SISTEMA DE INFORMACIÓN ACADÉMICA- SIA

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1 Página 1 de 12 INSTRUCTIVO: CARGAR REMESAS DE MATRÍCULA EN EL

2 Página 2 de INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO OBJETIVO: Realizar el proceso de cargue de remesas en el Sistema de Información Académica SIA, correspondientes a los recaudos efectuados a través de entidades financieras, por concepto de matrículas en la Universidad Nacional de Colombia. ALCANCE: Inicia con la recepción del archivo plano de la entidad bancaria, y finaliza con el diligenciamiento del formato consolidado de recaudo de matrículas. Aplica para las áreas de Tesorería en el Nivel Central de Sede y en el Nivel de Facultad. DEFINICIONES: 1. Archivo Plano: Archivo conformado por un conjunto de caracteres secuenciales separado por espacios, comas u otro carácter especial, el cual tiene una extensión que lo identifica como tipo texto y que permite que sea interpretado por los diferentes sistemas. 2. Portal Bancario: Sitio Web de los bancos, disponible para el manejo integral de las transacciones de la Universidad tales como consultas, pagos, transferencias, solicitud de extractos, etc. 3. Remesa: Archivo plano en medio magnético generado por la entidad bancaria, que contiene los registros correspondientes a los recaudos efectuados durante el día, a partir de la lectura del código de barras de los recibos de matrícula. 4. SGF QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia. 5. SIA Sistema de Información Académica: Aplicación del sistema operativo Universitas XXI, desarrollada por la Universidad Nacional de Colombia, con el fin de administrar información de carácter académico administrativo. 6. Universitas XXI: Sistema operativo adquirido por la Universidad Nacional de Colombia en el año La aplicación de dicho sistema se denomina Sistema de Información Académica (SIA), la cual realiza la gestión de la información académica de la Universidad. CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 2. Al momento de registrar la información de cargue de matrículas se debe verificar que el valor de la nota crédito entregada por el banco coincida con el valor total del archivo plano recibido. 3. Los ingresos de posgrados correspondientes a matrícula, derechos académicos y otros, se deben registrar en el SGF QUIPU, identificando tercero y concepto por cada uno de los valores recaudados. 4. En el caso de ingresos por matrículas, el auxiliar de Tesorería carga el archivo plano recibido del banco en el Sistema de Información Académica - SIA, en donde se distribuye el ingreso (matrícula, derechos académicos y otros). 5. Para los ingresos por matrículas que no han sido pagados a través de recibo de pago de matrículas con código de barras en la entidad bancaria, sino a través de otro medio de pago, se deberá realizar la conciliación manual del recibo por la opción Remesas Conciliación manual de recibos. 6. La conciliación de los recaudos de matrículas deberá realizarse diariamente, con el fin de reflejar la realidad económica en los estados financieros de la Universidad Nacional de Colombia y evitar que se acumulen las partidas pendientes por depurar.

3 Página 3 de INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO 1. Recibir el archivo plano de la entidad bancaria o descargarlo del portal bancario El auxiliar de Tesorería o el tesorero recibe de la entidad bancaria o descarga del portal bancario el archivo plano que contiene los recaudos realizados por concepto de matrículas. Nota: El Banco Popular realiza el envío de los archivos planos a los correos electrónicos institucionales autorizados, para el caso de Bancolombia se debe bajar el archivo plano ingresando al portal bancario de la entidad. 2. Descargar archivo plano que contiene la remesa El auxiliar de Tesorería o tesorero debe descargar el archivo plano que contiene las remesas de recaudos de matrículas, enviado previamente a través de correo electrónico (Banco Popular) o ingresando al portal bancario de la entidad (Banco Bancolombia). 3. Cambiar la extensión al nombre del archivo plano por el aplicativo de remesas El auxiliar de Tesorería debe cambiar, a través del aplicativo de remesas, el nombre de la remesa modificándolo a la extensión.txt. Esta es la ruta que debe seguir en el aplicativo de remesas para pasar el archivo plano: Aplicativo de remesas: Remesa de entrada>modificarle la extensión en el nombre del archivo. El nombre de la remesa corresponde a la fecha de la remesa y a la extensión.txt. 4. Cargar el archivo plano (remesa) a Universitas XXI El auxiliar de Tesorería debe cargar el archivo plano de remesas a Universitas XXI. Esta es la ruta que debe seguir en Universitas XXI para subir el archivo plano: Sistema de Información Académica - Universitas XXI: Módulo de Gestión Económica>Conciliación automática>introducción de remesas de entrada>mantenimiento remesas de entrada. En el campo tipo de remesa se escribe "504" en el campo Nom fichero escribe el nombre de la remesa (fecha de la remesa, archivo con extensión.txt ).

4 Página 4 de Realizar la conciliación automática a través del módulo de gestión económica de Universitas XXI El auxiliar de Tesorería o tesorero realiza la conciliación automática de la remesa de recaudos de matrículas, a través del módulo de Gestión Económica de Universitas XXI. Esta es la ruta que debe seguir en Universitas XXI para realizar la conciliación automática: Sistema de Información Académica - Universitas XXI: Módulo de Gestión Económica>Conciliación automática>introducción de remesas de entrada>mantenimiento remesas de entrada. En el campo tipo de remesa se escribe "504" en el campo Nom fichero escribe el nombre de la remesa (fecha de la remesa, archivo con extensión.txt ), posteriormente se da clic en la opción "Generar". Se generaron errores en las remesas a conciliar? Verificar si se presentan errores en las remesas. En algunas ocasiones se generan errores en las remesas de los recaudos con código de barras (enviadas por parte de la entidad bancaria (Banco Popular o Bancolombia)), al momento de realizar su conciliación en el módulo de Gestión Económica de Universitas XXI. Sí: Revisar y corregir los errores generados en las remesas en Universitas XXI, ir al numeral 6. No: Generar e imprimir los reportes de información de recaudo a través del módulo de gestión económica de Universitas XXI, ir al numeral Revisar y corregir los errores generados en las remesas en Universitas XXI El auxiliar de Tesorería o tesorero identifica los errores en las remesas de los recaudos con código de barras (enviadas por parte de la entidad bancaria) y hace las correcciones teniendo en cuenta las siguientes instrucciones: Situaciones por las que se pueden presentar errores en las remesas: a. Por cambio del recibo de pago al usuario, por lo cual el código de barras del recibo se modifica. b. Por generación de recibos extemporáneos. c. Por generación de recibo de pago, en caso de fraccionamiento. d. Por error en la lectura del código de barras. Se lee como pago extemporáneo cuando es oportuno o viceversa. e. Por traslado de historia académica (cambio de programa curricular). f. Porque el cajero en el Banco no toma el código de barras, sino que registra el valor de manera manual, generando en algunas ocasiones errores en las remesas por mayor o menor valor registrado con respecto al valor del recibo de matrícula generado por la Universidad Nacional de

5 Página 5 de 12 Colombia. En algunas ocasiones la entidad bancaria recibe valores superiores o inferiores a los registrados en los recibos (ejemplo: dos ($2) pesos por encima o por debajo). Corrección de errores en las remesas: a. Ingresar a Universitas XXI: b. Ingresar al Módulo de Gestión Económica por la ruta Conciliación automática>introducción de remesas de entrada.

6 Página 6 de 12 c. En la opción Mantenimiento remesas de entrada y en el campo Nom fichero escribir el nombre de la remesa (fecha de la remesa, archivo con extensión txt), posteriormente dar clic en la opción Cps. Remesas. d. En la opción Composición remesas, cuando el recibo no está conciliado, los campos fecha de cobro y valor cobrado aparecen en blanco.

7 Página 7 de 12 e. En la opción Consulta de ficheros, donde aparece el nombre de la remesa (fecha de la remesa, archivo con extensión txt), dar clic en el link errores.

8 Página 8 de 12 f. En la opción Errores aparece el número de línea del archivo plano en donde está el error que no permitió realizar la conciliación (para el caso del archivo plano enviado por el Banco Popular, el número de línea indicado en el sistema, coincide con el registro que generó el error, en cuanto a Bancolombia no siempre es el correcto). Además, para establecer el registro que genera el error se cuenta con el número de referencia que puede ser ubicado dentro de los registros del archivo plano, y está compuesto así: Ejemplo: = Plan de estudios 00= No aplica 1349= Historia académica 0602= No aplica g. Una vez se identifique el número de historia académica, se ingresa por el módulo de Hojas de vida para identificar el número de documento de identificación del estudiante.

9 Página 9 de 12 h. Ingresar nuevamente por el módulo de Gestión Económica : i. En la opción Consulta de recibos se puede identificar cuáles son los recibos generados al estudiante e identificar el posible error.

10 Página 10 de 12 j. En la opción mantenimiento de recibos se puede establecer la liquidación del recibo de pago de acuerdo con cada uno de los conceptos. k. En la opción Remesas Conciliación manual de recibos se procede a realizar manualmente la conciliación del recibo.

11 Página 11 de 12 Fueron corregidos los errores de la remesa? Verificar si se corrigieron los errores presentados en la remesa. Sí: Generar e imprimir los reportes de información de recaudo a través del modulo de gestión económica de Universitas XXI, ir al numeral 7. No: Revisar y corregir los errores generados en las remesas en Universitas XXI, ir al numeral Generar e imprimir los reportes de información de recaudo a través del modulo de gestión económica de Universitas XXI El auxiliar de Tesorería procede, una vez conciliados los recibos de matrícula, a generar e imprimir los siguientes reportes: a. Consolidación de pagos (compagglo); b. De bancos (coreinqui); c. Estudiantes financiados por instituciones externas (estfinext) y d. Consolidado de pagos de estudiantes e instituciones (cpestings). e. Listado conceptos netos por estudiantes. Esta es la ruta que debe seguir en Universitas XXI para generar e imprimir los reportes de información de recaudo:

12 Página 12 de 12 Sistema de Información Académica - Universitas XXI: a) Reporte RGes_ Compagglo); Módulo de Gestión Económica>Informe Gerencial>Reportes de consolidación de pagos; b) Reportes RSIA-Coreinqui, R-SIA- Cpestings y R-SIA- Estfinexts: Módulo de Gestión Económica>Generales>Administración>Listados>Reportes. Corresponde a pagos de matrícula de pregrado? Verificar si los recaudos de la remesa son por matrículas de pregrado o posgrado. Sí: Diligenciar formato consolidado de recaudo de matrícula, ir al numeral 8. No: Ir al instructivo Registrar recaudo de bancos en el SGF QUIPU. 8. Diligenciar formato consolidado de recaudo de matrícula de pregrado. A partir de la información generada en los reportes generados e impresos de Universitas XXI,el auxiliar de Tesorería debe diligenciar el formato de consolidación de recaudo de matrícula de pregrado, para discriminar los conceptos y los valores recaudados. Ver formato de recaudo consolidado de matrículas. Ir al instructivo Registrar recaudo de bancos en el SGF QUIPU. ELABORÓ CARGO Socorro Cardozo Miranda, Nohora Judith Rojas Rojas, María Fernanda Forero. Jefe División Nacional de Tesorería, Asistente administrativo División Nacional de Tesorería, Contratista REVISÓ CARGO Áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, Liliana Díaz Poveda, Katty A. Novoa Cardoso, Aura María Cárdenas Paulsen Tesorero, auxiliar de Tesorería o quienes ejercen este rol, asesoras y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. APROBÓ CARGO Ángela María González Lozada Gerente Nacional Financiera y Administrativa FECHA Febrero 25 de 2010 FECHA Marzo 15 de 2010 FECHA Octubre 26 de 2010