Procedimiento. Seguridad Física

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1 COOPERATIVA DE AHORO Y CREDITO CAMARA DE COMERCIO DE AMBATO LTDA Código: Proceso: Gestión Operativa PROCESO: GESTIÓN OPERATIVA Tipo de Proceso SUBPROCESO: GESTIÓN FINANCIERA Gobernante Productivo Apoyo X Status: Propuesto Aprobado X Publicado Fecha de Elaboración: PROCEDIMIENTO: SEGURIDAD FÍSICA Fecha de Ultima Revisión: Procedimiento Seguridad Física ELABORADO POR: JEFE DE PROCESOS REVISADO POR: GERENTE GENERAL APROBADO POR: CONSEJO DE ADMINISTRACION FIRMA: FIRMA: FIRMA: Fecha: Fecha: Fecha:

2 Contenido Seguridad Física... 1 Propósito:... 1 Alcance:... 1 Definiciones y Abreviaturas:... 1 Responsabilidad:... 2 Procedimiento Servicio de Guardianía Alarmas Antirrobo Monitoreo de Alarmas Sistema de Video Seguridad contra Incendios Mantenimiento de Equipos de Seguridad Cajero Automático Cajas y Bóveda Prohibición de Medios de Comunicación Referencias: Registros: Anexos: Lista de Distribución: Documentos controlados por el Sistema de Calidad de la Cooperativa Cámara de Comercio de Ambato

3 0 Modificaciones No Versión Tipo de Revisado Aprobado Fecha Modificación 00 Levantamiento Gerente Consejo de General Administración

4 Procedimiento Seguridad Física Propósito: Establecer un método para identificar y poner en práctica, mediante un procedimiento documentado, la seguridad, dentro de la Cooperativa, para lograr la adecuada preservación de nuestros productos y servicios. Alcance: La Oficina Central de la Cooperativa, Agencia Autocoop, Agencia Baños, Agencia Pelileo, Agencia Píllaro, Agencia Guayaquil, Agencia Guaranda, Agencia Quito, Agencia Latacunga, Agencia Quito Norte, Agencia Puyo, Agencia del Centro Financiero, y el Cajero Automático. Definiciones y Abreviaturas: Seguridad.- Funcionamiento del sistema integrado de previsión de riesgos y capacidad de mantenimiento de apoyo. GG = Gerente General. 1

5 RG = Representante de Gerencia SCJ = Supervisora de Caja Responsabilidad: GG.- Revisión y autorización. RG.- Seguimiento Procedimiento La Cooperativa cuenta con los siguientes medios de seguridad a su disposición: Servicio de guardianía en la oficina central, y en las agencias. Alarmas antirrobo en la oficina central y en las agencias. Circuito cerrado de televisión en la oficina central, Agencias y en el cajero automático. Seguridad contra incendios en la oficina central y Agencias. 2

6 1. Servicio de Guardianía a) La contratación de los guardias de seguridad se realiza mediante la evaluación del perfil del candidato, necesario para garantizar la integridad de los socios y la seguridad física de los bienes de la cooperativa, a través de proveedores o tercerizadores de servicios. Ref. Procedimiento de Evaluación de Proveedores y Compras, DOCOGEGG b) En cada local de atención al cliente, se define el plan de seguridad DOEXCOGE.18 (Plan Seguridad del Servicio de Guardianía), dotada por la empresa contratada, determinando los controles y la capacitación requeridos por parte de las mismas empresas de seguridad, proveedoras del servicio de guardianía, quienes establecen el comportamiento adecuado en el momento necesario a través de la capacitación, y proporcionan a su vez el instructivo correspondiente. c) Al aplicar el plan de seguridad mencionado, se lleva un registro del mismo, RGCOGEGG c1 Registro Servicio de Guardianía, el mismo que debe ser llenado por la supervisora de cajas en la matriz y las responsables de las agencias, con la fecha y firma de responsabilidad correspondiente. Este plan debe ser cumplido todo el tiempo por parte de la Cooperativa. d) La empresa contratada debe presentar certificaciones por lo menos una vez al año de cursos de seguridad o atención al cliente realizadas por la persona de guardianía que labora en la Cooperativa. Por lo menos una (1) vez al año, se deberá realizar un ejercicio de simulacro para probar el sistema de seguridad y 3

7 los planes para las diferentes emergencias y contingencias: caso de asalto, robo, incendio (previa coordinación con la Policía Nacional, Cuerpo de Bomberos y Protección Civil), amenaza de bombas, u otra eventualidad. De estos ejercicios y demás evaluaciones se debe mantener registros, incluyendo los informes de eficiencia del sistema. Se llevara un registro RGCOGEGG c1 Cronograma de Capacitación seguridad física. e) Las puertas de entrada a la entidad financiera deben estar equipadas con dos cerraduras con llaves codificadas o de seguridad, a fin de requerir la presencia de dos personas al momento de la apertura y cierre de sus operaciones, necesariamente debe estar presente el Sr. guardia de seguridad. 2. Alarmas Antirrobo a) Las alarmas disponibles se activan al momento de terminar la actividad diaria normal y si bien se desactivan al momento de abrir el mismo por la mañana. Instructivo ITCOGEGG a1 (Instructivo de alarmas antirrobo). b) La responsabilidad de activar y desactivar las alarmas corresponde a la supervisora o al mensajero de turno, el mismo que esta determinado por el Gerente General GG oportunamente. 4

8 c) Las responsables de esta actividad llevan un registro diario RGCOGEGG c1 (Registro Alarmas Antirrobo), con la hora y firma correspondientes, para asegurarse del cumplimiento del presente procedimiento. d) El sistema de alarma dispone de un manual de funcionamiento, ITCOGEGG d1, en el cual se determina su confiabilidad en el caso de que por casos fortuitos o emergentes, el o los locales se queden sin energía eléctrica, para lo que periódicamente se realiza actividades de monitoreo del sistema. e) Los sistemas de alarma deben verificarse permanentemente, con la finalidad de garantizar el funcionamiento correcto de los equipos y la prestancia del personal encargado. Así mismo, deben confirmarse los sistemas de comunicación con la Policía y las empresas de seguridad privada; y, especialmente, con el personal de seguridad encargado de la protección y los funcionarios y directivos de la institución financieras; 3. Monitoreo de Alarmas a) Como seguridad complementaria a las alarmas, se contrata el servicio de monitoreo de alarmas con un proveedor especializado en este campo, Ref.: Procedimiento de Evaluación de Proveedores y Compras, quien, en caso de ser activada una de ellas, verifica el evento y toma las acciones correspondientes. 5

9 b) De ocurrir estos eventos o siniestros en cualquier momento, se lleva un registro de los mismos, RGCOGEGG b1 Registro Monitoreo Alarmas, el que debe ser llenado por la supervisora encargada. c) La empresa contratada provee una clave de acceso en el momento de desactivar las alarmas, para luego llamar por telf.. y constatar que la persona que apertura la oficina está autorizada, la cual la empresa contratada de monitoreo emite un reporte mensual. 4. Sistema de Video a) El circuito cerrado de televisión es el quinto elemento de seguridad, el mismo que es monitoreado directamente mediante la pantalla instalada en la gerencia general. b) El sistema de video está ubicado en el cuarto de máquinas y está activo las 24 horas del día, instalado a un UPS para evitar apagones cuyo responsable es el jefe de sistemas y el dueño del procedimiento el cual disponen de una clave de acceso al sistema y en las Agencias esta monitoreado por la jefe de Agencia o Supervisora designada por Gerencia. c) Todo lo que ocurre en los distintos locales, donde está instalado este sistema, es grabado en forma permanente en el disco duro del computador del cuarto de máquinas, cuyo acceso tiene jefe de sistemas y el dueño del procedimiento. Y en las Agencias se graba los eventos en un disco duro supervisado por el jefe de Agencia o Supervisora designada por Gerencia. 6

10 d) Se lleva un registro de las grabaciones realizadas en el disco duro cada 8 días por el responsable del procedimiento o el jefe de sistemas y en las Agencias la jefe de Agencia o Supervisora previa verificación de la información, por tres meses permanece grabada la información RGCOGEGG f1, Registro Grabaciones de TV. e) Una revisión del sistema de grabado se lo realiza con una solicitud varia autorizado por gerencia o supervisión y se llenará el registro RGCOGEGG f1. Registro Grabaciones de TV. f) Para evitar problemas con el sistema de video y cámaras cada 6 meses o cuando lo requiera se realizará el mantenimiento del sistema y se llenará el registro RGCOGEGG a1 mantenimiento equipos de seguridad. g) Si auditoria interna requiere información de lo grabado en el sistema de video será entregado en un CD en 48 Horas previa solicitud u oficio autorizado por gerencia o supervisión. Si el requerimiento es de un Juez se consultará con el síndico y auditoria Interna y con autorización de gerencia será entregado en un CD. De las grabaciones del CD serán responsables el jefe de sistemas o el responsable del procedimiento. h) El circuito cerrado de TV. dispone de un instructivo de funcionamiento del sistema de video ITCOGEGG g1 7

11 5. Seguridad contra Incendios a) Para prevenir posibles siniestros, la Cooperativa cuenta con extintores en cada oficina: Oficina Matriz. Oficina Agencia Autocoop. Oficina Agencia Baños Oficina Agencia Pelileo Oficina Agencia Píllaro Oficina Agencia Guayaquil Oficina Agencias en Quito Oficina Agencia Latacunga Oficina Agencia Centro Financiero Oficina Agencia Guaranda Oficina Agencia Puyo 8

12 b) Se dispone de un Instructivo de manejo de los extintores ITCOGEGG b1 (Instructivo Manejo Extintores). c) Los mensajeros o el dueño del procedimiento, responsables de los extintores, mantiene un registro del mantenimiento de las cargas requeridas RGCOGEGG c1, Registro Mantenimiento Extintores. En las Agencias el registro será llenado por el jefe de Agencia o Supervisora designada por Gerencia. 6. Mantenimiento de Equipos de Seguridad a) Recursos Humanos dispone de un programa de mantenimiento preventivo para cada oficina, para asegurar que todos los componentes de seguridad (alarmas, extintores, puertas) y que todos los componentes en el sistema de circuito cerrado de televisión (CCTV) y de grabación de imágenes del cajero automático, estén limpios, sin manipulaciones y funcionando adecuadamente de acuerdo con los requerimientos, se llevará un registro RGCOGEGG a1 Cronograma de Mantenimiento de Equipos de Seguridad. b) Además se ha creado un (instructivo de seguridad personal) ITCOGEGG b1 para autoprotección de empleados. 9

13 7. Cajero Automático. a) El área de cajeros deberá ser de acceso restringido al público, al personal no autorizado de la entidad, vigilada, dentro de un circuito cerrado y estar ubicada de tal forma que se minimicen los riesgos de que terceras personas realicen sustracciones de dinero u otras actividades ilícitas, la persona encargada de realizar los cuadres diarios deberá llenar un registro al momento de ingreso RGCOGEGG a1 Registro cajero automático. b) Los cajeros automáticos deben contar con cámaras de circuito cerrado de televisión (CCTV) y de grabación de imágenes, las mismas que deben ser colocadas de tal forma que pueda obtenerse una imagen clara de los individuos que entran a estas instalaciones del cajero automático, tomando la precaución de evitar que se grabe la imagen de digitación de PIN. Los sistema de circuito cerrado de televisión (CCTV y de grabación de imágenes) deben ser mantenidos de acuerdo con las recomendaciones del proveedor/fabricante; Contar con sistemas de alarma monitoreada y sistema de respuesta; y, Contar con protectores de teclado. c) Debe contarse con un plan regular de inspecciones, con la finalidad de garantizar que no existan objetos extraños, dispositivos u otros mecanismos sospechosos instalados en el sistema del cajero automático; e, Igualmente, deben inspeccionarse las cámaras de video - vigilancia para comprobar que éstas no hayan sido manipuladas. Ref. RGCOGEGG f1. Registro Grabaciones de TV. d) Revisar periódicamente los anclajes, iluminación, cámaras y entorno del cajero automático, abastecer de dinero permanentemente a los cajeros automáticos, Atender una señal de alarma o de siniestro, respuesta inmediata ante la 10

14 interrupción del servicio eléctrico; y, Contar con personal capacitado para la operación y mantenimiento diario del cajero. e) Además se ha creado un (instructivo de seguridad personal) ITCOGEGG b1 para autoprotección de empleados. 8. Cajas y Bóveda. a) En situaciones de emergencia, tales como en el caso de asalto, siniestro o si una persona permanece en su interior luego de su cierre, las oficinas deben contar con claves de acceso para apertura de bóvedas por lo menos dos personas o a su vez que las bóvedas sean temporizadas b) En lo relacionado a la recepción y envío de efectivo y valores, efectuar en áreas de acceso restringido al público y por personal autorizado por la institución, que eviten su exposición a riesgos, debiendo incluirse estos procedimientos en los Manuales de seguridad y protección ; c) Para transportar por sus propios medios, fondos y valores, realizarlo en compartimentos de seguridad, cuya combinación solo conozca el personal de la entidad encargado de recibir dichos fondos y valores. Además, el envío de dichos fondos y valores debe ser acompañado de un guardia de seguridad o personal de policía y dos (2) funcionarios de la entidad. Los fondos y valores deben ser entregados en forma directa a las bóvedas y cajas fuertes, que se recontado por la supervisora de cajas. 11

15 d) Además se ha creado un (instructivo de seguridad personal) ITCOGEGG b1 para autoprotección de empleados. 9. Prohibición de Medios de Comunicación. a) Para garantizar el cumplimiento de la prohibición de que los funcionarios del área de cajeros porten teléfonos celulares, localizadores o beepers de uso personal, para dar cumplimiento las oficinas deberán contar con inhibidores de celulares. b) Además se ha creado un (instructivo de seguridad personal) ITCOGEGG b1 para autoprotección de empleados. Referencias: Procedimiento de Evaluación de Proveedores y Compras Reglamento de Seguridad Industrial del IESS Plan de Seguridad del Servicio de Guardianía DOCOGEGG DOEXCOGE.09 DOEXCOGE.18 Registros: Registro de Servicio de Guardianía RGCOGEGG c1 12

16 Registro de Monitoreo de Alarmas Registro de Alarmas Antirrobo Registro de Mantenimiento Extintores Registro de Grabaciones de TV Registro de pólizas de seguro RGCOGEGG b1 RGCOGEGG c1 RGCOGEGG c1 RGCOGEGG f1 RGCOGEGG a1 Cronograma de Mantenimiento de Equipos de Seguridad Cronograma de Capacitación seguridad física Registro cajero automático RGCOGEGG a1 RGCOGEGG c1 RGCOGEGG a1 Anexos: Instructivo de Alarmas Antirrobo ITCOGEGG a1 Instructivo de Funcionamiento del Circuito Cerrado de TV Instructivo para Manejo de Extintores Manual de Funcionamiento de Alarmas Instructivo de seguridad personal ITCOGEGG g1 ITCOGEGG b1 ITCOGEGG d1 ITCOGEGG b1 13

17 Lista de Distribución: GG, RG, SCJ. 14

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