEDIMIENTO Oficio 12

13 3.- Destino Final de Expedientes. Objetivo: Identificar, el procedimiento adecuado para la baja documental y la transferencia secundaria de los expedientes que sean considerados como históricos. RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS Identifica en el Calendario de Caducidades los expedientes con plazo vencido Realiza la baja documental de conformidad con el Catalogo de Disposición Documental Solicita al responsable del archivo histórico número de folio de transferencia Solicitud Expedientes PERIODO 24 horas 72 horas 10 min Responsable del Archivo Histórico Asigna número de folio de transferencia y asesora en la gestión 12 horas Elabora propuesta de oficio para solicitar transferencia, Inventario y Ficha técnica para Prevaloración de la transferencia secundaria y envía para visto bueno del titular del área generadora de expedientes. Oficio, Inventario General de Expedientes por Serie y Ficha Técnica de Prevaloración para Transferencia Secundaria 48 horas Titular del área generadora de expedientes Recibe propuesta, firma y remite solicitud de transferencia a Titular de la Coordinación de Enlace Administrativo y Financiero de la Agencia del Gobierno del Distrito Federal Oficio, Inventario General de Expedientes por Serie y Ficha Técnica de Prevaloración para Transferencia Secundaria 72 horas 13

14 Titular de la Coordinación de Enlace Administrativo y Financiero de la Agencia del Gobierno del Distrito Federal Recibe solicitud y da respuesta notificando fecha y hora para la transferencia secundaria Oficio solicitud, Inventario General de Expedientes por Serie y Ficha Técnica de Prevaloración para Transferencia Secundaria 48 horas Realiza transferencia en la fecha y hora establecida Expedientes 5 horas Responsable de Archivo Histórico Recibe expedientes, verifica con inventario y ficha técnica y sella dos juegos de inventario, conserva uno y entrega otro de acuse de recibo Expedientes, Ficha Técnica de Prevaloración para Transferencia Secundaria e Inventario General de Expediente por Serie. 5 horas Recibe acuse y archiva en expediente Acuse de recibo. 15 min FIN DE PROCEDIMIENTO ARTÍCULOS TRANSITORIOS 1.- El presente Manual de Políticas y Procedimientos del Archivo de entrará en vigor una vez que se cuente con un espacio adecuado para la conservación de los documentos y noventa días hábiles contados a partir del día siguiente al de su aprobación en lo que respecta a la implementación de los formatos incluidos en los anexos. 2.- La transferencia primaria se realizará, una vez que se cuente con los recursos materiales y humanos necesarios para el resguardo y conservación de los archivos. 14

15 ANEXOS 1.- Carátula de contenedor Fondo.- Se debe poner Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal Sección.- Se debe escribir clave y nombre de la Unidad Administrativa generadora de los documentos. Serie.- Anotar las claves y nombres de las series que tiene el contenedor de acuerdo al Cuadro general de clasificación archivística Caja.- Número consecutivo de caja remitida No. de Transferencia y Fecha: Número de transferencia asignado y fecha de la transferencia Año: Año de los expedientes No. de Exp.- Número de expedientes que contiene el contenedor Tipo de Soporte documental.- Anotar el tipo de soporte documental depositado en el contenedor 15

16 2.- CONTROL DE CONSULTA DE EXPEDIENTES Fecha de Solicitud: Anotar la fecha en la que se realiza la solicitud del expediente Datos del Solicitante: Se debe identificar si se trata de un servidor público de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal o un Consultante Externo. Datos del Expediente: Se debe de llenar en primer instancia el rubro de consulta, con nombre del expediente y año de apertura, el código de Clasificación Archivística debe de ir completo, en lago o legajos en que numero de legajo se encuentra el expediente solicitado, si se va a consultar solo uno de ellos o la totalidad de los mismos. Unidad de Archivo: En este caso se pondrá Tramité Estado Físico del Expediente: Bueno, cuando el expediente está en perfectas condiciones, sin dobladuras, ni enmendaduras; Regular el expediente se encuentra con algunas dobladuras o su guarda está un poco rota y ha sido restaurada con cinta, mala: el expediente se encuentra roto o incompleto Fecha de Entrega: Fecha en la que se hace la entrega física del expediente Nombre y firma de quien autoriza: Titular del Área Administrativa Nombre y Firma del Solicitante: Persona que solicita el expediente Nombre y Firma del responsable del archivo: Titular del Área Administrativa Nombre y Firma de quien devuelve el expediente: Puede o no ser el mismo que el solicitante. 16

17 3.- INVENTARIO GENERAL Área de Procedencia.- Se debe de poner el nombre del área que detenta los expedientes. Tipo de Inventario.- Mencionar el inventario respectivo para baja, transferencia, archivo de trámite, concentración, histórico. Encargado del Archivo.- Nombre de quien coordina las tareas del archivo o enlace a cargo de los expedientes. Ubicación Física de los Expedientes.- Lugar en que se encuentran los expedientes en el archivo respectivo, esto es, en el mueble y su número, cajón; estante, charola, entrepaño, etc Fecha.- La fecha de elaboración del inventario. Número de Transferencia.- En su caso, el número consecutivo de transferencia realizada por el área. Folio de Control.- Número de Folio de Control de la Unidad Coordinadora de Archivos. Hoja.- Número de hoja del total del inventario. 17

18 Serie.- Clave y nombre de la serie documental de conformidad con el Cuadro General de Clasificación Archivística. No.- Número consecutivo. Código de Clasificación.- Código clasificación archivística del expediente, de conformidad con el Cuadro General de Clasificación Archivística. Nombre del Expediente.- Nombre que se le dio al expediente. Fechas extremas.- Anotar la fecha inicial, esto es, la primera fecha que se identifique en el documento más antiguo, y la fecha final, es decir, la última fecha identificada en el documento con que termina el expediente. Valor documental.-se anotará el valor documental: administrativo, legal, contable, fiscal, histórico, de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental. Plazos de Conservación.- Se anotará el número de años que permanece en el Archivo de Trámite (AT), de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental. Se anotará el número de años que permanece en el Archivo de (AC), de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental. (VC) Se anotará el número de años que resulte de la suma de años de AT+ AC. Sistema de Datos.- En su caso, nombre del sistema de datos personales asociado a la información que contiene el expediente. Observaciones.- Las observaciones pertinentes, por ejemplo si el expediente se encuentra en diversos legajos o si cuenta con información reservada El presente inventario consta.- En dicho rubro Se anotará el número total de hojas del inventario, el número total de expedientes del inventario, los años extremos del total de expedientes del inventario, número de cajas que contienen los expedientes y peso aproximado del total de expedientes. Elaboró.- Nombre y firma de la persona que elaboró el inventario. Vo. Bo. -Nombre y firma del Titular de área. 18

19 4.- Calendario de Caducidades No.- Indicar el número consecutivo de expedientes. Código de Clasificación Archivística.- Indicar el código de acuerdo con el Cuadro General de Clasificación Archivística. Nombre del Expediente.-Nombre del expediente. Fecha de Cierre.- Fecha en que se concluyó el expediente. Valor documental.- Indicar el valor documental correspondiente al expediente. Disposición Documental.- Indicar si la disposición final del expediente es eliminación o conservación, de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental. Conclusión de plazo de conservación.- Indicar el día, mes y año en que se cumple el plazo de conservación del expediente y procede la baja. Transferencia Primaria.- Indicar la fecha de transferencia primaria. Transferencia Secundaria.- Indicar la fecha de transferencia secundaria. Observaciones.- Indicar las observaciones correspondientes. 19

20 5.- FICHA TÉCNICA DE PREVALORACIÓN PARA BAJA DOCUMENTAL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS ÁREA: FICHA TÉCNICA DE PREVALORACIÓN PARA BAJA DOCUMENTAL FUNCIONES O ATRIBUCIONES DEL ÁREA VALOR ARCHIVÍSTICO ADMINISTRATIVO LEGAL CONTABLE FISCAL DICTAMEN DE BAJA VINCULADA A LA SERIE No. DE EXPEDIENTES SI NO No. DE CAJAS ANTECEDENTES CRITERIO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL CONSERVACIÓN DEFINITIVA FECHA DATOS DE ARCHIVO PESO APROXIMADO BAJA METROS LINEALES No. DE ACTA DE BAJA: ESTADO FÍSICO METODOLOGÍA DE VALORACIÓN Elaboró Nombre y firma Fecha de elaboración: Autorizó Nombre y firma 20

21 Instructivo Área.- anotar el nombre del área Funciones o atribuciones del área.- anotar funciones o atribuciones normativas que le dieron origen a la información que contienen los expedientes. Valor archivístico.- marcar con x el valor archivístico de los documentos, de conformidad con el catálogo de disposición documental. Criterio de disposición documental.- marcar con x el criterio baja o conservación definitiva, como se establece en el catálogo de disposición documental. Dictamen de baja vinculada a la serie.- marcar con x si o no, según corresponda en caso de existir dictamen de baja de la serie. En caso de ser afirmativo, anotar la fecha del dictamen y el número de acta de baja respectiva. No. de expedientes.- anotar el número total de expedientes. No. de cajas.-anotar el número total de cajas. Peso aproximado.- anotar el peso aproximado. Metros lineales.- anotar el número de metros lineales calculados. Estado físico.- anotar el estado físico de los documentos bueno o existe deterioro. Metodología de valoración.- anotar textual catálogo de disposición documental de la agencia de protección sanitaria del gobierno del distrito federal. Elaboró.-anotar el nombre y firma de la persona que elaboró la ficha. Autorizó.- anotar el nombre y firma del titular del área generadora de expedientes que autoriza. Fecha de elaboración.- anotar la fecha de elaboración de la ficha. 21

22 6.- FORMATO HOJA DE RESELLO INSTRUCCIONES: Este formato deberá requisitarse mediante sello en el que se especifique la fecha extrema en la que deberá devolverse el expediente, así como se deberá plasmar la firma del responsable del archivo de concentración para validar dicho préstamo. 22