Digitalización y Gestión Documental. Gestión Documental Eficiente. Luis E. Serrano Consultor Senior Oracle.

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1 <Insert Picture Here> Digitalización y Gestión Documental Gestión Documental Eficiente Luis E. Serrano Consultor Senior Oracle

2 Agenda Introducción Principales Desafíos y Megatendencias Estrategias para la Gestión de Contenido Características Plataforma Requerida Propuesta de Valor y Beneficios P&R

3 Market History Introducción

4 Motivadores Organizacionales Reducir Costos Mejorar Efficiencia Reducir Riesgo

5 Situación Actual Tramite Normal

6 Situación Actual Tramite Urgente

7 Datos interesantes Durante su vida útil un documento tiene una media de 17 copias Fuente: AIIM.org En promedio, 90% del tiempo de vida util de un documento se gasta en trafico y colas. En otras palabras, necesidad de gerenciamiento Fuente: Delphi Consulting De cada 20 documentos, 1 se pierde Fuente: Bitwaise Las personas pierden entre 20% a 30% de su tiempo, localizando y recuperando información Fuente: CYCO Procesos administrativos se pierden por no encontrar el documento correcto en el plazo estipulado por ley Fuente: FEM

8 Market History Principales Desafíos

9 La típica organización puede tener docenas de repositorios de contenidos Gestión de Proyectos Marketing y gestión de marcas I+D y Innovación Segura OEPD Operaciones Marketing Negociaciones Seguras RRHH Ventas Políticas y Procesos Gestión de Proyectos TI TI Contabilidad Enterprise Content Management Finanzas Gestión de Pedidos Legal Alta Dirección Gestión de Contratos Cumplimiento de Reglamentos

10 Multiples Experiencias de Usuario DESAFÍOS Cada sistema implementa su propia experiencia de usuario y metodología Busqueda de contenido Ingreso de (Check in) nuevo contenido Etiquetar contenido Flujos de trabajo, procesos Cuál sistema yo uso? Limita la capacidad de llegar a ser un power-user RESULTA EN Experiencia desagradable para el usuario final Baja adopción de usuarios Sesiones de entrenamiento multiples Cosots de mesa de ayuda más altos

11 Problemas con Proveedores de ECM Integrado o Implementado por Cliente DESAFÍOS Multiples puntos de integración Multiples repositorios Multiples codigos base Metadata y Modelos de Seguridad dispersos Multiples APIs Document Management Records Management RESULTA EN.. Degradación de Rendimiento Incrementa el riesgo de falla de los sistemas Compleja administración y mantenimiento Actualizaciones complicadas Costos más altos de soporte y personalización Copias redundates de contenido y conflictos de propiedad Image Management Digital Asset Management Collaboration Management Web Content Management

12 Market History Mega Tendencias Tecnólogicas

13 13 Iniciativa de Gestión Documental & Iniciativa de Procesos CONTRIBUIDORES la estrategia documental no es una iniciativa aislada sino combinada con una iniciativa de procesos Documento Activo

14 Expediente Unicó : Físico Logico

15 Gestión de la Experiencia Web Evolución de Web Publishing a Web Experience

16 Evolución Departamental a Organizacional Departame ntal Enterprise Content Mgmt Unificado Enterprise Content Mgmt Una Aplicación Una Plataforma Decenas de Aplicaciones Una plataforma Cientos de aplicaciones Una Plataforma Soluciones Separadas, Diferentes Proveedores Multiples platformas un proveedor Plataforma Integrada, un proveedor Plataforma Unificada, Un proveedor

17 <Insert Picture Here> What's in Store for ECM beyond Gartner cree que nos encontramos en el momento donde las empresas consideran al ECM como una aplicación de infraestructura. -- Toby Bell, Gartner Gartner PCC Summit, March 2010 Analyst Perspective: Los grandes proveedores de infraestructura (IBM, Microsoft, and Oracle) continuarán apoyando aún más el hecho de gestionar la data no estructurada de la misma manera como ellos ahora apoyan la gestión de data estructurada. Pocos creen que esto no se cumplirá. - Alan Pelz-Sharpe, May 2006 CMS Watch / The Real Story Group Honestamente creo que el ECM clásico ha llegado ser una capacidad, tal como lo es la base de datos Lewis }dice que ECM se esta moviendo en la misma dirección que el resto del mercado de aplicaciones estructuradas como. El señala a CRM, ERP etc - Mark Lewis, Division head of the Intelligent Information Group (formerly the Content Mgmt & Archiving Group) Fierce Content Management May 2010

18 Market History Estrategia Para Gestionar El Contenido en la Organización

19 Programa de Gestión Documental PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Presidencia / Vicepresidencia Administrativo Económico Técnico Comité de gestión documental Sist de Gestión de Calidad Estructura Presupuesto Estandarización Área de Gestión de deposito Archivo Funciones y responsabilidades Respaldo Objetivos Diagnóstico Documental Definición del Plan de acción Normalización de los procesos documentales Producción Recepción Distribución Trámite Organización Consulta Preservación Disposición final CICLO DE LOS PROCESOS DOCUMENTALES

20 Procesos documentales Producción Creación de documentos por parte de las oficinas productoras, en cumplimiento de las funciones, como representación de procesos, procedimientos y actividades institucionales Recepción Operaciones de radicación, verificación y control para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o juridica Distribución Actividades que garantizan que los documentos lleguen a su destinatario Trámite Control de recorrido del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa Organización Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental de manera jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. Conservación Medidas metodológicas, preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física, funcional e intelectual de los documentos de archivo. Consulta Acceso a unidades documentales con el fin de conocer la información que contienen Disposición final Decisión resultante de la valoración de los documentos, registrada en las Tablas de Retención y/o Tablas de Valoración Documental

21 Procesos documentales Producción CONTRIBUIDORES TIPOS DE CONTENIDO MEDIO DE CONTRIBUCIÓN FORMATOS DESTINATARIOS Oficinas Productoras Individuos Audio Video CAD files MS Office HTML pages Flash Multimedia Graphics Images JSP / ASP XML Web browser Desktop application Windows folders HTML form Correo electrónico Fax server XML HTML WML chtml HDML PDF Native JPEG TIF GIF WBMP Clientes internos Clientes externos Repositorios

22 Procesos documentales Recepción CANALES TIPOS DE CONTENIDO DESTINATARIOS Ventanilla de radicación física Central de fax Ventanilla virtual MS Office Documentación Fisica E.mail corporativo E.Mail Clientes internos Call center Formularios HTML Help Desk

23 23 Procesos documentales Distribucion y trámite CONTRIBUIDORES Identificar, diseñar e implementar los flujos de aprobación documental que controlan el recorrido del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa

24 24 Procesos documentales Clasificación Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental de manera jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Ubicación orgánica Oficina productora Serie Tipo Documental (compuesto) Tipo documental simple Dirección de planeación Oficina de proyectos Contratos APLICACION Contratos laborales Documento de Identidad Afiliación seguro social Afiliación seguro medico Otro Si

25 25 Procesos documentales Consulta Acceso a unidades documentales con el fin de conocer la información que contienen. Búsquedas federadas sobre varios repositorios de información Préstamo y circulación de contenido. Conversión de contenido Publicación de contenido La información debe ser entregada a los usuarios adecuados, en el formato adecuado, y en el momento preciso cumpliendo con criterios de exactitud, veracidad, completitud, continuidad, validez y oportunidad.

26 26 Procesos documentales Disposición final Definición y automatización de las Políticas de Retención Documental que aseguran la conservación de los documentos y el cumplimiento regulatorio exigido por los procesos de negocio y entidades regulatorias externs ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO Consulta activa Consulta semiactiva Consulta Inactiva 1ra Fase 2da Fase 3ra Fase TIEMPO

27 Market History Características Plataforma Requerida

28 Controlando la proliferación de contenidos Consolidar ECM

29 Controlando la proliferación de contenidos Consolidar Federar Proteger Aplicaciones Correo electrónico ECM Bases de Datos Aplicaciones Legacy Ficheros Contenido Fisico

30 Controlando la proliferación de contenidos Consolidar Federar Proteger Aplicaciones Correo electrónico ECM Bases de Datos Aplicaciones Legacy Ficheros Contenido Fisico

31 Market History Propuesta de Valor

32 8 Requisitos para un Gestor de Contenidos 2.0 Enterprise 2.0

33 1 No dejar las herramientas de trabajo habituales El mejor interfaz es el que no se ve Al arrastrar y soltar dan de alta el contenido: Clasificándolo automáticamente Heredando metadatos de la carpeta El contenido queda indexado (texto completo y los metadatos): Sea fácil de encontrar Podemos aplicar políticas de disposición y retención Heredadas de la carpeta Gestionan automáticamente el ciclo de vida

34

35

36

37 2 Uso de flujos de aprobación sencillos Marketing da de alta un nuevo documento Oracle Se convierte a PDF, XML o HTML Se crea una URL persistente Se lanza el workflow de aprobación Se indexa una nueva versión Utilizando las plantillas de transformación se convierte a HTML El revisor recibe un . Abre el documento, lo edita, modifica y publica Publicación y despublicación programada

38

39 3 Facilidad de convertir y transformar contenidos Los contenidos son creados y mantenidos en su formato nativo Automáticamente son convertidos a HTML, PDF, XML y formato Blackberry (PDA) Automáticamente son transformados (fuente, estilos, colores...) para presentarlos con el mismo aspecto del site

40 4 Facilita una personalización controlada A través de una sencilla aplicación Web podemos añadir nuevos canales de navegación y páginas a nuestro portal El control lo siguen teniendo los desarrolladores y diseñadores del site Pero los usuarios no técnicos pueden hacer cambios en función de los permisos que les den Reutilizando plantillas y componentes ya desarrollados

41 4MB 3MB 3MB 4MB 4MB 4MB 3MB

42

43 6 Facilita la creación de contenidos a través de formularios ricos Con un editor de texto rico: WYSIWYG Combinando texto e imágenes Limitando la capacidad de edición en función del perfil de los usuarios Tipo de fuente, enlaces, incorporación de imágenes, color, etc. Controlando el contenido Ya esté dado de alta en el repositorio Sea accesible Con scripts de validación Comparando las diferencias

44 7 Reposicionar contenidos en múltiples portales y aplicaciones A través de múltiples capas de presentación Portal, servidor de aplicaciones JSP,.NET, ASP, PHP Sin duplicar el contenido Con una experiencia de usuario consistente Editar contenido Crear nuevos contenidos Buscar el contenido Aprobar el contenido Reutilizarlo en múltiples páginas

45 Viajes Titulo Subtitulo Imagen Texto Alternativo Detalle

46 Viajes Titulo Subtitulo Imagen Texto Alternativo Detalle

47 8 Cuatro perfiles de usuario Arquitectos / Administradores Mantienen la arquitectura Desarrolladores / diseñadores Crean código, plantillas reutilizables Gestionan permisos Responsables de sites Organizan y definen la navegación Reutilizan plantillas y páginas ya creadas Editores de contenido Editan y añaden el contenido Controlan su ciclo de vida

48 Questions.. Luis Serrano Sales Consultant Oracle Content Management

49 Siguientes Pasos Mas Información Online: oracle.com/goto/contentmanagement WHITEPAPER: Benefits of a Unified Enterprise Content Management Platform Contactarnos Llamar: <Insert Picture Here>

50 Enterprise Content Management Propuesta de Valor y Beneficios de Reducir Costos Reduce / eliminate printing, shipping & storage costs Reduce software maintenance fees & leverage skill-sets Automate tasks and business processes Ganar Eficiencia Single source of truth - master content mgmt Streamline business processes More complete and faster access to information Reducir El Riesgo Improve consistency and auditability Comply with business policies and regulations Ensure content security & manage company brand Crear Valor Improve business agility Optimize revenue improve cross-selling & up-selling; enabling your channels; improve customer retention

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