ESTUDIOS PREVIOS ANÁLISIS DE CONVENIENCIA DE LA SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA SA-MC

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1 1 ESTUDIOS PREVIOS ANÁLISIS DE CONVENIENCIA DE LA SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA SA-MC de agosto de 2014 De conformidad con lo dispuesto en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 87 de la Ley 1474 de 2011, el literal b) del artículo 2 de la ley 1150 y lo reglamentado en el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013, se realiza el presente estudio para adelantar la celebración del contrato requerido. 1. ANÁLISIS DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN: El COPNIA es una autoridad pública encargada de la inspección, control y vigilancia del ejercicio de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones auxiliares, que interviene como tribunal de ética de acuerdo con los parámetros establecidos en la ley, para proteger a la sociedad del riesgo que conlleva el eventual mal ejercicio de las profesiones encomendadas; en tal sentido, la Dirección General se encarga de dirigir el desarrollo y aplicación de las políticas institucionales y ejecutar los planes, programas y proyectos que contribuyan al mejoramiento administrativo de la entidad en cumplimiento de la misión, visión y objetivos institucionales. En cumplimiento de los objetivos misionales y el desarrollo tecnológico, la entidad ha adquirido nueva infraestructura tecnológica entre lo que se encuentran equipos de impresión, fotocopiadoras y computadoras, estos equipos han contribuido a cubrir las necesidades operativas y funcionales mejorando el desempeño de las actividades de todos los funcionarios; lo anterior conlleva a la necesidad de contratar una empresa especializada en la prestación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo que asegure el normal funcionamiento para que los equipos operen en óptimas condiciones previniendo así los daños que se generen por su continuo uso. Así mismo, es prioritario para la entidad contar con un servicio integral de mantenimiento que garantice la reparación de los equipos que así lo requieran de una manera responsable, ágil y oportuna. A su vez, se requiere del apoyo de un profesional con amplia experiencia y conocimientos en aspectos informáticos en help desk o mesa de ayuda, para resolver las consultas de los usuarios de las diferentes áreas y garantizar el buen funcionamiento de los servicios informáticos en la entidad y en cada uno de los seccionales.

2 Igualmente y debido al uso permanente de los equipos y a los agentes externos como polvo, humedad y elementos que puedan caer accidentalmente dentro de los mismos, además de su deterioro normal por uso, es necesario, para preservar la vida útil de los equipos, llevar a cabo una revisión periódica que incluya limpieza externa e interna del equipo y cada una de sus partes. Se entiende por mantenimiento preventivo el servicio mediante el cual se efectúa la limpieza externa e interna, ajustes, inspección y diagnóstico tanto en hardware como en software con el fin de detectar y establecer de manera anticipada sus condiciones antes de que se presente una posible falla; así como generar un rutina de limpieza y configuración de los equipos para optimizar su funcionalidad. Acorde a lo anterior se requiere contratar éste servicio con una empresa especializada que cuente con el equipo de trabajo idóneo, herramientas y el stock de partes que remplacen las dañadas en cualquier imprevisto de forma inmediata. El mantenimiento correctivo se entiende como la provisión de suministros, en donde el contratista deberá garantizar la disponibilidad de repuestos, no obstante el cambio de cualquier parte se efectuará una vez la administración así lo requiera y autorice. Así mismo, dada la función que tiene el área de cumplir con el Plan de Contratación de la Entidad, se considera conveniente y por lo tanto oportuno, atender los requerimientos efectuados por el Profesional de Gestión Administrativa mediante memorando NAL-CI y por el Profesional de Gestión de Sistemas mediante memorandos NAL-CI y NAL-CI , y para ello, se adelantará proceso de selección abreviada de menor cuantía DESCRIPCIÓN, CLASIFICACIÓN E IDENTIFICACIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS CANTIDADES, ESPECIFICACIONES Y CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS Y LAS CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR: 2.1 OBJETO Prestación de los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo, impresión, escaneo y fotocopiado, incluyendo mano de obra con suministro de repuestos en modalidad de bolsa y el servicio de help desk o mesa de ayuda en sitio, para gestión de soporte y acceso remoto a todas las sedes del COPNIA. 2.2 OBJETO SEGÚN LA CLASIFICACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Acorde con lo dispuesto en los artículos 22 y 40 del Decreto 1510 de 2013, la clasificación de bienes y servicios requeridos para el objeto del presente proceso de selección es la siguiente:

3 3 Segmento Familia Clase Producto Nombre Servicio de mantenimiento o soporte del hardware del Computador Mantenimiento de impresoras Servicio de mantenimiento y reparación de equipos Eléctricos Mantenimiento de equipos de impresión Servicios de soporte técnico o de mesa de ayuda 2.3 IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR PRESTACIÓN DE SERVICIOS: El contrato que surja del presente proceso de selección corresponde a Prestación de Servicios, según lo establecido en el numeral 3 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y demás normas que las modifiquen. 2.4 ESPECIFICACIONES Y CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS El contratista deberá desarrollar las siguientes actividades en la ejecución del contrato en las instalaciones del COPNIA en todas las sedes del país. SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO CON SUMINISTRO DE REPUESTOS ÍTEM EQUIPO PERIODO FOTOCOPIADORA XEROX WORK CENTRE Referencias: M128 y 5330 IMPRESORAS HP LASERJET PRO 400 COLOR MFP M475 SERIES IMPRESORAS HP LASERJET PRO 400 MFP M401 IMPRESORAS HP LASERJET PRO 400 MFP M401 CANTIDAD DE MANTENIMIENTOS TRIMESTRAL 24 CANTIDAD SECCIONALES DE EQUIPOS Sede Nacional (Bogotá) Dos (2) Seccional Antioquia Uno (1) Seccional Santander Uno (1) Seccional Valle Uno (1) Seccional Cundinamarca (Bogotá) Uno (1) TRIMESTRAL 8 Sede Nacional (Bogotá) Dos (2) TRIMESTRAL 8 CUATRIMESTRAL 48 Sede Nacional (Bogotá) Uno (1) Seccional Cundinamarca (Bogotá) Uno (1) Seccional Antioquia Uno (1) Seccional Atlántico Uno (1) Seccional Bolívar Uno (1) Seccional Boyacá Uno (1) Seccional Caldas Uno (1) Seccional Cauca Uno (1) Seccional Cesar Uno (1) Seccional Córdoba Uno (1) Seccional Guajira Uno (1) Seccional Nariño Uno (1) Seccional Norte de Santander Uno (1) Seccional Quindío Uno (1) Seccional Risaralda Uno (1) Seccional Santander Uno (1) Seccional Tolima Uno (1) Seccional Valle Uno (1)

4 4 SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO CON SUMINISTRO DE REPUESTOS ÍTEM EQUIPO PERIODO IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL LEXMARK X264dn IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL LEXMARK X264dn MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y/O CORRECTIVO DE COMPUTADORES HP 3130 Y HP 5800, SERVIDORES HP DL360G7 Y ML 150 G3 PORTÁTILES SONY (CR140F-PCG7131) Y/O CANTIDAD DE MANTENIMIENTOS CUATRIMESTRAL 48 CUATRIMESTRAL 6 SEMESTRAL 28 CANTIDAD SECCIONALES DE EQUIPOS Seccional Antioquia Uno (1) Seccional Atlántico Uno (1) Seccional Bolívar Uno (1) Seccional Boyacá Uno (1) Seccional Caldas Uno (1) Seccional Cauca Uno (1) Seccional Cesar Uno (1) Seccional Córdoba Uno (1) Seccional Guajira Uno (1) Seccional Nariño Uno (1) Seccional Norte de Santander Uno (1) Seccional Quindío Uno (1) Seccional Risaralda Uno (1) Seccional Santander Uno (1) Seccional Tolima Uno (1) Seccional Valle Uno (1) Sede Nacional (Bogotá) Uno (1) Sede Nacional Registro (Bogotá) Uno (1) Sede Nacional (Bogotá) Siete (7) Seccional Antioquia Uno (1) Seccional Cundinamarca (Bogotá) Cuatro (4) Seccional Risaralda Uno (1) Seccional Valle Uno (1) SEMESTRAL 4 Sede Nacional (Bogotá) Dos (2) SEMESTRAL 16 Sede Nacional (Bogotá) Cinco (5) Seccional Caldas Uno (1) Seccional Cundinamarca (Bogotá) Uno (1) Seccional Valle Uno (1) 10 BOLSA DE REPUESTOS 1 Todas las sedes SERVICIO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO / PREVENTIVO Mantenimiento preventivo. Se ejecutará de acuerdo con el cronograma de mantenimientos que estipulen las partes. El servicio de mantenimiento preventivo incluye el suministro e instalación de repuestos. Mantenimiento correctivo. Se ejecutará de acuerdo con la necesidad, previo requerimiento y autorización del supervisor del contrato. El servicio de mantenimiento correctivo incluye el suministro e instalación de repuestos. SUMINISTRO DE REPUESTOS Suministro de repuestos. 13 El contratista debe anexar previo a la adquisición del repuesto, mínimo dos (2) cotizaciones para que el supervisor del contrato analice y elija la una de ellas. El contratista asumirá el costo de los repuestos no autorizados previamente por el COPNIA. Únicamente se pagará el costo de los repuestos efectivamente utilizados.

5 5 SERVICIO DE MESA DE AYUDA o HELP DESK ÍTEM DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO INGENIERO / TECNÓLOGO EN SITIO. PERÍODO CANTIDAD DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO MENSUAL 10 SERVICIO DE MESA DE AYUDA Prestación de servicio de help desk o mesa de ayuda en sitio de lunes a viernes 8 x 5. Cumplir el horario establecido por el COPNIA Disponer de las herramientas de trabajo necesarias para el desarrollo de sus actividades. Mantener sistema de conexión remota. Registro de Tiked 8 x 5. Servicio Presencial o en sitio. Sede Nacional, calle 78 No. 9 57, Edificio Interamericana de Seguros en la ciudad de Bogotá, como punto de contacto para la recepción, registro, categorización, solución, escalamiento, documentación, seguimiento y control de solicitudes de soporte técnico, y capacitación de software cada vez que se requiera. El servicio debe prestarse dentro de los horarios establecidos por el COPNIA. El servicio debe prestarse de forma ininterrumpida. En caso de fuerza mayor el contratista debe suministrar el personal de reemplazo de forma inmediata, para garantizar la continuidad en la prestación del servicio. ACTIVIDADES. Instalación y configuración de sistemas operativos y paquetes de ofimática. Instalación y reinstalaciones de software estándar y corporativo. Configuración de servidores y equipos de red. Recuperación de información y copias de seguridad Atención a fallas de funcionamiento de los equipos. Instalación y configuración de Tablet Instalación de equipos audiovisuales para salas de juntas. Respaldo de información cuando el procedimiento a realizar ponga en peligro la información del usuario. Las demás que se requieran para la correcta y oportuna ejecución del contrato. Mantenimiento Preventivo: Este mantenimiento se presta con el propósito de verificar parámetros operativos en la infraestructura y evitar fallas, daños y deterioros en la misma; a través de rutinas de limpieza, configuración y demás actividades que permitan minimizar la cantidad y complejidad de los mantenimientos correctivos. Este servicio debe prestarse, siguiendo los procedimientos definidos por la entidad y se deberá optimizar su desempeño mediante el uso de herramientas adecuadas. Los mantenimientos se realizarán en cada una de las sedes del COPNIA de acuerdo con el cronograma de actividades que se acuerde entre la entidad y el contratista. Los equipos no podrán ser retirados de las instalaciones de la entidad para llevar a cabo el proceso de mantenimiento. El contratista debe contar con personal especializado, con experiencia y los elementos necesarios que permitan la realización de sus labores de manera eficiente y oportuna. Mantenimiento Correctivo: Este mantenimiento consiste en la asistencia y solución técnica para los equipos que presenten daños o deficiencias en su funcionamiento, el contratista debe prestar sus servicios una vez el supervisor del contrato realice la

6 solicitud y el mantenimiento debe realizarse de acuerdo con el cronograma en días y horas hábiles en las instalaciones de la entidad. De requerirse el traslado de los equipos a laboratorio u otro sitio para llevar a cabo las reparaciones, el contratista debe tener aprobación escrita del supervisor del contrato en la que consten todas las características y especificaciones técnicas de la máquina y el tiempo que demorará el equipo fuera de las instalaciones de la entidad. Una vez reparado, el contratista debe llevarlo a las instalaciones del COPNIA e informar al supervisor del contrato para que constate sus características técnicas y el estado en el que se devuelve. Los gastos de traslado correrán por parte del contratista. Servicio help desk o mesa de ayuda: Es entendida como el conjunto de servicios, que de manera integral, en las instalaciones de la Entidad y a través de correo electrónico, línea telefónica, celular e intranet, ofrece la posibilidad de registrar, gestionar y solucionar todas las situaciones, junto con la atención de requerimientos relacionados con las Tecnologías de la Información y Comunicación ofreciendo servicios de soporte técnico a usuarios del COPNIA. 2.5 CONDICIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO - FICHA TÉCNICA El servicio de mantenimiento preventivo y correctivo debe cumplir como mínimo con las características que se describen a continuación: DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Realizar el mantenimiento periódico preventivo de los equipos, acorde con el cronograma de mantenimientos presentado por el contratista y aprobado por el supervisor del contrato, previo al inicio de su ejecución. El mantenimiento de las fotocopiadoras multifuncionales XEROX M128 y 5330, debe ser realizado por personal idóneo y calificado, con certificación de la empresa Xerox. Informar al supervisor del contrato los nombres e identificación de los técnicos que realizarán la visita a cada una de las sedes de los Consejos Seccionales, con mínimo con dos (2) días hábiles de antelación a la realización del mantenimiento preventivo. Para la limpieza interna, se debe utilizar una turbina acondicionada que no deje humedad ni residuos en ninguno de los componentes de la máquina. En la medida de las posibilidades, optimizar el desempeño y funcionalidad de los equipos. 6

7 Por cada equipo revisado se diligenciará una hoja de vida que debe contener como mínimo: 1. Número de placa. 2. Número de serial. 3. Resumen de las características de la máquina. 4. Descripción de las actividades realizadas por el técnico de mantenimiento. 5. Estado y funcionamiento de la máquina. 6. Debe estar firmado por el usuario como constancia de recibo a satisfacción, previa prueba realizada al equipo en presencia del usuario. 7. Estos formatos se entregarán al supervisor del contrato. 8. En caso de observaciones, se debe especificar el tipo de falla presentada y los repuestos a remplazar. Una vez identificada la falla y/o repuestos a remplazar, el proveedor dentro del día hábil siguiente enviará una orden de servicio al supervisor para la aprobación del mantenimiento correctivo. El horario para la prestación del servicio de mantenimiento preventivo se realizará dentro de la jornada laboral del COPNIA, de lunes a viernes de 7:30 am a 5:00 p.m. El servicio de mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo debe incluir la limpieza interna y externa, control de uso, diagnóstico de fallas, configuración de cuentas, asignación de claves y entregar los equipos en óptimas condiciones de funcionamiento. El mantenimiento interno y del sistema operativo debe incluir como mínimo: limpieza de temporales, actualización cliente Antivirus, scandisk, desfragmentación, vacuna, calibración, soplado, limpieza interna (equipos que están fuera de garantía) y externa, lubricación, y en general, ajuste o mantenimiento a la totalidad de equipos del COPNIA. En la limpieza externa se emplearán elementos y materiales adecuados que no deterioren los equipos y garanticen su conservación, buen estado y presentación, como: espumas, desmanchadores, detergentes, toallas de limpieza, cepillos, destornilladores, pinzas, desmagnetizadores, software y todas las herramientas y utensilios que se requieran. 7

8 En caso de requerir soporte especializado para la plataforma de servidores, el contratista garantizará que el servicio será atendido por el fabricante o en su defecto por personal certificado directamente por éste. Una vez finalizada la revisión técnica preventiva en cada equipo, el contratista debe colocar un sello de seguridad con la información pertinente. Para la limpieza interna, se deben soplar las partes como son: tarjetas, unidades de drive, de CD, disco duro, board, etc., con una turbina acondicionada que no deje humedad ni residuos en los componentes. El contratista o sus operarios no podrán divulgar o utilizar información confidencial a la que hayan tenido acceso, sin estar facultados para ello, con el fin de tener provecho para sí mismos o para terceros. El mantenimiento debe ser realizado en todas la piezas que componen los equipos de cómputo, tales como: monitores, teclado, mouse, tarjetas de memoria, procesador, correas de bus de datos, fuente de poder, unidad de CD, disco duro, disipadores, etc DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Realizar el mantenimiento correctivo de los equipos, detectando las fallas existentes, corrigiendo y/o remplazando las partes defectuosas. Por cada equipo revisado se diligenciará una hoja de vida que debe contener como mínimo la siguiente información: 1. Número de placa. 2. Número de serial. 3. Resumen de las características de la máquina. 4. Descripción de las actividades realizadas por el técnico de mantenimiento. 5. Estado y funcionamiento de la máquina. 6. Debe estar firmado por el usuario como constancia de recibo a satisfacción, previa prueba realizada al equipo en presencia del usuario. 7. En las observaciones, se debe especificar el tipo de falla presentada y los repuestos remplazados. 8. Estos formatos se entregarán al supervisor del contrato. 8

9 Para el suministro e instalación de repuestos, el contratista debe presentar mínimo dos (2) cotizaciones, para el análisis, selección y aprobación por parte del supervisor. Una vez finalizado el mantenimiento, el técnico debe colocar un sello de seguridad, con el fin de garantizar que el equipo no sea manipulado. Los equipos que se encuentren en garantía no serán objeto de mantenimiento correctivo. Los técnicos deben contar con las herramientas necesarias y la realización de pruebas de funcionalidad para la correcta ejecución de cada uno de los mantenimientos. Dentro del valor del mantenimiento correctivo deben estar incluidos los costos de traslado de equipos, suministro, instalación y configuración de un equipo que no se haya podido reparar dentro de las siguientes 8 horas hábiles después de reportado el daño. El contratista prestará el servicio de mantenimiento aceptando el estado, las condiciones y localización de los equipos dentro del territorio colombiano, así mismo debe brindar la orientación pertinente al usuario, para el correcto uso del equipo. Si por alguna razón de mantenimiento, se requiere transportar uno de los equipos a un laboratorio técnico fuera de las instalaciones de la Entidad, este transporte correrá por cuenta del Contratista, previa autorización escrita del Supervisor del contrato. En caso de requerir soporte especializado para la plataforma de servidores, el contratista garantizará que el servicio será atendido por el fabricante o en su defecto por personal certificado directamente por el fabricante. Se excluyen del servicio la provisión de insumos, entendidos éstos como los bienes que tienen el carácter de suministro periódico y que se consumen con su uso, tales como cintas para impresoras, kit de mantenimiento, tóner y cartuchos, entre otros. El desarrollo del mantenimiento correctivo se inicia con la apertura de un incidente en el software de Mesa de Ayuda, se asigna el personal que debe atender el requerimiento, se verifica el estado general del equipo, su identificación con placa de activo fijo del COPNIA, se procede a realizar el diagnóstico y se toman las medidas correspondientes para adelantar el nivel del mantenimiento que se requiera, este 9

10 procedimiento con el objetivo de resolver el problema y restaurar el equipo al mismo estado previo al daño que originó el servicio. Para cada incidente de soporte en sitio, se diligenciará un formato de aceptación de servicio por parte del supervisor del contrato; en caso de presentar nuevamente fallas, el COPNIA realizará la reclamación dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, y el contratista atenderá el requerimiento el día hábil siguiente a la radicación de la reclamación INSUMOS Y REPUESTOS Los repuestos que suministre el contratista deben ser nuevos de iguales o superiores características del que va a ser reemplazado, el COPNIA se reserva el derecho de rechazar aquellos que a su juicio no cumplan con los requerimientos de calidad. Todo repuesto debe ser autorizado por el supervisor del contrato, el equipo será probado con el repuesto nuevo y el usuario firmará como constancia de recibo a satisfacción y buen funcionamiento del equipo. El contratista debe remitir un listado de los repuestos con la siguiente información: ciudad, repuesto cambiado, dependencia, código del equipo, valor, IVA y valor total, para la respectiva actualización en el inventario. Las fallas ocasionadas por obsolescencia que requieran cambio y en caso que el repuesto necesario no se consiga en el mercado, deberá ser informado por escrito al supervisor justificando y soportando técnica y económicamente la solución. El COPNIA ha establecido un valor fijo global para la bolsa de repuestos para mantenimiento preventivo y correctivo. Los repuestos cotizados por el contratista deben estar dentro del marco de precios del mercado, la entidad se reserva el derecho de verificar el valor de los repuestos, si la cotización excede el valor promedio del mercado, la entidad la rechazará y el contratista debe remitir nuevas cotizaciones. Los insumos utilizados para los mantenimientos deben ser de última generación, con certificación de control de calidad y genuinos; además, los que lo requieran deben contar con la garantía contra defectos de fabricación por parte del fabricante. 10

11 GARANTÍA DE LOS MANTENIMIENTOS Y DE LOS REPUESTOS: El proponente debe ofrecer una garantía mínima de seis (6) meses para todos los repuestos nuevos que se instalen y los trabajos de reparación que se realicen SERVICIO DE MESA DE AYUDA El servicio de mesa de ayuda es entendida como el conjunto de servicios, que de manera integral, bien sea a través de correo electrónico, línea telefónica, celular, intranet, ofrecerá la posibilidad de registrar, gestionar y solucionar todas las situaciones, junto con la atención de requerimientos relacionados con las Tecnologías de la Información y Comunicación ofreciendo servicios de soporte técnico a los usuarios del COPNIA. Servicios técnicos para corregir oportunamente problemas de configuración de hardware, software y comunicaciones. Garantizar personal suficiente, idóneo y necesario para la completa ejecución del contrato, sin que este genere costo adicional para el COPNIA. En caso de fuerza mayor el contratista debe enviar reemplazo del personal en un término inferior a 2 horas para la continuidad del servicio. Disponer del personal ofertado para la mesa de ayuda, dentro de los horarios establecidos en la sede principal del COPNIA. Ante la necesidad de reemplazar personal asignado al COPNIA, el contratista debe solicitar la aprobación correspondiente al supervisor del contrato, previa revisión y análisis de las hojas de vida, las cuales deberán cumplir como mínimo, con las condiciones inicialmente pactadas. EL COPNIA podrá requerir el reemplazo definitivo del personal, que considere no cumple a satisfacción los procedimientos, mecanismos de seguridad, procedimientos y en general con la calidad de los servicios contratados. El proponente presentará las hojas de vida del personal propuesto, junto con las certificaciones que acrediten su experiencia y formación académica. En caso de ausencia del personal por concepto de incapacidades médicas, vacaciones, licencias, compensatorios, permisos u otros eventos de más de 1 día a la semana que le impida asistir al sitio donde debe desarrollar sus actividades, el contratista deberá sustituirlo por personal idóneo de iguales o superiores condiciones, dentro del día hábil siguiente a la ausencia, de forma tal que no se afecte el servicio. Es responsabilidad del contratista mantener actualizado al personal de la mesa de ayuda en las últimas versiones de productos de hardware y software, que estén relacionados con

12 el servicio a prestar. Los costos de entrenamiento deberán ser asumidos por el contratista y en horario alterno al del COPNIA. En caso de requerir soporte especializado para la plataforma de servidores, el contratista deberá garantizar que el servicio será atendido por el fabricante o en su defecto por personal certificado directamente por el fabricante. La solicitud de soporte técnico de configuración e instalación de equipos y software se realizará a través de llamadas telefónicas, vía Web o correo electrónico, por los ingenieros de sistemas o por cualquiera de los usuarios que requieran el soporte técnico. Cada solicitud de servicio, deberá quedar registrada en el sistema de mesa de ayuda que para el efecto tenga el contratista y generará un número único de tiquete, el cual será el identificador hasta el final y cierre del servicio. A este sistema, debe tener acceso de consulta, tanto el supervisor del contrato como el Profesional de Gestión de Sistemas del COPNIA. El contratista presentará un documento donde especifique los niveles de servicio que desarrollará y cumplirá durante la ejecución del contrato. El personal de soporte debe disponer de computador y el software debidamente licenciado para la conexión remota de todos los equipos. Los técnicos, tecnólogos e ingenieros que la empresa contratista disponga para la prestación del servicio de mantenimiento y mesa de ayuda, no tendrán ninguna relación laboral ni contractual con el COPNIA. Prestar soporte a equipos activos de red, reorganización y marcación de los centros de cableado en la sede principal del COPNIA, acorde con las instrucciones que imparta el supervisor del contrato. En caso de requerirse la reorganización y marcación del cableado, el contratista deberá suministrar personal de apoyo suficiente para realizar dicha actividad, sin costo adicional para la entidad. El contratista debe incluir en calidad de préstamo sin costo para la entidad, el software de mesa de ayuda en ambiente WEB que permitirá medir los Acuerdos de Nivel de Servicio (ANS) de tal forma que genere el reporte mensual de infracciones. Las infracciones reportadas deberán ser informadas por la empresa contratista al supervisor del contrato en el informe mensual del servicio efectivamente prestado. El software de mesa de ayuda será instalado en todos los computadores que posee el COPNIA en el país, para la efectividad del control de soporte y los requerimientos de mantenimiento. 12

13 El software de mesa de ayuda suministrado debe estar debidamente licenciado o puede estar desarrollado en GNU, Open Sourse (Software libre de código Abierto). Realizar el inventario semestral de hardware y software de cada uno de los equipos, para lo cual debe disponer de una solución de software en calidad de préstamo durante la ejecución del contrato y sin costo adicional para la entidad PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO: Para la ejecución del contrato se requiere como mínimo el equipo de trabajo que se describe a continuación: 13 Nº PROFESIÓN CANT. TIEMPO ACTIVIDAD PRINCIPAL Dedicación 1 2 Ingeniero de Sistemas o Ingeniero Industrial o Ingeniero Electrónico o profesiones afines. o Tecnólogo en sistemas o área Técnico en Sistemas, Electrónica o áreas afines meses 1 10 meses PERFIL DEL PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO: Será el responsable de prestar el servicio de mesa de ayuda o help desk. Será el encargado de realizar las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos. 100% Acorde con el cronograma de actividades El proponente debe adjuntar a su propuesta, hoja de vida, certificaciones laborales y de estudio, del personal con el que ejecutará el contrato, los cuales deben cumplir como mínimo con los siguientes requisitos: Ítem PERSONAL ACREDITACIÓN DE EXPERIENCIA 1 2 Ingeniero de Sistemas o Ingeniero Industrial o Ingeniero Electrónico o profesiones afines. o Tecnólogo en sistemas Técnico en Sistemas, Electrónica o áreas afines. Presentación de mínimo dos (2) certificaciones de contratos a través de las cuales acredite experiencia en las actividades atinentes a mesa de ayuda o help desk. Acreditar experiencia mínima de dos (2) años en las citadas actividades. Para profesionales se requiere fotocopia del título y de la tarjeta Profesional (la experiencia se contará a partir de la expedición de la tarjeta). Título de formación como tecnólogo en sistemas. Copia del contrato donde acredite vinculación laboral con el proponente, no inferior a seis (6) meses. Presentación de mínimo dos (2) certificaciones de contratos a través de las cuales acredite experiencia en mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cómputo, impresión, fotocopiado y escaner. Acreditar experiencia mínima de dos (2) años en las citadas actividades. Título de formación como tecnólogo en sistemas. Copia del contrato donde acredite vinculación laboral con el proponente, no inferior a seis (6) meses.

14 14 Si por alguna razón el personal presentado, no cumple con las exigencias de la entidad, éste debe ser cambiado por personal más experto e idóneo, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud expresa del supervisor. Las certificaciones de estudio y de experiencia del nuevo personal ofrecido, deben ser entregadas al supervisor para el respectivo análisis y aprobación INFORMES Para un adecuado control del contrato se deben entregar los siguientes informes: a) Informe de mantenimientos preventivos: Entregar informes al supervisor del contrato una vez finalizada cada ronda de mantenimiento preventivo indicando las cantidades de equipos revisados y sus códigos. b) Informe de repuestos: Entregar informe mensual de la ejecución de la bolsa de repuestos indicando: Repuesto reemplazado Ciudad Dependencia Valor unitario IVA Valor total Documento con la aprobación por parte del supervisor del contrato, para la adquisición del repuesto. c) Informe del servicio de mesa de ayuda: El contratista deberá presentar un informe trimestral de los equipos analizados y a su vez mantener el inventario actualizado con sus respectivas características y usuario. Realizar el inventario semestral de hardware y software de cada uno de los equipos, sustentado en un informe mensual sobre la utilización de software no autorizado y estadísticas sobre las páginas más visitadas en internet. Entregar al supervisor del contrato informes mensuales, con reportes estadísticos y los soportes técnicos realizados a cada uno de los usuarios, los cuales deben contener, tipo de falla (hardware, software, red, comunicaciones, etc). Por cada equipo revisado debe diligenciar una hoja de vida que debe contener como mínimo: 1. Número de placa.

15 2. Número de serial. 3. Resumen de las características de la máquina. 4. Descripción de las actividades realizadas por el técnico de mantenimiento. 5. Estado y funcionamiento de la máquina. 6. Debe estar firmado por el usuario como constancia de recibo a satisfacción, previa prueba realizada al equipo en presencia del usuario. 7. En las observaciones, se debe especificar el tipo de falla presentada y los repuestos remplazados. 8. Estos formatos se entregan al supervisor del contrato. El contratista deberá elaborar y entregar un Informe final a la terminación del contrato, el cual debe contener mínimo los siguientes aspectos: Relación de equipos o partes que se cambiaron por garantía. Descripción de los incidentes presentados según el software de mesa de ayuda. Relación de los mantenimientos preventivos que se realizaron durante la ejecución del contrato. Relación y entrega en medio digital de los procedimientos y manuales de instalación de cada uno de los aplicativos, configuración, cuenta de correo, aplicación, procedimiento para cambio de equipo etc VISITA TÉCNICA Se informa a los oferentes interesados y que deseen conocer los equipos a los cuales se les realizará el mantenimiento preventivo y correctivo, que la Entidad tiene las mismas referencias de equipos en todo el país, por tal motivo pueden visitar de manera voluntaria cualquiera de los seccionales en la fecha y hora que se establezca en el cronograma del proceso. La visita opcional al sitio de ejecución tiene como finalidad: Obtener una idea clara del alcance de las actividades. Evitar cualquier tipo de reclamación posterior. Que los oferentes puedan hacer un mejor cálculo, respecto a los posibles costos que implica la ejecución del contrato. La información que se entregue al técnico o profesional que asista a la visita, no lo eximirá de la responsabilidad de verificar mediante investigaciones independientes, aquellos detalles y condiciones técnicas susceptibles de afectar el valor y la ejecución del contrato. 15

16 COSTOS En el valor de la propuesta se deben incluir todos los costos de impuestos, transporte, desplazamientos, etc., a los diferentes seccionales del COPNIA, dichos costos estarán incluidos dentro del valor de la propuesta PRUEBAS Se realizará test de prueba así: En cada una de las máquinas de impresión (página de prueba propio de la máquina). Impresión de página de prueba a través del equipo de cómputo. Impresión, fotocopiado y escaneo de prueba, según cada caso. Las demás que considere la entidad CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR 1. Objeto 2. Plazo de ejecución 3. Vigencia del Contrato 4. Valor del contrato 5. Apropiación Presupuestal 6. Lugar de Ejecución Prestación de los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo, impresión, escaneo y fotocopiado, incluyendo mano de obra con suministro de repuestos en modalidad de bolsa y el servicio de help desk o mesa de ayuda en sitio, para gestión de soporte y acceso remoto a todas las sedes del COPNIA. Diez (10) meses contados a partir de la fecha de suscripción del acta de inicio, previa expedición del registro presupuestal y la aprobación de la garantía única por parte del COPNIA. A partir del perfeccionamiento, durante su ejecución y cuatro (4) meses más. El valor total del presente contrato corresponde a la suma de xxxxxxxxxxxxxxx PESOS M/CTE ($XXXXXXXX.oo) Incluido IVA, y todos los costos directos e indirectos que se deriven del contrato, así como cualquier obligación tributaria a que pudiera estar sujeto. Certificado de Disponibilidad Presupuestal número 482 del 29 de agosto de COPNIA Sede Nacional: Calle 78 No Pisos 1, 2 y 13, Edificio Interamericana de Seguros Bogotá. COPNIA Sede Nacional Registro: Carrera 7 No Bogotá. Seccional de Antioquia: Calle 49 B Nº 64 B-54, Oficina 302, Edificio San Pablo Medellín. Seccional de Atlántico: Carrera 52 Nº Oficina 404, Edificio Banco de Occidente- Barranquilla. Seccional de Bolívar: Calle 32 Nº 8ª - 50 OF. 603 Edificio Concasa, La Matuna Cartagena.

17 17 7. Número de mantenimientos 8. Requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución 9. Forma de pago Seccional de Boyacá: Calle 20 Nº oficina 211 Centro Comercial Plaza Real Tunja. Seccional de Caldas: Calle 20 Nº Oficina 1001 Edificio Cumanday Manizales. Seccional de Cauca: Carrera 7 N 1N-28 Oficina 608 Edificio Edgar Negret Dueñas Popayán. Seccional de Cesar: Calle 16 Nº 9-30 Oficina 702 Edificio Caja Agraria Valledupar. Seccional de Córdoba: Calle 28 Nº 4-61 Oficina 407 Edificio Cámara de Comercio Montería. Seccional Cundinamarca: Calle 93 N 11 A Edificio Capital Park 93, Oficinas 401 y BOGOTÁ D. C. Seccional de Guajira: Calle 2 N 6-43 Edificio Juancho Christoffel Piso 3 Oficinas 302 y 304 Riohacha. Seccional de Nariño: Calle 18 Nº Edificio Centro Administrativo Cámara de Comercio Oficina 503 Pasto. Seccional de Norte de Santander: Avenida Cero Nº Oficina 606-B Centro Comercial Gran Bulevar- Cúcuta. Seccional de Quindío: Calle 21 Nº Oficina 801 Edificio Torre Colseguros. Seccional de Risaralda: Carrera 7 Nº Oficina 604 Edificio Centro Financiero Pereira. Seccional de Santander: Carrera 29 Nº Oficina 203 Centro Empresarial Seguros Atlas Bucaramanga. Seccional de Tolima: Carrera 4 Nº 12-47/49 Oficina 507, Edificio América Ibagué. Seccional de Valle del Cauca: Carrera 4 Nº Oficina 504, Edificio Seguros Bolívar Cali. El contratista realizará los mantenimientos establecidos en la ficha técnica, acorde con las fechas que se establezcan en el cronograma de actividades y que apruebe el supervisor del contrato. Para el perfeccionamiento del contrato se requiere de la firma de las partes, y para su legalización la expedición del registro presupuestal, y para su ejecución, la aprobación de la garantía por parte del COPNIA, la acreditación del pago de aportes parafiscales al sistema de seguridad social integral de los trabajadores del contratista y la suscripción del acta de inicio. El COPNIA realizará el pago del objeto contratado en desembolsos mensuales dentro de los veinte (20) días calendario, siguientes a la radicación de la respectiva factura en la que se discriminen las cantidades y valores causados, servicio mensual de mesa de ayuda, junto con los soportes en los que conste que se prestó el servicio y se efectuó el mantenimiento a satisfacción del usuario, los documentos

18 de aprobación para el suministro e instalación de repuestos y la acreditación del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y aportes parafiscales de los empleados del contratista. Para el efecto, el supervisor del contrato por parte del COPNIA, previa verificación del cumplimiento de las actividades contractuales, diligenciará y suscribirá el formato de Control de supervisión y aprobación de pago, como constancia de recibo a satisfacción Interventor y/o Supervisor El COPNIA sólo pagará al contratista y bajo ningún motivo o circunstancia aceptará o hará pagos directos a terceros. El COPNIA únicamente radicará facturas o cuentas de cobro, a partir del primer día hábil y hasta el día 25 o el día hábil inmediatamente anterior de cada mes. Para la ejecución, el Director General designará a un funcionario del COPNIA como supervisor del contrato. Durante la ejecución del objeto contractual, el contratista además de las obligaciones inherentes a su naturaleza y las derivadas de las disposiciones legales sobre la materia, debe cumplir las siguientes obligaciones: a) Cumplir a cabalidad con las condiciones técnicas para la prestación del servicio y condiciones económicas ofrecidas. b) Rendir informes sobre los mantenimientos preventivo y correctivo realizados y el servicio de mesa de ayuda, así como de los repuestos suministrados e instalados. 11. Obligaciones de contratista c) Asumir todos los costos, erogaciones y demás gastos ocasionados con la presente contratación, incluyendo los gastos de transporte y desplazamiento a los diferentes seccionales en donde se encuentran los equipos objeto de mantenimiento. d) Prestar el servicio de mantenimiento dentro de las instalaciones de cada uno de los seccionales. e) Realizar un diagnóstico previo de los equipos y generar el informe al supervisor del contrato, con las sugerencias técnicas pertinentes. f) Suministrar repuestos de óptima calidad, originales, con la garantía mínima requerida y que aseguren el correcto funcionamiento de cada uno de los equipos.

19 g) Acatar las instrucciones que el Supervisor imparta durante el desarrollo del contrato. h) Realizar los cambios necesarios cuando los repuestos y/o servicios prestados no cumplan con las especificaciones requeridas, teniendo en cuenta que los costos en que haya incurrido el contratista deben ser asumidos por éste. i) Informar de manera inmediata a la entidad cualquier irregularidad que se presente durante el desarrollo del objeto contractual. j) Acreditar el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. k) Cumplir con las condiciones presentadas en la propuesta. l) Cumplir con las recomendaciones de mantenimiento exigidas por la empresa fabricante de los equipos. m) Responder por los daños y perjuicios que por su culpa o la del personal a su cargo, se causen al COPNIA o a terceros mientras se realiza el mantenimiento. n) Aportar todas las herramientas, software de mesa de ayuda, software de inventario y conexión remota, computador equipos y elementos necesarios para realizar el mantenimiento. o) Mantener la debida reserva frente a los temas y asuntos tratados y conocidos dentro del desarrollo y ejecución del contrato, de conformidad con el compromiso de confidencialidad que se suscribe con el contrato y que hace parte integral del mismo. p) Responder dentro de la oportunidad que se le indique, cada uno de los requerimientos que se realicen con ocasión de la ejecución del objeto contractual. q) Asumir los costos de mano de obra y desplazamiento a las diferentes sedes del COPNIA en el país. r) Responsabilizarse por el cuidado y conservación de los espacios, de las oficinas, muebles y demás elementos, durante el desarrollo 19

20 de las actividades. La reparación de los daños que se causen, serán por cuenta del Contratista. s) Presentar con antelación al inicio del contrato, el listado y hoja de vida del personal idóneo que llevará a cabo las actividades de mantenimiento. El proponente favorecido se compromete a constituir a favor del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - COPNIA, de una parte, una garantía única que ampare el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato y de su liquidación, expedida por una compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia que cubra todos los riesgos en las cuantías y vigencias que se establecen a continuación: Garantías 13. Cesión del contrato 14. Suspensión del contrato 15. Interpretación, modificación, terminación liquidación unilaterales y RIESGO % Cumplimiento del contrato 20 Calidad del servicio 20 Salarios, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones 10 SOBRE EL VALOR Del Contrato Del Contrato Del Contrato VIGENCIA DEL AMPARO Plazo del contrato y cuatro (4) meses más Plazo del contrato y cuatro (4) meses más Plazo del contrato y tres (3) años más. El CONTRATISTA no puede ceder total, ni parcialmente el contrato, sin previa autorización escrita del COPNIA. Las partes de común acuerdo podrán acordar la suspensión del contrato, por el término prudencial que fuere preciso, en aquellos casos en que circunstancias especiales de conveniencia, así lo ameriten. Cuando surjan motivos que hicieren necesario la Interpretación, Modificación, Terminación y Liquidación unilaterales del presente contrato, EL COPNIA dispondrá de las facultades excepcionales al derecho común y dará aplicación a lo previsto en la Ley. PARÁGRAFO: El COPNIA se reserva el derecho de interpretar, modificar y terminar unilateralmente el presente contrato cuando se den las circunstancias establecidas en los Artículos 15, 16 y 17 de la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes.