4. BASE LEGAL 4.1 Norma ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de Calidad Fundamentos y Vocabulario 4.2 Políticas internas de respaldo.

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3 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO GESTIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL GESTIÓN INFORMÁTICA Administración de Infraestructura de Servidores PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL RESPALDO DE INFORMACIÓN RESPONSABLE DEL PROCESO VERSIÓN DEL DOCUMENTO 1.0 CÓDIGO DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE TECNOLOGÍA 2. OBJETIVO Asegurar que la información generada mediante los canales de atención al usuario y los datos procesados por parte de los funcionarios en los distintos sistemas utilizados en el GAD Portoviejo y almacenada en sus EQUIPOS SERVIDORES, sea respaldada adecuadamente de manera que no sea vulnerable a pérdidas, y en el caso de presentarse alguna contingencia sea fácilmente recuperable. 3. ALCANCE Este procedimiento aplica: a) Para la información que se almacena en los EQUIPOS SERVIDORES, que han sido calificados como críticos para la continuidad de los servicios del GAD Portoviejo, los cuales son: Servidor de Base de Datos Servidor de Aplicaciones Servidor de Dominio b) Para la información de computadores de los funcionarios municipales (archivos importantes que no se encuentra en aplicativos sistematizados) y que es su responsabilidad administrar correctamente y prevenir pérdida de información. 4. BASE LEGAL 4.1 Norma ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de Calidad Fundamentos y Vocabulario 4.2 Políticas internas de respaldo. 5. REGLAS INTERNAS 5.1. Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito de incluir los cambios que se produzcan, como efecto de la actualización de las leyes, normas y políticas emitidas o las necesidades GAD Portoviejo. En todo lo que no estuviere establecido en este procedimiento, se estará sujeto a lo dispuesto en el COOTAD y las leyes respectivas Este documento normativo es de aplicación obligatoria para todos los servidores del GAD de Portoviejo responsables de la ejecución y control del mismo. La falta de cumplimiento por parte de dichos funcionarios será causal para la determinación de sanciones y responsabilidades en conformidad con las leyes y normas vigentes. Pág. 3 de 8

4 6. POLÍTICAS 6.1. La Dirección de Desarrollo Tecnológico debe monitorear y evaluar el cumplimiento de lo dispuesto en este documento La generación de los snapshot se debe realizar diariamente de lunes a sábado para cada uno de los servidores a respaldar en forma automática (su funcionalidad es generar los snapshot incrementales) La copia de seguridad incremental se almacena en el repositorio local (Servidor) y se consolida manteniendo un respaldo completo y 6 incrementales en el repositorio local y en la nube Validación semanal de las copias de seguridad en el repositorio local y en la nube por parte del Especialista responsable de respaldos de la información y mensualmente por el Director de Desarrollo Tecnológico Cada usuario es responsable de realizar un respaldo de la información que mantiene en su computador institucional y que no corresponda a aplicativos sistematizados. 7. DEFINICIONES Snapshot: Es una copia íntegra de la información del Servidor. Información: Son los archivos que conforman la data del servidor tales como bases de datos, aplicaciones, información de los usuarios del dominio activo. Equipo Servidor: Máquina Virtual que provee los servicios de datos para los sistemas del GAD. Copia de Seguridad: (BACKUP) se define como backup o copia de seguridad, la actividad de resguardar de forma segura la información contenida en un medio de almacenamiento de origen (disco duro) a un medio de almacenamiento en un repositorio. Repositorio: Es un deposito o almacén centralizado donde se almacena y mantiene las copias de seguridad. Nube: Un servicio de hospedaje a través del internet donde se almacena en un repositorio las copias de seguridad. Veeam Backup: Software utilizado para la generación de los snapshot. 8. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Responsables de la ejecución: Especialista responsable de respaldos de información y funcionarios municipales. Responsables del control: Director de Desarrollo de Tecnología. Distribución y Difusión: Se realizará de la siguiente manera: - La Dirección Cantonal de Desarrollo Institucional informará la aprobación del documento normativo a todos los servidores de la Institución mediante correo electrónico y dispondrá su aplicación a los servidores involucrados. - El Coordinador de Procesos realizará la publicación en el repositorio de documentos del Sistema de Gestión de Calidad del GAD Portoviejo asignando los accesos a los servidores autorizados (responsables de la ejecución y control) Pág. 4 de 8

5 9. PROCEDIMIENTOS 9.1 PROCEDIMIENTO PARA RESPALDOS DE INFORMACIÓN DE EQUIPOS SERVIDORES No. Actividad Documento Responsable Tiempo Diariamente (de lunes a sábado a las 18h00) en forma automática se generarán los snapshot para cada uno de los equipos servidores a respaldar. Dicha generación demora de 10 a 20 minutos por equipo servidor dependiendo de la cantidad de información procesada en el día. 1 Existen problemas en la generación del snapshot? SI: Revisa el informe de errores, emitido por el sistema automáticamente, y que es enviado a su correo electrónico, ejecuta las acciones correctivas del caso coordinando con el Director de Desarrollo Tecnológico y vuelve a generar el Snapshot. NO: El sistema automáticamente genera la copia de seguridad con el incremental de los cambios y se almacena en un repositorio local. Envío automático de la copia de seguridad a un repositorio en la nube, que demora alrededor de 2 MB/s con un ancho de banda de 10 MB. En los repositorios se almacena hasta 7 copias de seguridad, el sistema consolida la copia más antigua manteniendo un respaldo total y hasta 6 incrementales. Informe de errores Especialista responsable de respaldos de Información 2 Mensualmente genera un Reporte de Respaldos y envía por correo electrónico al Director de Desarrollo de Tecnología. Reporte de Respaldos Especialista responsable de respaldos de Información 10 min 3 Verifica aleatoriamente que la información se encuentre almacenada correctamente, en conformidad al Reporte de Respaldos Existen inconformidades en el Informe? SI: Dispone las medidas correctivas necesarias para asegurar el respaldo de la información. NO: FIN. FIN PROCESO Director Desarrollo Tecnológico 2 días Pág. 5 de 8

6 9.2 PROCEDIMIENTO PARA RESPALDO DE INFORMACIÓN DE LOS COMPUTADORES PERSONALES DE FUNCIONARIOS MUNICIPALES No. Actividad Documento Responsable Identifica la necesidad de realizar el respaldo de información de su equipo, archivos importantes que no se encuentra en aplicativos sistematizados y que es su responsabilidad administrar correctamente y prevenir pérdida de información. La frecuencia del respaldo la define el usuario acorde a los cambios que sufra dicha información. Requiere realizar respaldo de información de su computador? Si: Solicita a la Dirección de Desarrollo Tecnológico que requiere realizar el respaldo de la información de su equipo, a través de intranet del GAD, en la ventana de APLICACIONES INTERNAS, opción de Requerimientos Tecnológicos. ANEXO 1. NO: FIN. Asigna en el servidor de respaldos un espacio en el disco y configura la unidad en el equipo del usuario, informa por correo electrónico al usuario el link al cual debe acceder para respaldar su información. Respalda la información requerida en la unidad asignada. FIN PROCESO Correo electrónico Funcionario Municipal Especialista responsable de respaldos de Información Funcionario Municipal Pág. 6 de 8

7 10. FLUJOS DE PROCEDIMIENTOS 10.1 FLUJO DE RESPALDOS DE BASES DE INFORMACIÓN MUNICIPAL 10.2 FLUJO DE RESPALDO DE INFORMACIÓN DE COMPUTADORES PERSONALES Pág. 7 de 8

8 11. ANEXOS Pág. 8 de 8